Congrès ABF 2014 Vendredi 20 juin 2014 à 9h Intervention de François Cavalier, directeur de la bibliothèque de Sciences Po

1. La BibliothèqueLa Bibliothèque
Nouvelles activités,
nouvelles compétences
Conduire le changement
ABF, Juin 2014
1

2. Questions abordéesQuestions abordées
- Un métier en recomposition
- De la rupture aux adaptations sans fin: retour
sur une expérience de conduite du changement
- Quelques pistes et réflexions pour la suite
2

3. Redefining the academic LibraryRedefining the academic Library
« As the focus of the library shifts away from the acquisition,
preservation, and distribution of physical volumes, the role
of librarians is changing as well.
Many libraries, however, have been resistant to
discontinuing in traditional activities and services, pulling
staff in many conflicting directions. Library leadership must
identify areas of activity that can be reduced or eliminated
and begin to migrate staff to higher-value
responsibilities. »
3

4. Lignes de fuiteLignes de fuite
Un métier en recomposition:
Nouvelles manières de faire pour composer la
bibliothèque: plus de service
Nouvelles manières d’être: plus de présence
4

5. Lignes de fuiteLignes de fuite
Sortir des murs, stratégie de mouvement : être
mobile, intégrer des équipes projet hors de la
bibliothèque
Travailler sa visibilité: communication,
marketing
ROI: Mesurer, c’est attester sa valeur ajoutée
5

6. Lignes de fuiteLignes de fuite
Des contextes multiples vont spécifier des
profils de bibliothèque
Inventer sa matrice locale d’arbitrage: engager
ses publics dans la spécification de la
bibliothèque
6

7. Lignes de fuiteLignes de fuite
Ca veut dire:
plus de modèle unique
mais une capacité à placer et déplacer le
curseur placé sur les priorités et spécificités de
l’institution et de ses publics (customisation)
7

8. Conduire le changementConduire le changement
Pourquoi passer par les compétences?
Parce qu’elles sont la clé de notre capacité à
investir les nouvelles activités
-Pour identifier et clarifier les pratiques,
-Baliser les parcours possibles
8

9. Conduire le changementConduire le changement
Pourquoi passer par les compétences?
-Pour faire l’inventaire des capacités d’une
équipe
-Pour préparer les évolutions et les futures
fiches de fonction en mobilisant les personnels
9

10. Une définition des compétencesUne définition des compétences
Une compétence est une capacité d’action
efficace face à une famille de situations,
qu’on arrive à maîtriser parce qu’on dispose:
-des connaissances nécessaires
-et de la capacité de les mobiliser à bon escient,
en temps opportun,
pour identifier et résoudre de vrais problèmes
10

11. Agir avec compétenceAgir avec compétence
« savoir combiner et mobiliser un ensemble de
ressources pertinentes (connaissances, savoir-faire,
qualités, réseaux de ressources…),
pour gérer un ensemble de situations
professionnelles, chacune d’entre elles étant définie
par une activité clé à laquelle sont associées des
exigences professionnelles
afin de produire des résultats (services, produits)
satisfaisant à certains critères de performance pour
un destinataire (client, usager,…). »
Le Boterf, 2004
11

12. La BibliothèqueLa Bibliothèque
Bref retour sur une expérience:
La conduite du changement
à la bibliothèque de Sciences po
12

13. LE CONTEXTELE CONTEXTE
-104 personnes (à 80% Agents et Bibliothécaires)
-Regroupées au sein de la DRD
-Issue de la fusion d’un Centre de documentation et de
la bibliothèque. Deux cultures fortes qui ont marqué les
mentalités
-Des contraintes lourdes de locaux expliquent la forte
proportion d’agents de bibliothèques
13

