IBM Connectday_ULC-Vortrag_Formularmanagement

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- Vom Papier- zum papierlosen Formular
- Elektronische Formulare im Unternehmensumfeld
- Der Weg zum elektronischen Formular / Prozessmanagement
- Prozesskontrolle / Prozessoptimierung
- Erstellung elektronischer Formulare „ohne“ Programmierung
- Beispiel: ULC.Formular- & Prozessmanager

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IBM Connectday_ULC-Vortrag_Formularmanagement

  1. 1. Breakout-SessionD2Workflowmanagement mit Lotus NotesMatthias Friedrich – ULC Business Solutions GmbHhttp://www.ulc.de 1 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  2. 2. Referent – KurzvorstellungMatthias Friedrich Geschäftsführer ULC Business Solutions GmbH Marketing, Vertrieb, Öffentlichkeitsarbeit, Strategie & Innovationen Social Collaboration, Formular- & Prozessmanagement„Folgen Sie mir“ auf … LinkedIn Xing Google+ Facebook Twitter 2 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  3. 3. ULC Business Solutions GmbH – Kurzvorstellung "Mit der ULC hatten wir bisher immer gute Erfahrungen. ... Außerdem haben wir mit der ULC einen Ansprechpartner in der Region!" Lutz Heber, IT-Leiter, Kreissparkasse BautzenLeistungsportfolio: Fachthemen: Social Collaboration, Formular-/ Prozessmanagement, Mobile Solutions, Software-Individualentwicklung Infrastrukturthemen: IBM Notes Domino, Connections, Sametime, Quickr, Dokumentenmanagement, Datenarchivierung, DatenverschlüsselungFakten: Mehr als 10 Jahre Erfahrung im Bereich IBM Software Mehr als 20 hochqualifizierte und zertifizierte IT-Consultants 3 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  4. 4. ULC Business Solutions GmbH – Kurzvorstellung ➔ IBM Premier Business Partner ➔ IBM Autorisierter Schulungsanbieter (AITP) ➔ Lotus Notes Domino, Connections, Sametime, Quickr, ... ➔ Group Business Partner ➔ iQ.Suite-Schulungsanbieter ➔ E-Mail-Management, -Sicherheit, -Archivierung ➔ EASY Business Partner ➔ Archivierung mit EASY NOTES ➔ Enterprise Content Management, Dokumentenmanagement ➔ Panagenda Business Partner ➔ Lotus Notes Server-, Client-, Anwendungsmanagement mit MarvelClient, GreenLight, GroupExplorer, Notes2Web, etc. ➔ SOPHOS Business Partner – Sophos Mobile Control (MDM) ➔ Mobile Device Management für alle gängigen Betriebssysteme wie Apple iOS, Android, Windows, Symbian und BlackBerry 4 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  5. 5. ULC Business Solutions GmbH – Kurzvorstellung„Folgen Sie ULC“ auf … LinkedIn Xing Google+ Facebook Twitter Slideshare jNotes.de 5 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  6. 6. Workflowmanagement mit Lotus Notes Ziele: Sensibilisierung für das Thema „Formular- und Prozessmanagement“ im Unternehmen Erkennen von Optimierungspotential in der Organisation Kurzvorstellung eines Tools für das elektronische Formular- und Prozessmanagement Wege: Dieser Vortrag kann nur einen allgemeinen Einblick geben, da das Thema im Detail sehr umfangreich ist. 6 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  7. 7. Einführung Einordnung ins Unternehmensumfeld: Formulare = Dokumentation Informationstransport und -Archivierung Abbild von betrieblichen Prozessen (z.B. Genehmigung) … in vorgegebener Struktur, ggf. mit Ausfüllhilfen 7 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  8. 8. Einführung Optimierungsansätze (heute): 1. Sichtweise (Qualitätsmanagement) Organisationsoptimierung Dokumentation 2. Sichtweise (EDV) technische Optimierung Verknüpfung vorhandener (verschiedener) Systeme Eliminierung von Medienbrüchen 8 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  9. 