Aula 3 aux.de contabilidade-aldeir

CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE
Profº ALDEIR LOPES
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com

CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes
Aldeir Lopes
aldeirlopes@gmail.com

ATIVIDADE
Comente cada afirmativa abaixo, destacando se
as mesmas são verdadeiras ou falsas.
(a) A comunicação interpessoal é o processo de
criação de relações sociais onde uma pessoa
sozinha é responsável pelo bom andamento dos
processos da empresa.
(b) Nos processos de relações interpessoais que
acontecem no interior das organizações, a
comunicação figura como uma importante
estratégia de gestão

(c) Comunicação interpessoal é a maneira
como você se comunica e se relaciona com as
pessoas à sua volta.
(d) Não basta uma equipe ser formada de
ótimos profissionais, estar motivada se não
houver uma boa comunicação interpessoal

O que pode fazer a comunicação não ser
eficaz?
Qual o principal objetivos da comunicação?
No processo de comunicação, qual a etapa
da mesma que revela que de fato a
comunicação aconteceu? É a mensagem, o
receptor, o canal ou o feedback?

Qual é o emissor, código, mensagem, canal e
receptor ...

Emissor:local privado.
Receptor: fumantes de cigarro
Canal: método visual
Código: linguagem verbal
Mensagem: advertência contra o uso de cigarro
em local privado

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
•Todos nós já nos pegamos correndo de um
lado pro outro sem conseguir no final do dia ter
realizado todas as tarefas que havíamos
determinado como importantes, temos tantos
afazeres, que acabamos esquecendo algum
compromisso ou trabalho.

• Nestas horas nos perguntamos como
podemos dar conta de tantas obrigações ou
porque o dia não tem mais horas além
daquelas vinte quatro normais?

• Esta pergunta tem uma resposta direcionada
para a gestão do tempo, uma forma de
organização do tempo onde você descreve
suas atividades do dia a dia e depois cria
prioridades para cada uma.

• Gerir o tempo de forma eficaz implica
identificar o que é mais importante, definir
objetivos e estabelecer prioridades

O QUE PODE ATRAPALHAR UMA BOA
ORGANIZAÇÃO DO TEMPO?
•Existem diversos obstáculos e também à
gestão do tempo que têm de ser superada.
•Desorganização - Depressão e ansiedade -
Dificuldade de delegação – Distração – Cansaço
- Falta de flexibilidade - Falta de objetivos -
Perfeccionismo exagerado

• Devemos na hora de organizar o tempo e
utilizar a classificação acima avaliar os
objetivos, para tanto deve-se fazer as
seguintes perguntas:
• 1. Para onde quero ir?
• 2. O que quero realizar? O que devo evitar?
• 3. Qual é o resultado final que quero alcançar?

• 4. Em que prazo pretendo atingi-lo?
• 5. Que condições tenho que respeitar?
• 6. De que apoios necessito?

A ORGANIZAÇÃO DAS ATIVIDADES
•Um dos grandes vilões da improdutividade
humana é a mania que as pessoas têm de
guardar o que deve ser feito na cabeça, pois isso
gera esquecimentos e urgências.

• Você precisa ter uma agenda e ciente, seja de
papel ou virtual, um programa ou um sistema
na Internet, que ajude você a priorizar seus
dias, planejar suas metas, agendar suas
reuniões, etc.
• Reserve um tempo para escrever tudo que
você tem para fazer, em todas as áreas da sua
vida e depois anote na ferramenta.

•Tenha a segurança de que suas prioridades
atuais e futuras estarão bem guardadas.
•Antes de discutir a elaboração da agenda
(semanal e diária), é preciso analisar um pouco
mais a questão da priorização. A primeira coisa
a manter constantemente em mente é a
distinção entre o importante e o urgente

• Importantes serão aquelas coisas que
contribuem para que você atinja seus
objetivos maiores de vida.
• Urgentes serão aquelas coisas que precisam
ser feitas, mesmo que você não veja como
elas possam se encaixar em seus objetivos
mais abrangentes.

• Ao planejar sua agenda, procure pensar nela
em termos de pelo menos uma semana,
composta de seqüências de horários diários.
• Agende em primeiro lugar aquelas tarefas
importantes e que envolvem um pequeno
gasto de tempo. Faça todas elas e você já
sentirá um pouco da satisfação que a
realização do que é importante traz.

• Quanto às tarefas importantes e que
envolvem bastante tempo, procure dividi-las
em outras tarefas e agende-as em blocos de
uma ou duas horas, dentro de seu horário.

•Se você precisa sair de seu local de trabalho
para fazer uma visita ou alguma outra tarefa,
reúna todas as coisas que você tem que fazer
fora do local de trabalho e procure realizá-las
enquanto você estiver fora.
•Organize seu trajeto de modo a permitir a
realização do maior número de tarefas em uma
só saída.

• Seja realista, e agende seu dia com uma certa
folga.
• Seja flexível, e não considere sua agenda
como inalterável.
• Ao final de cada dia, examine o dia seguinte,
e faça os ajustes necessários.

ARQUIVOS
O porquê das empresas arquivarem seus
documentos
•Como visto anteriormente, há uma
necessidade de se organizar muito bem o
tempo, atentando para as prioridades e um
planejamento e controle.
•(falar sobre o local que se armazena os documentos)

Documentos – instrumento administrativo
•Os documentos funcionam como
direcionador da administração e asseguram a
memória de um órgão, privado ou público

O QUE É UM ARQUIVO?
Arquivo - Conjunto de documentos, que,
independentemente da natureza do suporte,
são reunidos por processo de acumulação ao
longo das atividades de pessoas físicas ou
jurídicas, públicas ou privadas e conservados em
decorrência de seu valor.

Arquivo corrente - Conjunto de documentos
estreitamente vinculados aos fins imediatos
para os quais foram produzidos ou recebidos e
que, mesmo cessada sua tramitação,
conservam-se junto aos órgãos produtores ou
receptores em razão da freqüência com que são
consultados.

Arquivo Intermediário - Conjunto de
documentos originários dos arquivos correntes,
com uso pouco freqüente, que aguardam
destinação final em depósitos físicos ou
informáticos de armazenamento temporário.

Arquivo Permanente - Conjunto de
documentos preservados em caráter definitivo,
em função do seu valor.

Organização de arquivos administrativos
•A função de um arquivo é guardar a
documentação e principalmente fornecer aos
interessados as informações contidas em seu
acervo de maneira rápida e segura.

• Neste sentido, a classificação dos documentos
de arquivos deve ser feita a partir de um
método de arquivamento a ser definido,
levando em consideração a estrutura da
empresa, suas funções e a natureza de seus
documentos.

• Na prática, faz-se uso da combinação de um
ou mais métodos;
• Os métodos mais comuns são :
• Assunto
• Numérico (simples ou cronológica)
• Alfabética
• Geográfica.

MÉTODO ALFABÉTICO
• É o mais simples, desde que o elemento
principal a ser considerado seja o NOME.
• É um método direto, porque a pesquisa é feita
diretamente no documento.
• Nesse método, as fichas ou pastas são
dispostas na ordem rigorosamente alfabética,
respeitadas as normas gerais para a
alfabetação, através de guias divisórias, com
as respectivas letras.

DESVANTAGENS DESSE MÉTODO
• Os erros de arquivamento tendem a
predominar no arquivamento alfabético,
quando o volume de documentos é muito
grande, devido ao cansaço visual e à
variedade de grafia dos nomes.

REGRAS DE ALFABETAÇÃO
•Pela 1ª letra do último sobrenome
Exemplo: João Barbosa; Pedro Álvares
Cabral; Paulo Santos
a) Barbosa, João
b) Cabral, Pedro Álvares
c) Santos, Paulo

REGRAS DE ALFABETAÇÃO
Para nomes compostos
Exemplo:: Camilo Castelo Branco; Paulo
Monte Verde; Heitor Villa Lobos.
a) Castelo Branco, Camilo
b) Monte Verde, Paulo
c) Villa Lobos, Heitor

MÉTODO GEOGRÁFICO
As melhores ordenações geográficas são:
• Nome do estado, cidade e correspondente.
• Nome da cidade, estado e correspondente.
Vantagens do método geográfico: é direto e de
fácil manuseio.
Desvantagens: exige duas classificações – local e
nome do correspondente.

MÉTODOS POR ASSUNTO
• O método de arquivamento por assunto não é
de fácil aplicação, pois depende de
interpretação dos documentos sob análise,
além de amplo conhecimento das atividades
institucionais.
• Entretanto, é o mais aconselhado nos casos
de grandes massas documentais e variedade
de assuntos.

MÉTODO NUMÉRICO
• A ordem principal de entrada é a data;
• Muito utilizado em repartições públicas;
• Os documentos ou conjunto de documentos
(processos) recebem um número e também a
data de entrada do documento;

ACESSÓRIOS
Pastas suspensas (frontais ou laterais);
Pastas Intercaladoras;
Pastas A/Z ou outras.

AS PERSPECTIVAS PROS ARQUIVOS
A grande expectativa em relação aos arquivos
será o mundo virtual,
•Numa pasta suspensa, os documentos ficam
guardados por um único índice: nome, número
de matrícula, código ou data, e assim por diante.

• Todo documento guardado na memória do
computador tem diversas possibilidades de
arquivamento, além de economizar tempo na
busca; exemplo, você simplesmente digita o
nome do fornecedor e navega pela lista
apresentada, em alguns segundos, no
resultado da pesquisa.

ATENÇÃO
• Para evitar problemas futuros é muito
importante guardar recibos de pagamentos.
Os recibos são documentos que servem para
provar que as contas realmente foram pagas e
para conferir os valores que foram pagos.

• Segundo uma nova lei as prestadores de
serviço (água, luz, TV por assinatura, além de
outros serviços) devem enviar um
comprovante anual de pagamentos, o que
significa guardar 1 papel e não 12.
• Tempo para Guardar Recibos de Pagamentos

• 1 ano - Extrato bancário, seguros de vida e
automóvel ( até 1 ano enquanto o contrato
vigoras).
• 3 anos – Recibo de aluguel.
• 5 anos - Taxas de impostos municipais, IPTU,
IPVA,, faturas de cartões, mensalidades
escolares, carnês do INSS.
• 6 anos - Declaração de imposto e renda.
• Notas fiscais devem ser guardadas enquanto
durar a validade do produto.

ATIVIDADE
Podem ser considerados métodos de
arquivamento, exceto:
a) Ordem alfabética b) Ordem cronológica
c) Ordem manuscrita d) Ordem geográfica
Fale sobre:
Arquivo corrente - Arquivo intermediário -
Arquivo permanente

Comente as afirmativas abaixo
a) ( ) Os documentos funcionam como
direcionador da administração e asseguram a
memória de um órgão, privado ou público;
b) ( ) O documento só é importante enquanto
tem sua validade no processo de trabalho.

Utilizando o método alfabético coloque em ordem:
• Necrotério Pereira da Silva
• Benedito Frôscolo Jovino de Almeida
• Aimbaré Militão de Souza
• Dilke de La Roque Pinho de Souza
• Magnésia Bisurada do Patrocínio
• Baruel de Itaparica Boré Fomi de Tucunduvá
• Crisoprasso Compasso
• João Cara de José da Silva
• Abrilina Décima Nona Caçapavana Piratininga de Almeida
• Bende Sande Branquinho Maracajá
• Olinda Barba de Jesus

Resposta: método alfabético (1º nome)
1.Abrilina Décima Nona Caçapavana Piratininga de Almeida
2.Aimbaré Militão de Souza
3.Baruel de Itaparica Boré Fomi de Tucunduvá
4.Bende Sande Branquinho Maracajá
5.Benedito Frôscolo Jovino de Almeida
6.Crisoprasso Compasso
7.Dilke de La Roque Pinho de Souza
8.João Cara de José da Silva
9.Magnésia Bisurada do Patrocínio
10.Necrotério Pereira da Silva
11.Olinda Barba de Jesus

Resposta: método alfabético (1º nome)
1.Almeida, Benedito Frôscolo Jovino de
2.Almeida, Abrilina Décima Nona Caçapavana Piratininga de
3.Compasso, Crisoprasso
4.Jesus, Olinda Barba de
5.Maracajá, Bende Sande Branquinho
6.Patrocínio, Magnésia Bisurada do
7.Silva, João Cara de José da
8.Silva, Necrotério Pereira da
9.Souza, Aimbaré Militão de
10.Souza, Dilke de La Roque Pinho de
11.Tucunduvá , Baruel de Itaparica Boré Fomi de

Veículos utilizados pela comunicação interna
dentro de uma empresa.
•Relatórios- são utilizados para o
acompanhamento de alguns processos
organizacionais, tendo uma certa periodicidade
para sua elaboração, sendo necessária a
avaliação de seus dados.

• É uma maneira eficaz de manter o público
interno bem informado. É um instrumento
flexível, que oferece amplas possibilidades de
exposição, tanto pelo volume, quanto pela
apresentação gráfica, com a possibilidade do
uso de imagens, gráficos e tabelas, o que
facilita a compreensão.
• Tem a finalidade de “prestar contas”, de
maneira simples, das atividades realizadas
pela instituição.

• Circulares– Tem um formato e tamanho
menor que os relatórios, as circulares são
utilizadas para comunicar resultados de
pesquisas, relatórios, ações que devem ser
acompanhadas por seus respectivos
responsáveis.

Boletins– Os boletins podem conter matérias
de interesse do público externo, dependendo do
objetivo estabelecido para o mesmo.

• Memorando - É uma comunicação escrita,
rápida e interna, somente para funcionários e
operários. Não é tão formal quanto a carta
comercial ou ofício.

• Atas - É o registro dos assuntos que foram
tratados em uma reunião.
• Normalmente após a redação da ata a mesma
é copiada em um livro apropriado, só para
esse m, porque ela será lida no início da
próxima reunião e deverá ser assinada por
todos os membros nela citados como
presentes.

• Carta - É um documento simples, pois nela
podem aparecer a narração, a descrição, a
reflexão ou o parecer dissertativo.
• O que determina a abordagem, a linguagem e
os aspectos formais de uma carta é o m a que
ela se destina: um amigo, um negócio, um
interesse pessoal, uma pessoa amada, um
familiar, um seção de jornal ou revista.

• Ofício - O ofício é uma correspondência oficial
enviada a alguém, normalmente funcionário
ou autoridade pública.
• E-mail – sistema de transmissão de
informações que permite a comunicação
entre pessoas por meio de serviço de correio
eletrônico.

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