1. DE NIEUWE
BELEIDS- EN
BEHEERSCYCLUS
(BBC)
Basisinfo
VVJ | Vereniging Vlaamse Jeugddiensten vzw |
Ossenmarkt 3 | 2000 Antwerpen
T 03 821 06 06 | F 03 821 06 09 | E info@vvj.be |
W www.vvj.be

2. De inhoud!
• Waarom BBC? Voor wie?
• Uitgangspunten
• Concreet:
→Meerjarenplan / (S)MJP
→Budget
→Dagelijkse werking (boekhouding, rapportering,…)
→Jaarrekening
• Timing

3. Waarom? Voor wie?
• Voor wie?
→Gemeenten
→OCMW’s
→IVA’s
→Provincies
→Districten (Antwerpen)
Niet voor politie, kerk, vzw’s, deelfilialen van AGB,
intergemeentelijke samenwerkingsverbanden.
3

4. Waarom? Voor wie?
• Het gemeentedecreet is een evolutie naar modern
besturen (gevolg: een goede BBC),
noot: dat gebeurde ook op Vlaams en Federaal niveau (BBB)
• New public management
→Overheid: van Speler naar Regisseur
→Doelstellingen en middelen
→Processen, kostprijs en verbetertrajecten…
→Interne en externe verzelfstandiging
→…. (planning, delegatie, controle en output)
4

5. Waarom BBC? Voor wie?
• Even een blik op de financiën
→ Het gaat om veel geld, vroeger vaak “aanwasbudget”
→ gezonde financiën noodzakelijk voor duurzaam (= op termijn
houdbaar) lokaal beleid: financiën als middel
(feit dat overheid niet failliet kan gaan wil niet zeggen dat de middelen
onbeperkt zijn!)
→ gemeentefinanciën volgen steeds meer de beleidscyclus en
beïnvloeden de Strategische Keuzes
• besparen of belastingen verhogen?
• welke belastingmix? (vermogen v inkomen, bedrijf v burgers)
• welke type leningen? (vast/variabel, looptijd, …)
• zelf doen of uitbesteden?
• aandelen verkopen of rekenen op dividenden?
5

6. Waarom BBC? Voor wie?
• Gemeentelijke bijdrage aan het OCMW
• Principe financiering OCMW door gemeente blijft
• Financieel evenwicht OCMW (na dotatie
gemeente)
• AGB’s:
• Regels BBC-besluit gelden slechts voor een deel
van AGB’s
• Informatica: BBC-besluit legt minimale regels
op voor informatica (bruikbaar voor bestek)

7. Uitgangspunten
• Beleid en en financiën gaan hand in hand
→Plannen (meerjarenplanning)
→Budgetteren (“raming van de kost der plannen”)
→Registreren (“noteren exacte uitgaven bij uitvoering”)
→Rapporteren (jaarrekening)
• Bovenstaande verloopt cyclisch, dus evaluatie dmv
rapportage bij opmaak volgende planning/budget.
• Eén geïntegreerd systeem
(beleidsvoering  financiële vertaling  Gevolgen)
7

8. Uitgangspunten
• Kader:
→ besluit legt regels op voor beleidsrapporten
(meerjarenplan, budget, jaarrekening)
→ Registratiesysteem voor managementinformatie
(lees: voor CBS/MT, niet centraal opgelegd)

9. Uitgangspunten
• Maatwerk mogelijk door bestuur zelf:
• Keuze aantal en aard prioritaire beleidsdoelstellingen
• Aanpassing aan eigen organogram
• IVA’s (elke IVA = aparte ‘budgettaire entiteit’)
• Per gedelegeerde budgethouder: beheersbudget en -rekening
• Zelf gekozen Beleidsdomeinen:
• = eigen groepering van opgelegde beleidsvelden
• belangrijk voor structuur van beleidsrapporten en
kredietbeperking
• Beleidsitems: zelf gekozen verdere opsplitsing opgelegde
beleidsvelden

