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 Transparenz
• Prozessverfolgung: Wer hat wann was gemacht? Oder auch nicht…
• Ablage von Dokumenten in elektr. Aktenstru...
 Automatisierung
• Automatische Erkennung von Rechnungsdaten und (wenn möglich)
Zuordnung zu Bestellungen oder Lieferunge...
 Einhaltung rechtlicher Vorgaben
• Steuerrechtliche Vorgaben
 GDPdU
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 §14b Aufbewahrungspflicht 10 Jahre
• Handel...
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Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsve...
 Plattform- und Kommunikationsbrüche werden über den ganzen Prozess vermieden
 Rollenspezifischer Einsatz wird ermöglich...
Systemunterstützte Prüfung der automatisch erkannten
Daten und gegebenenfalls Korrektur
 Zugehörige Bestell- und Lieferda...
Transport zum ERP System mit vorgelagertem Workflow
 Fachliche Prüfung durch vorgelagerten
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• Bedienung ü...
Weiterverarbeitung/Prozessabschluss in NAV
 Automatische Freigabe (bei genügender
Übereinstimmung) oder erneuter Freigabe...
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Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsv...
 Schritt 1: Erfassen der Eingangsrechnungen mit der
YAVEON Eingangsrechnungsverarbeitung
• Eingangsverzeichnis wird
überw...
 Schritt 2: Bearbeitung/Kontrolle in der
YAVEON Eingangsrechnungsverarbeitung
• Automatischer Abgleich mit dem
ERP-System...
 Schritt 3: Archivierung und Ablage in Akten
• Automatische Archivierung in SharePoint / Archivsystem
• Vergabe Dokument-...
 Schritt 4: Freigabecenter SharePoint (optional)
• Komfortable Oberfläche zur Freigabe von Eingangsbelegen durch fachlich...
 Schritt 5: Übertrag nach NAV
• Rechnungskopfdaten und Bestellpositionen werden per Webservice an NAV
übergeben
• Übersic...
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Hannes Leitner: Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung

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Steigerung von Transparenz und Effizienz durch Automatisierung von Prozessen bei gleichzeitiger Erfüllung rechtlicher Vorgaben.
(Vortrag auf dem Business IT Forum 2015, veranstaltet von der YAVEON AG)

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Hannes Leitner: Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung

  1. 1. 10.06.2015 Seite 1 Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
  2. 2. 10.06.2015 Seite 2 Vorstellung Hannes Leitner Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung Leitner, Hannes Berater Portallösungen M: +49 151 10854492 E: hleitner@yaveon.de
  3. 3. 10.06.2015 Seite 3 Übersicht Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung Der Nutzen Die Demo / Anwendungs- beispiel Fragen? Die LösungZiele
  4. 4. 10.06.2015 Seite 4 Ziele Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung Warum eine elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung? Steigerung von durch bei gleichzeitiger Transparenz und Automatisierung von Erfüllung rechtlicher Effizienz Prozessen Vorgaben.
  5. 5.  Transparenz • Prozessverfolgung: Wer hat wann was gemacht? Oder auch nicht… • Ablage von Dokumenten in elektr. Aktenstrukturen → Eindeutige fachliche Zuordnungen und Verknüpfungen • Ablage (Verknüpfung) in mehreren Akten möglich  Effizienzsteigerung • Reduktion der Durchlaufzeiten • Drastische Verkürzung bei der Suche nach Belegen im Archiv 10.06.2015 Seite 5 Ziele Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
  6. 6.  Automatisierung • Automatische Erkennung von Rechnungsdaten und (wenn möglich) Zuordnung zu Bestellungen oder Lieferungen • Automatische Prüfung nach §14 UStG • Automatische Erkennung von Abweichungen gegenüber Bestellung oder Lieferung (Menge/Preis) • Automatische Freigabe zur Buchung bei 100% Übereinstimmung von Bestell-, Liefer- und Rechnungsmengen • Automatische Ablage, revisionssichere Archivierung unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben • Automatische Verknüpfung in Aktenplänen 10.06.2015 Seite 6 Ziele Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
  7. 7.  Einhaltung rechtlicher Vorgaben • Steuerrechtliche Vorgaben  GDPdU  GoBD  §14b Aufbewahrungspflicht 10 Jahre • Handelsrechtliche Vorgaben  Bildliche und inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original (Unveränderbarkeit) und Lesbarmachung innerhalb angemessener Frist • Erstellung einer Verfahrensdokumentation  Als Grundlage für die vollständige elektronische Archivierung von Eingangsrechnungen  «Scan to shredder» theoretisch möglich! 10.06.2015 Seite 7 Ziele Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
  8. 8. 10.06.2015 Seite 8 Übersicht Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung Der Nutzen Die Demo / Anwendungs- beispiel Fragen? Die LösungZiele
  9. 9.  Plattform- und Kommunikationsbrüche werden über den ganzen Prozess vermieden  Rollenspezifischer Einsatz wird ermöglicht 10.06.2015 Seite 9 Die Lösung Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung • Rechnungseingang via Verzeichnis • Outlook • Scanner Index Arbeitsplatz • Beleglesung • GDPdU konforme Archivierung • Workflows • Freigabecenter • Ablage in Akte SharePoint • ERP mit Rechnungs- Eingangs-Monitor • Bearbeitung / Freigabe / Buchung ERP • Weitere Workflows (Freigabe/Eskalation) • BI / Controlling SharePoint
  10. 10. Systemunterstützte Prüfung der automatisch erkannten Daten und gegebenenfalls Korrektur  Zugehörige Bestell- und Lieferdaten sowie Lieferantendaten in einer einzigen Oberfläche einsehbar  Fehler und Abweichungen werden automatisch hervorgehoben  Archivierung und Ablage in Akten, Fortführung des Prozesses per Mausklick 10.06.2015 Seite 10 Prozessbeschreibung Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung Rechnungseingang und Klassifizierung Prüfung und Korrektur Automatische Archivierung Freigabeworkflow (DMS) Übertrag an ERP System (NAV) Verknüpfung der DMS- und NAV-Daten Freigabeworkflow (NAV) Eskalationsworkflow Buchung
  11. 11. Transport zum ERP System mit vorgelagertem Workflow  Fachliche Prüfung durch vorgelagerten Freigabeworkflow • Bedienung über mobile Geräte (Tablets) möglich • Verhindert effektiv, dass ungültige Rechnungen im ERP- System angelegt werden • Eigene Berechtigungslogik anwendbar • Rollenspezifischer Systemeinsatz  Es sind keine Umlaufmappen mehr notwendig  Automatischer Übertrag der Kopfdaten und Rechnungsposition ins ERP (NAV)  Verknüpfung der Systeme über einheitliche Dokumenten-ID  Absprung in beide Richtungen (ERP  DMS) möglich 10.06.2015 Seite 11 Prozessbeschreibung Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung Rechnungseingang und Klassifizierung Prüfung und Korrektur Automatische Archivierung Freigabeworkflow (DMS) Übertrag an ERP System (NAV) Verknüpfung der DMS- und NAV-Daten Freigabeworkflow (NAV) Eskalationsworkflow Buchung
  12. 12. Weiterverarbeitung/Prozessabschluss in NAV  Automatische Freigabe (bei genügender Übereinstimmung) oder erneuter Freigabeworkflow  Integration Aktenplan in NAV-Ansichten  Ablage zusätzlicher Dokumente in Akte per Drag & Drop möglich  Eskalationsworkflows bei nicht fristgerechter Bearbeitung  Absprung in beide Richtungen (ERP  DMS) möglich 10.06.2015 Seite 12 Prozessbeschreibung Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung Rechnungseingang und Klassifizierung Prüfung und Korrektur Automatische Archivierung Freigabeworkflow (DMS) Übertrag an ERP System (NAV) Verknüpfung der DMS- und NAV-Daten Freigabeworkflow (NAV) Eskalationsworkflow Buchung
  13. 13. 10.06.2015 Seite 13 Übersicht Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung Der Nutzen Die Demo / Anwendungs- beispiel Fragen? Die LösungZiele
  14. 14.  Schritt 1: Erfassen der Eingangsrechnungen mit der YAVEON Eingangsrechnungsverarbeitung • Eingangsverzeichnis wird überwacht  Scan Ablageverzeichnis (Barcode-Trennung empfohlen)  Ablage aus Outlook  Export aus Drittsystem • Visuelle Kontrolle und Korrekturmöglichkeit 10.06.2015 Seite 14 Der Prozess im Detail Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
  15. 15.  Schritt 2: Bearbeitung/Kontrolle in der YAVEON Eingangsrechnungsverarbeitung • Automatischer Abgleich mit dem ERP-System im Hintergrund • Manuelle Überprüfung und Korrektur der erkannten Rechnungsdaten • Freigabe zur Archivierung 10.06.2015 Seite 15 Der Prozess im Detail Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
  16. 16.  Schritt 3: Archivierung und Ablage in Akten • Automatische Archivierung in SharePoint / Archivsystem • Vergabe Dokument-ID • Start erster Freigabe und Eskalations-Workflows 10.06.2015 Seite 16 Der Prozess im Detail Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
  17. 17.  Schritt 4: Freigabecenter SharePoint (optional) • Komfortable Oberfläche zur Freigabe von Eingangsbelegen durch fachliche Mitarbeiter • Möglichkeit falsche Rechnungen „abzufangen“ bevor sie nach NAV übertragen werden • Anpassbare Berechtigungslogik 10.06.2015 Seite 17 Der Prozess im Detail Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
  18. 18.  Schritt 5: Übertrag nach NAV • Rechnungskopfdaten und Bestellpositionen werden per Webservice an NAV übergeben • Übersicht Rechnungseingang • Anzeige des archivierten Belegs und Aktenplans direkt in NAV 10.06.2015 Seite 18 Der Prozess im Detail Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
  19. 19. 10.06.2015 Seite 19 Übersicht Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung Der Nutzen Die Demo / Anwendungs- beispiel Fragen? Die LösungZiele
  20. 20. 10.06.2015 Seite 20Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

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