1. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
1.0 PENGENALAN
Sesebuah bengkel yang diuruskan dengan baik dan bersistematik akan membantu
keberkesanan proses pengajaran dan pembelajaran. Perkara ini bersesuaian dengan
proses pengajaran dan pembelajaran itu sendiri yang mana disebabkan kerja-kerja
berbentuk amalan praktik yang dilakukan di dalam bengkel merupakan komponen
utama dalam pengajaran dan pembelajaran yang berasaskan teknik dan kemahiran
Sehubungan dengan itu, sistem yang ingin dilaksanakan perlu dianalisa dan
direkabentuk terlebih dahulu untuk memastikan perlaksanaan sistem itu kelak adalah
mudah difahami oleh pengguna akhir. Oleh itu pengurusan yang sistematik adalah perlu
bagi memudahkan cara pengurusan stor, harta modal dan inventori di dalam bengkel
kemahiran hidup di sekolah. Semua harta modal dan inventori barang diletakkan dalam
satu pangkalan data berpusat dan aplikasi tambahan seperti tempahan dan pesanan
dimasukkan dalam satu pengurusan data yang bersistematik. Bagi mengejar arus
perubahan ini, maka setiap organisasi di bengkel kemahiran hidup harus merebut
peluang dengan menggunakan kelebihan dan teknologi sedia ada.
Oleh itu, tujuan menyediakan kertas kerja ini adalah untuk membantu dan juga memberi
pandangan serta pendapat untuk diimplementasikan di bengkel kemahiran hidup
sekolah bagi menguruskan stor dan mengawal segala peredaran harta modal dan
inventori barangan bengkel. Selain itu, tujuan kertas kerja ini diharap dapat membantu
organisasi dalam membuat perancangan yang lebih tepat dari segi pembelian stok sera
pengawalan kos yang perlu dibiayai.
Oleh yang demikian, tanggungjawab seorang guru bukan sahaja melaksanakan proses
pengajaran dan pembelajaran di dalam kelas atau bengkel tetapi juga seseorang guru
itu harus sentiasa dapat memastikan segala sistem pengurusan bengkel dapat berjalan
dengan lancar. Pada dasarnya dapatlah disimpulkan bahawa pengurusan bengkel yang
teratur dan bersistematik itu adalah merupakan nadi penggerak sesuatu bengkel. Ini
kerana aktiviti pengajaran dan pembelajaran amali bersandarkan kepada aktiviti di
dalam bengkel
2.0 KEPENTINGAN PENGURUSAN STOR, HARTA MODEL DAN INVENTORI
1

2. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
DALAM PROSES PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN
Pengurusan stor, harta modal dan inventori yang baik dan sistematik dapt membantu
pihak pengurusan bengkel terutamanya guru dalam membuat keputusan, merancang
pembelian stok bahan untuk untuk kegunaan bengkel dan mengawal kos yang
diperlukan.
Kepentingan pengurusan stor, harta modal dan inventori ini membolehkan pengurusan
bengkel mengoptimumkan masa kerja untuk proses pengemaskinian rekod,
menghasilkan laporan dan penempahan bahan dan barang untuk kelas bengkel,
memudahkan pengurusan bengkel mencapai maklumat berkaitan rekod inventori
bengkel untuk laporan bagi pihak sekolah serta dapat menjadikan bengkel kemahiran
hidup sekolah-sekolah sebagai sebuah bengkel yang sistematik dan kreatif.
Selain itu, guru-guru yang terlibat dengan pengurusan bengkel dapat meningkatkan
pengetahuan serta kemahiran mereka dalam menguruskan bengkel. Pentadbiran
sekolah juga dapat mengambil tindakan sewajarnya bagi memperbaiki dan
mempertingkatkan pengurusan bengkel agar dapat menghasilkan pengurusan bengkel
yang lebih efektif dan bersistematik.
3.0 DEFINISI TAJUK
3.1 Stor
Stor ialah tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan,
penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok . Stor wujud dalam pelbagai
bentuk iaitu bangunan, bangsal, kawasan lapang, kolam, tangki dan kandang.
Terdapat dua jenis stor untuk menyimpan alatan iaitu:
i) Stor Umum/ Utama
Stor umum atau stor agihan adalah untuk kegunaan beberapa bengkel.
Stor ini memerlukan seorang pembantu bengkel untuk merekodkan
keluar dan masuk alatan
ii) Stor Agihan
2

3. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
Stor agihan digunakan untuk menyimpan segala peralatan dan bahan
khas untuk sesuatu bengkel. Segala peralatan dan bahan khas serta
lebihan barangan yang digunakan oleh pelajar disimpan dalam stor
agihan untuk mengelakkan kehilangan atu kecurian. Alatan hanya boleh
dikeluarkan apabila diperlukan pelajar tetapi guru perlu mengeluarkan
terlebih dahulu peralatan sebelum kelas dimulakan.
3.2 Harta Modal
Harta modal ialah barang yang kekal atau tidak luak dimana kos perolehannya melebihi
RM500 setiap unit. Harta modal memerlukan penyenggaraan. Harta modal tidak
termasuk perabot, langsir dan pinggan mangkuk.
Antara contoh harta modal ialah kenderaan (kereta, van, motorsikal dan sebagainya),
loji (loji pusat hawa dingin, loji pembersihan air dan sebagainya)dan mesin peralatan
dan kelengkapan pejabat dan sebagainya (kamera, komputer, mesin taip dan
sebagainya).
3.3 Inventori
Inventori ialah barang tidak luak dan kos perolehannya tidak melebihi RM500 setiap unit
dan tidak memerlukan penyenggaraan biasa.
Antara contoh inventori ialah peralatan dan kelengkapan pejabat seperti alat pengira
dan kipas angin dan juga perabot, permaidani, langsir iaitu termasuklah kerusi, meja,
kabinet besi dan almari.
4.0 PENGURUSAN STOR
3

4. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
Pengurusan Stor merupakan satu aspek pengurusan Kewangan yang penting. Barang-
barang dalam stor merupakan modal terikat yang tidak menghasilkan faedah berbanding
dengan wang yang di simpan dalam bank.
4.1 Organisasi Stor
Stor yang besar mempunyai beberapa unit atau bahagian mengikut fungsinya
sendiri:
ORGANISASI STOR
Kawalan Lejar Penstoran Pembungkusan & Akaun
Stok Penghantaran
• Tentukan Menguruskan Menerima, Membungkus & Menguruskan
kuantiti kad lejar dan menyimpan & menghantar barang hal ehwal
keluaran kad kawalan mengeluarkan mengikut kaedah akaun
• Tentukan stok barang-barang dan prosedur
kod barang tertentu
• Sedia dan
kemaskini
• Katalog
• Menguruska
n pembelian
Jadual 4.1 : Organisasi Stor
4.2 Bangunan Stor
Penempatan Stor Susun Atur Stor
Kawasan di mana stor ditempatkan Susun atur yang wujud hendaklah
hendaklah mempunyai aliran bagi mengambilkira ruang bagi
memudahkan pergerakkan kenderaan memudahkan kakitangan dan alat
dan kakitangan bengkel terutama guru pengendalian bergerak dengan
bengekl kemahiran hidup dalam selamat
mengendalikan stor
4.3 Tujuan Pengurusan Stor
4

5. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
Tujuan utama pengurusan stor ialah untuk memastikan stok barang-barang sentiasa
kedapatan (readily available) seperti dan apabila hendak digunakan oleh pelajar-pelajar
untuk kelas bengkel kemahiran hidup mereka.
Tujuan lain pengurusan stor adalah untuk menyimpan barang dengan cara terbaik
dengan memberi perlindungan, penjagaan dan penyenggaraan sewajarnya semasa
dalam simpanan
4.4 Susunatur Pengurusan Stor
TERIMA
SIMPAN
KELUA
R
Jadual 4.2: Susunatur Pengurusan Stor
5

6. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
PENGURUSAN ASET
MUL A A KHIR
P P
T
E
Stor
N
HA RTA Penggunaan Penyelenggaraan Barang
E D
E MODA L & Ter- E
R INVE NTORI pakai
R K
(Barang Tak Luak) PEMERIKSAAN L
O
O N
T
Keluaran P U
( Pelanggan) E
B A RA NG A N Terimaan Simpanan
L P
R
N
A
K
S TOR O
PENGIRAAN/ PEMERIKSAAN/ K
E U
( B arang G unahabis )
P O
E
VERIFIKASI STOK
K
H S
A
A S
N B E KA L A N Terimaan Simpanan Keluaran N
A A
N
PE J A B A T (Stok operasi) STOK
A
( B arang Gunahabis ) 4
N N
Jadual 4.3: Pengurusan Stor sebagai Satu Elemen Dalam Pengurusan Bekalan
4.5 Fungsi Pengurusan Stor
Menerima, Menyimpan barang- Menyenggara Mengeluarkan
mengesahkan & barang ke lokasi barang semasa barang kepada
memperakui serahan yang ditetapkan dalam simpanan pelajar-pelajar
barang-barang
daripada pembekal
Menambah stok Mengemaskini Rekod
Memeriksa/ Verifikasi Stok
Keselamatan Mengendali Stok dan Keselamatan Bangunan
dan Kawasan
Jadual 4.4 : Fungsi Pengurusan Stor
6

7. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
4.6 Pengurusan Kawalan Stok
Pengurusan kawalan stok bertujuan memastikan paras keperluan yang betul dari segi
kuantiti dapat disediakan apabila dikehendaki oleh pengguna atau pemesan. Ia juga
mengambil kira penjimatan penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga
pembelian dan modal yang terlibat.
Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan banyak faedah
antaranya ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat dipenuhi.
Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang terikat dalam bentuk
stok. Dalam hal ini perhatian lebih tertumpu kepada barang-barang yang tinggi kadar
pengeluarannya. Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan usang
dapat dikurangkan. Ruang simpanan juga dapat dioptimumkan.
4.6.1 Penerimaan Stok
Guru bertanggungjwab atau penerima hendaklah:
• Semak nota atau bil seraha, nota bungkusan dan invois
• Semak dan menghitung kuantiti yang diterima
• Memberi akuan terima setelah dipastikan semua barnag yang diterima adalah
mengikut spesifikasi dalam keadaan baik dan cukup kuantitinya.
• Barang-barang yang dikembalikan kepada pembekal, segala urusan penggantian
hendaklah dicatatkan dalam baucar penerimaan barang-barang.
• Semua penerimaan hendaklah dicatatkan dalam Kad Kawalan Stok atau Kad Pteak
atau Lejar dengan secepat yang mungkin.
4.6.2 Merekod Stok
Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh guru kemahiran hidup
dengan mematuhi penggunaan rekod. Antara kaedah yang sering digunakan untuk
7

8. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
merekod maklumat stok dan inventori ialah sistem fail, sistem buku, borang khas dan
kad.
Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima dengan menggunakan kad
yang telah ditetapkan bagi tujuan mengetahui kedudukan stok simpanan, memastikan
bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat dan mengawal paras stok.
Kad adalah paling popular digunakan sebagai kaedah merekod kerana lebih sesuai
digunakan dan fleksibel, mudah ditukar ganti, mudah dipindahkan, dan boleh diubah
mengikut kesesuaian dan keperluan. Kad perlu disusun mengikut kumpulan item
berdasarkan kos sesuatu item, kegunaan dan sifat item tersebut.
Berikut adalah contoh kad kawalan stok :
Contoh 1:
8

9. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
Contoh 2:
9

10. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
Contoh 3:
10

11. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
KAD KAWALAN STOK KEW. 300 – J3
Ke 1999 2000 2001… Harga Paras Unit Unit Kuantiti Pesanan
Luar … Keluar Stok (Ekonomi/Tetap)
an an
RM 1,000 1,200 1,800 Seunit
Mak- 20 No. Vokeb:
Tahun sima
an
K 50 60 90 Unit Meme- 10 No, Kod : CE 203004
Terim san
aan/Ke
Pem- RM 1,200 1,500 2,000 luaran Mini- 5 Tempat: Stor Cat L2/T2
ma
belian
K Keluaran Pertama Kedua Ketiga Keempat
60 75 100
Suku
Tahu Tahun
nan Semasa RM RM RM RM
Item Stor:Cat Emulsi Kumpulan: A
5L Gerakan :Cepat No. Lejer: No.Kad:G12
Tarikh No. Tempat
Rujukan
Terimaan Keluaran Baki Stok Pesanan yang dibuat tetapi
Hantaran
No. Pesanan belum diterima
Kerajaan
Tarikh No. Kuantiti Kuntiti
Harga K RM K RM Rujuka diterima
n
Seunit Jumlah
33
Contoh 4:
KAD PETAK KEW. 300 – J4
Nombor Kod: CP4002 Lokasi : Stor Cat L2/T2
Perihal Barang : Cat, Emulsi, Putih Tin 5 Liter Kumpulan : Menarik
Nombor Rujukan/
Unit Keluaran: Tin 5 liter
No. No. BTB atau BPPB Terima Keluar Baki Tarikh dan Tanda
Garisan Tangan
Penyelenggara Stor
Baki dibawa ke hadapan 40
1 JPT 2/2001 15 35 12.2.2001
2 Pesanan 23456 10 45 3.4.2001
3 JPt 7/2001 3 42 24.5.2001
4
5
34
6
4.6.3 Penyimpanan Stok
11

12. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
Penyimpanan dalam stor hendaklah mengamalkan konsep 5s iaitu sisih, susun, sapu,
seragam dan sentiasa amal. Amalan ini dipraktiskan supaya stok tidak mudah rosak,
senang dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum. Selain itu dapat
mengelakkan daripada kehilangan, kekurangan, kerosakan, keusangan dan kelusuhan.
Penyimpanan melibatkan perkara-perkara berikut :
• Simpan di tempat yang sesuai dengan jenis barang.
• Memberi perhatian kepada cara susunan barang-barang.
• Pastikan keselamatan barang-barang.
• Sediakan tanda-tanda amaran
4.6.4 Pengeluaran Stok
Setiap pengeluaran barang-barang dari stor hendaklah dibuat hanya setelah
dibenarkan oleh guru penyelia bengkel. Setiap pengeluaran hendaklah dicatatkan dalam
kad petak dan kad stok dengan serta merta supaya baki sentiasa kemaskini.
Setiap barang yang dikeluarkan perlu disertai dengan Borang Permintaan Barang-
Barang dan guru penyelia hendaklah memastikan borang penerimaan dikembalikan
selepas barang-barang diakui terima.Semua pesanan barang-barang untuk stor
hendaklah dibuat dengan menggunakan Borang Pemesanan Pengeluaran Barang-
barang.
4.6.5 Pemeriksaan Stok
Pemeriksaan perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengesan dan mengenal
pasti kelemahan-kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan, berkurangan, rosak,
usang, luput tempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil.
4.6.6 Keselamatan dan Kebersihan
12

13. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa dijaga dan perkara ini harus
diambil berat oleh guru penyelia dalam memastikan barangan atau peralatan tahan dan
tidak rosak. Keselamatan juga harus dititikberatkan dalam memastikan tidak berlaku
kehilangan atau kecurian barangan dari stor. Stor juga perlu dilengkapkan dengan
sistem kawalan kebakaran yang sesuai dan memadai seperti fire alarm, smoke detector,
water sprinkler dan lainlain. Alat-alat pemadam api seperti fire extinguisher dan hose
reel perlu ditempatkan di kawasan strategik dan diperiksa oleh Jabatan Perkhidmatan
Bomba dan Penyelamat mengikut peraturan yang berkuatkuasa
4.6.7 Pelupusan dan Hapus Kira
Pelupusan merupakan satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,
simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan untuk memastikan bengkel tidak
menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan. Pelupusan juga
dilakukan untuk mendapatkan hasil pulangan yang terbaik, menjimatkan ruang
simpanan/pejabat dan membolehkan aset milik Kementerian atau sekolah dipindahkan
ke sekolah/ jabatan yang lain.
Hapus kira pula merujuk pada barang yang hilang atau musnah yang tidak ada secara
fizikalnya wujud dalam simpanan.
Antara syarat atau proses pelupusan ialah:
• Pelupusan barang bernilai tidak melebihi RM20 ribu setiap satu memadai
mendapat kelulusan daripada pegawai pengawal atau ketua jabatan tanpa
melalui Lembaga Pemeriksa. Senarai tidak dihantar ke Kementerian Kewangan.
• Barang bernilai lebih RM20 ribu perlu pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa
yang dilantik oleh pegawai pengawal atau ketua jabatan untuk kelulusan oleh
Kementerian Kewangan.
• Laporan pelupusan yang mengandungi syor dan cara pelupusan Lembaga
Pemeriksa diisi dalam borang Kewangan jurutera atau pembekal bertauliah.
• Pelupusan perlu mendapatkan Sijil Pelupusan Barang-Barang.
• Pelupusan boleh dibuat 3 hingga 12 bulan sekali mengikut keperluan.
13

14. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
Cara-cara perlupusan pula ialah melalui:
• Pindahan iaitu dari satu jabatan atau sekolah ke sekolah yang lain
• Hadiah atau sumbangan
• Ditanam
• Penjualan melalui tender, sebut harga, lelon, tukar beli (trade –in) atau kontrak
pusat
• Dibakar
• Tenggelamkan
• Leburkan
4.7 Masalah-Masalah Dalam Pengurusan Stor dan Aset
Dalam menyelenggara dan mengurus stor dan aset terdapat beberapa masalah yang
dihadapi antaranya adalah seperti berikut :
• Kekurangan dan ketidaksuaian infrastruktur
• Ruang stor tidak mencukupi/kurang ekonomik
• Pengurusan/pengendalian rekod kurang memuaskan
• Perolehan dibuat tanpa perancangan
• Penerimaan barang-barang dibuat tanpa diuji kualiti atau disemak spesifikasi
• Pemeriksaan tidak/jarang dilakukan
• Cara penyimpanan/susunatur kurang memuaskan
• Pegangan stok berlebihan
• Kurang pengetahuan/kemahiran dalam pengurusan stor
• Perolehan tidak dirancang dan perolehan tidak mematuhi peraturan
• Penerimaan barang tanpa ujian kualiti
• Pemeriksaan dan verifikasi stok tidak di laksanakan mengikut jadual
• Penyimpanan barang tidak teratur
• Pegangan stok berlebihan
• Kekurangan guru menyelia dan kemahiran dalam bidang Pengurusan Stor
14

15. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
• Kurang penyeliaan oleh pihak pengurusan atasan
• Kelewatan tindakan pelupusan
• Kehilangan barang stor terus berlaku
• Bangunan stor tidak sempurna, ruangan sempit, kekurangan peralatan stor dan
pengendalian
4.8 Pengurusan Stor Dan Stok Secara Efektif
Langkah-langakah yang perlu diambil dalam menentukan pengurusan stor dan stok
yang cekap dan berkesan serta efektif adalah seperti berikut :
• Bekalan barang dari stor sentiasa kedapatan
• Stor berupaya menyedia maklumat dan data berkualiti.
• Tiada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barang-barang kecuali kekurangan
yang dibenarkan.
• Stor menjalin hubungan yang mesra dan pro-aktif dengan pelanggan dan
Bhg.Kewangan/Perolehan dan pembekal-pembekal.
• Stor sentiasa dalam keadaan kemas dan bersih.
• Guru penyelia stor berkeupayaan mengemukakan isu dan masalah pengurusan
stor serta syor penyelesaian secara profesional.
15

16. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
5.0 PENGURUSAN INVENTORI DAN HARTA MODAL
Pengurusan yang sistematik pada inventori dan harta modal amat penting bagi
sesebuah organisasi. Inventori merujuk kepada pegangan stok yang dipegang oleh
sesebuah organisasi. Dalam menguruskan inventori dan harta modal, setiap organisasi
mempunyai pendekatan sendiri menguruskan inventori dan harta modal mereka.
Pendekatan tradisional seperti penggunaan fail masih digunakan. Inventori merupakan
aset penting bagi organisasi dan setiap organisasi perlu menguruskan inventori dengan
cekap dan efektif.
Setiap organisasi kecil ataupun besar perlu peka dan bijak dalam menguruskan inventori
mereka. Pengurusan yang bersistematik dan efisien dalam menguruskan inventori
memberi manfaat bukan sahaja dari aspek pengurusan malah aspek lain seperti
mengurang kos perbelanjaan dan pengeluaran organisasi. Thomas C. Harrington (1990)
di dalam artikelnya berkaitan ’Implementing an Effective Inventory Management System’
menekankan aspek kawalan sebagai elemen penting dalam pengurusan inventori yang
efektif.
“A professional discipline that is primarily concerned with the management of document-
based information systems. The application of systematic and scientific controls to
recorded information required in the operation of an organization’s business (Priscilla
Emery, 2005)
Daripada petikan-petikan di atas, dapat kita simpulkan bahawa elemen kawalan dalam
pengurusan inventori merupakan aspek penting dalam membangunkan sistem yang
berkaitan dengan pengurusan inventori. Kawalan inventori yang efektif dan sistematik
dalam sesebuah organisasi dapat memudahkan pengurusan organisasi dalam
menguruskan inventori, membuat keputusan, merancang dan mengawal aliran stok atau
barang dan membuat laporan. Penerangan seterusnya akan menerangkan terminologi
yang terdapat dalam persekitaran inventori, kawalan inventori dan model-model
inventori dan pendekatan yang digunakan
Secara tidak langsung, semasa pesanan bekalan dibuat bersama-sama dengan jumlah
untuk pegangan stok, organisasi dapat memperolehi kelebihan diskaun bagi pesanan
tersebut, ataupun dapat membeli item tersebut pada masa yang murah dan akan
16

17. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
memperoleh keuntungan di situ. Selain itu, dengan pegangan stok tersebut, ini dapat
mengelakkan kehabisan stok semasa pesanan semula dibuat dan juga dapat
menjimatkan kos pengangkutan. Ia juga akan bertindak sebagai penimbal sekiranya
berlaku kekurangan stok, dan dapat mengekalkan tahap operasi agar sentiasa berada
pada tahap yang optimum.
5.1 Objektif Pengurusan Inventori dan Harta Modal
Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap,mahir dan
teratur bagi tujuan :-
• Mengurangkan pembaziran
• Menjimatkan kos
• Mencapai jangka hayat
• Mencegah penyalahgunaan
• Mengelakkan kehilangan
5.2 Penggunaan Inventori dan Harta Modal
Penggunaan aset hendaklah mematuhi peraturan berikut:-
• Bagi tujuan tertentu sahaja
• Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual / buku panduan
pengguna
• Dikendalikan oleh guru atau mereka yang mahir dan berkelayakan
• Perlu direkodkan
• Melaporkan kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan kerosakan Aset
KEW. PA-9
Harta modal yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis
daripada Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semua sebaik selesai
penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal.
Proses-proses yang perlu dilakukan ialah:
• Pemohon menyediakan surat permohonan kepada pengetua/ Ketua Unit
• Dekan/Ketua Unit buat surat kelulusan dan tandatangan.
17

18. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
• Pegawai harta modal sediakan daftar harta KEW.PA-2,KEW.PA-3, borang
harta modal.
• Pemohon bertanggungjawab sepenuhnya jika berlaku kehilangan yang
disebabkan kecuaian.
• Mereka yang dibenarkan menggunakan harta modal tersebut tidak boleh
menyerahkannya kepada orang lain untuk, digunakan tanpa mendapat kelulusan
Guru penyelia/ Pengetua. Sekiranya ada orang lain yang hendak
menggunakannya maka proses seperti yang dinyatakan di atas perlu dilakukan
oleh mereka.
5.3 Penyimpanan Inventori dan Harta Modal
Inventori dan harta modal bengkel kemahiran hidup hendaklah disimpan di tempat yang
selamat dan sentiasa di bawah kawalan guru yang bertanggungjawab. Arahan
Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya
kerosakan atau kehilangan aset.
Guru penyeleras bahagian bengkel kemahiran hidup adalah bertanggungjawab terhadap
apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.
Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan,
maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang mereka.
Antara proses-proses yang perlu dilakukan dalam penyimpanan ialah:
• Bagi peralatan yang mudah di bawa perlu disimpan di tempat yang berkunci
atau tempat yang selamat di sekiranya tidak digunakan .
• Perlu memastikan makmal atau bengkel sentiasa berkunci sekiranya tidak
digunakan.
• Perlu menyimpan peralatan tersebut mengikut keadaan yang sesuai dengannya.
• Sekiranya harta modal dibawa keluar bagi tujuan rasmi dan telah mendapat
kelulusan, maka harta modal tersebut perlu sentiasa dalam perhatian maksima
dan dibawa bersama-sama dan tidak meninggalkannya di tempat lain.
18

19. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
5.4 Pemeriksaan Inventori dan Harta Modal
Pemeriksaan aset dilakukan ke atas fizikal, rekod dan penempatan. Tujuan pemeriksaan
adalah untuk mengetahui keadaan dan prestasi aset tersebut, memastikan setiap aset
mempunyai daftar atau rekod yang lengkap, tepat dan dikemaskinikan dan memastikan
setiap aset berada di lokasi seperti yang dicatatkan dalam daftar.
Pemeriksaan perlu kerap dilakukan oleh guru penyelia atau penyelaras bengkel
terutamanya kepada peralatan yang mudah dibawa dan berisiko untuk hilang.
Pemeriksaan digalakkan setiap sekali dalam masa tiga bulan.
5.5 Isu dan Masalah dalam Pengurusan Inventori dan Harta Modal
Terdapat beberapa masalah ataupun isu berkaitan dengan harta modal dan inventori
yang memerlukan beberapa penambahbaikkan. Antara masalah dan isu tersebut adalah
kurangnya perhatian, pengawasan dan penyeliaan oleh guru ,pengetua atau Ketua
Unit. Ia juga berlaku disebabkan oleh tiada perancangan pembelian. Pembelian
haruslah mempunyai perancangan bagi mengelakkan pembaziran. Pembelian yang
tidak ada perancangan akan menyebakan stok yang dipesan menjadi berlebihan dan
terpaksa disimpan. Perekodan stok dan aset juga tidak memuaskan dimana tiada
laporan di buat apabila berlakunya kehilangan, tiada pemeriksaan dan verifikasi stok di
buat, tiada maklumat atau data stor yang kemaskini dan seterusnya tiada tindakan
susulan di ambil. Secara konklusinya, pengurusan aset adalah lemah. Harta modal,
inventori dan stok di dalam stor harus mempunyai pengurusan yang baik kerana
kesemuanya adalah aset.
Berdasarkan isu dan permasalah tersebut, beberapa penambahbaikkan harus di
lakukan iaitu dengan mengkaji semula keperluan stor yang sedia ada. Pegangan stok
dan juga bilangan item yang disimpan juga perlu dikurangkan. Item yang disimpan juga
perlu ada penyeragaman. Ini bermaksud, semua stok yang disimpan di dalam stor perlu
di susun atur dalam keadaan yang baik dan kemas serta di labelkan. Ini bagi
memudahkan proses pengendalian stok dalam stor. Selain itu juga, perlu mengamalkan
perolehan ‘Just In Time’ di mana sahaja mungkin dan mengkaji semula tempoh
19

20. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
simpanan. Bagi menjadikan penyimpanan stok di dalam stor menjadi lebih efisien,
perekodan haruslah di buat melalui komputer.
5.6 Pengurusan Inventori dan Harta Modal Secara Efektif
• Beri perhatian meningkatkan pengawasan dan penyeliaan
• Lantik pengurus aset
• Pastikan perancangan perolehan
• Pastikan wujud penyelarasan di antara perolehan dan penyimpanan
stok/pengurusan aset.
• Monitor prestasi dan kadar pusingan stok
• Pastikan pemeriksaan dan verifikasi dibuat
• Pastikan ada jadual penyelenggaraan supaya aset diuruskan dengan baik.
• Pastikan baki stok disemak, adakan anggaran realistik sebelum pesanan baru
dibuat.
• Monitor pelupusan dan pastikan tindakan tindakan pelupusan diambil atas stok
yang lambat dan tidak bergerak.
• Monitor kehilangan.
• Semak rekod stok dan aset
• Pastikan maklumat/data stor sentiasa kemaskini
• Teliti laporan-laporan kelemahan pengurusan aset dan ambil tindakan susulan
6.0 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
6.1 Cadangan Penambahbaikan Stor
• Ruang stor hendaklah digunakan sepenuhnya dengan mengambil kira faktor
keselamatan, kemudahan pengeluaran, verifikasi dan kekemasan stor.
• Stor perlu mempunyai susun atur yang sistematik dan praktik untuk
membolehkan aktiviti pengurusan stor berjalan dengan lancar, selamat, mudah
dan menjimatkan masa.
• Susun atur perlu mengambilkira penggunaan ruang untuk memudahkan pelajar
dan guru dan alat pengendalian barang-barang bergerak dengan selamat.
20

21. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
• Rak-rak yang sesuai atau boleh diubahsuai hendaklah digunakan bagi
penyimpanan barang-barang mengikut jenis, disusun pada setiap rak tingkat,
petak atau arah supaya teratur dan kemas.
• Penyimpanan stok di tingkat rak paling atas hendaklah mempunyai jarak 50cm
daripada siling bagi tujuan keselamatan.
• Amalkan sistem Masuk Dahulu-Keluar Dahulu (MDKD).
• Bahan-bahan kimia atau yang mudah terbakar hendaklah disimpan berasingan
dan dengan selamat selaras dengan tatacara yang dinyatakan dalam
Panduan161 hingga166 PP-TPS.
• Barang-barang yang mudah berkarat perlu disapu dengan pencegah karat dari
masa ke semasa
6.2 Cadangan Penambahbaikan Inventori dan Harta Modal
Harta modal dan inventori merupakan antara aset mudah alih. Bagi memastikan
pengurusan aset mudah alih dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan di
sekolah beberapa perkara perlu dilaksanakan. Antaranya ialah:-
• Aset Kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di
bawah kawalan guru yang bertanggungjawab.
• Arahan keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelakkan
berlakunya kerosakan atau kehilangan aset.
• Guru kemahiran hidup adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan,
kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.
• Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko
kehilangan, maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksima
7.0 KESIMPULAN
Penyelenggaraan stor dan aset yang cekap dan berkesan amat penting demi menjaga
peruntukan kerajaan. Satu kombinasi tindakan atau langkah-langkah perlu diambil untuk
21

22. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
mengekal atau membaik pulih sesuatu sumber fizikal dalam keadaan berfungsi dan selamat.
Tanggungjawab penyelenggaraan stor dan aset di sekolah bukan sahaja terletak di bahu
pengetua tetapi melibatkan semua pihak, dengan pengurusan yang baik segala sumber yang
ada, akan dapat digunakan secara optimum dan sekolah sudah tentu akan cemerlang secara
“total”.
Masalah yang sering timbul di sekolah adalah tiada pegawai khas yang mengurus harta
modal, aset alih, stor dan stok. Beban tugas ini biasanya akan dijalankan oleh guru yang
sememangnya menghadapi beberapa masalah seperti kekangan masa, kerana seperti
sedia maklum, guru tersebut tugas hakikinya adalah mengajar dan beliau perlu masuk
kelas untuk mengajar. Oleh itu, kadang-kadang rekod tidak “up to date” kerana masalah
masa. Selain daripada itu mereka juga kurang pengetahuan dan kemahiran dalam
pengurusan stor dan stok.
Dalam mengatasi masalah penyelenggaraan stor dan stok di sekolah, demi untuk
pengurusan yang cekap dan efektif, langkah proaktif yang boleh diambil oleh
Kementerian Pelajaran adalah dengan mewujudkan perjawatan Pembantu Tadbir khas
untuk mengurus/menyelia/menyelenggara harta modal, aset alih, stor dan stok di
sekolah-sekolah. Berdasarkan jumlah sekolah yang banyak di seluruh Malaysia ianya
melibatkan berbillion ringgit, oleh itu, sudah sampai masanya Kementerian/Kerajaan
mewujudkan perjawatan ini untuk menguruskannya. Jika tidak lama-kelamaan ianya
akan tidak terurus dan menyebabkan kerosakan dan pembaziran wang kerajaan.
Oleh yang demikian, guru-guru perlu mempertingkatkan lagi kemahiran mereka dalam
pengurusan stor dan aset bengkel. Hal ini kerana, faktor kemahiran memainkan peranan
yang penting dalam memastikan sesuatu pengurusan bengkel itu dapat dilakukan
dengan cekap dan teratur. Di samping itu, kemahiran serta kepakaran seseorang guru
dalam menguruskan bengkel itu akan menjamin keberkesanan proses pengajaran dan
pembelajaran. Kemahiran dan kepakaran guru bengkel yang menyeluruh dalam
pelbagai aspek akan menjamin proses pengajaran dan pembelajaran dilaksanakan
dengan berkesan.
22

23. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
LAMPIRAN
1.0 KEW 313 Kad Daftar Inventori
DAFTAR INVENTORI KEW.313
( Bil Kad. 5 )
KEM / JAB : JABATAN PENDIDIKANA KEDAH Kategori PERABOT PERMAIDANI DAN LANGSIR
BAHAGIAN : SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN DATO’ SYED AHMA Jenis KERUSI MURID
Bil. Butiran Kuantiti No.Pesanan Tarikh Kos No.Siri lokasi Pelupusan Catatan T.tangan
Dibeli Seunit Pendaftaran
1 Kerusi Murid 25 K5155533 1.1.2000 27.50 KM 01 – KM 25 Saadiah
PT SMKDSA
2 Kerusi Murid 1 1.1.2000 KM 1 A104
1 KM 2 Guru Perabot
1 KM 3 Sekolah.
1 KM 4
1 KM 5
1 KM 6 Rosak
1 KM 7
1 KM 8
1 KM 9
1 KM 10
1 KM 11
1 KM 12 Rosak
1 KM 13 T/KPKS-15
23

24. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
2.0 KEW 312 Kad Daftar Harta Modal
DAFTAR HARTA MODAL KEW 312
KEM. / JAB. :Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)……..
BAHAGIAN :…Unit Kewangan………………………………… ( Bil. Kad :21/00
)
BUTIR-BUTIR HARTA
BAHAGIAN A
Kategori : Peralatan Fotografi Kos dan Tarikh Dibeli / Diterima : RM1999
Jenis : Kamera Digital 2.11 Megapixels No. Pesanan Kerajaan : A567890 – 12.1.00
Jenama dan Model : Canon S10 Pembekal : Compugates Sdn Bhd.
Jenis dan No. Engin : C21264951 No. Rujukan Fail : UPM/IRPA 234.00
No. Casis / Siri Pembuat : - Aksesori : Storage Disc
No. Siri Pendaftaran : UPM IRPA 12
Tanda tangan Pegawai yang Bertanggungjawab ……………………………………. Tarikh
:………………. PENEMPATAN
Lokasi Bhg. Pent’d
Tarikh 20.1.00
T/tangan
PEMERIKSAAN HARTA MODAL PELUPUSAN
Tarikh Tarikh :
T/tangan Rujukan :
Tandatangan : 19
( MAKLUMAT TEMPOH WARANTI ? )
24

25. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
3.0 KEW 312 A Kad Penyenggaraan Harta Modal
KEW 312 A
BUTIR-BUTIR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL
KEMENTERIAN / JABATAN : Perbendaharaan Malaysia
BAHAGIAN : Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan
Jenis, Jenama dan Model : Mesin Fotostat Fuji No. Siri Pendaftaran : BPPK 45
Tarikh, Butir-butir Servis No. Tempat Pembelian / Kos T/tangan
Servis / Pembaikan Pesanan Servis / Pembaikan
Pembaikan Kerajaan
/ No.
Inden
21.6.01 Membaiki roller dan 4951212 Seksyen Bekalan RM235.00
mengganti toner
20
Memantau / mengesan apabila kos penyelenggaraan melebihi harga perolehan asal.
25

26. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
4.0 KEW315 Kad Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori
DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
KEW315
Jenis : Overhead Projector Catatan
Jenama dan Model : Canon 45 Pegawai Mengeluar
No. Siri Pembuat: 1234
No. Siri Pendaftaran: BPPK 12
Bil. Nama Ketika Dikeluarkan Ketika Dipulangkan
Peminjam Tarikh Tanda-
tangan
Dikeluar Jangka Di Peminjam Tanda- Tanda-
kan pulangkan tangan Tarikh tangan Tarikh
1 Ismail Ibrahim 17.9.01 20.9. 01 17.9.01
Daftar untuk pinjaman sementara dan bukan untuk tujuan pemindahan tetap.
23
26

27. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
5.0 KEW 300-T Sijil Verifikasi Stok
LAMPIRAN T KEW. 300-T
( Panduan 199)
SIJIL VERIFIKASI STOK
S aya m e nge s ah kan b ah awa d i d alam s u ku tah u n b e rakh ir
p ad a… … … … … … … … … … … … … … … … … …
s e m u a b arang-b arang d i b awah j
agaan s aya te lah d ive rifikas i m e n giku t ke h e nd ak-ke h e nd ak
P an d u an
1 98 s e p e rti b e riku t :
(i) B aran g-b aran g T id ak M e narik D ive rifikas i p ad a
:… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
(ii) B aran g-b aran g M e narik d ive rifikas i p ad a :… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
(iii) B aran g-b aran g s an gat M e n arik d ive rifikas i p ad a
:… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
T iad a p e rs e lis ih an / Lap o ran Ve rifikas i S to k ( K e w. 300U -1 ) d is e rtakan d alam tiga s alin an.*
T arikh :… … … … … … … … … … … … … … … … . …………………………………………
P e gawai P e ngawal 52
( T an d atan gan & cop )
*P o t ng yang m ana t ak b e rke naan
o id
6.0 KEW 300 W Sijil Tahunan Pemeriksaan Stok/ Inventori
27

28. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
KEW 300W
LAMPIRAN W
SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN STOK/INVENTORI
Saya mengesahkan bahawa pada tahun yang berakhir
pada…………… semua barang-barang dalam stok /inventori di
bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak-kehendak
Panduan 187, 198 dan 238 dan tidak terdapat sebarang perselisihan
/Laporan Verifikasi Stok (Kew. 300-U1) dilampirkan dalam tiga
salinan*
Tarikh………………….. ………………………
Pegawai Pengawal
Kementerian/Jabatan
Nota : Selaras dengan Panduan 238 - Pemeriksaan meliputi
loji.Laporan dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan
54
atau Pegawai Kewangan Negeri.
7.0 Contoh Laporan Pelupusan Harta Benda ( Harta Modal, Inventori & Stok)
LAMPIRAN A
LAPORAN PELUPUSAN HARTA BENDA KERJAAN (HARTA MODAL,INVENTORI & STOK) BAGI SUKU
TAHUN PERTAMA/KEDUA/KETIGA/KEEMPAT TAHUN 2002
KEMENTERIAN BELIA & SUKAN
BIL JABATAN BILANGAN ITEM JUMLAH HASIL MUSNAH
(1) (2) DI NILAI PELUPUSAN NILAI ASAL
PERTIMBANGKAN PEROLEHAN (RM ) (RM)
(3) ASAL (RM) (5) (6)
(4)
1. Biro Tata Satu lot perabot RM 30,000.00 RM500.00 -
Negara ( kerusi/ meja /alamari
dll.)
2. Istana Negara Dua set Pinggan RM 15,000.00 - RM15,000.00
Mangkok Bone China
JUMLAH RM45.000.00 RM500.00 RM15,000.00
Nama:…………………………………………………
Tandatangan:……………………………………….
Jawatan:……………………………………………..
55
Tarikh:……………………………………………….
8.0 Contoh Laporan Hapuskira Harta Benda (Harta Modal, Inventori & Stok)
28

29. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
LAMPIRAN B
LAPORAN HAPUSKIRA HARTA BENDA KERJAAN (HARTA MODAL,INVENTORI & STOK) BAGI SUKU
TAHUN PERTAMA/KEDUA/KETIGA/KEEMPAT TAHUN 2002
KEMENTERIAN BELIA & SUKAN
BIL PERIHAL NILAI TINDAKAN TEMPOH
(1) KEHILANGAN PEROLEHAN YANG PENYELESAIAN
(2) ASAL DIKENAKAN (4) ( 5)
(3) Tindakan Tata Surcaj ( Nama
tertib ( Nama Pegawai & amaun
Pegawai & Jenis yang dikenakan)
Hukuman)
(b)
(a)
1. Komputer Note RM12,000.00 Amaran RM5,000.00 2 Tahun
Book jenis
Compaq 5000
JUMLAH RM12,000.00
Nama:…………………………………………………
Tandatangan:……………………………………….
Jawatan:……………………………………………..
Tarikh:………………………………………………. 56
9.0 Contoh Aset
29

30. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
RUJUKAN
1. Buku Stok KHB. http://www.scribd.com/doc/52929496/BUKU-STOK-KHB
2. Laporan Pengalaman Berasaskan Sekolah.
http://www.scribd.com/doc/52264495/Laporan-Pengalaman-Berasaskan-
Sekolah
3. Pengurusan Makmal Kemahiran Hidup Melalui Pendekatan Kolaboratif.
http://www.docstoc.com/docs/28604336/PENGURUSAN-MAKMAL-
KEMAHIRAN-HIDUP-MELALUI-PENDEKATAN-KOLABORATIF-SATU
4. Mohd Khairi Mahmod. 2006. Sistem Pengurusan Inventori dan Tempahan
Bersepadu Berasaskan Web: Makmal Jabtan Pendidikan Sains Dan
Matematik. Fakulti Teknologi Maklumat dan Pengurusan, Universiti
Teknologi Malaysia.
5. Buku Tatacara Pengurusan Stor, Perbendaharaan Malaysia, 2009.
6. Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007.
30

31. VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI
7. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009.
8. http://www.treasury.gov.my/pekeliling/pp/pp052009.pdf
9. Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor, 2005 MDC Publishers
Sdn Bhd.
10. Nota Kursus Pengurusan Pejabat Institut Aminuddin Baki, 2009. Pengurusan
Stor- Aset Kerajaan
31