1. Ontsnappingsroutes
uit het digitale moeras
Het digitaal documentbeheer bij de
stad Leuven
Caroline Vleugels
Yehudi Bosmans

2. Probleemstelling
• Weinig tot geen richtlijnen
• Talrijke problemen
– Te weinig aandacht voor technologische veroudering
– Structuur en ordening ontbreekt: geen context
– Digitale dossiervorming staat niet op punt
– Te weinig metadata worden geregistreerd
– Totaal gebrek aan digitale hygiëne
– ….
• Gevolg
– Chaos: nu en in de toekomst
– Eerste voorsmaakje: overdracht O-schijf

3. Alarmbel:
onze schijfruimte geraakt stilaan vol!
• Huidig aankoopbeleid van extra schijfruimte niet houdbaar
• Nood aan een archiveringssysteem?
• Het stadsarchief reageert

4. Nood aan duidelijke communicatie
• “Wat is digitaal archiveren?”
Stadsarchief versus ICT en Stuurgroep Informatiebeheer
• Taak van het archief om een duidelijk beeld van de
problematiek te schetsen
• Vaststellen prioriteiten
1. Sensibiliseren van het personeel
2. Herwerking mappenstructuren
3. Verbetering rechtenstructuur

5. Sensibiliseren van het personeel

6. Organisatie van E-Plumeaudagen
• Vervolg op Trash-days voor papieren documenten
• Focus op prioriteiten
– Opkuis mailbox
– Dubbels
– Oude versies
– Controle fotobestanden
– Controle audio- en videobestanden
– Uitgeprinte versus digitale documenten
– Registratie van externe gegevensdragers
(Diskettes, VHS-video, CD-rom, DVD,..)

7. • Niet:
– Naamgeving bestanden en mappen
– Herstellen digitale dossiers Tijdgebrek
– Opkuis mappenstructuur
• Succes?
– Eerste Plumeaudag (20 mei 2010)
– Tweede Plumeaudag (19 november 2010)
Vaststelling dat de huidige aanpak niet meer werkt

8. Nieuwe aanpak ?
• Overzichten van dubbele bestanden
• Cursus Digitaal Documentbeheer (maart 2012)
– Uitgebreider dan actiepunten E-Plumeau
• Mensen ‘droppen’ achter computer bij ICT-dienst?
• Diensten laten betalen voor schijfruimte?
• Voorstel tot aankoop Recordsmanagement
Tool via VHIC

9. Op weg naar een nieuwe
mappenstructuur

10. Nauwe samenwerking
tussen Stadsarchief en ICT
• Basis = richtlijnen van E-David cfr. Mappenstructuur
• Structuur gebaseerd op grote taken van het stadsbestuur,
niet het organogram
• Doel is één mappenstructuur voor:
– Dynamisch archief
– Semi-dynamisch archief
– Statisch archief
Liefst zowel digitaal als papier!
• Voorbereiding archivering digitale documenten

11. Indeling van de mappenstructuur
• Identificatie van de grote taakgebieden van het
Stadsbestuur
• Deel 1: algemene mappen
– Voor elke stadsdienst identiek
– Nummering van 1 tot 6
– Overleg met diensthoofden en medewerkers diensten
• Deel 2: mappen die nodig zijn binnen bepaald
taakgebied
– Overleg met stadsdiensten
– Nummering vanaf 30

12. Voorbeeld: Groenbeheer
Overzicht Detail taakmap

13. Werkwijze
• Informatie rond taken en processen wordt bestudeerd
• Overleg met betrokken stadsdienst
• Concrete opbouw van de structuur: twee mogelijke
werkwijzen
– Eerste voorstel van structuur door Stadsarchief
– De dienst stelt een eerste voorlopige structuur voor
• Structuur wordt veelvuldig geanalyseerd
• Herwerking tot definitief eindresultaat

14. Eindresultaat
• Mappenstructuur die voldoet voor:
– Stadsarchief (archivistische principes)
– ICT (technisch beheersbaar)
– Stadsdienst (gebruiksgemak en ingebed in werking dienst)
• Een spannend moment: de omzetting van
bestanden naar de nieuwe structuur

15. Een nieuwe taakverdeling
• Betere controle op de nieuwe mappenstructuur en de
digitale hygiëne is noodzakelijk
– Beperking in aanmaak mappen op hoog niveau
– Supervisie van een werkgroep op de mappenstructuren
• Nauwe samenwerking tussen Stadsarchief en ICT
• Nieuwe rol voor Stadsarchief
• Extra taken voor de archiefverantwoordelijken

16. Nood aan opleiding
• Cursus Digitaal Documentbeheer (maart 2012)
– Voor alle computergebruikers
– Cursus krijgt best een permanent karakter
• Personeel van één stadsdienst:
– Omzetting bestanden
– Uitleg over gebruik eigen mappenstructuur
• Archiefverantwoordelijken: nieuwe taken

17. Verbetering van de
rechtenstructuur

18. IT-Technische oplossing
• Werken met Active Directory
– Beperking van rechten op 1ste 3 niveau’s van de
mappenstructuur
– Globale groepen
– Locale veiligheidsgroepen
– Overzicht naar rechtenverantwoordelijke

19. Mappenstructuur
Detail algemene map Detail taakmap

20. Active Directory
• Globale groepen
= Groep die een aantal medewerkers met eenzelfde
kenmerk samenvat. Bijvoorbeeld: Gebouwbeheerders,
Stafdienst,…
– GG-OD-Groenbeheer-Directie
• Locale groepen
= Naamgeving is een weerspiegeling van de plaats
op de bestandsserver.
– LG-FS-OD-02_Groenbeheer-01-10-Write
– LG-FS-OD-02_Groenbeheer-01-10-Read

21. Rechtenstructuur

22. Gevolgen
• Medewerker is lid van een groot aantal ActiveDirectory
groepen. In sommige gevallen meer dan 150 groepen
• Dit heeft gevolgen op het aanmeldscript
• Voordelen van deze manier van werken:
– Transparant welke rechten iemand heeft
– Rechtenstructuur naar de medewerker toe is
overzichtelijk en duidelijk

23. Toekomst
• Continue waakzaamheid over de mappenstructuren en
digitale hygiëne
• Overdracht bestanden naar een archiefserver
• Oprichting Werkgroep Digitaal Documentbeheer
– Breder dan huidige werkgroep
– Nadenken over probleempunten Documentbeheer

24. Conclusie
• Eerste stappen naar verbetering digitaal
documentbeheer
• Nood aan permanente vorming, controle, analyse en
bijsturing
Belangrijke nieuwe taak Stadsarchief
• Nog veel werk voor de boeg