Solució de gestió documental i arxiu ABSIS - presentació 03 06-2013

1. Jornada de gestió documental i arxiu
Presentació de la solució ABSArxiu
Barcelona, 03 de juny del 2013

2. www.absis.cat
Índex
1.1.1.1. Benvinguda i presentacióBenvinguda i presentacióBenvinguda i presentacióBenvinguda i presentació
2.2.2.2. Part I : Fase activaPart I : Fase activaPart I : Fase activaPart I : Fase activa
Metadades de preservació
Captura i classificació documental
Visor de documents amb signatures
Transferència d’expedients a l’arxiu
Debat
3.3.3.3. Part II: Fase semiPart II: Fase semiPart II: Fase semiPart II: Fase semi----activaactivaactivaactiva
Custodia i disposició
Seguretat i auditoria
Cercador avançat
Debat
4.4.4.4. Full de rutaFull de rutaFull de rutaFull de ruta
5.5.5.5. CloendaCloendaCloendaCloenda

3. Part I : Fase activa

4. www.absis.cat
Esquema de components de la solució
ABSArxiu

5. Part I : Fase activa
Captura i classificació documental

6. www.absis.cat
Classificació documental: Repositori de documents DM

7. www.absis.cat
Classificació documental: Repositori de documents RM - QdCQdCQdCQdC

8. www.absis.cat
Esquema de metadades de preservació – Unitat documental
composta (Expedient)
(5) Obligatori només pels expedients oberts a instància de part
(*) Definits només a Alfresco

9. www.absis.cat
Esquema de metadades de preservació – Unitat documental
simple (Document)
(4) La metadada s’ha de capturar automàticament del Registre E/S

10. www.absis.cat
Captura i classificació documental – Incoació de l’expedient

11. www.absis.cat
Captura i classificació documental – Incoació de l’expedient

12. www.absis.cat
Captura i classificació documental – Adjuntar document

13. www.absis.cat
Captura i classificació documental – Adjuntar document
Entrada manual
de les metadades
de preservació
del document
que no es poden
capturar automàticament

14. Part I : Fase activa
Visor de documents amb signatures

15. www.absis.cat
Visor de documents amb signatures
- Admet signatures en format
adjunt o separat al/del
contingut
- Formats de signatures
suportats: CADES, XADES i
PADES
- Les signatures tipus separat
s’emmagatzemen juntament
al contingut en un mateix
contenidor en format XML
- Formats dettach acceptats:
• docx
• odt
• pdf
• doc

16. Part I : Fase activa
Transferència d’expedients a l’arxiu

17. www.absis.cat
Transferència d’expedients a l’arxiu – Esquema general
ABSArxiu
Documents
(fase activa)
ABSDoc
Documents
(fase semi-activa)
AlfrescoDM AlfrescoRM
SIGAP
connector ABSDoc
Expedients
Ordre de
transferència
a l’arxiu d’una
remesa
expedients

18. www.absis.cat
Transferència d’expedients a l’arxiu - Expedients al DM

19. www.absis.cat
Transferència d’expedients a l’arxiu – Expedients a l’RM

20. www.absis.cat
Transferència d’expedients a l’arxiu – Descripció del procés
Procediment de transferència
o Preparar la remesa d’expedients i aprovar l’acta de la transferència
o Transferir la remesa d’expedients a l’arxiu (RM)
o Es verifica el valor de les metadades de preservació (expedient i document) i
en cas de que no siguin correctes rebutja la transferència de l’expedient
o S’assigna a cada expedient un identificador únic de registre i un valor a la
metadada de l’expedient “codi de referència”
o És canvia l’estat de l’expedient a “Transferit” i els seus documents passen a ser
accessibles només des de l’RM

21. www.absis.cat
Transferència d’expedients a l’arxiu
Elaboració i transferència de la remesa d’expedients

22. www.absis.cat
Transferència d’expedients a l’arxiu – Expedient de transferència
AREAAREAAREAAREA
1. Incoació expedient
2. Preparació de la remesa
d’expedients a transferir
3. Elaboració acta de
transferència i l’enviament a
aprovació per part del
responsable de l’arxiu
7. Recepció avís d’aprovació
de l’acta (alerta)
8. Transferència de la remesa
ARXIUARXIUARXIUARXIU
4. Recepció avís d’aprovació
acta de transferència
(alerta)
5. Revisió expedients inclosos
a l’acta
6. Aprovació acta de
transferència

23. www.absis.cat
Transferència d’expedients a l’arxiu (Cut-Off)
Característiques del cut-off
o Un cop l’expedient ingresa a l’RM es converteix en un
registre electrònic (documents d’arxiu) i resta a l’espera
del cut-off
o El cut-off pot automatitzar-se, definint-se com a
primera acció del calendari de preservació associat a
cada sèrie.
Cut-Off

