Módulo de asistencia al usuario Recuperador: Módulo de recuperación de información mediante consultas Visualizador: Módulo de visualización de los resultados de la búsqueda Evaluador: Módulo de evaluación de la calidad de los resultados de la búsqueda Administrador: Módulo de administración del sistema 2. Extracción de características 3. Indexación y almacenamiento 4. Recuperación 5. Visualización 6. Evaluación 7. Administra

1. TRATAMIENTO
DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS

2. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
JORGE LUIS ÁLVAREZ HERNÁNDEZ
YERIS PATRICIA GONZÁLEZ BARRAZA
JOHANNA GONZÁLEZ CAMACHO
MARÍA ANGÉLICA LÓPEZ CÓRDOBA
Tutor
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN;
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES G2
ABRIL 2012

3. CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
OBJETIVOS
RESPONSABLES
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
EXPEDIENTE MIXTO Ó HIBRIDO
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

4. INTRODUCCIÓN
Los documentos electrónicos no son textos aislados del campo social. Son el
resultado de una relación entre el avance científico, el desarrollo económico de
algunas sociedades y las nuevas propuestas para facilitar el trabajo de la
sociedad. Su forma y funcionalidad van a depender de los fenómenos sociales y
económicos, infortunadamente la evolución de la tecnología va más rápido que
las habilidades y capacidades humanas para establecer relaciones que definan y
aprovechen la estructura de los registros electrónicos.
La incursión de los expedientes electrónicos ha permitido adelantar procesos
de tramitación sin la necesidad del papel, pero también exige una reingeniería
en los procesos administrativos para darle celeridad y efectividad al manejo de
la información convencional. Por tratarse de un documento electrónico ofrece
todas las características tecnológicas, menor tiempo de tramitación, seguridad
de confidencialidad, aumento en la calidad del trabajo, facilidad de ubicación y
búsqueda. Son una alternativa para la resolución de procesos, permitiendo la
cercanía del usuario con las entidades sin que por ello pierda transparencia.

5. OBJETIVOS
Acercar al profesional de ciencia de la información y
documentación, Bibliotecología y archivística con el Tratamiento
de documentos electrónicos, importante por los avances
tecnológicos y por la labor a la que se verá enfrentado.
Tomar conciencia sobre la responsabilidad que tienen los
futuros profesionales de trabajar de la mano con las nuevas
herramientas tecnológicas para manejar adecuadamente los
documentos electrónicos.
Reconocer las diferencias en cuanto a conservación,
mantenimiento, uso y manejo entre documentos impresos y
documentos electrónicos.

6. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
El tratamiento de los documentos
administrativos producidos por medios
electrónicos y validados con firma electrónica, a
lo largo de su ciclo de vida, desde el momento
de su diseño hasta su transferencia final a un
archivo histórico es a lo que llamamos gestión
de documentos electrónicos estos deben contar
con un manejo del software y hardware
adecuado dentro de un contexto de cambio
tecnológico

7. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS
CONSERVACIÓN: Depende del
ELECTRÓNICOS
mantenimiento dado a los MIGRACIÓN: Copia de documentos en soportes o
documentos. Es recomendable formatos con tecnología nueva periódicamente.
conservar los documentos, que tienen Para evitar pérdida de información es importante
mayor duración, independientes al guardar una copia antes de realizar la actividad.
sistema en que se produjeron. Los
formatos electrónicos tienen una
USO: Se recurre a la estructura de directorios del
longevidad que oscila en los 5 años,
ordenador personal o de uso compartido para la creación
por ello la migración se hace necesaria,
de carpetas, subcarpetas o ficheros que respondan a un
es preferible utilizar formatos abiertos
sistema normalizado para nombrarlos, esto es
(xml, html, pdf, ipg, cgm), sin que
importante para la creación de expedientes que
pierda sus características de contenido,
constituyen las series documentales
estructura y contexto.
ALMACENAMIENTO: En soporte normalizados y perdurables, adecuado a las
necesidades de conservación. Se recomienda emplear soportes ópticos no
reescribible para evitar modificaciones o pérdidas (soportes no repudiables). Los
documentos se mantienen en su aplicación original cuando se necesitan a largo
plazo, aunque debido a los avances tecnológicos se tienen que convertir al nuevo
software. También se pueden almacenar en un formato que no dependa de ningún
software (ficheros planos) y que cuenten con funciones de control de acceso.

8. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

9. RESPONSABLES
ÓRGANO PÚBLICO: Dispone la
normatividad de organización
LOS
específica y, de no existir
INDIVIDUOS
prevención normativa la
responsabilidad recae en el
encargo de su tramitación.
LA
COMUNIDAD LA
ORGANIZACIÓN
RESPONSABILIDAD DE AUDITORÍA: Legalmente todo documento electrónico mensaje
electrónico o archivo digital asociado a una firma digital se presume a la presunción, salvo
se pruebe lo contrario en la auditoría de responsabilidad del titular del correspondiente
certificado digital vigente en el momento de su emisión.