14. DirecteurDirecteur
Assistante de direction
Assistante de direction
Pôle
diffusion
-Prêt
-- Gestion
des
magasins
1 Resp.
1 régisseur
35 agents de
bib.
Pôle
diffusion
-Prêt
-- Gestion
des
magasins
1 Resp.
1 régisseur
35 agents de
bib.
Pôle livres
-Sélection
-Acquisition
-Traitement
1 Resp.
18 Bibs.
2 pers. Adm.
Pôle livres
-Sélection
-Acquisition
-Traitement
1 Resp.
18 Bibs.
2 pers. Adm.
Pôle
périodiques
Gestion
Sélection
d’art
1 Resp.
15 Bibs.
3 pers. Adm.
Pôle
périodiques
Gestion
Sélection
d’art
1 Resp.
15 Bibs.
3 pers. Adm.
Mission
conservation
Reliure
Reliure
externe
1 Resp.
2 Agents
3 relieurs
Mission
conservation
Reliure
Reliure
externe
1 Resp.
2 Agents
3 relieurs
Mission
Services /
lecteurs
Accueil
Formation
Peb
1 Resp.
2 Bibs.
7 pers. Adm.
Mission
Services /
lecteurs
Accueil
Formation
Peb
1 Resp.
2 Bibs.
7 pers. Adm.
Mission
catalogue
Contrôle
qualité
1 Bib
Mission
catalogue
Contrôle
qualité
1 Bib
Mission
numérique
SIGB
Projets
numériques
1 Bib.
1 ingénieur
informaticien
Mission
numérique
SIGB
Projets
numériques
1 Bib.
1 ingénieur
informaticien
Pôles fonctionnelsPôles fonctionnels Missions transversalesMissions transversales
DéléguéesDéléguées
Recueil, traitement et analyse des données
1 bibliothécaire
Recueil, traitement et analyse des données
1 bibliothécaire
Coordination des centres de documentation
des Campus en région
1 bibliothécaire
Coordination des centres de documentation
des Campus en région
1 bibliothécaire
l’organigramme en 2008

15. CE 30 Avril 200915
La synthèse des activités
État des lieux des activités à la Bibliothèque
Temps par missions à la bibliothèque
1%4%
2%
4%
7%
5%
14%
29%
7%
27%
Service public
Services aux utilisateurs
Gestion des collections
Traitement physique des collections
Relations / Valorisation
Systèmes d'information & projets numériques
Management
Indicateurs & tableaux de bord
Gestion administrative
Gestion de projet & relations fournisseurs

16. Publics, services et usagesPublics, services et usages
 Tableau chiffré des téléchargements
16

17. Évolutions récentes
du rapport aux collections
Évolutions récentes
du rapport aux collections
 Transformation du rapport à la collection
• Le développement des collections et des services
numériques,
• La mobilité des lecteurs,
• La densification du « temps universitaire »
Ont modifié le rapport aux documents
 La bibliothèque a accompagné ces évolutions
grâce à différents dispositifs
17

18. Conduire le changement
retour sur l’expérience de Sciences Po
Conduire le changement
retour sur l’expérience de Sciences Po
L’approche suivie pour la conduite du
changement:
 Une cartographie des activités et des
compétences
 Redéfinition des profils, rééquilibrages,
transfert de connaissances
18

19. le nouveau schéma organisationnel

20. Et après?Et après?
Ce travail nous a permis de programmer les
renouvellements de fonctions et de compétences dans
les années qui ont suivi:
Recrutements de :
-Chefs de projet numérique
-Chargé de formation
-Ingénieur pédagogique
-Web designer
20

21. Image et positionnementImage et positionnement
 Renouveler l’image de la bibliothèque
• Auprès des utilisateurs
• Auprès de la communauté Sciences Po
 Affirmer notre positionnement aux niveaux
national et international
• Implication dans les réseaux documentaires
• Participation à la réflexion professionnelle dans nos champs
d’expertise
21

22. Une satisfaction autrement répartie
 Le niveau d’exigence est toujours élevé et
stable depuis 2009.
Le niveau de satisfaction est grevé par le
problème des places
LibQUAL 2014la bibliothèque
2009 2011 2014

23. Bilan provisoireBilan provisoire
 Nous sommes mieux positionnés
 Nous avons réalisé des projets importants
 Nous avons inscrit la participation critique des
usagers dans la définition de la stratégie
 Cela a été difficile: blocages, erreurs, tensions
 Nous devons déjà transformer l’acquis
23

24. Les évolutions en coursLes évolutions en cours
Vers une Direction des ressources
et de l’information scientifique et technique
24

25. Les conclusions de
l’enquête RLUK
Les conclusions de
l’enquête RLUK
« The findings indicate a high skills gap in
nine skill areas where future involvement
by subject librariains is considered in being
important now and is also expected to
grow sharply »
25

26. Les domaines de
compétences clés
Les domaines de
compétences clés
Apporter une expertise dans le domaine de:
-la conservation des résultats de la recherche
-la gestion et la curation de données
-Etre capable de conseiller les chercheurs pour
satisfaire les obligations des organismes
financeurs
26

27. Les domaines de
compétencesclés
Les domaines de
compétencesclés
- Savoir conseiller sur les outils de
gestion de données
- Disposer de connaissances en data
mining
- Etre capable de promouvoir l’usage des
métadonnées et de fournir du conseil
27

28. Les domaines de
compétences clés
Les domaines de
compétences clés
Savoir conseiller sur :
- la conservation des éléments du projet
(project records)
- les sources de financement de la recherche
- la conception d’un schéma de
métadonnées et informer sur les pratiques
des différentes communautés disciplinaires
28

