Tema 10 Utilidades en excel

Tema 10: Utilidades en Excel
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Índice
UTILIDADES EN EXCEL......................................................................................................................... 2
1. GRÁFICOS SMARTART..................................................................................................................... 2
1.1. Crear un gráfico SmartArt ..................................................................................................... 2
1.2. Modificar gráfico SmartArt..................................................................................................... 3
1.3. Cambiar el tamaño del gráfico .............................................................................................. 6
1.4. Cambiar la posición del gráfico ............................................................................................. 6
1.5. Mostrar / Ocultar el panel de texto ........................................................................................ 6
2. TAREAS AL MODO DE BASE DE DATOS............................................................................................... 7
2.1. Ordenar filas.......................................................................................................................... 7
2.2. Filtros automáticos ................................................................................................................ 8
2.3. Subtotales............................................................................................................................ 10

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Utilidades en Excel
En este capítulo se describen algunas utilidades de esta aplicación, tales como los gráficos
SmartArt y tareas propias de una base de datos.
1. Gráficos SmartArt
Son unos gráficos vistosos, novedad en la versión 2007, que le permiten presentar diagramas de
proceso, pirámides de datos, organigramas, …
1.1. Crear un gráfico SmartArt
Desde la Ficha Insertar, grupo Ilustraciones, pulse el botón SmartArt y le mostrará un cuadro de
diálogo para que seleccione el modelo
Los modelos que ofrece aparecen agrupados en categorías (a la izquierda) que representan
diferentes enfoques para los conceptos a mostrar:
Lista: Para listas de información que no requieren un orden concreto.
Proceso: Para mostrar una secuencia de pasos hasta llegar a un fin.
Ciclo: Para mostrar procesos cíclicos sin un fin determinado.
Jerarquía: Para realizar estructuras de decisión y organigramas.
Relación: Para mostrar datos conectados.
Matriz: Presenta datos de forma independiente.
Pirámide: Presenta los datos de manera que existe una proporción directa entre el tamaño y
la importancia.
Una vez seleccionada la categoría, elija un modelo de la lista.
El gráfico SmartArt presenta los siguientes componentes:

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El panel de texto: que utilizará para introducir el texto de los diferentes elementos. (Sólo visible
si el gráfico está seleccionado). En la parte inferior del mismo muestra el nombre del modelo de
gráfico elegido.
El gráfico SmartArt, propiamente dicho.
El borde que rodea al gráfico, sólo visible si está seleccionado.
1.2. Modificar gráfico SmartArt
En la cinta de opciones dispone de dos fichas, cuando el gráfico está seleccionado, las cuales le
permiten realizar cambios en su gráfico
Ficha Diseño
Agregar forma: Inserta otra forma similar a las que se encuentran en el gráfico
seleccionado….
En el desplegable podrá elegir dónde se incorporará la nueva forma. Si se ha incorporado al
final y quería comenzar otra lista debajo, puede controlarlo desde el panel de texto: con las
teclas Mayús + Tabulador sube al nivel anterior o desde esta ficha utilizando las
herramientas Aumentar nivel / Disminuir nivel
PANEL DE TEXTO

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Agregar viñeta: Agrega una viñeta de texto al gráfico
.
De derecha a izquierda, cambia el diseño del gráfico, intercambiando los elementos de la
posición derecha a izquierda

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Diseño, cambia el diseño de rama de la forma seleccionada. (Sólo está disponible si el
gráfico elegido es del diseño organigrama, en la categoría jeráquica.
Aumentar nivel / Disminuir nivel, cambia la posición jerárquica de una viñeta seleccionada.
Panel de texto, muestra/oculta el panel de texto.
Ficha Formato
Editar en 2D: Cambia a la vista 2D para ajustar el tamaño y arrastrar formas en un gráfico
SmartArt.
Cambiar forma: Cambia la forma del dibujo, manteniendo el formato.
Mayor / Menor: Aumenta / dismniuye el tamaño de la forma seleccionada.
Relleno de forma: Rellena la forma seleccionada con un color sólido, degradado, imagen o
textura.
Contorno de forma: Especifica el color, ancho y estilo de línea del contorno de fla forma
seleccionada.
Efectos de formas: Aplica un efecto visual a la forma seleccionada, como una sombra,
resplandor, reflejo o rotación 3D-