10. Ter verduidelijking
• Aanpassing aan eigen organogram (eigen keuzes,
Vrije tijd
excl. Algemeen)):
 Beleidsdomeinen: = eigen groepering van
opgelegde beleidsvelden  belangrijk voor
0750 0740 structuur van beleidsrapporten en
0701 CC kredietbeperking
Jeugd Sport
Functioneel/economische codes verdwijnen:
Jeugd Functionele code 761
Jeugd- Project Jeugd Beleidsveld 0750
centrum jeugdcultuur
 Verder bv. jeugdvoorzieningen welzijn 0940,
Speelplein- Jeugdwerk-
opvoedingsondersteuning 0944, kinderopvang
werking ondersteuning
0945, …
 Beleidsitems: zelf gekozen verdere
opsplitsing opgelegde beleidsvelden

11. Uitgangspunten
• Hervorming maakt planlastvermindering mogelijk (maar creëert
de planlastvermindering niet zelf!!!  Zie Decreet Lokaal)
• Onderscheid beleid en beheer:
• Beleidsrapporten:
• Door de raad goed te keuren rapporten: meerjarenplan (en
aanpassingen), budget (en wijzigingen) en jaarrekening
• Besluit regelt minimuminhoud (bescherming raad)
• Verplichte toelichting geen voorwerp van besluitvorming
• Beheersrapporten:
• Elke budgethouder maakt beheersbudget en –rekening
• Besluit legt alleen minimale regels vast

12. Uitgangspunten
• “Het beleid” vertaalt zich in Doelstellingen, actieplannen en
acties. Deze zijn gebudgetteerd (weergave ontvangsten en
uitgaven)
• Financieel evenwicht met twee dimensies:
• Structureel evenwicht: einde planningsperiode in staat zijn
leninglasten (aflossingen en intresten) te dragen uit verschil
exploitatie-ontvangsten en –uitgaven
• Jaarlijks evenwicht op kasbasis
• Lenen gebeurt in functie van thesauriebehoeften, niet
gekoppeld aan investeringen (= andere manier van beslissen?)

13. Concreet
→Meerjarenplan / (S)MJP
→Budget
→Dagelijkse werking
(boekhouding, rapportering,…)
→Jaarrekening

14. Meerjarenplan
• Bij aanvang van de legislatuur (jaar twee t.e.m. jaar één)
→ Strategische nota (voorbereiding door secretaris)
→ Financiële nota (voorbereiding door financieel beheerder)
 Jaarlijkse aanpassing VOOR goedkeuring budget
 Bevoegdheid van de raad
 Bezorging aan raadsleden 14d van tevoren
• Ook voorheen was er reeds…
→ Sectorale en categoriale plannen
→ Financieel meerjarenplan als verplichte bijlage bij de begroting

15. Meerjarenplan
De logische vragen die aan de basis liggen:
→Wat willen het beleid bereiken?
→Wat gaat het bestuur daarvoor doen?
→Hoeveel gaat dat kosten en opbrengen?
→Hoe gaat het bestuur dat financieren

16. Meerjarenplan
• Anders gesteld:
→Functies van het meerjarenplan:
• Beleidsfunctie: politieke voornemens: belangrijkste
beleidsdoelstellingen en actieplannen
• Financiële functie:
→Financiële gevolgen gepland beleid
→Financieel evenwicht
→Sectorale planning (cf. planlastvermindering)
→Evaluatie-instrument of toetssteen achteraf
→Statistische functie (Vlaams, ESR, …)

17. Meerjarenplan
• BBC-besluit: Meerjarenplan is een beleidsrapport
• Strategische nota met:
 Prioritaire beleidsdoelstellingen
 beoogd resultaat (en eventueel maatschappelijk effect)
 actieplannen
 jaarlijkse uitgaven en ontvangsten
 overig beleid (met o.a. niet-prioritaire doelstellingen) dus niet
verplicht in strategische nota!
• Financiële nota met o.a. financieel
doelstellingenplan per beleidsdomein
• Verplichte toelichting: O.a. omgevingsanalyse, financiële risico’s,
beleidsdoelstellingen, info over organisatie, evolutie schulden en belastingen,
…

18. Jaar 1 Jaar 2 …
Uitgaven Ontvangsten Saldo Uitgaven Ontvangsten Saldo
Algemene financiering
• Prioritaire beleidsdoelstellingen
Exploitatie
Investeringen
Andere
• Overige
Exploitatie
Investeringen
Andere
Beleidsdomein 1
• Prioritaire beleidsdoelstellingen
Exploitatie
Investeringen
Andere
• Overige
Exploitatie
Investeringen
Andere
…

