Valtiokonttori, Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä 16.10.2013: Valtion IT-palvelukeskukset yhdistyvät – TORI:n mahdollisuudet ja riskit VTV:n tarkastushavaintojen valossa - Johtava tuloksellisuustarkastaja Vuokko Mustonen, Valtiontalouden tarkastusvirasto VTV

1. Valtion IT-palvelukeskukset yhdistyvät TORI:n mahdollisuudet ja riskit VTV:n tarkastushavaintojen valossa
Johtava tuloksellisuustarkastaja Vuokko Mustonen/VTV 16.10.2013

2. Esityksen rakenne
Tarkastuksen tavoite ja rajaukset
Tarkastuskysymykset
Tarkastuksen havaintoja
Tarkastuksen kannanottoja
TORI:n mahdollisuudet ja riskit
2

3. Tarkastuksen tavoite ja rajaukset
Onko valtion IT-palvelukeskukset organisoitu
siten, että ne toimivat tuloksellisesti?
Tarkastuskohteina: Valtion IT-palvelukeskus
(pääkohde), AHTi, Haltik ja OTTK
Aineistona kirjalliset aineistot ja haastattelut
Valtion IT-palvelukeskukset tarkastus
(3/2013) julkaistu 13.6.2013
3

4. Tarkastuskysymykset
1. Miten palvelukeskuksen perustamiseen
liittyvät selvitykset tehtiin?
2. Kuinka palvelukeskuksen perustamisessa
ja toiminnan ohjauksessa on onnistuttu?
3. Onko ohjaus ja taloudenhoito järjestetty
tarkoituksenmukaisella tavalla?
4. Onko IT-kehittämishankkeiden riskienhallinta riittävällä tasolla?
4

5. Havaintoja perustamisista
(tarkastuskysymys 1)
Tarve keskittää toimintaa, yhdenmukaistaa
toimintatapoja, hyödyntää mittakaavaetuja ja
vapauttaa henkilöstöä erilaisiin tehtäviin
IT-palvelukeskukset on saatu perustettua
Tuottavat niitä palveluja kuin on tarkoitus
IT-palvelukeskuksilla omia prosessikuvauksia
5

6. Havaintoja Valtion IT-palvelukeskuksen
perustamisesta (tarkastuskysymys 1)
Valtion IT-palvelukeskuksen oli tarkoitus vastata
Valtion IT-strategian (15.6.2006) mukaisten
yhteisten tai yhtenäistettyjen IT-palvelujen
tuotannon järjestämisestä
Tavoite kaksiosainen
1. tyytyväiset asiakkaat ja joustavat palvelut
(asiakasnäkökulma)
2. tehokas, turvallinen ja verkottunut hallinto
(hallinnon sisäinen tehokkuus)
6

7. Havaintoja Valtion IT-palvelukeskuksen
perustamisesta (tarkastuskysymys 1)
Ryhdyttiin toteuttamaan useilla hankkeilla:
1. tyytyväiset asiakkaat ja joustavat palvelut
(asiakasnäkökulma): Asiointitili, sähköisen
asioinnin alusta, valtiotason arkkitehtuuri,
integraatioratkaisu, perustietovarantojen
kehittäminen
2. tehokas, turvallinen ja verkottunut hallinto
(hallinnon sisäinen tehokkuus): Kieku,
Valda, Virtu, VY-verkko, Vyvi, valtion
yhteinen työasemaratkaisu
7

8. Havaintoja Valtion IT-palvelukeskuksen
perustamisesta (tarkastuskysymys 1)
kustannus-hyötyanalyysien tekeminen
puutteellista
karkeita arvioita hankkeiden kustannuksista
harvoin esitetty volyymilukuja, tuottavuuden
kehittymiseen ja hankkeen tulevien hyötyjen
analyyseja
keskitytty uusien palveluiden kehittämiseen
yhteiset palvelut eivät ole kattavasti käytössä
(ei ole tehty valtiotasoisia linjauksia)
8

9. Havaintoja valtion IT-palvelukeskusten
ohjauksesta (tarkastuskysymys 2)
tulos- ja palvelusopimukset erilaisia
palveluja nimitetään ja jaotellaan eri tavoin
(palvelukeskuskohtaisuus)
valtiovarainministeriö selvittänyt vuonna 2007
tietojärjestelmien määrää valtionhallinnossa
(noin 4 000 kpl)  ei toimenpiteitä
(Epäselvyydet tietojärjestelmä-käsitteessä)
9

10. Havaintoja organisaatiomuodoista,
taloudenhoidosta ja raportoinnista
(tarkastuskysymys 3)
Organisaatiomuodot erilaisia  budjetointi,
maksuliike, kirjanpito ja laskentatoimi
toteutettu osin eri menettelyin
tietopohja vertailuun heikko
ei yhtenäistä tuloksellisuusmittaristoa
ICT-toiminnan ohjauksen tietopohja perustuu
suurelta osin valtiovarainministeriön vuosittain
tekemän kyselyn tuloksiin
10