10. RESPONSABILIDAD
DE MANTENER ARCHIVOS
DE CORREOS ELECTRÓNICOS
Si a nuestro mensaje de
correo electrónico deberá
responder uno o varios El remitente: tiene la responsabilidad
destinatarios conservemos el de conservar y gestionar el correo
texto original y todas las
respuestas recibidas electrónico (correo interno).
El destinatario: tiene la
responsabilidad de conservar y
gestionar el correo electrónico: debe
guardarse el archivo del correo
externo recibido, especialmente
cuando el archivo forma parte del
documento oficial de operaciones.

11. EXPEDIENTES
ELECTRÓNICOS
Es un conjunto de documentos electrónicos, que pueden ser a
su vez otros expedientes, organizados debidamente para que
sirvan de fundamento o antecedente a un asunto o a un acto
administrativo previamente definido (determinación de
fuentes, formatos y metadatos) que se tramitan por vía
informática. Se debe tener en cuenta que el expediente
electrónico es un tipo de documento mas no un proceso. La
mayoría de las veces se obtienen a partir de documentos
originales o físicos y puede contener también referencias a
procesos de los sistemas de workflow u objetos en sistemas de
terceros, bases de datos, URL, etc. Ofrece incluso una cubierta
similar a la del mundo del papel.

12. EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS
OBRA EN DIFERENTES
INSTANCIAS
FORMAN SERIES RESPONDE A UN TRAMITE
DOCUMENTALES QUE DEBE SER
GESTIONADO
CARACTERISTICAS
EXISTE UN VINCULO DE
TRAMITE Y GESTIÓN ENTRE SE PRESENTAN EN EL
UNO DE LOS DOCUMENTOS MISMO ORDEN DE SU
QUE LO CONFORMAN ACTUACION

13. ETAPAS DE LOS EXPEDIENTES
ELECTRÓNICOS
•En esta etapa del inicio de un expediente es importante la participación multidisciplinaria conformada por un
gestor, un archivero, un técnico en TIC y un jurista. En esta etapa se establecen plazos de la actividad y los
DEFINICION DEL componentes del sistema: entrada, procedimiento y salida
PROCEDIMIENTO
•Los expedientes electrónicos se forman de pruebas, dictámenes, documentos, acuerdos y toda la información
que los complete, debe estar rubricada de tal manera que refleje una estructura con los pasos seguidos de la
tramitación, se genera el foliado o índice electrónico firmado por la administración actuante.
TRAMITACIÓN
•Se genera la información definitiva, su vida depende de la incorporación de información precedente y el acceso o
disposición que se le dé al mismo.
TERMINACIÓN
•Se traspasa la información para el almacenamiento en bases de datos establecidas por cada entidad y se archiva
como memoria del acto administrativo. Se decide si pasa a una conservación definitiva o si por el contrario se
TRANSFERENCIA Y hace eliminación digital completa.
ARCHIVO

14. EXPEDIENTE
MIXTO O HÍBRIDO
Es un expediente que cuenta con elementos
físicos y electrónicos. En la actualidad no existen expedientes
enteramente electrónicos, con la llegada de nuevas herramientas
tecnológicas hasta ahora el proceso de digitalización de
documentos está en camino, por el momento la conformación de
un expediente tiene elementos de papel como contratos, actas,
facturas, etc., documentos que hasta ahora no han sido
digitalizados, y también cuentan con elementos que ya se
generaron con la tecnología actual como e-mail, objetos
multimedia, links, gráficos.
Mientras pasa el momento de transición tendrán que convivir
durante un periodo de tiempo.
Tanto los documentos de papel y los electrónicos deben estar
debidamente organizados y nombrados.

15. CICLO DE VIDA
DE UN DOCUMENTO
Planificación
Creación
Acceso y
Conservación Utilización
Utilización
Disposición
Utilidad

16. PROCESOS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Es el conjunto de actividades técnicas y
administrativas que propenden por facilitar la gestión y
administración del documento desde el momento en
que se produce o recibe y en el desarrollo de cada una
de sus fases y etapas.
El objeto es facilitar su producción, tramite,
ordenación, clasificación, descripción, conservación,
utilización y disposición final. Este proceso garantiza la
atención oportuna en la recepción de documentos y
un excelente tiempo de respuesta en su distribución,
asegurando la confidencialidad de la información.

17. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ELECTRÓNICO: VALORIZACIÓN Y SELECCIÓN
Valoración y Selección
Según el Diccionario de Terminología Archivística, valoración es la “función que consiste en
determinar la conservación o descarte de los documentos a partir de sus valores”. Se centra
en el principio de evidencia, condicionando así la decisión de selección.
POLITÍCAS DE VALORIZACIÓN
SECTOR EMPRESARIAL
DEFINICIÓN DE LA
APLICACIÓN DEL CONCEPTO UTILIZACIÓN DE ELECCIÓN DE
FUNCIÓN DE DETERMINACIÓN DE
SERIE DOCUMENTAL COMO EL FORMATOS MÁS CONSERVACIÓN
VALORIZACIÓN Y PLAZOS DE
CONJUNTO TOTAL EVIDENCIAL ESTABLES Y PERMANENTE CON
SELECCIÓN DE LOS CONSERVACIÓN
DE DOCUMENTACIÓN SOSTENIBLES EN EL CRITERIO MUY
DOCUMENTOS ACORDES AL FORMATO
GENERADO POR UNA FUNCIÓN TIEMPO. RIGUROSO.
ELECTRÓNICOS
O ACTIVIDAD
DEFINICIÓN DE INCORPORACIÓN DE LA
UTILIZACIÓN DE UNA NORMAS Y PLANIFICACIÓN DE FUNCIÓN SELECCIÓN EN
METODOLOGÍA PARA PROCEDIMIENTOS PARA DETERMINACION DEL METADATA EL DISEÑO DE SISTEMAS
LA DETERMINACIÓN DE EL CICLO DE VIDA PLAZO TOTAL DE DE INFORMACIÓN.
PLAZOS DE COMPLETO DE LOS CONSERVACIÓN EN
CONSERVACIÓN (ISO DOCUMENTOS FORMATO DIGITAL
15489)

18. PROCESOS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL: DIGITALIZACIÓN
Consideración de la situación
legal del material a digitalizar:
depende del país después de un
tiempo de la creación de la obra
pasa a ser de dominio público y
libre de reproducción.
Selección del material adecuado
para someter a digitalización sin
correr riesgos de deterioro.

19. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
O RGANIZACIÓN
El proceso de organización de documentos electrónicos
comprende el análisis de los mismos para identificar
quién, cuándo, cómo y por qué fueron creados, qué
funciones y actividades documentan y su naturaleza
física. La organización es el proceso que estudia los
documentos, en nuestro caso los electrónicos, para
descubrir cómo se relacionan con la entidad que los creó.
La descripción se refiere a la manera de compartir esa
información con otras personas.

20. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
ANÁLISIS DOCUMENTAL
ANÁLISIS
DOCUMENTAL
ANÁLISIS DE D.E
INDICADORES
DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN DE NO TEXTUALES
DE CALIDAD
FORMAL (FÍSICA) CONTENIDO (FOTOG Y
DESCRIPTIVA
VIDEOS)
ESTÁNDARES DE
DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN INDEXACIÓN O ESTÁNDARES DE
CATALOGACIÓN CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL FORMAL PARA INDIZACIÓN METADATA
D.E.
Proceso por el cual se derivan de un documento electrónico un
conjunto de términos que lo representan. Cubre la descripción
física mediante elementos formales (autor, título, editorial,
fecha de creación, etc.) y la descripción conceptual del
contenido mediante términos de indexación (palabra clave o
descriptores de tesauros)

21. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
ALMACENAMIENTO
Las entradas Admiten
puede ser: variantes:
Por tratamiento
A un índice Modalidades de
dado: Con clasificación
De texto Según espectro alfabético de recuperación:
Sumarias o sin y resumen
completo Según acceso: documental: materias o Búsqueda
análisis de Con clasificación
De imágenes, De acceso local Centrados en un contenido temas directa
e indización
audio o video En CDs o DVDs único tipo de Por palabras Búsqueda a
documento Catálogos de Con clasificación,
De datos En línea clave del través de índices
bibliotecas indización y
referenciales De tipos mixtos contenido del Búsqueda por
Con análisis de resumen
doc. jerarquías
contenido Índices de citas
Descriptores de
cont. del doc.

22. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
ALMACENAMIENTO
Módulos:
Extractor de características de un documento
multimedial mediante diferentes filtros Subprocesos:
Biblioteca semántica
Esquema de metadata 1. Ingreso del documento multimedial
Ontologías con la descripción de los
conceptos de aprendizaje
2. Búsqueda y recuperación del documento
Perfiles de usuarios multimedial
Lógica de búsqueda
Base XML con archivos estructurados

23. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN
No es un área estática sino que
por el contrario, debe adaptarse Técnicas computarizadas
al cambio y evolución de tradicionales de comparación y
volumen, características y evaluación de información textual:
accesibilidad de la información.
Comprende dos actividades: •Modelo booleano
•Modelo vectorial
•Comparación y evaluación de las •Segmentación de palabras en
representaciones de documentos idiomas aglutinantes
de acuerdo a una consulta •Modelo probabilístico
formulada por el usuario. •Retroalimentación por relevancia
•Indexación por semántica latente
•Construcción de una función •Text mining (minería de datos)
que ordene los documentos para
presentarlos.