19. Meerjarenplan
• Koppeling beleid-financiën:
→Via uitgaven en ontvangsten
→Niet op detailniveau, wel per beleidsdomein
• Is meerjarenplan verplicht?
Ja. Budget moet passen binnen meerjarenplan.
Zonder geldig budget resten alleen (max. 3)
voorlopige 12den.
De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 19 -
02-04-12

20. Budget
• Jaarlijks (voor 31/12, 31/3 in eerste jaar)
→Beleidsnota (inhoudelijk)  Secretaris
→Financiële nota (+/- de begroting)  Financieel Beheerder
• Beleidsnota
→Beleid van het bestuur
→uitwerking meerjarenplan
• Financiële nota
→Exploitatiebudget
→Investeringsbudget
→liquiditeitenbudget
20

21. Budget: Beleidsnota
• Doelstellingennota
→Prioritaire doelstellingen uit MJP
+ actieplannen
+ acties
+ uitgaven en ontvangsten
→Doelstellingenbudget per beleidsdomein
→Financiële toestand
→Lijsten overheidsopdrachten en daden van beschikking die
gedelegeerd zijn door de raad
→Lijst van nominatieve subsidies
21

22. Budget:
Beleidsnota - Doelstellingenbudget
Budget jaar N
Uitgaven Ontvangsten Saldo
Algemene financiering
- Prioritaire beleidsdoelstellingen
Exploitatie
Investeringen
Andere
- Overige
Exploitatie
Investeringen
Andere
Beleidsdomein 1
- Prioritaire beleidsdoelstellingen
Exploitatie
Investeringen
Andere
- Overige
Exploitatie
Investeringen
Andere
…
22

23. Budget: Financiële nota
• Exploitatiebudget
(Uitgaven en ontvangsten per beleidsdomein)
(Dus in praktijk: gecumuleerd doelstellingenbudget)
• Investeringsbudget dat 3 jaar geldig blijft
(Investeringen, +/- BD, aanschaf duurzame middelen)
Opmerking: Transactiekredieten: worden onmiddellijk vastgelegd
 Na verbintenis komt meteen vastlegging
 Ook meerjarige contracten (bv. onderhoudscontracten,
bij investeringen die over verschillende jaren lopen, …)
meteen in te schrijven.
• Liquiditeitenbudget (financieel plan van de geldstromen van de gemeente,
incl afschrijvingen e.d.)
23

24. Budget: toelichting
• Uitleg bij het exploitatiebudget
• Uitleg bij het investeringsbudget
(vb. de gevolgen voor exploitatie)
• Lijst met geplande subsidies per beleidsveld
• Evolutie liquiditeitenbudget in de tijd
24

25. Praktisch – opmaak Budget
• Informatieverzameling
• Overleg op niveau van het Managementteam
• Overleg tussen diensten en schepenen
• Overleg tussen schepenen en schepen voor
financiën
• Bespreking op het college
• Voorstel op college
• Voorstel op gemeenteraad
25

26. Budget – Budgetwijziging - IKA
Budgetwijziging
• Ook via gemeenteraad
• Minstens na goedkeuring jaarrekening
Interne Kredietaanpassing (IKA), 1 juli 2009
• Bevoegdheid college (NIET BIJ OCMW  Raad)
• Budgetneutraal per Beleidsdomein !!! (kredietbewaking op BD)
 Saldo mag niet verschillen (U – O)
• VROEGER: Functionele Code begint met zelfde 2 cijfers /
NU: binnen beleidsdomein blijven
• Niet van O naar U
• Niet van BD naar GD (principe blijft overeind)
• Niet over jaren heen
26 WAT HIER NIET KAN MOET VIA BW

27. Budget
•Functies van het budget:
•Beleidsfunctie: concretisering meerjarenplan
•Financiële functie: gevolgen op financiën en evenwicht
•Autorisatiefunctie: maximaal besteedbare kredieten
•Sectorale planning (cf. planlastvermindering)
•Evaluatie-instrument of toetssteen achteraf
•Statistieken(Vlaams, ESR, …)
•Wat als er op 1.1 geen budget is?
•Automatisch (geen goedkeuring raad) voorlopige 12den
•Beperkt tot 3/12den (uitbreidbaar door minister) voor
exploitatiebudget; geen beperking voor aflossingen