11. Havaintoja valtion IT-palvelukeskusten IThankkeiden riskienhallinnasta
(tarkastuskysymys 4)
Tarkastuksessa läpikäytyjen hankkeiden
ongelmina:
kireät aikataulut
ohjauksen riittämättömyys
kustannusarvioiden epätarkkuus
riskianalyysien puutteet tai suppeus
11

12. Tarkastuksen kannanottoja
 ICT-palvelutuotannon prosesseja
yhdenmukaistettava
 Keskityttävä olemassa olevien ICT-palvelujen
ja -prosessien yhdenmukaistamiseen
 Selkeämpiä linjauksia käytettävistä
tietojärjestelmistä
 Yhteiset palvelut kattavasti käyttöön
12

13. Tarkastuksen kannanottoja
 ICT-toiminnan tietopohja luotettavammaksi
 Kirjanpitomenettelyjä yhdenmukaistettava
 Kustannuslaskenta ja tuloksellisuusmittaristo
toiminnan seuraamisen ja hallinnan välineiksi
 Kustannus-hyötyanalyysit kattavaan käyttöön
 Pitkäkestoisten hankkeiden etenemistä
seurattava (tarkastuspisteet)
13

14. TORI:n mahdollisuudet ja riskit VTV:n
tarkastushavaintojen valossa
Samansuuntaisia toimialariippumattomien
ICT-palvelujen keskittämispyrkimyksiä ollut
esillä jo aiemmin (TIME, valtion IT-strategia,
Valtion IT-palvelukeskus)
VTV suositti Valtion IT-palvelukeskukset
tarkastuskertomuksessa TORI-hankkeen
suunnittelussa ja toteuttamisessa sekä
muussa valtionhallinnon ICT-palvelujen
kehittämistyössä seuraavaa:
14

15. Suositus 1:
Tulevalle palvelukeskukselle on muodostettava
johtamis-, suunnittelu- ja seurantajärjestelmä:
luotava laskentajärjestelmä
luotava yhtenäinen kirjanpidon tilijärjestelmä
luotava yhtenäiset kirjausmenettelyt
määriteltävä raportointimenettelyt
15

16. Suositus 2:
Myös TORI-hankkeen ulkopuolelle jääville ICTpalveluille ja yksiköille on muodostettava
johtamis-, suunnittelu- ja seurantajärjestelmä
luotava laskentajärjestelmä
luotava yhtenäinen kirjanpidon tilijärjestelmä
luotava yhtenäiset kirjausmenettelyt
määriteltävä raportointimenettelyt
16

17. Suositus 3:
On sovittava yhteisesti käytettävistä ICTpalveluiden nimikkeistä ja käsitteistä.
auttaa toimintatapojen ja -prosessien
yhdenmukaistamistyötä
auttaa palvelu-, palvelutuotanto- ja
sopimusrakenteiden yksinkertaistamista ja
yhtenäistämistä
17

18. Suositus 4:
Päätettävä, mitä tietojärjestelmiä uudessa
toimintatavassa käytetään ja mistä luovutaan.
tavoitteena saada aikaan kustannussäästöjä
ja parantaa palvelua (yhdenmukaistaminen)
tietohallintolain antamat mahdollisuudet
ohjata yhteisten järjestelmien käyttöä
 Palvelukeskustoiminnan tehokkuusoletukset
perustuvat pienempään järjestelmämäärään
 päällekkäisistä järjestelmistä luovuttava.
18

19. Suositus 5:
Otettava käyttöön hankesalkkupalvelu ja
yhtenäinen kustannus-hyötyanalyysimalli.
Näillä voidaan
edistää ICT-hankkeiden seurantaa
välttää päällekkäisten hankkeiden
käynnistämistä
helpottaa hankearviointien tekemistä
edesauttaa hankkeiden aikataulussa
pysymistä.
19

20. Suositus 6:
Hyödynnettävä ICT-toimintojen ja ICTosaamisen keskittämisestä avautuvia uusia
mahdollisuuksia.
uusia mahdollisuuksia hankintojen
järjestämiseen (volyymiedut)
aiemmin eri yksiköissä toimivien henkilöiden
osaamisen hyödyntämiseen (hankinnat)
20

21. Huomio palvelukeskustoimintaan
kokonaisuutena
toimialariippumattomista ICT-palveluista 60
prosenttia tehdään edelleen virastoissa
(valtiovarainministeriön selvitykset)
talous- ja henkilöstöhallinnon palveluista 89
prosenttia tehdään edelleen virastoissa
(hallituksen vuosikertomus 2012)
 Tarkastusvirasto haluaa korostaa, että
asiakasvirastojen tehtävät ja toiminnot tulisi
määritellä uutta toimintatapaa vastaavaksi.
21

22. Kiitos mielenkiinnosta!
Kysymyksiä, kommentteja?
Tarkastuskertomus Valtion IT-palvelukeskukset
saatavissa osoitteessa:
http://www.e-julkaisu.fi/vtv/valtion_itpalvelukeskukset/
22