1. ZAMAN YÖNETİMİ M. Rü ş tü ARSEVEN Genel Müdür Ocak 2001

2. ZAMAN KAVRAMI VE ÖNEMİ : Zaman nedir? Zaman sahip olduğumuz en önemI i ve değerli hazinedir. Her ne kadar ; V akit nakittir , T ime is money veya Zeit ist Geld diyerek tüm dünya insanlar ı zaman ı parayla e ş tutsalar da, asl ı nda zaman paradan önemli ve de ğ erlidir. YA ŞAMIMIZ DAKİ B İ R SAATL İ K ZAMANIN DE Ğ ERİ ACABA NED İ R? Ortalama bir insan ömrü aşağı yukar ı iki yüz bin (200.000 ) planlanabilir saatle s ı n ı rl ı d ı r. İktisadi olarak yap ı lan ara ş t ı rmaIara göre, bir insan toplam i ş görebilme gücünün ancak % 30 - 40 ' n ı kullanabilmektedir. Peki geriye kalan %60 civar ı ndaki i ş görebilme gücü nereye gidiyor?  Netle ş memi ş hedefler,  Planlamada yap ı lan hatalar,  Plans ı zl ı k,  Önceliklere gerekli önemi verememe,  Sürekli erteleme,  Öze inememe,  Detayla fazla uğra ş ma,  ZAMAN çok de ğ erli bir sermayedir.  ZAMAN mutlak kard ı r.  ZAMAN sat ı n al ı nmaz.  ZAMAN saklanmaz ve depolanmaz.  ZAMAN çoğalt ı lamaz.  ZAMAN kesinlikle bir daha geri gelmemek üzere ak ı p gider.  Doğan her yeni gün, ki ş i için kar şı l ı ks ı z ve geri ödemesi olmayan yüz milyarlarca kredi de ğ erindedir.

3. Bir günde 24 saat vardır ve bu herkes için aynıdır. Farklı olan ise bu 24 saatin kullanış şeklidir. Aşağıdaki tabloda 24 saatin insanlar tarafından genelde nasıl harcandığı görülmektedir. FAALiYET SÜRE (SAAT) UYKU 8 TEMIZLIK 1 YEMEK 3 SEYAHAT 2 ÇALIŞMA 8 + -------- TOPLAM 22 Yukarıdaki tabloya göre bir gün içinde kendimize ayıracak 2 saat zamanımız kalıyor. Birde çalışma saatlerinin genelde 8 saatin üzerinde olduğu düşünülecek olursa, elimizdeki iki saatin gittiği de görülmektedir. BİR İŞ GÜNÜMÜZÜ NASIL HARCARIZ ? İş ve çaIışma zamanımızın kontroIü genel olarak üç ana noktada toplanır. A - AMİR :ÇaIışma zamanımızın önemli bir kısmı amirimizin kontrolü altındadır. Bu süre içerisinde onun verdiği işleri yapar ve onun direktiflerini yerine getiririz. B-SİSTEM : Çalışma zamanımızın bir bölümünü de çalışma düzenimiz. (Kurum hiyerarşisi ) alır. C-KENDİMİZ : Nihayet, çaIışma zamanımızın bir bölümünü de doğrudan kendimiz kontrol ederiz. Ne yapacağımıza, nasıl yapacağımıza, ne zaman , hangi sürede yapacağımıza kendimiz karar veririz. “ BOŞ DURMAYIP BİR İŞ YAPIYOR OLSANIZ BİLE, O ANDA YAPILACAK DAHA ÖNEMLİ BIR İŞİNİZ VARSA ZAMANINIZI BOŞA HARClYORSUNUZ DEMEKTİR.. “ “ NE YAPTIĞIMIZ DEĞİL , NE İÇİN YAPTIĞlMIZ ÖNEMLİDİR.” BİR GÜNÜMÜZÜ NASIL HARCARIZ ?