28. Dagelijkse werking
Budget
• Eén registratiesysteem dient twee doelstellingen:
→Budgettaire registraties voor:
• Financiële vertaling van het beleid (uitgaven/ontvangsten)
• Kredietopvolging en –bewaking
→Managementinformatie (met o.a. algemene boekhouding)
• Besluit legt (cf. rapportering!) verplichte ‘dimensies’ op
voor boekingen, zoals o.a.:
→Datum, bedrag, algemene rekening, omschrijving
→Budgethouder, beleidsveld, actieplan
→Sectoraal rapport (cf. planlastvermindering!)
→…
Uitbreidbaar door bestuur (informatica – kosten/baten)
De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 28 -
02-04-12

29. Dagelijkse werking
• Vrijstellingen visum:
→Decreten: vóór aangaan van verbintenissen met uitgaande
kasstroom onderzoekt financieel beheerder wettigheid en
regelmatigheid en geeft visum. Raad kan na advies
financieel beheerder verbintenissen vrijstellen van
voorgaand visum, binnen grenzen bepaald door Vlaamse
regering.
→Besluit maakt visumvrijstelling onmogelijk voor:
• Aanstelling statutairen
• Aanstelling contractanten >1 jaar en onbepaalde duur
(uitzondering OCMW voor werkgelegenheidsmaatregelen)
• Verbintenissen >50.000 euro of meerjarige verbintenissen >25.000
euro/jaar
• Investeringssubsidies
(doortrekken logica investeringsbudget)
De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 29 -
02-04-12

30. Jaarrekening
• Ontwerp opgesteld door Financieel beheerder
(ism Managementteam)
• Controle van ontwerp door externe audit
(“o.v.”)
• (Gemeente)raad stelt jaarrekening vast (moet
voor 31/3, gebeurt heden vaak voor 31/6,
doch timing is belangrijk om evenwicht budget
aan te tonen)
• College geeft toelichting over het gevoerde
30

31. Jaarrekening
• Beleidsrapport (met standaardregels) bevat
→Beleidsnota
→Financiële nota
→Samenvatting algemene rekeningen
31

32. Jaarrekening
• Beleidsnota:
 Doelstellingenrealisatie: voor elke prioritaire
doelstelling:
Werd beoogd resultaat (of effect) bereikt?
Werden actieplannen en acties uit budget
uitgevoerd?
Vergelijking werkelijke uitgaven/ontvangsten met
budget
 Doelstellingenrekening: zie volgende dia
 Financiële toestand
32

33. Jaarrekening -
Doelstellingenrekening
Jaarrekening Eindbudget Initieel budget
Uitgaven Ontvangsten Saldo Uitgaven Ontvangsten Saldo Uitgaven Ontvangsten Saldo
Algemene financiering
- Prioritaire beleidsdoelstellingen
Exploitatie
Investeringen
Andere
- Overige
Exploitatie
Investeringen
Andere
Beleidsdomein 1
- Prioritaire beleidsdoelstellingen
Exploitatie
Investeringen
Andere
- Overige
Exploitatie
Investeringen
Andere
…
33

34. Jaarrekening
Financiële nota:
 Exploitatierekening
Jaarrekening Eindbudget Initieel budget
Uitgaven Ontvangsten Saldo Uitgaven Ontvangsten Saldo Uitgaven Ontvangsten Saldo
Algemene financiering
Beleidsdomein 1
…
Totaal
 Investeringsrekening
 Liquiditeitenrekening
34

35. Jaarrekening
Samenvatting algemene rekeningen:
 Balans
 Staat van opbrengsten en kosten
Bij jaarrekening hoort een toelichting, met o.m.:
waarderingsregels, relevante gebeurtenissen na
balansdatum, uitleg bij verschillen budget-realiteit,
details bij financiële nota, toegekende subsidies, …
35

36. Invoeringstraject (2011 – 2014)
Starters 2011 (20)
Gemeenten Aalst, Geel, Hemiksem, Mol, Oostrozebeke, Poperinge,
Vilvoorde
OCMW’s Boutersem, Opwijk, Zwevegem
Gemeente en OCMW Antwerpen, De Pinte, Dilbeek, Overpelt, Zoersel
Starters 2012 (44)
Gemeenten Begijnendijk, Beringen, Deerlijk, Drogenbos, Grimbergen,
Kasterlee, Lier, Linter, Lokeren, Meerhout, Olen, Schelle,
Temse, Wevelgem en Zonnebeke
OCMW’s Boortmeerbeek, Denderleeuw, Grobbendonk, Haaltert,
Maaseik, Merksplas, Oudenaarde, Stabroek, Waregem en
Zutendaal
Gemeente en OCMW Aalter, Eeklo, Herent, Houthalen-Helchteren, Oosterzele, Sint-
Katelijne-Waver, Spiere-Helkijn, Tienen en Zottegem
Provincie West-Vlaanderen

