Gestion de facturas de proveedores. Esker provee soluciones que mejoran la eficiencia y rentabilidad de las empresas gracias a la automatización de sus procesos de negocio. La automatización permite reducir la intervención manual y el uso del papel, dotando al equipo directivo de un mayor control y visibilidad sobre los flujos documentales que entran y salen de la empresa. Pudiéndose utilizar como servicio o en propiedad, la solución de Esker es una plataforma universal de automatización para cada tipo de proceso y de canal de comunicación, que permite recortar costes, obtener rendimientos operativos importantes e inmediatos y recuperar la inversión en un periodo de entre tres a seis meses.

1. Procesos de Entrada de documentos
en el Sector Sanidad:
Gestión de Facturas de Proveedores
© Esker 2010

2. Han dejado el Papel + el Software
Esker ayuda a las empresas a eliminar el papel de sus procesos de
negocio gracias a soluciones en propiedad o a la demanda. Esker
automatiza todo proceso de entrada o de salida de documentos, como
pedidos de venta, cuentas a pagar, facturas, o pedidos de compra.
Esker: datos clave
 22 años de experiencia, 280 empleados
 Más de 80,000 clientes en el mundo
 Más de 2.5 millones de usuarios
 80,000 servidores de gestión documental management instalados en el mundo
 Más de 3 billones de páginas de fax enviadas cada año
 Listada en Euronext – Paris (Euroclear 3581)
 Esker es el editor de software europeo más internacional,
con más de 85% de sus ventas realizadas en el extranjero.
Han dejado el Papel
 25% de los empleados de Esker se dedican al desarrollo del producto
 Esker es el tercer editor de software de Fax del mundo
(Peter Davidson Report 2006)
Premios y Reconocimientos
“Esker does the best job at linking capture with DOM. It considers capture as
important as creation and delivery and brings these together to address pain
points in sales order processing and invoice management.”
2005 Codie Awards Finalist for “Best Document Management
Product or Service”
Patented received for Esker DeliveryWare Rules Engine
Included in “Cool Vendors in Knowledge
Support,” by Gartner.
© Esker 2010

3. Misión
Esker ayuda a las organizaciones a eliminar el papel y
mejorar sus procesos documentales con soluciones de
automatización bajo demanda y en propiedad.
© Esker 2010

4. Esker DeliveryWare: solución integral
Captura Leer Enruta Formatea Transporte
Fax & Mail on Demand
Documentos en papel (scan)  Pedidos de Ventas
 Facturas
Pedidos de Compra
Email
 Confirmaciones
Emails Confirmaciones de Fax
 Propuestas
Pago Impresión
Impresión  Contratos
 Cartas
Facturas de
Almacenamiento
 Propuestas
Faxes Proveedores XML
 Reportes
 Solicitud de Compras SMS
E-documents (XML, idocs,…)  …
 …
Publicación Web
ERP, CRM,
Aplicaciones Legadas
© Esker 2010

5. Ciclos de Negocio y Flujos de documentos
Ciclo de Ventas Ciclo de Compras
Pedido de Pedido de
Cliente Compra
1
Gestión de Pedidos de 1
E-Compra
Clientes
Pago Pago
Su cliente Su proveedor
E-Factura Cuentas a Pagar
3
3
Su empresa
Factura de Cliente Factura de
Proveedor
Documentos de Entrada
Documentos de Salida
© Esker 2010

6. El origen de todos los problemas…
¡Demasiado Papel!
© Esker 2010

7. El proceso de gestión de Facturas
de Proveedores:
Automatizar la captura de documentos
entrantes
© Esker 2010

8. Ahorros típicos obtenidos
Tratar una factura cuesta como media 11,55€
Se tarda 14,6 días de media para procesarla Datos Clave
• 75 % de las empresas tratan sus
facturas de forma manual
11€ 14,6
• 93% de las empresas recibe
facturas via correo postal
90% de ahorro tradicional
Fuente: Aberdeen Group
1€ 1,4
Ahorros Financieros Ahorro de Tiempo
(días)
© Esker 2010

9. La función de Facturación de Proveedores no es
sólo entrar facturas sino un proceso estratégico
dentro de la Cadena de Aprovisionamiento
© Esker 2010