29. Actualité de la communication
scientifique
 UE Horizon 2020
 France

30. 30http://www.medialab.sciences-po.fr/
medialabchainmedialabchain

31. Etre missionnéEtre missionné
Lettre de mission du Directeur
« Organiser la continuité de la chaîne
informationnelle à partir des contenus créés par
la recherche, les services et l’évènementiel
pour en assurer la collecte, le signalement, la
diffusion et l’archivage et en permettre une
réutilisation sous de multiples formes »
31

32. La DRISLa DRIS
Élargissement du spectre d’activité de la
bibliothèque des documents...
 Aux données et archives de la recherche
À l’éditorialisation de contenus sur le web
 A l’appui à au pilotage scientifique : indicateurs,
bibliométrie
32

33. La DRISLa DRIS
Traiter l’ensemble des ressources pour
l’enseignement et la recherche au sein d’un
système d’information urbanisé
- Faciliter la collecte
- Le signalement
- L’accès direct aux documents/données
- La réutilisation
33

34. La DRIS, acte 1La DRIS, acte 1
 Intégration des archives de Sciences Po à la DRIS
• Définir une politique d’archivage commune tant
pour les documents physiques que numériques
en y intégrant la gestion des données de la
recherche
• Professionnaliser la fonction archives
• Déterminer un plan d’action pluriannuel
34

35. Appui à l’enseignementAppui à l’enseignement
 Contribuer à la production pédagogique
• Mettre nos savoir-faire au service de l’enseignement :
documentation, indexation, diffusion, conservation
• Former les enseignants et les doctorants à l’IST
• Participer à la création de nouveaux outils de recherche
d’informations avec le médialab
• Contribuer à la conception et à la gestion du système
d’information intégrant les contenus pédagogiques
35

36. Appui à l’enseignementAppui à l’enseignement
Etablir une typologie des activités d’édition
scientifique et de publication des unités de
recherche
 Pour avoir une vision globale des activités
d’édition scientifique et de publication à
Sciences Po et mieux les valoriser
 Pour définir dans la concertation une politique
éditoriale et identifier des priorités
 Pour constituer une offre de services
36

37. Appui à la rechercheAppui à la recherche
 Favoriser le renouveau de la communication
scientifique
• Systématiser le dépôt des publications scientifiques
dans Spire et expérimenter l’édition en open access
• Diffuser sur le web des contenus éditorialisés produits
par Sciences Po
• Contribuer au déploiement des humanités numériques
en participant à la gestion des archives de la recherche
et à la gestion des données produites et utilisées par
nos chercheurs
37

38. Comment faire?Comment faire?
 Disposer de l’appui de la direction
 Impliquer les parties prenantes: Comité
stratégique
 Nouer des alliances autour de projets concrtes
 Sensibiliser les professionnels à ces évolutions
 Intégrer de nouvelles compétences
 Identifier les activités à faire décroître et entamer
les transferts de ressources humaines et de
compétences
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39. Nos faiblesses/difficultésNos faiblesses/difficultés
INSIDE
-Le syndrome Bartleby: « je préfèrerais ne
pas... »
-Le conflit des représentations
-Et nous n’avons pas toutes les
compétences requises disponibles, là, tout
de suite. Course de vitesse
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40. Nos faiblesses/difficultésNos faiblesses/difficultés
OUTSIDE
On nous aime bien... de loin,
mais on ne sait pas trop ce qu’on fait ou ça
paraît très technique et ennuyeux, id est
non stratégique
40

41. Nos faiblessesNos faiblesses
OUTSIDE
Une légitimité incertaine:
Bonnes et mauvaises raisons : les
compétences, les représentations et puis...
La concurrence, les territoires:
TICE et plateformes, initiatives des labos,
guerres tribales...
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42. Nos atoutsNos atouts
INSIDE
-Nous n’avons pas cessé de nous adapter au fil
du temps; il y a des volontaires
-Nous sommes présents sur de nombreux
dossiers: Acquisitions de ressources
négociées, Open access...
-Notre cœur de compétences demeure
pertinent
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43. Nos faiblessesNos faiblesses
OUTSIDE
Nous avons créé les partenariats nécessaires
au sein des institutions
Nous disposons de la légitimité de services
relativement importants, plutôt bien gérés
Notre image nous gêne souvent mais nous
protège aussi
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44. PERSPECTIVESPERSPECTIVES
Nous avons besoin:
- de varier les compétences associées à nos métiers
-De process et d’expertise sur l’accompagnement au
changement
-De compétences sur la gestion de projet
-D’un accompagnement des dispositifs de formation
initiale et continue
Et surtout, de ne pas perdre de temps et de
plonger dans ces nouvelles pratiques
44

45. MERCI
45