37. De boodschap blijft…
• Wacht niet tot 2013 om voorbereidingen te starten:
• Is huidige organogram OK - keuzes
beleidsdomeinen?
• Bv. jeugd:
 apart beleidsdomein
 binnen BD vrije tijd
 binnen BD welzijn
 …
• Projectleider in bestuur?
• Investeren in informatica
• Volg vorming & opleidingen

38. Vragen?

39. Financiële rol van diverse spelers
• Gemeenteraad:
→budget(wijzigingen) en jaarrekening en nu ook
meerjarenplan
→Belasting- en retibutiereglementen
→Overheidsopdrachten die niet nominatief in budget staan
(anders: andere budgethouder)
→Algemeen inzage- en controlerecht
→Goedkeuring internecontrolesysteem (uitstel 1/10/2007)
→Oprichten en deelname verzelfstandigde entiteiten
39

40. Financiële rol van diverse spelers
• College van burgemeester en schepenen:
→Uitvoerbaarverklaring belastingkohieren
→Budgethouder, met mogelijkheid tot delegatie
naar secretaris en individuele personeelsleden
→Kader vastleggen voor beleggingen en
thesauriebeleid (rest: ontvanger)
→Interne kredietaanpassingen
40

41. Financiële rol van diverse spelers
• Secretaris:
→Algemene leiding van de diensten
→Hoofd managementteam
→Voorontwerp beleidsnota bij budget (later ook:
voorontwerp strategische nota meerjarenplan)
→Staat in voor interne controlesysteem
→Budgethouder voor dagelijks bestuur
• Bij delegatie door college
• Kan zelf verder delegeren
→Functionele leiding over deel taken Financieel beheerder
(Antwerpen: Directeur Financiën doet nota’s)
41

42. Financiële rol van diverse spelers
• Managementteam
→Verplicht in elke gemeente
→Leden: secretaris, ontvanger, anderen op basis
van organogram
→Coördinatie voorbereiding, uitvoering en
evaluatie van het beleid
→Begin legislatuur: afsprakennota met college
→Zeker betrokken bij: meerjarenplan, budget,
organogram, interne controlesysteem, …
42

43. Financiële rol van diverse spelers
• Financieel Beheerder
→Tweede handtekening voor girale betalingen
(secretaris eerste)
→Doet onder functionele leiding secretaris:
• Voorontwerp financiële nota bij budget
• Boekhouding en jaarrekening
• Thesauriebeheer
→Doet in volle onafhankelijkheid:
• Voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole (visum voor het ontstaan van
verbintenissen)
• Invordering ontvangsten (bv belastingen)
• Rapportering aan CBS en GR over thesaurie, uitvoering budgetten, beheerscontrole,
toekennen visa, enz.
→moet geen borg meer stellen
43

44. Financiële rol van diverse spelers
• Budgethouder (nieuw!)
→Bevoegdheid om budget (uitgaven en
ontvangsten) in te zetten om doelstellingen te
bereiken
→Wie? College en bij delegatie: secretaris,
personeelsleden, burgerinitiatief
→Indien bevoegd: bereidt opdracht voor, gunt
(=bindt gemeente tav derden), controleert
facturen en keurt ze goed
→Moet rapporteren over activiteiten
44

45. Financiële rol van diverse spelers
• Jij als individueel personeelslid
→Kan budgethouder zijn indien delegatie door
secretaris of college.
(Budgetverantwoordelijkheid speelt hier ook)
→Speelt een rol binnen het interne controlesysteem
(procedures, …)
→Kan mogelijks in het managementteam zitten
(bepaald door organogram) Hoe waarschijnlijk?
→Wat is jouw rol als jeugdambtenaar in de praktijk?
Hoe is die bij het opmaakproces van het
budget/de meerjarenplanning?
45