10. El proceso de Cuentas a Pagar es…
Ciclo de Compras
Compras Logística/Almacén Cuentas a Pagar
MM Factura de
FI Proveedor
Requisito de
MM
Compra
Documentos
MM Pago al
Albarán MM Entrega de FI Proveedor
FI material
Pedido de MM Notificación de
MM
Compra FI Pago
i
Gestionar los proveedores Verificación de la factura
Recibir los bienes
OK listo para el pago,
Verificar los bienes
Presupuestos o
Principales Tareas
Entrar los datos de los Retiene & bloquea el pago
Pedidos de Compra
bienes recibidos
Aprobación de la Libera el bloqueo del pago
Compra MM: Facturas con Pedido asociado
Hacer Pedido de Compra
FI: Facturas sin pedido asociado Procesar el Pago
© Esker 2010

11. Etapas. 3 niveles: personas, ERP, Archivo…
Verificación de la Factura y Procesado
Captura de los
Cotejo & Gestión de Liberación del
Resp CxP
datos de la
Entrada diferencias Pago
k
factura
ERP
Registro en
Contabilidad
Sist. Archivo
Archivo de la
k
Factura
© Esker 2010

12. Grafícamente…
Su proveedor
Pedido procesado
Pedido de Compra Aprobación del Orden Creada Correos y entregado,
Jefe albarán firmado y
envío de factura
Cuentas a Pagar
Archivo de
Entra los la factura
Correos Abre carta
datos de la
factura en
SAP
Pago
Cotejo de Albaranes y
Facturas El Jefe valida en
función del PO
© Esker 2010

13. 9 Problemas comunes de CP
1. Falta de coordinación entre CP y Compras
1. Demasiado tiempo manipulando folios (por ej. En el cotejo de
facturas y hasta el pago final)
2. Falta de visibilidad de status de factura
3. Problemas con el aprovisionamiento— poco crédito con
ellos, peleas legales
4. Muchos errores de gestión de facturas
5. Pagos tardíos no permiten descuentos
6. Pagos duplicados
7. Informes parciales, insuficientes, malos
8. Necesidad de reducir costes (hacer + con -)
© Esker 2010

14. ¿Obstáculos a la automatización…o
excusas?
 La mayor parte de las empresas proveedoras están todavía con procesos
manuales
 Las tecnologías EDI, XML, IDoc, Web no las tienen todos los proveedores
 Ser capaz de tratar con todos los proveedores de forma automática y
multi-canal aporta un valor importante a las aplicaciones SAP pero…sale
muy caro!
¿o no?
© Esker 2010

15. ¿Y si no hacemos nada?
…el impacto de la mala gestión de Cuentas a
Pagar
 Mala relación con Proceso  Ineficiente, fragmentado
Proveedores  Costoso en papel y mano de
 Coste por factura muy alto obra
 Proceso de compra difícil  No estándar
Impacto:
Costes Operativos
elevados Sistemas de
Organización
Información
 Control de Cuentas a Pagar Mala relación con  Sistemas fragmentados y
insuficiente
 Poca visibilidad sobre el
Proveedores stand-alone
 Cero gestión de datos y de
dinero comprometido worflow
 Falta de base sólida para un  Sin integración con el Libro
análisis de eficiencia del Perspectiva y Contable ni con los
proceso Control sistemas de proveedores
© Esker 2010

16. Objetivos de Cuentas a Pagar
Cierre de pagos a tiempo y sin errores
Evitar penalizaciones por pagos tardíos y
obtener descuentos por pronto pago
Minimizar el tiempo de gestión con el
proveedor
Asegurar que el ciclo de compras fluya
Maximizar la transparencia en la gestión
La Solución = Automatización
© Esker 2010

17. Objetivos en términos de ROI
Aumente la rapidez
del proceso en más
de 50%
Ahorre entre 50 y
Baje los costes de la 70% en gastos de
Automatización de
gestión del proceso un personal para esta
Cuentas a Pagar
30 a 70 % tarea
Reduzca el coste del
archivo de facturas
papel hasta un 90%
© Esker 2010

