Der Vortrag gibt praktische Hinweise zur Anlage und Führung eines Vereinsarchivs.

1. Workshop „Vorbei und
vergessen? Die Lösung: Das
Vereinsarchiv!“
Thomas Wolf
Siegen, 16. April 2015

2. Gliederung
• Allgemeine Einführung
• Sicherung der vorhandenen Unterlagen
• Ordnung und Verzeichnung
• Raum- und Klimabedingungen
• Erhaltung des Archivguts/Digitales
• Nutzung
• Literatur/Links
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3. „Ordentliche Unordnung II“ Ingeborg Zimmer, Zeichnung 2013
Allgemeine Einführung
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4. Funktion des Archivs:
•1) Rechtssicherheit
•2) Öffentlichkeitsarbeit:
Dokumentation der Vereinsgeschichte
Allgemeine Einführung
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5. • Lösung:
• Aufbau des Vereinsarchivs:
• verantwortliche Betreuung durch einen
Archivar
Allgemeine Einführung
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6. • Aufgaben des Archivars:
• Sicherung der vorhandenen Unterlagen
• (Zeitaufwand: 1 Woche)
• Sammlung der neuen Unterlagen
• Erstellung eines Findverzeichnisses
• Bereitstellung der Archivalien zur Nutzung
und Auswertung
Allgemeine Einführung
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7. • Ressource Raum
• möglichst zentrale Lagerung:
– Verein, der 25 Jahre lang aktiv ist, über
Material in der Größenordnung eines
Regalmeters
Allgemeine Einführung
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8. • Archivischer Super-“Gau“
• Vereinsauflösung
• unklare Nachfolgeregelung
• → Kontakt zu Ihrem Kommunalarchiv!
Allgemeine Einführung
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9. • Dokumente um die Vereinsgründung
• Verträge, Satzungen,
Geschäftsordnungen
• sämtliche Protokolle
• Vorstands- und Mitgliederlisten
• Finanz- und Haushaltspläne, Beitrags-
und Kassenbücher
• Rechnungsbelege der letzten 10 Jahre,
ausgewählte Beispiele
Sicherung der vorhandenen
Unterlagen
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10. • Unterlagen zur Entwicklung des Vereins
und zum Vereinsleben (z. B.
Übungsangebot, Geräteverzeichnis,
Wettkämpfe, Festschriften, Noten usw.)
• Vereinszeitungen
• Fotos, Videoaufzeichnungen usw.
• Homepages, sonstige Webauftritte
Sicherung der vorhandenen
Unterlagen
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11. • Analyse des Ist-Bestandes
• Gliederung
• Archivgutbeschreibung:
ein-eindeutige Signatur
Titel
Laufzeit
Ordnung und Verzeichnung
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12. • Womit?
• Tabellenkalkulation (oder
Textverarbeitung)
• oder
• MidosaXML (Archivschule Marburg)?
Ordnung und Verzeichnung
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13. • Beispielliste:
• Lfd Nr. Aktentitel Jahr
• 1 Bodenverkehr 1974
• 3 Bodenverkehr 1972
• 4 Bodenverkehr 1971
• 5 Bodenverkehr 1970
• 6 Bodenverkehr 1969
Ordnung und Verzeichnung
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14. • Schutz gegen:
– Wasser, Feuer
– Vandalismus
– „Diebstahl“
– Tageslicht
Raum- und Klimabedingungen
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15. • Temperatur: Kühl: 16-18° C
• Luftfeuchte: 50 %
• Staubfrei
• Schwankungen: +- 2 Grad, +- 10 %
tolerierbar
Raum- und Klimabedingungen
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16. Erhaltung des Archivguts
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Foto: Stadt Köln

17. Erhaltung des Archivgutes
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18. Erhaltung des Archivgutes
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19. • Kein Metall
• Keine Klebestreifen, kein Kleben
• - Fotoecken
• Keine Plastikeinlagen
Erhaltung des Archivguts
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20. • Ordnerstruktur (wie analog)
Erhaltung des Archivgutes: Digitales
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21. Erhaltung des Archivgutes: Digitales
Bsp 1: Bsp 2:
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22. • Formate:
– Text, Tabellen, Präsentationen: PDF/A
– Bilder: TIFF + jpeg (für Webauftritt)
– Audio: WAV
– Filme: mp4
Erhaltungs des Archivgutes: Digitales
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23. •Doppelt + an unterschiedlichen Orten
•Speichermedium:
– Externe Festplatte
– Glasdiscs
– „Cloud“ (vs. Eigentum)
Erhaltung des Archivgutes Digitales
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24. • allen Interessenten Zugang zum
Archivgut.
• Persönlichkeits- sowie Urheberrechte und
der Datenschutz bei (lebenden) Personen
sind zu wahren.
• Orientierung am Archivgesetz NRW
Nutzung
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25. • Sammeln, Archivieren, Auswerten. Ein Leitfaden für
Vereinsarchive, Festschriften und
Jubiläumsausstellungen. Maulbronn: Institut für
Sportgeschichte Baden-Württemberg e.V., 2000, ISBN 3-
933486-20-3
• Praktische Archivkunde : ein Leitfaden für
Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste -
Fachrichtung Archiv / hrsg. im Auftrag des LWL-
Archivamtes für Westfalen von Norbert Reimann; Red.:
Wolfgang Bockhorst und Hans-Jürgen Höötmann. - 2.
überarb. Aufl. - Münster: Ardey-Verl., 2008. - 370 S. -
ISBN 978-3-87023-255-9.
Literaturtipps:
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26. • http://www.rheinisches-
schuetzenmuseum.de/joomla/images/stori
es/files/tipps2.pdf
• http://www.vitaminb.ch/static/files/arbeitshil
fen/Vereinsarchiv.pdf
• http://www.forum-bestandserhaltung.de/
• http://de.wikipedia.org/wiki/Archivgesetz_
Nordrhein-Westfalen
Linktipps
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27. • Bei Rückfragen:
• Thomas Wolf
• Telefon: 0271/333 15 10
• E-Mail: t.wolf@siegen-wittgenstein.de
• Blog: http://www.siwiarchiv.de
Noch Fragen?
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28. Vielen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit!