IBM ECM Anwendertagung 2010
Mit digitalen Dokumenten komplexe Prozesse meistern
Harald Krouza
Düsseldorf, 09.11.2010
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Das Leasing-Netzwerk in Österreich und Europa
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Geschichte der UniCredit Leasing in Österreich
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Neugeschäft & Marktanteile 1-6/2010
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“Alles aus einer Hand”
3 Kernprodukte 3 Vertriebskanäle 3 Services
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 Mobili...
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Das DMS-Projekt der UniCredit Leasing Austria
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Ziele / Nutzen
 Ein einheitliches, kunden- und vertragsbezogenes Ablagesystem für alle
kunden- und leasinggeschäftsbezo...
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WORKFLOW &
INBOXES
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Elektronischer Akt im Open Workdesk
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Open Workdesk - Postkorbansicht
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Datenextraktion
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Vertragszuordnungsdaten
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In das Kernsystem integrierter Eingangsrechnungsworkflow
Eingangsrechnungsworkflow im DMS
1.) Datenüberleitung Kernsyst...
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Verwendete Komponenten
Software
 Infrastruktur Software von IBM FileNet
- Für DMS und Archivierung: P8
Content Manager...
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Unsere Erfahrungen
 Die organisatorischen Herausforderungen sind größer als die technischen
 Unbedingt in Verbindung ...
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Zeitleiste der erzielten Erfolge
2006200720082009
 Elektronisches Archiv und Ad-hoc Workflows
 Auslesen von Rechnungs...
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WeWebU: Die Basis unserer Applikationen
 WeWebU OpenWorkdesk (OWD)
 Suite von Applikationen für
Suche und Recherch...
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Unser Realisierungspartner
RR Donnelley Document Solutions (Austria) GmbH
 Seit 14 Jahren FileNet Partner in Österreic...
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Erfolgreicher Einsatz des WeWebU OpenWorkdesk bei UniCredit Leasing (Austria)

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Es wurden folgende Ziele erreifchT: :Ein einheitliches, kunden- und vertragsbezogenes Ablagesystem für alle kunden- und leasinggeschäftsbezogenen Dokumente inkl. Eingangsrechnungen

Zentraler und ortsunabhängiger Zugriff auf alle im DMS gespeicherten Dokumente für alle Mitarbeiter ermöglicht

Scannen vor Bearbeitung um die größtmögliche Reduktion des administrativen Aufwands für die Fachbereichsmitarbeiter (kopieren, ablegen, suchen) zu erreichen

Auslesen von Daten aus „unstrukturierten“ Papierdokumenten zwecks Konsistenzprüfung, Erfassung und Weiterverarbeitung.

Reduktion des Postverteilungsaufwands

Raschere Auskunftsbereitschaft gegenüber Kunden und Kollegen

Flächenreduktion

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Erfolgreicher Einsatz des WeWebU OpenWorkdesk bei UniCredit Leasing (Austria)