4. PARETO KANUNU : 80:20 olarak bilinen bu teori yalnız rasyonel zaman yönetimi için değil, değişik bilimsel alanlarda da geçerlidir. Bu teoriye göre, örneğin ;  Ciromuzun % 80' nini müşterilerimizin % 20' si sağlar.  % 20 üretim hatası % 80 kayba neden olur.  Gazetenin % 20 'si haberlerin % 80' nini oIuşturur.  Toplantı zamanının % 20 'si kararların % 80' nini doğrudan etkiler.  Masa üstü çaIışmanın % 20' si işteki başarının % 80 ' nini sağlar. 80:20 kuralı ilk defa İtalyan ekonomist ViIfredo Pareto tarafından 19. Y.Y da ortaya atılmıştır. Burada önemli olan mesleki ve özeI alanda hedefleri tespit edip bunlara uIaşabiImek için bu kuralı göz önünde tutarak gerekli çabayı sarf etmektir. ULAŞMAK İSTEDİĞİNİZ HEDEFLER : “ İŞ VE ÖZEL YAŞAMDA BAŞARILI OLMAK İÇİN ERİŞMEK İSTEDİĞİNİZ TÜM MESLEKİ VE ÖZEL HEDEFLERİNİZİ AÇIK VE NET OLARAK BELİRLEYİN ! “ ULAŞMAK İSTEDİĞİNİZ HEDEFLER 1- Mesleki ve kariyer hedefleriniz : ............................................................................................................................................................................................... Bu hedefe ulaşmanız için yapmanız gerekenler ve alınması zorunlu tedbirler : ............................................................................................................................................................................................... 2- Arzuladığınız diğer kişisel ve özel hedefler : ............................................................................................................................................................................................... Bu hedefe ulaşmanız için yapmanız gerekenler ve alınması zorunlu tedbirler : .............................................................................................................................................................................................. 3- Yaşam hedefiniz : ............................................................................................................................................................................................... Bu hedefe ulaşmanız için yapmanız gerekenler ve alınması zorunlu tedbirler : ...............................................................................................................................................................................................

5. ZAMANI PLANLAMANIN KAZANDIRDIĞI AVANTAJLAR :  Mesleki ve özel hedeflere daha sağlam ve çabuk ulaşma  Gerçekten önemli işlerimiz ve hedeflerimiz için zaman kazanma  Daha az telaş ve stres, günlük iş akışına sağlıklı bakma  Unutmayalım ki en önemli planlama prensibi yazılı faaliyetlerdir.  Yalnız akılda kalan planın ana hatları ve hatta tamamı unutulabilir.  Yazılı planlar zihnin yükünü hafifletir.  Yazılı bir plan kişinin işe karşı olan motivasyonunu yükseltir. Onu işinde daha etkin kılar.  Yazılı plan sayesinde, belirlenen hedeflerde daha az sapmalar olur,  Konsantrasyon artar, güç görünen işler zamanında biter.  Gün bitiminde halledilmemiş işler gözümüzden kaçmaz, kontrol kolaylaşır.  Yapacağınız günlük planlar sayesinde başarı artar, önemli işlerinizi engelleyen ıvır zıvır işleri ikinci plana atabilirsiniz.  Yazılı yapılan günlük planlarınız, önce veya sonra yapılan ya da bitmemiş işlerinizi takip etmenizi kolaylaştırır, gerekli tedbirleri almanızı sağlar. Adamın biri ormanda doIaşırken bir ormancıya rastlar. Ormancı bütün gücüyle henüz yeni kesiImiş olan bir ağaç kütüğünü parçalarına ayırmakla meşguIdür. Adam ormancıya yaklaşır ve ormancının kan ter içinde, kör bir testere ile işini yapmaya çalıştığını görür ve dayanamaz: “ Afedersiniz, testereniz kör ve siz hala kütüğü kesmeye, parçalamaya çaIışıyorsunuz. HİÇ TESTERENİZİ BİLEMEYİ DÜŞÜNDÜNÜZ MÜ?” Bunun üzerine ormancı sinirlenerek adama döner ve “Bunun için hiç zamanım yok, bir an önce işimi bitirmek zorundayım, lütfen bana engel olmayın .” diye söylenir. TESTERENİZİ NE ZAMAN BİLEMEK İSTİYORSUNUZ ? KISSADAN HİSSE :

