1. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL
ANDRES BOHORQUEZ BENAVIDES
Profesora
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTADA DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTION DOCUMENTAL II
BOGOTA
2013

2. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su utilización y conservación.
¿QUÉ ES EL PROGRAMA
DE GESTIÓN
DOCUMENTAL?

3. Los sistemas de gestión documental
son programas de gestión de bases
de datos que disponen de una
tecnología idónea para el
tratamiento de documentos
científicos, culturales y técnicos.
Estos sistemas difieren en aspectos
fundamentales de los de gestión de
bases de datos convencionales, o de
aplicación general, que se utilizan
para la gestión de documentos
administrativos.
Es un sistema de archivo,
digitalización y almacenaje
informatizado de documentos
electrónicos y/o imágenes digitales,
tanto obtenidos de documentos
originalmente soportados en papel
como de documentos que ya se
encuentran en formato digital.
¿QUÉ ES IN SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL?

4. En la documentación, desarrollo de
acciones preventivas y
correctivas, evaluación y
autoevaluación de cada uno de los
procedimientos propios del manejo
tecnológico, informático, de
conectividad y de los funcionarios y
operadores de BibloRed.
BibloRed estar a la vanguardia
tecnológica y servir de modelo
bibliotecario en temas de tecnología
informática a nivel nacional e
internacional, garantizando el
correcto y permanente
funcionamiento, así como la
seguridad, fiabilidad de la
plataforma dispuesta para tales
fines, como también de la
información por ella generada y en
ella contenida.
PRINCIPIO DE CALIDAD

5. que permita generar confianza a toda la comunidad
académica y administrativa de BibloRed frente al uso de las TIC y los procesos
que de aquí se desprenden.
Coordinar la supervisión del correcto y oportuno funcionamiento de los diferentes
sistemas (Hardware - Software) con los cuales se trabaja en las bibliotecas y áreas
administrativas que conforman a BibloRed.
PRINCIPIO DE
SEGURIDAD

6. Administrar los sistemas de información.
• Capacitación a usuarios internos.
• Autopréstamo, consulta en sala y
Renovación en línea, devolución por
buzón.
• Documentación de procedimientos.
• Inventario de la infraestructura
tecnológica de BibloRed.
• Apoyo y soporte al proceso de Inventario
a través del sistema.
• Integridad y seguridad de la información.
Virtualización de servidores para entornos
de prueba, backup, prueba de los backup y
planes de contingencia en caso de
eventuales caídas de los servidores de
producción. Dispositivos y servidores de
redundancia en caso de daños, para que no
se vea afectada la prestación del servicio en
caso de eventualidades. Planes de
contingencia del sistema de administración
de colecciones
bibliográficas.
OPERACIÓN
TECNOLÓGICA

7. Instalación de nuevas versiones de
software.
Evaluación de software de Base de
Datos Libre (open source) o
licenciado, que
mejor cumpla con las necesidades.
Evaluación de software libre que
pueda servir a los usuarios y
servicios que se ofrecen en
BibloRed. Sistema bibliografico
Software de Bibliotecas Workflows
y Aleph. Compresor Archivos
7Zip (freeware) Programa para
visualizar
archivos generados en Autocad
DWG TrueView2010
Base de Datos Solero Music Viewer
8,la información se almacena en
discos , dvd,CDROM.
SOPORTE

8. Para fortalecer la seguridad de
la información y la aplicación
de políticas de acceso a
la información en las diferentes
áreas de las bibliotecas
conforme a la actual
legislación, se implementaron
dispositivos de seguridad
perimetral tipo UTM en las
diferentes sedes de bibliotecas
mayores y el nuevo Centro de
Cómputo de BibloRed,
SEGURIDAD