  1. 1. IBM ECM Anwendertagung 2010 Mit digitalen Dokumenten komplexe Prozesse meistern Harald Krouza Düsseldorf, 09.11.2010
  2. 2. 2 UniCredit Leasing (Austria) GmbH auf einen Blick: Das Leasing-Netzwerk in Österreich und Europa Mitglied der UniCredit Gruppe, einer der führenden Bankengruppen in Europa UniCredit Leasing ist Marktführer in Österreich Ein führendes Leasing-netzwerk in CEE mit einer Präsenz in 17 Ländern (Top 3 Position in 8 Ländern) Mehr als 200.000 neue Verträge pro Jahr in dieser Region 2
  3. 3. 3 UniCredit Leasing (Austria) GmbH Mehr als 45 Jahre Erfahrung Geschichte der UniCredit Leasing in Österreich 2008: Im Rahmen der Schaffung der globalen Konzernproduktlinie Leasing Umfirmierung in UniCredit Leasing 1999: Merger von Bank Austria Leasing und CA-Leasing zur Bank Austria Creditanstalt Leasing 2005: Mitglied der UniCredit Group 1992: Merger von Österreichische Leasing und Alag Anlagen Leasing zur CA-Leasing 1963: Gründung der Österreichische Leasing GmbH (erste Leasing-Gesellschaft in Österreich)
  4. 4. 4 Neugeschäft & Marktanteile 1-6/2010 0,000 50,000 100,000 150,000 200,000 250,000 300,000 350,000 400,000 UniCredit Leasing (Austria) Raiffeisen- Leasing Porsche Bank Immorent VolumeninMio.EUR Immobilien Mobilien KFZ 360,710 350,093 291,915 246,596 22,5% 6,6% 18,4% 20,4% 11,5% 9,7% 18,4% 16,8% 15,8% 2,6% Marktanteil: 12,7% 12,3% 10,2% 8,7%
  5. 5. 5 Unser Dienstleistungsverständnis “Alles aus einer Hand” 3 Kernprodukte 3 Vertriebskanäle 3 Services  Fahrzeuge  Mobilien  Immobilien  Bank Austria  Direktvertrieb  Vertriebspartner  Baumanagement  Versicherung  Fuhrparkmanagement
  6. 6. 6 Das DMS-Projekt der UniCredit Leasing Austria
  7. 7. 7 Ziele / Nutzen  Ein einheitliches, kunden- und vertragsbezogenes Ablagesystem für alle kunden- und leasinggeschäftsbezogenen Dokumente inkl. Eingangsrechnungen schaffen  Zentralen und ortsunabhängigen Zugriff auf alle im DMS gespeicherten Dokumente für alle Mitarbeiter ermöglichen  Scannen vor Bearbeitung um die größtmögliche Reduktion des administrativen Aufwands für die Fachbereichsmitarbeiter (kopieren, ablegen, suchen) erreichen zu können  Auslesen von Daten aus „unstrukturierten“ Papierdokumenten zwecks Konsistenzprüfung, Erfassung und Weiterverarbeitung.  Reduktion des Postverteilungsaufwands  Raschere Auskunftsbereitschaft gegenüber Kunden und Kollegen  Flächenreduktion
  8. 8. 8 WORKFLOW & INBOXES Group Inbox Pers. Inbox time & place independent access Creating, Import, Export, Receipt Office-Documents, E-Mails, Faxes PoL (Front End) LEA (Core system) LEASCO (Core system) Document transfer Data transfer Workflows 8 Beschlagworten Ablegen Incoming mail centralized Operngasse 21 SCAN OFFICE SCANPOINT Invoices & automatic Validation Returning mail doc. „Normal“ mail documents Scanning Extracting Validating Vali- dation Client / leasingcontract relevant documents und Incoming invoices ELECTR. ARCHIVE Scanning by Post AG Filing Sending
  9. 9. 9 Elektronischer Akt im Open Workdesk
  10. 10. 10 Open Workdesk - Postkorbansicht
  11. 11. 11 Datenextraktion Eingangsrechnungen Empfängerdaten Lieferantendaten Rechnungsdaten Vertragszuordnungsdaten Rechnungspositionen (Teilelisten)
  12. 12. 12 In das Kernsystem integrierter Eingangsrechnungsworkflow Eingangsrechnungsworkflow im DMS 1.) Datenüberleitung Kernsystem 1 Kernsystem „LEASCO“ 2 2.) Rückmeldung ER-Status 3 3.) 1. fachliche Prüfung abgeschlossen 12
  13. 13. 13 Verwendete Komponenten Software  Infrastruktur Software von IBM FileNet - Für DMS und Archivierung: P8 Content Manager - Für Workflow: P8 Business Process Manager  WeWebU Open Workdesk - Modulares, über Plug-Ins erweiterbares Framework für Aktverwaltung und Postkorb- Bearbeitung  Kofax Ascent Capture - Scanning, QS, Barcodeerkennung, Validierung, Release to P8  Kofax Transformation Modules (KTM) - Extraktion von Rechnungsdaten welche zur Rechnungsbearbeitung / -erfassung herangezogen werden Hardware  Die Anwendung ist extrem geschäftskritisch, daher wurden Vorkehrungen für HA und DR vorgenommen  Zwei Industriestandard Intel-Server mit VMware ESX 3.0 in aktiv/passiv Konfiguration  Virtualisierte Windows 2003 Server, die bei Bedarf zwischen den Servern hin- und hergeschalten werden - JBoss als Applikationsserver - SQL Server 2000 SP5  Replizierte EMC Centera für revisionssichere Ablage der Dokumente
  14. 14. 14 Unsere Erfahrungen  Die organisatorischen Herausforderungen sind größer als die technischen  Unbedingt in Verbindung mit Prozessoptimierung (VOR und NACH der Einführung)  Starke Einbeziehung der betroffenen Mitarbeiter erforderlich  Rechtzeitige und umfassende Kommunikation  Echte Effizienzsteigerung ist nur durch Scannen vor Bearbeitung erreichbar  Der Erfolg liegt im Scan-Prozess  Man braucht einen erfahrenen Realisierungspartner  Kontinuierliche Weiterentwicklung – Step by Step
  15. 15. 15 Zeitleiste der erzielten Erfolge 2006200720082009  Elektronisches Archiv und Ad-hoc Workflows  Auslesen von Rechnungsempfänger und Lieferantendaten aus den Eingangsrechnungen  anschließend Start des Nachscannens der Altakte  Barcode-Rückläufer  Automatische Beschlagwortung  Elektronischer Unterschriftenlauf  Weiterentwicklungen Archiv und Postkorb aufgrund der praktischen Erfahrungen und Prozessoptimierungen, Teil 1 - primär Benutzerergonomie  Erweiterung Archiv und Postkorb auf Fuhrparkmanagement  Integrierter Eingangsrechnungsworkflow - Auslesen von Rechnungsdaten u. Übergabe ins Kernsystem (FPM)  Weiterentwicklungen Archiv und Postkorb , Teil 2 2010  Teilweise Auslagerung des Scanning an Scanpoint  Upgrade auf OWD (Frontend) Version 2.5.2  Upgrade auf Kofax KTM Version 4.5  Verwendung von PDF/A für Langzeitarchivierung  Upgrade P8 auf Version 4.5.1
  16. 16. 1616 WeWebU: Die Basis unserer Applikationen  WeWebU OpenWorkdesk (OWD)  Suite von Applikationen für Suche und Recherche Aktenverwaltung Vorgangsbearbeitung / BPM Für alle IBM ECM Repositories, JCR, CMIS  Ergonomisches Web 2.0 Frontend  MS-Office-Integration ohne Installation  Steigert die Produktivität der Mitarbeiter („weniger Klicks“, „Drag&Drop“,…)  Konfiguration statt Programmierung  WeWebU OpenECM-Framework  Beschleunigung von ECM-Projekten  Reduzierung der Total-Cost-of-Ownership  Optimaler Support für individuelle Anforderungen www.wewebu-software.com Sprechen Sie heute die WeWebU Mitarbeiter!
  17. 17. 17 Unser Realisierungspartner RR Donnelley Document Solutions (Austria) GmbH  Seit 14 Jahren FileNet Partner in Österreich  Exzellente Referenzen  Lösungsorientierte Projektrealisierung  Kompetente Ansprechpartner
  18. 18. 18 Kontakt UniCredit Leasing (Austria) GmbH 1040 Wien Operngasse 21 Harald Krouza  +43 5 05 88 - 4365  harald.krouza@unicreditleasing.at

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