6. ZAMAN BÜTÇESİ : Etkili bir zaman bütçesi yapabilmek için en azından aşağıdaki hususlara dikkat etmek gerekir.  Zamanınızı bütçeleyin fakat belirli ölçülerde toleranslı olsun.  Olmayacak işlere vakit harcamayın  Yardımcılarınızdan ve elemanlarınızdan etkin bir şekilde yararlanmayı bilin  Kendiniz ve birlikte çalıştığınız insanların özel sorunlarına gereğinden fazla zaman ayırmayın  Açık kapı politikanızı sınırlandırın  İşi bitirdiğinizde bırakmayı bilin  Mali bütçede olduğu gibi zaman bütçesinde de kayıt tutun. YEDEK ZAMANINIZ OLSUN Hiç bir zaman herşey planladığımız gibi aynen gerçekleşmez. Bu nedenle çalışma süremizin, ortalama % 60 kadar kısmını planlamamız doğru olacaktır. Zamanımızın % 100 'ünü veya buna yakın oranını planlamamız önceden tahmin edilemeyen, süreleri bilinmeyen durumlar nedeniyle imkansızdır. Bu nedenle bu durumlar için yedek zaman ayırmalıyız. Zamanımızı planlarken 3 ana kategoride değerlendirmeliyiz. A- % 60 planIanmış işIer için, B- % 20 pIanIanmamış aniden çıkan, zaman çaIan durumlar için, C- % 20 sosyal faaliyetler ( çeşitli özeI durumlar) ABC ANALİZİ : Bu analiz öncelikIerin tespitinde kullanılan bir metottur. ABC analizi zaman kullanımında değer analizi yapıIması ile olur. Yapılması gereken tüm işler aynı öneme sahip değillerdir. İşimizi taşıdıkları değerlere göre belli kategorilere ayırmak mümkündür. Örneğin: A grubundaki işler çok önemIi, B grubundaki işleri önemli, C grubundaki işleri daha az önemli . rutin v.s.olarak sınıflandırabiliriz. "DOĞRU İŞİ YAPMAK, İŞİ DOĞRU YAPMAKTAN İYİDİR."

7. ZAMAN KULLANIMINDA DEĞER ANALİZİ : Görüldüğü gibi zamanın büyük böIümü C grubundaki işleri halletmekle geçiyor. A- Bu Gruptaki işler en önemli işlerdir. Bunlar yalnızca o işin sahibi sorumlu kişi ya da grup tarafından yapılır, bir başka kişi ya da gruba devredilemez. B- Bu Gruptaki işlerin önemi orta ya da vasat düzeydedir. Bir başka elemana devredilebilir. C- En az değere sahip işler bu grupta bulunmaktadır. ( Rutin işler, okumak, telefon, haberIe ş me, günlük idari işler, önemsiz toplanı, ani ziyaretler vs..) ABC analizi yalnızca A şıkkındaki işlerin halledilmesini ve C şıkkındaki işIerin de bir kenara bırakılmasını öngörmüyor. Aksine tüm bu işIeri taşıdıkIarı öneme göre belirli bir öncelik sırasına koyarak bir işgünü içinde en verimli şekiIde halledilmeleri için gerekli ortamı hazırlamayı öngörüyor. Peki bu işIeri günIük plana nasıl oturtabiliriz? A grubu işIerinden yaInızca bir veya ikisini planımıza alabiliriz. ( Örneğin; ortalama 3 saat süre için) B grubu işIerinden iki yada üçünü ortalama 1 saat süre iIe günlük planımızda öngörebiIiriz. C grubu işIer içinde ortalama 45 dakika ya da 1 saat süre ayırabiliriz. % 15 %20 %65 GERÇEK ZAMAN KULLANIMI FAALİYETİN DEĞERİ % 65 % 20 % 15 A - ÇOK ÖNEMLİ İŞLER B- ÖNEMLİ İŞLER C- AZ ÖNEMLİ ( RUTİN ) İŞLER