18. Su proceso automatizado
CONTROL
ROUTING 100010100 VALIDACIÓN
PRIORIDADES Sin PO MULTI- CODIFICADO
100100110
101010001 MULTI-NIVEL
NIVEL TRANSFER
CAPTURA DE DATOS COINCIDE
AP  factura papel DATO &
IMAGEN
SAP
 Fax NO
COINCIDE
 E-factura Con PO PROCESO SIN INTERVENCIÓN MANUAL
 EDI, XML
SEGUIMIENTO EN LINEA DEL PROCESO (AUDIT TRAIL)
CAPTURA EXTRACCIÓN GESTIÓN DE VALIDACIÓN DEL CREACIÓN DE LA
DOCUMENTO INTELIGENTE y EXCEPCIONES PAGO FACTURA Y
VALIDACIÓN ARCHIVADO DEL
Cualquier formato Duplicados Workflow electrónico DOCUMENTO
Extrae la de contabilización Las facturas son
Entrega Incoherencia
información de la factura creadas y enviadas o
automatizada Precio/cantidad
necesaria bloqueadas en espera
Multi-nivel, según
Gestión de Bloqueo/ reenvío de su conformidad
Codificado los niveles
Prioridades para validación o para el pago
jerárquicos
Verificación a 3 búsqueda
requeridos La imagen del original
niveles avanzada de
1 2 3
información
4 5
es indexada.
Audit Trail Audit Trail Audit Trail Audit Trail Audit Trail
© Esker 2010

19. Facturas de Proveedores:
Casos de Exito
© Esker 2010

20. Fresenius Medical Care: Gestión de
Facturas de Proveedores
 Recorte importante del ciclo de Compra:
 Las facturas ya no esperan en las mesas a ser tratadas en ausencia
de los responsables de gestión de AP o de su validación
 Las facturas son enviadas por Blackberry para su aprobación
 Los responsables de CP responden rápidamente a las peticiones
 Visualizan el estado de las facturas en el Document Manager
 Ven dónde está cada factura en el proceso
 100% visibilidad sobre las compras
 Quién compra qué
 Cuánto y con qué frecuencia
© Esker 2010

21.  Unos 1.500 pedidos recibidos por fax cada mes
RETO  Con una intervención manual en cada etapa
 Proceso largo y tedioso
 La visibilidad sobre cada dosier de cliente, una
pesadilla.
El responsable imprime y El responsable entra
Los pedidos entran verifica que todo está manualmente los
por fax correcto datos del pedido en el
ERP
Hospitales
y clínicas
ERP
? Cómo está mi pedido ? Intervención Manual
© Esker 2010

22. RESULTADOS  4.050 horas de trabajo ahorradas
 Recorte de $191.000 al año
 Menos errores gracias a menos intervención manual
 Mejor servicio al cliente gracias al archivo electrónico
Esker convierte los pedidos
Los pedidos entran por Esker captura, lee y entrantes de XML a IDoc y los
fax o XML re-dirige para inyecta en el ERP
validación
“Todo era trabajo manual. Teníamos que imprimir los pedidos, recoger los pedidos del
Capture
fax, volver a su mesa, entrar sus datos manualmente. Puede usted hacerse una idea
Read IDoc
del tiempo que nos suponía, multiplicado por 1.500 al mes. Ahora, con Esker,
Hospitals Validate
gestionamos los pedidos un 76% más rápido que antes” – Analista Técnico de ERP
and
clinics
Medrad. Web validation
Confirmación del pedido enviado según la preferencia del cliente: XML, Fax, etc.
© Esker 2010

23. PHARMASSIST DIRECT: Prescripciones
Descripción de Compañía
Actividad principal: el negocio consiste en suministrar a Solución :
hospitales que no tienen un servicio 24x7 de farmacia.  Validaciones 24x7 de las
Tamaño de compañía: Start-Up prescripciones
Website: http://www.pharmassistdirect.com
 Gestión en tiempo real
 Audit trail y archivo
 Acceso en Remoto
Datos Clave
Resultados :
Motivantes: Un nuevo negocio con pocos recursos que
 Permite a esta compañía lanzar un
necesita una máxima automatización para proveer muchos
nuevo concepto de negocio
productos a muchos hospitales en un horario 24x7.
 Acceso desde un portal en cualquier
Decisor: CIO momento del día, con una simple
Volumen mensual estimado: 800/mes conexión
ERP: Sin integración con Esker
 Workflow de validación de
Flujo de entrada: fax + emails
prescripciones automático.
Flujo de salida: Archivo on Demand
© Esker 2010