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1.3. Cambiar el tamaño del gráfico
Seleccione el gráfico y arrastre cualquiera de los ocho controladores con puntos del borde.
1.4. Cambiar la posición del gráfico
Seleccione el gráfico y arrastre el borde. El panel de texto le sigue.
1.5. Mostrar / Ocultar el panel de texto
Para ocultar el panel de texto pulse el botón Cerrar que se encuentra en la parte superior
derecha del mismo.
Para mostrar el panel de texto pulse la ficha que aparece en el lado izquierdo del gráfico.

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2. Tareas al modo de base de datos
Algunas de las tareas que se describen son de gran utilidad cuando se trata de hojas con una
gran cantidad de datos almacenada, aunque no impide que se utilicen sobre tablas de datos más
simples.
Lo que llamamos tabla de datos es una distribución en filas y columnas, donde cada concepto se
encabeza en la primera fila de esa tabla utilizando un nombre diferente para cada celda (serían
el equivalente a los campos en una base de datos), y el conjunto de datos que aparecerán en las
filas siguientes se corresponderían con los registros.
2.1. Ordenar filas
Seleccione una celda de la lista que quiere ordenar y siga estos pasos
Datos Ordenar y filtrar Ordenar.
Seleccione la columna por las que quiere ordenar en primer lugar en el cuadro Ordenar por. Para
utilizar otro criterio más de ordenación pulse el botón Agregar nivel.
En Ordenar según, encontrará nuevas posibilidades además de valores: Color de celda, color de
fuente, icono de celda
Haga clic en el botón Opciones, para ordenar columnas en función del contenido de las filas o
cuando el primer criterio de ordenación que utiliza, tiene valores que forman parte de una lista
personalizada y quiera emplear ese orden personalizado.

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2.2. Filtros automáticos
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de
una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para
una columna. Esos criterios pueden tener que ver con los valores de los datos o con el color.
Haga clic con el botón izquierdo del ratón cuando el
puntero señale una celda de la lista sobre la que quiere
aplicar filtros. Siga estos pasos
Datos  Ordenar y filtrar  Filtro.
Aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de
columna de la lista filtrada.
Haciendo clic en una de las flechas se muestra una lista de todos
los elementos visibles y únicos de la columna. Si selecciona un
elemento de una lista de una columna específica, puede ocultar
instantáneamente todas las filas que no contengan el valor
seleccionado.
Excel indica los elementos filtrados con algunas pistas visuales: la
flecha de Autofiltro se transforma en un embudo. Los números de
las filas filtradas son azules.
En Filtros de texto, puede elegir entre:

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Si el campo es numérico encontrará también la opción 10 mejores:
Que muestra las n entradas de valor más alto o de valor más bajo de es columna.
Si los datos a filtrar son de fecha encontrará nuevas opciones de filtro automático en el desplegable:

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2.3. Subtotales.
Ordene la lista por la columna cuyos subtotales desee calcular.
Seleccione una celda de la lista y utilice el comando Datos Esquema Subtotal
Para cada cambio en, seleccione la columna que
contenga los grupos cuyos subtotales desee calcular.
Deberá ser la misma columna por la que se haya
ordenado la lista.
Usar función, seleccione la función que desee
emplear para calcular los subtotales.
Agregar subtotal a, active las casillas de verificación
correspondientes a las columnas que contengan los
valores cuyos subtotales desee extraer.
Reemplazar subtotales actuales, debe desmarcar
esta casilla si desea anidar varios subtotales.
Salto de página entre grupos, inserta un salto de
página para cada cambio de grupo.
Resumen debajo de los datos, Sitúa las filas de títulos
y la fila del total debajo de los datos asociados.
Quitar todos, elimina todos los subtotales de la lista, sin que ello afecte a los datos originales
de la lista.

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