24. www.absis.cat
Debat
Debat

25. Part II : Fase semi- activa
Custodia i disposició

26. www.absis.cat
Calendaris de preservació (disposició) - Característiques
o Els calendaris de preservació es configuren a nivell de sèrie documental
o Cada calendari pot tenir assignades varies accions (passos)
o Totes les accions d’un calendari s’apliquen a tots els expedients o a tots els
documents de la sèrie documental
o Un cop afegida una acció a un calendari d’una sèrie , si la sèrie conté documents,
l’acció ja no es pot eliminar del calendari
o Un cop afegida l’acció “destruir” a un calendari ja no es poden afegir més accions

27. www.absis.cat
Calendaris de preservació – Configuració general

28. www.absis.cat
Calendaris de preservació – Configuració accions
o Principals tipus d’accions de
preservació:
- Tancar
- Conservar
- Destruir
- Transferir
Existeixen més tipus d’accions
però el seu ús no aplica als
arxius administratius

29. www.absis.cat
Calendaris de preservació – Exemple
Calendari de preservació de la sèrie documental 6.07

30. www.absis.cat
Disposició. Llistat d’expedients que s’han de destruir o transferir
Esdeveniments pendents

31. www.absis.cat
Disposició. Destrucció d’expedients i documents (registres)
L’acció de destrucció d’un
expedient o document
comporta:
o Eliminació física dels
documents sense
possibilitat de
recuperació
o Manteniment de les
metadades
o Registre d’un apunt al
registre de destruccions

32. www.absis.cat
Disposició. Destrucció d’expedients i documents (registres)

33. www.absis.cat
Congelació. Bloqueig d’expedients i documents (registres)
Al congelar un expedient o documents aquest queda exclós de les accions dels
calendaris

34. Part II : Fase semi-activa
Seguretat i auditoria

35. www.absis.cat
Seguretat i Auditoria - Consola d’administració RM
Alfresco inclou un mòdul d’auditoria dels tots els events de l’RM

36. www.absis.cat
Seguretat i Auditoria - Auditoria d’un registre
Exemple d’auditoria d’un registre (Expedient 001-2013-4)

37. www.absis.cat
Seguretat i Auditoria – Ampliació consola d’administració RM
ABSArxiu amplia les funcionalitats del mòdul d’auditoria de l’RM amb:
o Transferències a l’arxiu – llistat d’expedients que han ingresat a l’arxiu
o Registres de destruccions – llistat d’expurgs
o Consultes internes (traçabilitat dels accessos als registres)

38. www.absis.cat
Seguretat i Auditoria – Transferències a l’arxiu
Accés a la llista d’expedients que s’han rebut a l’arxiu i se’ls ha fet el Cut-off. Permet
filtre per data d’ingrés i usuari d’enviament

39. www.absis.cat
Seguretat i Auditoria – Registre d’expurgs (destruccions)
Accés a la llista de registres que s’han destruït. Permet accedir a les metadades dels
registres destruïts

40. www.absis.cat
Seguretat i Auditoria – Consultes internes
Accés a la llista d’accessos que s’han produït sobre un registre

41. www.absis.cat
Seguretat i auditoria. Informe de secretaria
Llistat de sèries documentals que contenen expedients que s’han de destruir. Inclou
opció per exportar el llistat

42. www.absis.cat
Seguretat i auditoria . Cercador avançat de l’RM

43. www.absis.cat
Seguretat i auditoria . Cercador avançat del RM – Resultats cerca

44. www.absis.cat
Debat
Debat

45. Full de ruta

46. www.absis.cat
Full de ruta
Setembre 2013
o Adaptació Registre E/S i Acords/Resolucions a Alfresco
o Migració a Alfresco 4.0 (+ RM 2.0) Permet QdC amb més de 2 nivells !!
o Eliminar restriccions model metadades Alfresco perquè admeti qualsevol valor
o Ampliació esquema de metadades (volum expedient, emplaçament expedient,
llista interessats, càrrec signant document, autor document, ...)

47. www.absis.cat
Full de ruta
Properes versions
o Adaptació resta de productes ABSIS a Alfresco
o Permetre accedir des d’ABSIS als documents arxivats
o Evolutius sobre la gestió de les sèries documentals
o Afegir nivell de seguretat i de LOPD com a metadades de la sèrie
o Informatitzar el calendari de transferència de cada sèrie
o Millorar el procés transferències d’expedients a l’RM: validacions
o Unificar els manteniments d’esquemes de metadades preservació (ABSDoc i
Alfresco)
o Implementar operacions massives de destrucció i transferència
o Millora entrada manual metadades preservació: Plantilles per tipus de document
o Desenvolupament transferència de registres a la plataforma iArxiu

48. www.absis.cat
Cloenda
Moltes gràcies
http://www.absis.cat
David Sánchez
dsanchez@absis.es