¿Por qué es tan importante que los emprendedores comprendan y apliquen los conceptos de sistemas y procesos para el éxito en la gestión de sus proyectos?

1. “Para alcanzar aquello que nunca tuviste, tendrás que hacer lo que nunca hiciste”
@arpcalidad
Sistemas y Procesos
Dos conceptos claves para el emprendedor

2. ¿Por
qué
hablar
de
sistemas?
La organización es un
sistema abierto que
interactúa de modo intenso
con su entorno
La organización funciona
como un sistema que se
rige por las leyes de la
teoría general de sistemas
complejos
Las acciones de la
organización tienen
repercusiones en todo el
sistema en que se engloba
El entorno de la
organización es dinámico y
en continuo cambio

3. ¿Qué
es
un
sistema?
Un sistema es una entidad cuya existencia y funciones se mantienen como un
todo por la interacción de sus partes en busca de un propósito común.
Todo
Partes
Interconexiones

4. Sistema
Montón

5. Sistema
Montón
Partes interconectadas que funcionan como un
todo
Serie de partes
Cambia si se quitan o añaden piezas.
Las propiedades esenciales no se alteran al quitar
o añadir piezas
Si se divide un sistema en dos, no se consiguen
dos sistemas más pequeños, sino un sistema
defectuoso que probablemente no funcionará
Cuando se divide, se consiguen dos montones más
pequeños
La disposición de las piezas es fundamental
La disposición de las piezas no es importante
Las partes está conectadas y funcionan todas
juntas
Las piezas no están conectadas y funcionan por
separado
Su comportamiento depende de la estructura global
Su comportamiento (si es que tiene) depende de su
tamaño o del nº de piezas
Si se cambia la estructura, se modifica el
comportamiento del sistema
Si se cambia la estructura, no se modifica el
comportamiento del montón

6. Tipos
de
sistemas
Simples
Complejos
Complejidad de
detalle
Complejidad
dinámica

7. Complejidad de
detalle
Un lugar para
cada pieza
Simplificar y
agrupar

8. Complejidad
dinámica
Diferentes
formas de
relación
Múltiples
combinaciones

9. La complejidad de un
sistema no depende del
nº de partes
La complejidad de un
sistema depende de las
posibilidades de
combinación de sus
partes
Todo
dependerá
del
grado
de
complejidad
dinámica

10. La
importancia
de
las
interconexiones
“Las
propiedades
emergentes”
Movimiento

11. La
importancia
de
las
interconexiones
“Las
propiedades
emergentes”
Los sistemas tienen propiedades emergente que no se encuentran en las partes
que los componen.
No se pueden predecir las propiedades de un sistema dividiéndolo y analizando
sus partes.
Si descomponemos las partes
de un sistema, perdemos sus
propiedades emergentes
No
podemos
desmontar
un
piano
para
buscar
el
sonido
que
produce

12. La
importancia
de
las
interconexiones
Relación entre
las diferentes
partes del
sistema
determina
Funcionamiento

13. Líneas
frente
a
círculos
TENGO
SED
LLENO
UN
VASO
BEBO
Causa
Ciclo
simple
del
aprendizaje
Aprendizaje
Efecto

14. Líneas
frente
a
círculos
Nivel
de
agua
deseado
Flujo
de
agua
Brecha
percibida
Nivel
actual
de
agua

15. LOS PILARES

16. Dos tipos de procesos de retroalimentación
Retroalimentación
REFORZADORA
Producto
Ventas
Comentarios
posi2vos
Clientes
sa2sfechos

17. Dos tipos de procesos de retroalimentación
Retroalimentación
COMPENSADORA
Obje2vo
100
No
hace
falta
tanto
esfuerzo
Hay
un
obje2vo
100
Vamos
por
encima
de
lo
previsto

18. Demora
Actual
temperatura
del
agua
Posición
del
grifo
Temperatura
deseada
Brecha
de
temperatura
La
demora
introduce
Rempo
entre
un
hecho
y
el
siguiente,
lo
cual
es
probable
que
genere
desajustes
de
conducta
relacionado
con
el
primero
de
los
hechos.
Cuanto
más
agresiva
sea
nuestra
conducta
más
tardamos
en
llegar
al
objeRvo
deseado:
la
acción
agresiva
a
menudo
genera
el
efecto
contrario
del
que
pretendía.

19. ARQUETIPOS SISTÉMICOS.
PATRONES DE CONDUCTA

21. LAS LEYES

22. “Los problemas de hoy derivan de las
soluciones de ayer”
• A menudo nos desconcierta la causa de nuestros
problemas, cuando sólo necesitamos examinar nuestras
propias soluciones a los problemas del pasado.
• Las soluciones que simplemente desplazan los problemas
a otra parte del sistema a menudo pasan inadvertidas
porque quienes resolvieron el primer problema no son los
mismos que quienes heredan el nuevo.

23. “Cuanto más se presiona, más presiona el
sistema”
• Intervenciones bien intencionadas provocan respuestas
del sistema que compensan los frutos de la intervención.
• Dejo de fumar – Engordo – Pierdo autoestima – Vuelvo a
fumar para combatir el estrés.
• Pierdo mercado – Marketing más agresivo – Mayor coste
de publicidad – Aumento temporalmente clientes –
Incremento costes – Reduzco gastos – Disminuye la
calidad del servicio – Pierdo clientes

24. “La conducta mejora antes de empeorar”
• Las decisiones basadas exclusivamente en el corto plazo
tienen consecuencias en el medio / largo plazo.
• Siempre hay maneras de lograr que las cosas luzcan bien
en el corto plazo. Los efectos de la retroalimentación
compensatoria llegan inevitablemente, pero más tarde.
• Eliminar un problema no elimina las causas que lo
originaron. Este volverá a presentarse amplificado tarde o
temprano.

