L’impact d’une bonne gestion documentaire en période de croissance rapide

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Quatreidées
judicieuses
pourune
croissanceréussie
L’impact d’une bonne gestion documentaire
en période de croissance rapide

2. Lesresponsables
SIdoiventprendre
desdécisionsdifficiles.
En période de croissance, vous devez faire
des choix difficiles chaque jour.
Il s’agit toujours d’un exercice d’équilibriste,
mais le nombre de variables à prendre en compte
prend de l’ampleur – parce que vous devez
tout gérer, de la mobilité à la virtualisation.
Et vous réalisez que certains des choix que vous
avez faits quand l’entreprise était encore petite
commencent à vous porter préjudice maintenant
qu’elle grandit.

3. C’estparticulièrement
lecaspourlagestion
documentaire.
À l’instar de bien des sociétés en expansion,
la vôtre n’a peut-être pas encore pris le temps
de s’interroger sur ce pan de son activité.

4. Jusque-là,çapassait.
Cen’estpluslecas.
Pourquoi ?
Dans la plupart des entreprises, la gestion
de la documentation représente en moyenne
10 pour cent du chiffre d’affaires annuel.1
Et 40 pour cent de l’activité s’appuie sur
des documents.2
40 %
del’activité
10 %
duchiffred’affaires

5. Gérerlesdocuments,
c’estgérerlesprocessus.
Or,lesprocessussontd’uneimportancevitale
dansuneentrepriseencroissance.Sivousaspirez
àunecroissanceréussie,ladocumentationdoit
êtreaucœurdevotrestratégie.

6. Avanttoutechose,
identifiezlescompromis
quevousavezétéamené
àfairedanscedomaine
quandl’entrepriseétait
encorepetite.

7. Nousenavonsidentifiéquatre :

8. 1 Documentez
vosworkflows
documentaires
Dans les petites structures, le « workflow »
désigne tout ce qui est fait pour mener
à bien un projet.
Il n’est pas rare de signer un contrat sur un
coin de table, d’échanger des commentaires
à la volée et d’employer des processus variés
pour atteindre un même objectif.

9. Maisquandvouschangez
d’échelle,c’estlapagaille.
Des documents sont perdus.
Des délais sont dépassés.
Et les nouvelles recrues sont désorientées.

10. Mettreenplace
unworkflowdocumentaire
parfaitementadapté
àvotreentrepriserevient
àsimplifierlesinteractions.

11. Celavouspermetd’identifier
lespersonnes,lesprocessuset
lestechnologiesquicomptent
leplus.
Comment partager l’information
entre les différents acteurs ?
Comment créer, stocker et sécuriser les documents ?
Qu’attendez-vous de votre workflow ?

12. Documentezvosworkflowssansplus
attendreetvouspourrezidentifier
clairementlesfaillesdevosprocessus,
lespersonnesàimpliqueretlesbesoins
enmatièred’automatisation.

13. « Ilestplusfaciled’introduiredenouvelles
personnesàdevieuxprocessusquel’inverse.
Formalisezcequevousfaitespourfaciliter
l’accueildenouvellespersonnes. »
Ben Horowitz
Ancien PDG d’Opsware

14. 2 N’hésitezpas
àexternaliser
S’occuper du SI d’une petite entreprise
peut ressembler au supplice de Sisyphe.
Peut-être pouviez-vous tout gérer du temps
où l’entreprise était une petite PME.
Ce n’est plus le cas. Et la gestion documentaire
est emblématique de ce phénomène.

15. Vousnepouvezplusvous
permettredetâtonner.

16. Votre projet :
Aligner votre gestion documentaire à vos objectifs commerciaux.
Construire un environnement d’impression fonctionnel.
Contrôler les coûts liés à l’impression et à l’archivage.
Appliquer les bonnes règles pour évaluer votre environnement
d’impression, de relations fournisseurs et de flotte de matériel.
Intégrer des systèmes qui fonctionnent dans tous vos bureaux
comme pour les personnes en déplacement.
Augmenter la sécurité et la compatibilité en même temps que l’efficacité.
Assurer le fonctionnement de toutes les imprimantes et la gestion
des consommables.

17. Plusvotreentreprisegrandit,
moinsvousavezdetempsàperdre.
Choisissez avec soin ce que vous faites de ce temps précieux.
Demandez-vous ce que vous pouvez déléguer ou automatiser
et ce qui ne saurait fonctionner sans votre complète attention.

18. Labonnenouvelle,c’estque
grâceauxservicesdegestion
d’impressionetauximprimantes
multifonctions,vouspouvez
sous-traiteretautomatiserun
grandnombredetâchesbasiques.

19. Maisd’abord,vousdevez
procéderàuneévaluation
devotreenvironnement
d’impressionetdevosprocessus
degestiondocumentaire.

