1. 40 
Digitaliseren
zonder weerstand
Medewerkersvertellendathunwerkprocesgedigitali-
seerdzalworden,levertveelalweerstandop.Hoeleidt
HRdedigitaliseringingoedebanen?Eenstappenplan
biedtuitkomst.
TekstIncavanUudenenYorrickMentink
Wanneer een teamleider of een directeur
tegen zijn mensen zegt dat ze gaan digita-
liseren, dan poppen vaak vragen op als:
‘Wat betekent dit voor mijn baan?’ En:
‘Oh jee, pff, kan ik dat wel met al die sys-
temen?’ Dit zijn tekenen van angst of
weerstand voor het fenomeen digitalise-
ring. Die angst of weerstand ontstaat
door onwetendheid. Want wat is digitali-
sering nu eigenlijk?
Geen eindstaat
De grootste en meest voorkomende mis-
vatting is digitalisering te zien als een
eindstaat en daarmee de toestand van di-
gitalisering als een binaire verandering te
zien. Digitaliseren is een werkwoord, een
proces; het kan dus nooit een eindstaat
zijn en is ook niet zo bedoeld. Computers
zullen mensen in een organisatie nooit
compleet vervangen.
Volgens de Van Dale is digitalisering het
proces van het bruikbaar maken van off-
line gegevens voor computers. Volgens
deze definitie moet digitalisering te allen
tijde de offline omgeving ondersteunen
en, door middel van geautomatiseerde
processen, zelfs verbeteren. Door dit te
verduidelijken kan de eerste angstreactie
van medewerkers dat ze vervangen wor-
den, wellicht deels onderschept worden.
Wellicht een tweede geruststelling of juist
uitdaging is het feit dat het technisch ge-
zien onmogelijk is om constant op de golf
van technologische veranderingen mee te
bewegen. Daarom zullen we altijd net een
stapje achterlopen. Echter, de mate van
achterstand is aan ons om te bepalen.
De ontwikkeling van technologie gaat
veel sneller dan de ontwikkeling van de
mens. Neem bijvoorbeeld het programma
Microsoft Word. Sinds de eerste versie in
1989 zijn er vijftien nieuwe edities ge-
weest; Word ging van een simpel typepro-
gramma naar een veel geavanceerder
programma met veel meer functies.
Niet alles snappen
De afgelopen tijd hebben we medewer-
kers om ons heen gevraagd: “Welk per-
centage van alle functies van Microsoft
Word weet jij te gebruiken?” De meeste
respondenten schatten in dat ze maar on-
geveer 15 tot 25 procent van alle functies
van Microsoft Word weten te gebruiken.
Toch claimt iedere medewerker dat ze
goed om kunnen gaan met het program-
ma. Het feit dat de respondenten maar
een fractie van het programma weten te
gebruiken en tegelijkertijd beweren dat
ze weten hoe het programma werkt, is
interessant. Dit toont namelijk aan dat
iemand niet 100 procent van een pro-
gramma hoeft te kennen, om er goed ge-
bruik van te maken.

2. 41
PW De Gids.nl
Juli/Augustus | 2016
Hetzelfde geldt voor digitalisering. Kij-
kend naar de definitie, zal het niet nodig
zijn dat medewerkers alles snappen en
weten van digitalisering, om digitale pro-
cessen toe te laten nemen in de werk om-
geving. Met andere woorden, je hoeft niet
te weten hoe je de pincode van je iPhone
kan vervangen door een wachtwoord, om
gebruik te kunnen maken van je iPhone.
Het is interessant om te kijken naar de
mate van kennis die nodig is om mede-
werkers te overtuigen dat ze digitalise-
ring aan kunnen. En naar de wijze waar-
op digitale processen laagdrempeliger
gemaakt kunnen worden, zodat zelfs de
grootste angsthaas toch een fractie van
digitalisering wil begrijpen.