9. Vom Papier- zum papierlosen Formular Begriffsklärung „klassisches“ Formular: Papiervorlage oder Druckvorlage teilweise Ausfüllhilfe, aber anschließender Ausdruck „elektronisches“ Formular vollständig EDV-gestützte Bearbeitung Verknüpfung von Formular und Bearbeitungsprozess idealer Weise: kein Ausdruck 9 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  10. 10. Vom Papier- zum papierlosen Formular Vorteile des „elektronischen“ Formulars aus Nutzersicht: immer aktuelle Formularvorlage vorhanden umfangreiche Ausfüllhilfen realisierbar dynamische Änderung von Formularen je nach Bearbeitungsstand Überblick über den Bearbeitungsstand aus Organisationssicht: hohe Daten-Qualität der Inhalte (Eingabevalidierung) beschleunigte Abläufe durch „elektronischen Transport“ vielfältige Kontroll- und Steuerungsmöglichkeiten 10 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  11. 11. Vom Papier- zum papierlosen Formular Besonderheiten des „elektronischen“ Formulars Formularentwicklung / -Verwaltung Formularinhalte (z.B. Bemerkungsfelder) Administrationsanforderungen Analyseaufgaben (Performance, Engpässe etc.) Qualitätsmanagement / Revision: Rechtssicherheit der elektronische Signatur Versionierung / Versionsverwaltung Datenintegrität, Datensicherheit, Revisionssicherheit 11 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  12. 12. Elektronische Formulare im Unternehmensumfeld Differenzierung: Formulare aus Kernprozessen vollständige Abbildung in Kernanwendungen (z.B. ERP) i.d.R. kein Handlungsbedarf Formulare aus Organisationsprozessen vielfach noch als Papierformular bzw. Druckvorlage teilweise elektronisch umgesetzt (meist auf Basis von Lotus Notes / Domino) 12 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  13. 13. Elektronische Formulare im Unternehmensumfeld Formulare aus Organisationsprozessen (Beispiele) Laufzettel „neuer Mitarbeiter“ Dienstwagenbuchung Dienstreiseantrag Reisekostenabrechnung Überstundenverwaltung Programmeinsatzverfahren Beschaffungsantrag / Rechnungsfreigabe IT-Anträge (Software-/Hardwarebeschaffung, Zugriffsrechte) … 13 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  14. 14. Elektronische Formulare im Unternehmensumfeld Was spricht für eine Umsetzung als elektronisches Formular ? Häufige Nutzung und/oder viele Nutzer klassischer Genehmigungsprozess (auch mehrstufig: Wasserfall-Prinzip) häufige Änderungen im Formular und/oder Prozess einzuhaltende Zeitvorgaben (z.B. Laufzettel neuer Mitarbeiter) verteilte Organisationsstruktur (Filialen...) komplexe Zusammenhänge mit viel Erklärungsbedarf … 14 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  15. 15. Der Weg zum elektronischen Formular /Prozessmanagement Ein elektronisches Formular ohne einen definierten Bearbeitungsprozess ist nicht (wesentlich) besser als eine Druckvorlage ! 15 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  16. 16. Der Weg zum elektronischen Formular /Prozessmanagement Business Process Management (BPM) ein stetiger Kreislauf Definition Optimierung Modell Analyse (Simulation) Überwachung Bereitstellung Nutzung 16 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  17. 17. Der Weg zum elektronischen Formular /ProzessmanagementPhasen der Prozessentwicklung Information Analyse Modell Umsetzung SteuerungEinzelne Phasen lassen sich abgrenzen:● nach Inhalten● nach Zuständigkeiten● nach Zeitpunkten und Zeiträumen 17 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  18. 18. Der Weg zum elektronischen Formular /Prozessmanagement Information Analyse Modell Umsetzung SteuerungInformationsphase Auseinandersetzung mit dem Thema BPM / Formularwesen bei Bedarf: Schulungen wichtig: rechtzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter 18 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  19. 