Keijo Kettunen maksuliikennepäällikkö, Valtiokonttori Valtio Expo 15.5.2012

1. HANKINNASTA MAKSUUN – MITEN PROSESSI
TEHOSTUU?
Keijo Kettunen
maksuliikepäällikkö, Valtiokonttori

2. Hankinnasta maksuun prosessi –
miten prosessi tehostuu?
HANKINTA- HANKINTA-
SOPIMUSTEN EHDOTUKSEN EHDOTUKSEN VASTAANOTTO
KILPAILUTUS HALLINTA TILAUS
LUOMINEN HYVÄKSYMINEN
Maksuunpano Tiliotteen käsittely
Laskun käsittely
Valtio Expo, Keijo Kettunen 15.5.2012 2

3. Hankinnasta maksuun prosessi –
miten prosessi tehostuu?
• Hansel vastaa pääsääntöisesti kilpailuttamisesta
• Haasteena kilpailutusten tulosten hyödyntäminen koko
laajuudessa KILPAILUTUS
• Tilaustenhallintasovelluksen seurantaraportit kuntoon
vuosien 2012 – 2013 aikana
• Tilaustenhallintasovelluksen minikilpailutus – osio SOPIMUSTEN
testauksessa ja valmis tuotantoon v. 2013 ensimmäisellä HALLINTA
vuosipuoliskolla
• Hankintaorganisaatio kuntoon kaikissa kirjanpitoyksiköissä
- Hankintojen keskittäminen kirjanpitoyksiköissä
- Yhtenäinen malli käyttöön vuosien 2013 – 2014 aikana
- Hankintojen ohjaamiseen selkeä mandaatti Valtiokonttorille?
- Aikataulu 2012 -
Valtio Expo, Keijo Kettunen 15.5.2012 3

4. Hankinnasta maksuun prosessi –
miten prosessi tehostuu?
• Hankintaosaamisen lisääminen
- Tilaukseen tulee sisällyttää kaikki hankinnasta aiheutuvat kustannukset
HANKINTA-
- Huomioitava jo tarjouspyynnössä EHDOTUKSEN
LUOMINEN
• Kaikki hankinnat pl. esim. matkustamiseen liittyvät hankinnat
tilaustenhallintasovelluksen kautta tulevaisuudessa
• Hankintojen keskittämisellä prosessi tehostuu ja hankintoihin HANKINTA-
EHDOTUKSEN
menevä aika sisältäen tiliöinnit saadaan minimoitua HYVÄKSYMINEN
• Tavoitteena 50 % hankinnoista tilaustenhallintasovelluksen
kautta jo vuoden 2013 loppuun mennessä
TILAUS
- Valtiokonttori tekee noin 60 käyntiä kirjanpitoyksiköihin (30
kirjanpitoyksikköä) edistääkseen tilauksenhallintasovelluksen käyttöä
sekä ns. hyvien käytäntöjen levittämistä.
- Toimittajien aktivointia jatketaan Hanselin ja kirjanpitoyksikköjen VASTAANOTTO
yhteistyönä.
Valtio Expo, Keijo Kettunen 15.5.2012 4

5. Hankinnasta maksuun prosessi –
miten prosessi tehostuu?
• Kaikki laskut verkkolaskuiksi, vastuu siirretty
kirjanpitoyksiköille
- Kirjanpitoyksiköissä ei skannausta, Laskun
käsittely
• Verkkolaskun sisältöä kehitettävä
- Sopimuksiin perustuvien laskujen (esim. vuokrat)
automaattinen täsmäytys tulossa rondoon (R8 versio),
tuotteistus menossa Valtiokonttorissa
- Laskulle yksilöivä tieto, joka mahdollistaa verkkolaskun
automaattisen tiliöinnin ja täsmäytyksen (ei koske tilha-
laskuja)
• Valtiokonttori hakee ratkaisua yhdessä toimittajien kanssa vuoden
2012 aikana
• Rondon R8 – versio kaikkien kirjanpitoyksikköjen käyttöön
vuoden 2013 loppuun mennessä
Valtio Expo, Keijo Kettunen 15.5.2012 5

6. Hankinnasta maksuun prosessi –
miten prosessi tehostuu?
• Reskontran ulkopuoliset maksut minimiin
• Tiliotteen käsittely ostolaskujen osalta täysin
Maksuunpano
automatisoitavissa
- Ei erillistä hyväksyntää välitilikirjauksesta (per ostot an
välitili reskontramaksatuksen yhteydessä ja per välitili an
Tiliotteen
maksatus tiliotteelta), välitilin täsmäys normaaliin tapaan käsittely
Valtio Expo, Keijo Kettunen 15.5.2012 6

7. Hankinnasta maksuun prosessi –
miten prosessi tehostuu?
• Mittariston kehittäminen
- Pitää pystyä mittaamaan prosessia
- Joitakin yksittäisiä mittareita olemassa
- Perusmittarit vuoden 2012 aikana yhteistyössä Palkeiden,
Valtiokonttorin ja toimittajien sekä Hanselin kanssa
• Prosessiin osallisten järjestelmien toimintavarmuuden ja
laadun ylläpito
- Tuotannon palvelutason ylläpito yhteistyössä
Valtiokonttorin (VIP ja HO), Palkeiden sekä toimittajien
kanssa aikaisempaa suunnitelmallisemmalla tavalla.
Valtio Expo, Keijo Kettunen 15.5.2012 7

8. Hankinnasta maksuun - prosessi
Valtio
Tavoite: Hankintapäätöksen jälkeen
Toimittaja täysin automatisoitu prosessi Tilauksen
tekeminen
tilaustenhallinta-
sovelluksella
MARKKINAPAIKKA
Tilausvahvistus Verkkokauppa
(Myynti) Hyväksyntä
Sis. tiliöinnin
Tilaus
Hankinta-
katalogi
Toimitus Vastaanotto-
tarkastus
Tilaustietojen
Lasku/ Laskujenkäsittely siirtyminen
sähköinen (Rondo) Rondoon
Automaattinen
Koneellinen
siirto
Operaattorit tarkistus Pankki
/Itella
Reskontra Palaute
Valtio Expo, Keijo Kettunen 15.5.2012 8