Niet wachten
Waarom is dit belangrijk voor HRM? Het
is bekend dat de komende generatie al-
lesbehalve digibeet zal zijn. Er zijn men-
sen die suggereren dat we een paar jaar
moeten wachten met de digitalisering. In
een paar jaar tijd zal namelijk elke mede-
werker in staat zijn om zich gemakkelijk
aan technologische veranderingen aan te
passen. Als we echter wachten tot het
moment waarop de oudere, ongeschikt
geachte werknemers met pensioen gaan,
zijn we snel tien jaar verder. Die tijd heb-
ben we niet. We hebben namelijk te ma-
ken met exponentiele groei en disruptie-
ve technologische ontwikkeling. In onze
ogen is wachten ook niet de juiste strate-
gie voor een vitale organisatie met vitale
medewerkers. Om als organisatie relevant
te blijven, moet je een manier vinden om
de oudere generatie te betrekken bij digi-
talisering. Maar hoe doe je dat?
Drie stappen
Volgens Mike Myatt (2012), de auteur
van How to lead change: 3 simple steps,
zijn er drie essentiële stappen om een
verandering aan te gaan, zodat je alle me-
dewerkers mee krijgt. De eerste is het
identificeren van de behoefte van veran-
dering. Dit houdt in dat er gekeken wordt
naar de huidige klanten, de potentiele
klanten en de organisatiecultuur.
Een mogelijke vraag hierbij is: welke
nieuwe processen kunnen geïmplemen-
teerd worden, zodat alle belanghebben-
den erop vooruitgaan?
Ondersteund
De tweede stap is het leiden van de ver-
andering. In deze fase moet er gekeken
worden naar wat voor effecten de veran-
dering heeft op medewerkers. Stellen zij
zich op als de neutral bystander, de vic-
tim of change, de critic, of misschien als
de ondersteunende advocate. Door deze
tweede stap kan je zien of de verandering
ondersteund zal worden wat er gedaan
moet worden om iedereen bij de verande-
ring te betrekken.
De derde stap is het beheren van de ver-
andering. Hierbij moet gekeken worden
naar vier elementen die ervoor zorgen
dat de verandering op de lange termijn
duurzaam is. Dit zijn: afstemming van het
nieuwe proces met je algehele visie, ver-
antwoordelijkheid geven aan de mede-
werkers, hen aansprakelijk maken én
medewerkers autoriteit geven bij het uit-
oefenen van het nieuwe proces.
We zijn het allemaal eens dat affiniteit
met het nieuwe idee van cruciaal belang
is als het gaat om het uitvoeren van een
organisatiebrede verandering. Hoewel dit
punt door vele onderzoeken ondersteund
wordt, bestaat een organisatie vaak niet
alleen maar uit advocates. Dit betekent
dat er een belangrijke functie voor HR
ontstaat om zo’n verandering toch op de
juiste manier te ondersteunen. Door te
digitaliseren conform de methode van
Myatt kan HR de volgende stappen uit-
voeren die de digitalisering ondersteu-
nen. De aandachtspunten per stap:
• Zorg dat duidelijk is wat voor jouw or-
ganisatie de toegevoegde waarde is van
digitalisering. Kijk hierbij kritisch naar
welke gedateerde processen een up-
grade nodig hebben. Verzamel informa-
tie voor de volgende stappen om de
kans op een mismatch tussen de com-
petentie van het personeel en de digi-
tale processen zo klein mogelijk te ma-
ken.
• Introduceer de nieuwe processen. Het
is in deze stap vooral belangrijk dat er
gekeken wordt hoe de medewerkers
reageren, wie de verandering onder-
steunt en wie tegenwerkt. Probeer te
begrijpen wat je kan doen om de vic-
tims te laten inzien dat de digitale aan-
passing voor een ieder wat brengt en
de effectiviteit zal verhogen.
• Train alle medewerkers als laatste stap
en leer hen de nodige digitale vaardig-
heden aan in een veilige omgeving waar
fouten gemaakt mogen worden. Nadat
ze hebben laten zien dat ze om kunnen
gaan met de nieuwe technologie mogen
ze de nieuwe processen toepassen. Op
dat moment is de verandering geïmple-
menteerd en hebben medewerkers dus
de autoriteit en verantwoordelijkheid
over de nieuwe manier van werken.
Een mooie rol voor HRM om hierin het
voortouw te nemen, om als Haarlemmer-
olie tussen mensen en de technologie te
dienen. HRM goes digital!
JemoetalsHR
eenmanier
vindenom
ouderenbijde
digitalisering
tebetrekken
IncavanUuden
managingpartnerbij
Higher&Company.
YorrickMentink
juniorconsultantbij
Higher&Company.