25. “El camino fácil lleva al mismo lugar”
• La insistencia en soluciones conocidas mientras los
problemas fundamentales persisten o se empeoran es un
buen indicador de pensamiento asistémico.
¿Dónde se le cayeron las llaves?
Junto a la puerta
¿Entonces por qué busca aquí?
Porque junto a la puerta no hay luz

26. “La cura puede ser peor que la enfermedad”
• A veces la solución fácil o familiar no sólo es ineficaz, sino
adictiva y peligrosa.
• Mejoras de corto plazo que conducen a una dependencia
de largo plazo.
• Delegamos en consultores que crean una dependencia,
en vez de adiestrarnos para resolver los problemas.

27. “Lo más rápido es lo más lento”
• Para la mayoría de los empresarios la mejor tasa de
crecimiento es “rápida” o “muy rápida”, sin embargo, el
crecimiento tiene una tasa “óptima”.
• Cuando el crecimiento se vuelve excesivo, el sistema
procura compensarlo aminorando la marcha y en
ocasiones poniendo en jaque la supervivencia de la
organización.
“La tortuga es más lenta, pero gana la carrera”

28. “Causa y Efecto no están próximos en el tiempo
y el espacio”
• Efecto: Síntomas obvios que indican la existencia de un problema.
• Causa: Interacción del sistema generadora de los síntomas y la cual, una vez
identificada y modificada, puede conducir a mejoras duraderas.
• La mayoría pensamos que causa y efecto están próximos en el espacio y en el
tiempo. Si hay un descenso de las ventas, buscamos la causa en el Dpto. de
ventas.
• Hay una disparidad entre nuestros modelos mentales y la realidad de los
sistemas complejos.
• El primer paso para corregir esta disparidad consiste en abandonar la noción
de que causa y efecto están próximos en el espacio y el tiempo.

29. “Cambios pequeños pueden producir resultados
grandes.
Pero las zonas de mayor apalancamiento a
menudo son las menos obvias”
• Las soluciones obvias no funcionan, a lo sumo introducen mejoras a corto
plazo que luego empeoran la situación.
• El pensamiento sistémico enseña que los actos pequeños y bien focalizados a
veces producen mejoras significativas y duraderas si se realizan en el sitio
adecuado.
• Afrontar un problema dificultoso requiere ver donde se encuentra el punto de
apalancamiento, un cambio que con un mínimo esfuerzo llevaría a una mejora
duradera y significativa.

30. “Se pueden alcanzar dos metas aparentemente
contradictorias”
• Ejemplo:
Elegir
entre
BAJO
COSTE
y
ALTA
CALIDAD
• Ciertas
mejoras
básicas
en
los
procesos
pueden
evitar
repeRción
de
tareas,
eliminar
inspecciones,
reducir
quejas
de
los
clientes,
disminuir
costes
de
ineficiencia,
aumentar
la
lealtad
de
los
clientes,
etc…
• Se
pueden
alcanzar
ambas
metas
si
se
está
dispuesto
a
esperar
una
mientras
se
concentra
en
la
otra.
• Muchos
dilemas
aparentes
son
producto
del
pensamiento
estáRco.
• Se
presentan
como
opciones
rígidas
entre
esto
y
lo
otro
porque
pensamos
en
lo
que
es
posible
en
un
punto
fijo
del
Rempo.

31. “Dividir un elefante por la mitad no genera dos
elefantes pequeños”
• La comprensión de la mayoría de los problemas requiere ver
totalidad del sistema que genera dichos problemas.
la
• A veces las personas decidimos dividir un elefante en dos. En tal caso
no se obtienen dos elefantes pequeños, sino un desquicio donde no
hay apalancamiento posible, porque el punto de apalancamiento se
haya en interacciones que no se pueden ver examinando sólo un
fragmento.
• Por ejemplo, cuando hay fricciones entre marketing, manufacturación
e investigación, las cuales tienen rígidas divisiones internas que
impiden las preguntas a través de los límites.

32. “No hay culpa”
• Solemos culpar a las circunstancias externas por nuestros
problemas.
• Alguien, competencia, crisis, gobierno, nuestro jefe, etc…,
nos perjudicó.
• No hay nada externo, nosotros y las causas de nuestros
problemas formamos parte de un solo sistema.
• La cura radica en la relación con nuestro “enemigo”.

33. PROCESOS

34. La tarea individual no es la unidad básica en el
interior de la organización, sino que lo es el
PROCESO DE TRABAJO.
Tareas
individuales
AcRvidades
de
coordinación
Trabajo
reflexivo
de
aprendizaje
¿Óptimos
locales?
¿Individuos eficaces
generando procesos
ineficaces?
Trabajo sobre el
trabajo
Mejora

35. “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas y que
inter actúan, que transforman las entradas en resultados”
RECURSOS
INPUT
ACTIVIDADES
MEDICION
OUTPUT

37. Pedro A. Muro Castillo
Consultor Artesano
Conferenciante & Formador
pmuro@arpmanagement.com