20. Cen’estqu’aprèsquevous
pourrezchoisirlesfournisseurs
etlessolutionsquivousconviennent.

21. Nevouslancezpassansaide.

22. Nous ne sommes peut-être pas neutres,
mais il nous semble que les services
de gestion d’impression sont un bon moyen
de sous-traiter les processus de gestion
documentaire. Ils vous aideront à réduire
vos coûts jusqu’à 30 pour cent, à sécuriser
vos documents et à automatiser intégralement
certains workflows.
Il y a 16 questions à se poser sur les services de gestion
d’impression : découvrez-les ici (en anglais).
30 %
d’économie

23. 3 Renforcezleniveau
desécuritédela
documentation
60 pour cent des cyber-attaques ciblées
ont visé des organisations de petite ou
moyenne taille au cours de l’année 2014.3
Le coût par personne d’une faille est bien plus
élevé pour les petites entreprises que pour les
grandes (1 601 $ contre 437 $ en moyenne).4

24. Etmalgrécela,ellesnefont
pasdelasécuritédeleurs
documentsunepriorité.

25. 90 pour cent des entreprises ont même
connu des failles de sécurité à cause
d’impressions non sécurisées.5
Ce simple
chiffre devrait susciter des réactions.
Vous êtes-vous déjà demandé quels
documents traînent dans les bacs
de vos imprimantes ? Est-il impossible
que certains soient confidentiels ?

26. Il peut être difficile de répondre à ces questions
dans une petite entreprise, mais il est indispensable
de trouver des réponses dès lors que l’entreprise
est en croissance.

27. Parcequel’importancedes
donnéesetdesdocuments
granditavecvotreentreprise.

28. Évaluez-vous.
Intéressez-vousd’abord
àvotreinfrastructure
d’impressionactuelle.

29. Définissez des normes de sécurité claires
et procédez à un audit de votre environnement
d’impression en vous appuyant sur ces normes.
Il est crucial d’utiliser un processus formalisé
(en anglais) pour identifier ce qui ne correspond
pas à vos attentes.
Nous savons tout cela parce que nous aidons
quotidiennement des entreprises en croissance
à évaluer la sécurité de leurs impressions.
Donc si vous avez besoin d’aide,
nous serons ravis de collaborer avec vous.

30. 4 N’hésitezpas
àdébrancher.
Les petites entreprises dont le budget SI est
limité doivent se contenter d’infrastructures
minimalistes et d’appareils en bout de course.

31. Maislesenjeuxd’optimisation
nesontpaslesmêmesselon
qu’onestunepetiteentreprise,
unegrosseentrepriseouune
entrepriseencroissance.

32. Lespetitesentreprisesvisent
avanttoutàréduireleursfrais.

33. Les petites entreprises visent
avant tout à réduire leurs frais.
Lesplusgrossesstructuresvisent
l’intégrationetlastabilité.

34. Les petites entreprises visent
avant tout à réduire leurs frais.
Les plus grosses structures visent
l’intégration et la stabilité.
Lesentreprisesencroissance
doiventpouvoirsupporter
unemontéeencharge
etsemontrerflexibles.

35. Réfléchissez-y.
Si une équipe commerciale émet du jour
au lendemain bien plus de propositions
et de documents qu’auparavant, quelques
imprimantes basiques ne lui suffiront plus.

36. Les membres de cette équipe auront besoin de pouvoir
effectuer des impressions pendant leurs déplacements.
Ils auront besoin de flux automatisés pour scanner,
sauvegarder et transmettre leurs informations.
Ils devront également être en mesure de personnaliser
leurs propositions sans perdre de temps.

37. Votreéquipement
auservicedevotre
productivité.
Sans quitter des yeux l’évolutivité,
vos imprimantes peuvent améliorer la portée
du SI. Ne croyez cependant pas qu’il suffise
d’ajouter des imprimantes pour relever les défis
de la documentation. Si vous avez deux fois
plus d’employés, deux fois plus d’imprimantes
ne suffiront en effet probablement pas.

38. Essayez plutôt de tirer profit des possibilités
que vous offrent les imprimantes multifonctions,
comme l’impression depuis les mobiles,
ou la personnalisation et l’automatisation
des workflows favoris de vos équipes.
Vos imprimantes peuvent et doivent vous
offrir plus que l’impression de documents.

39. Commenousl’avonsdit
plushaut,fairedescompromis
apufonctionnerparlepassé.

40. Maislacroissancetransformelesrègles.

41. Documentez vos processus, sécurisez
vos appareils, obtenez toute l’aide
dont vous avez besoin et assurez-vous
que votre matériel est à la hauteur.
Parce que les entreprises ont besoin
de stratégies de documentation efficaces
pour accompagner le développement
de leurs opérations.

42. Pourunecroissancevraimentréussie.

43. Pour aller plus loin
Les responsables du SI d’entreprises
à croissance rapide doivent éviter
des pièges, surmonter des obstacles
et résoudre bien des paradoxes.
Consultez notre eBook consacré
aux stratégies et aux compétences
qui peuvent leur être utiles. Télécharger

44. Nous sommes Xerox.
Nous pensons qu’aucune entreprise
ne peut obtenir une croissance réussie
sans un SI intelligent.
Nous aidons les entreprises à croissance
rapide à trouver des manières intelligentes
de gérer leurs imprimantes et leurs documents,
afin de fluidifier leurs processus.
Faisons connaissance.
©2015XeroxCorporation.Tousdroitsréservés.Xerox®
etXeroxandDesign®
sont
desmarquesdéposéesparXeroxCorporationauxÉtats-Uniset/oudansd’autrespays.

45. Sources
1
« I know what you’re thinking », Angele Boyd, Industry Analyst, IDC
2
Poor document processes lead to significant business risk, IDC
3
Internet Security Threat Report, Symantec, avril 2015
4
Global Report of Cost of Cyber Crime, Ponemon Institute, octobre 2014
5
The biggest mistakes companies make with data security, Digital Guardian, mai, 2015