24. TIPOS DE RECUPERACIÓN
 Recuperación de información de la web
Recuperación de información basada en contenido desde
bases con imágenes digitalizadas.
Sobre la percepción de la imagen y su contenido.
Esquemas de recuperación de información multimedial.
Estado del arte tecnológico en el proceso de recuperación

25. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES
ACTIVIDADES DE PRESERVACIÓN
La preservación digital es el Las relacionadas con la preservación de
documentos ya digitalizados o que fueron creados
conjunto de actividades en formato digital; métodos:
gerenciales que aseguran el
acceso continuo a Preservación de la tecnología y migración del
documentos digitales documento mediante cambio de soporte.
considerando elementos
tecnológicos y Las de preservación del original por métodos
digitales
empresariales rápidamente
cambiantes. La gestión de las copias de seguridad o respaldo
de los documentos digitales
La gestión de respaldo de los sistemas de gestión
documental

26. PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL:
INTEGRIDAD Y AUTENTICIDAD
Métodos
Públicos:
Registro de identificadores únicos (DOI-Digital Object Identifier)
Definición de estructuras de metadata que contengan declaraciones de
preservación de autenticación
Ocultos:
Marca de agua digital
Esteganografía
Firma digital

27. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO
La organización del espacio de trabajo
constituye el punto de partida para
cualquier actuación dirigida a normalizar
la gestión de los documentos de archivo
en una organización.
Se tiene que separar lo que se debe definir un lugar
realmente se necesita de lo que no para que no adecuado para cada elemento con el que
genere distracciones o pérdidas de tiempo. Hay que se va a trabajar dependiendo de su uso y
determinar un lugar exclusivo para llevar a cabo las la frecuencia con que se haga. Si se elige
actividades, preferiblemente etiquetada cada área. contenedores para el almacenamiento de
También se establecen auditorias periódicas y instrumentos es necesario etiquetarlo.
medidas preventivas para evitar riesgos
ambientales que afecten los equipos.
Los instrumentos
Los materiales, elementos, electrónicos por lo general son grandes
archivos, herramientas de equipos y todo lo que se receptores del polvo, por ello es
necesita para la actividad, se tiene que separar de importante removerlo diariamente, no
acuerdo a la fase en que se encuentre el expediente, solo por los equipos electrónicos sino
además de separar los objetos sensibles como CD´S, también por el personal que participa en
cintas, memorias, etc. e l proceso.

28. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
Básicamente una Gestión de Documentos Electrónicos debe obedecer a:
Establecer una organización responsable de los directorios informáticos, de esa manera
se describirá un sistema y las normas de almacenamiento de documentos electrónicos.
Controlar la creación de copias y estar alerta de la duplicidad de información en
distintas versiones.
Instaurar un sistema que permita recuperar la información eficazmente.
La organización facilita que la información se comparta y se aproveche de forma mas
eficiente y como un recurso colectivo, como consecuencia, se reducen drásticamente
situaciones como la duplicidad de documentos, archivos, fotocopias innecesarias,
dobles grabaciones de datos, etc.
“La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en
agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sido
definida en el Cuadro de Clasificación Documental”

29. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
SUBSERIES
SERIES

30. CONCLUSIÓN
En el ámbito internacional el desarrollo tecnológico
avanza aceleradamente, razón por la cual, todos los
procesos en las organizaciones sufren cambios que
permiten el manejo y administración de la
información de manera eficiente y oportuna.
Son todos estos aspectos los que exigen a la
organización la implementación de un proceso de
gestión documental electrónica con la preparación
pertinente antes, durante y después de cada una de
las etapas, con el propósito de lograr la
conservación y recuperación de la información.

31. BIBLIOGRAFÍA WEB GRAFIA
Universidad de Cádiz (consultada marzo 30-2012)
http://www.uca.es/area/biblioteca/archivo/gestion/documentos
Casanovas, Inés. (2008). Gestión de archivos electrónicos.
Buenos Aires: Alfagrama.
http://www.slideshare.net/inggaitan/documentos-electronicos
www.unisalle.edu.co/.../documentos/organizacion_archivos_electr
oni...
http://www.slideshare.net/alisciasandravivianafredy/los-
documentos-electronicos-y-su-tratamiento