10. KİŞİNİN 1 SAAT BOYUNCA SAHİP OLDUĞU İŞ GÖRME GÜCÜ: Peki bir insanın bir saat içindeki iş görme gücü ve konsantrasyon kapasitesi nasıldır?. Tıbbi araştırmalar en uygun dinIenme zamanının 1 saatlik çalışma sonunda olduğunu ortaya koyuyor. Bu dinlenme süresinin ise azami olarak 10 dakika olması gerektiğini, çünkü en verimli ve etkili dinlenmenin ilk on dakika içinde gerçekIeştiğini, bu süre aşıldığında dinlenmenin etki ve verimliliğinin süratle azaldığını belirtiyorlar. 1 saatlik çalışma sonunda en fazla 10 dakika ara verin.Verimli ve etkin çalışabilmek için düzenli ve kısa aralar vermelisiniz. Bu sizi işinizde daha başarılı kılar. Günlük planınızda düzenli ve kısa aralar öngörebilirsiniz. “ ZAMANIMIZI, ÖNCE BAŞKALARININ ONA OLAN İHTİYACINI KARŞILADIKTAN SONRA SIRANIN BİZE GELDİĞİNİ DÜŞÜNEREK KULLANMAYA ÇALIŞMIŞIZDlR. AMA SIRA BİZE HİÇ GELMEZ. “ İşimizi engelleyen faktörler en çok 10-12 ve 14-16 saatleri arasında doruk noktasına ulaşıyorlar. Örneğin; en az engellendiğimiz saatlerde önemli işIerimizi halledebiliriz. En çok rahatsız edildiğimiz saatlerde en az önemli işlerimizi halledebiliriz. En çok engellendiğiniz saatleri grafikte olduğu gibi çıkarın ve kendinize ayıracak zamanı tespit edin. A ve C grubundaki işlerinizi buna göre planlayın.

11. ERTELEME Erteleme, insanı güçsüz düşüren, aciz bırakan bulaşıcı bir hastalıktır. En kötüsü, bir alışkanlığa ve yaşam biçimine dönüştürülmesidir. Bir işi ertelemenin nedenleri pek çok ve çeşitlidir. Bazıları şunlardır:  Bu iş çok büyük, nereden başlayacağımı bilemiyorum?  Bu iş, çok güç bir karar vermemi gerektiriyor, ne yapacağımı bilemiyorum!?  Bu iş hiç hoş olmayan bir şey yapmamı gerektiriyor!  Kendimi pek iyi hissetmiyorum ve bu iş için yeterli enerjim yok  Sabah/öğleden sonra ilk saatlerde işe başlamakta güçlük çekiyorum  İşlerimi kolay kolay bitiremiyorum!  Erteleme krizinden sonra, kendinizi sorgulayın. MASANIZ VE ÇALIŞMA ALANI Yöneticilerin üçte birinin, düzensizlik sorunu bulunmaktadır; bunun bir belirtisi de karışık bir masadır.  Gelen belgelerle başa çıkmak  Asıl sorunu bulmak  Her şeyi niye masanın üstüne koyuyorsunuz?  Dosyalama sistemleri  Yetersiz destek

12. ALIŞKANLIKLAR Alışkanlıklar yaşamın yapı taşlarıdır. Alışkanlıklarımız olmaksızın bu biçimde yaşayamayız. Fakat bize zamanı harcatan alışkanlıklarımızı değiştirmeli yada terk etmeliyiz. Alışkanlıklarınızı nasıl değiştirebiliriz;  Nasıl bir değişiklik yapmak istediğinize karar verin ve hemen bu değişikliği yapın.  Bir anda çok şey değiştirmeye kalkmayın. İlk değişiklikte ustalaştıktan sonra ikincisine geçin.  Yeni davranışınız için kendinize net ve ölçülebilir başarı standartları belirleyin.  Asla ve asla istisna kabul etmeyin.  Sonuçların aniden düzelmesini beklemeyin hayal kırıklığı olur. Bu iş zaman ve çaba gerektirebilir. Başarı için planlama  Bize yön vermesi için hedeflere, bu hedeflere ulaşmak için plan yapmaya gereksinimimiz vardır ve kat ettiğimiz yolu bu planla düzenli olarak karşılaştırmalıyız.  Planlamada, ani ve acil işler için zaman toleransı bırakın ama bu boşluğu rezerv işlerle besleyin. Katılımınız için teşekkürler...