24. Más Referencias Sector Salud
© Esker 2010

25. Referencias Salud España
2590 referencias en el mundo
33 en España
© Esker 2010

26. Facturas de Proveedores:
Casos de Éxito otros sectores (Facturas
de Proveedores)
© Esker 2010

27. URALITA
Sector Materiales de Construcción
Proceso Ambos procesos Facturas electrónicas a Clientes
y Facturas de Proveedores
ERP SAP
Volumen 180.000 facturas a Clientes – 15.000 AP
Reto Numerosos idiomas y legislaciones a tomar en
cuenta en la facturación de salida – Diferentes
caracteres (Latin1 y Latin2) – Proyecto
internacional.
Conclusión Importante proyecto de facturas de proveedores
en entorno SAP a nivel internacional. La
tecnología se aprovechó para el ciclo completo
de facturas (AP/AR)
© Esker 2010

28. PORT AVENTURA
Sector Parque de atracción
Procesos Gestión de reservas procedentes de hoteles y agencias de
viajes– gestión de facturas de proveedores – emisión
automática de órdenes de compra a proveedores desde
SAP
ERP SAP
Volumen 40.000 facturas de proveedores-
Reto Integración con varios entornos y tecnologías existentes
(fax, email, SAP, Acct Ledger for SAP, OpenText, Contact
Center…)
Conclusión El cliente empezó con un proceso y extendió a varios
procesos el uso de la tecnología Esker, única capaz de
gestionar un entorno multi-canal, multi-tecnologías, multi-
formatos, multi-canal…
© Esker 2010

29. Corp. Patricio Echeverría
Sector Herramientas y Materiales de Construcción
Proceso Automatización de la gestión de Facturas de Proveedores,
indexadas y archivadas con EDW
OCR + validación + XML/TXT + archivo (acceso vía Link)
ERP AS400
Volumen 25.000 facturas
Reto Herramienta de OCR basada en entorno WEB
Automatización casi total de los documentos.
Conclusión Sector tradicionalmente apegado al papel que apuesta por la
digitalización. Otros ejemplos en el mismo sector: Ebara
Bombas, Grundfos, Ramos Sierra…
© Esker 2010

30. ¿Inversión o Pago por Uso?
La flexibilidad comercial de Esker, una de
sus fuerzas competitivas
© Esker 2010

31. Modelos disponibles
 En modo propietario:
 Compra de licencia + soporte técnico
 En modo SaaS:
 Fee de instalación + pago por uso
 En modo Renting:
 instalación + personalización en sus oficinas + pago
por uso
© Esker 2010

32. Por qué tiene sentido un modo SaaS para el proceso
de CP:
1. Capital Vs. Coste Operativo
– CP puede ser un centro generador de beneficios
– Reduce inversiones (y pone soluciones de Gran empresa al alcance de la Pequeña empresa)
– Posibilidad de ejecutar un proyecto de automatización con un soporte mínimo de IT
2. Procesos Descentralizados/ distribuidos
– Escaneos y entrada de datos en remoto
– Workflows de aprobación extendidos a todas las filiales/áreas remotas de la compañía
• De forma segura
• Con audit trail (seguimiento en línea del proceso)
• Sin licencias de ERP adicionales
3. Control & Visibilidad
• Sin necesidad de personal adicional, sin curva de aprendizaje importante
• BPO – “business Process Outsourcing” – sin perder el control en ningún momento.
© Esker 2010

33. La diferencia desde un punto de vista tecnológico
© Esker 2010

34. Esker on Demand – Automatización de Cuentas a Pagar en
modo SaaS
Visite http://es.apondemand.com
© Esker 2010

35. ¡Gracias!
Steve Smith
Vice President of Sales
Americas
Tel 608-828-6110
Fax 608-828-0100
Jesús Midón
steve.smith@esker.com
Director General
Teléf 91 552 92 65
Jesus.midon@esker.es
Esker, Ibérica. Calle Perú, 6B 28290 Las Rozas - Madrid - España
www.esker.es
© Esker 2010

36. Pida su white paper sobre
cómo retener clientes gracias a
la automatización de pedidos
Pida la nota de prensa sobre
Roche Italia, nuevo cliente
Esker en el sector Salud
© Esker 2010

37. www.esker.es