Geen vakantieprogramma zonder inschrijvingen. Twee gemeenten vertellen over de ervaringen met hun online inschrijvingssysteem. In Tielt-Winge kunnen, ook gescheiden, ouders hun kinderen eenvoudig online inschrijven via de activiteitenkalender. Een winkelmandje bundelt de geselecteerde activiteiten, de factuur wordt elektronisch verzonden. Bart Van de Laar (communicatieambtenaar Tielt-Winge) licht de mogelijkheden toe.

1. Grabbelpas & swap
online reserveren in Tielt-Winge
28 januari 2014
Bart Van de Laar
#grabbelswap
@marcomvision
Sarej

2. agenda










toptaken?
2011: bètaversie
2012: volwaardige webapp
2012: meten is weten
blik op ‘frontoffice’
blik op ‘backoffice’
opvolging issues
wat bracht 2013?
toptaken bereikt!?
vragen & suggesties

3. bepaal toptaken
Kruip in de huid van…
– de ouder
– de jeugddienst (personeel & animatoren)
– de webbeheerder
– de rekendienst
– de webfirma
vooraf / tijdens / nadien

4. 2011
 Integratie webapp in bestaande platform
 Quick wins
–
–
–
–
bètaversie
startmoment
ouders: gebruiksgemak
jeugddienst: focus op vakantiewerking & helpdesk
– schaalbaar
– eyeopener: imago & organisatiecultuur
 Passie in uitvoering

5. 2012
Registratie: mét kidsID, beheer door ouders
Reservatie: uitbreiding o.a. verkoop kledij (sjaaltje, t-shirt)
Back office: upgrade, secure certificaat, secure hosting
uitbreiding beheer & rapportage
Uitbreiden & verfijnen rol jeugddienst
(vooraf, tijdens, nadien)
Gedeelde passie

6. meten is weten
 390 kinderen
 246 ouders (soms dubbels)
 3159 effectieve deelnames in 2012
 activiteiten met wachtlijst: snel ‘uitverkocht’
 Google analytics (tielt-winge.be 4 tot 6 juni 2012: 1574 bezoeken)

7. frontoffice: registratie

8. registratie

9. activiteiten

10. activiteiten

11. activiteiten

12. reserveren / inschrijven
•
•
•
•
•
stap 1: introductie (checkt op achtergrond ook security & browser)
stap 2: activiteiten
stap 3: webshop kledij
stap 4: overzicht
stap 5: schermbevestiging & e-mail factuur

13. reserveren / inschrijven

14. backoffice

15. backoffice
• Automatisch genereren naar pdf
- fiscaal attest
- medische fiche
- deelnemerslijst
• Eerste aanwezigheid kind + bestelling webshop
• Aanwezigen | Reservelijst
• …

16. Explirer

17. opvolging issues
• opvolgingssysteem ‘Gemini’
• projecten
• type | prioriteit | ernst | status | …

18. 2013
• speciale gevallen
- inschrijven | annuleren deelname
- facturatie
- deelnemer uit reservelijst activeren
•
•
•
•
verduidelijken GR/SW bij reservatie
e-mail (periode, ouder, activiteit, project)
webshop (stock: live)
versiebeheer

19. toptaken bereikt!?
ouder: - overzicht: beschikbaar / volzet
- kind(eren) vlot online inschrijven
- betaling & overzicht reservatie
jeugddienst: - activiteiten beheren
- automatisatie rapporten vóór & na
- webshop

20. toptaken bereikt!?
webbeheerder:
- hedendaagse app
intern: ‘eyeopener’
extern: maatschappelijk relevant
technisch: crossbrowser, anysurfer
- gebruiker: 1x inloggen
- meta-beheer versus rol medewerkers
- egov (kidsID)
- privacy

21. toptaken bereikt!?
rekendienst: - uniek te traceren reservaties
- financiële controle betalingen
- blokkeren wanbetalers
- vlotte agendering op cbs
webfirma:
- generieke oplossing
- aansluitend op CMS (°2012)
- integratie front- en backoffice

22. vragen & suggesties
Question to know what you don’t know
Gemeente Tielt-Winge, Bart Van de Laar, tel. 016 63 95 28, communicatie@tielt-winge.be

23. ba1969

24. ba1969