19. Der Weg zum elektronischen Formular /Prozessmanagement Information Analyse Modell Umsetzung SteuerungAnalysephase Erfassung und Dokumentation vorhandener Formulare und Prozesse (Prozesslandschaft) wichtig: kritisches Hinterfragen vorhandener Strukturen (jetzt ist Zeit für den Wandel) wichtig: Organisations-Struktur bereits in Datenbank verfügbar ? wichtig: Nutzung des vorhandenen Know-Hows bei den Mitarbeitern 19 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  20. 20. Der Weg zum elektronischen Formular /Prozessmanagement Information Analyse Modell Umsetzung SteuerungModellphase (Prozess) Detaillierte Dokumentation des Formulars und des Prozesses Abschätzung (wenn möglich auch → Simulation) von Zeitabläufen Vorbereitung der Implementierung (bei externer Vergabe: Lastenheft)Tools: Empfehlung: BPMN 2.0 als Basis (technische Umsetzung) ideal: XPDL als Standard-Schnittstelle MS-Visio, Bizagi Process Modeler, Aris / Aris Express, ... 20 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  21. 21. Der Weg zum elektronischen Formular /Prozessmanagement Information Analyse Modell Umsetzung SteuerungUmsetzungsphase (Implementierung) Bei Bedarf: Evaluierung von geeigneter Software, Entscheidung für geeignete Plattform Entwicklung Formulare, Implementierung Prozesse Wichtig → Planung von: Testphase mit geeigneten Mitarbeitern Roll-Out: technisch / Schulung von Mitarbeitern / Helpdesk … Einleitung Analyse und Steuerungsphase Vorbereitung Anwender-Support 21 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  22. 22. Der Weg zum elektronischen Formular /Prozessmanagement Information Analyse Modell Umsetzung Steuerung Steuerungsphase Erhebung und Auswertung geeigneter Analysedaten Interviews mit den Anwendern Optimierung (Prozess und/oder Implementierung) 22 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  23. 23. Prozesskontrolle / Prozessoptimierung Warum ? Es wird sich immer irgendwo ein Fehler eingeschlichen haben !? Bei der Modellierung wird teilweise von Annahmen ausgegangen, die jetzt bestätigt werden müssen. Die Geschäftsprozesse ändern sich. Umgebungsbedingungen und Plattformen ändern sich. … 23 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  24. 24. Erstellung elektronischer Formulare „ohne“Programmierung Übertragung von inhaltlichen Aufgaben zum Formular- & Prozessmanagement an Mitarbeiter außerhalb der EDV- Abteilung Aber: Gradwanderung Komfort und Vorteile elektronischer Formulare steigen mit steigender Komplexität der Formulare (und Prozesse) dadurch: einfache „Programmierung“ i.S.v. Logik wird schnell notwendig Aus Erfahrung: Dieser Aufgabenbereich ist für interessierte Mitarbeiter nach Schulung und Einarbeitung leistbar ! 24 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  25. 25. Zusammenfassung Die Einführung elektronischer Formulare außerhalb der Kernprozesse beinhaltet viele Optimierungsmöglichkeiten im Unternehmen: Kostenoptimierung Qualitätsverbesserung Transparenz Übergabe von Verantwortung in die Struktur Speziell im Unternehmensumfeld gibt es viele Rahmenparameter, die berücksichtigt werden müssen. Für komplexere Einführungen wird i.d.R. externe Hilfe benötigt. 25 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  26. 26. Beispiel: ULC.Formular- & Prozessmanager 26 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
  27. 27. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !Geschäftsführer: Matthias Friedrich Heiko Stelter ULC Business Solutions GmbHTelefon: +49 (0) 351 56 38 100Fax: +49 (0) 351 56 38 111E-Mail: matthias.friedrich@ulc.deInternet: www.ulc.deAnschrift: Ostra-Allee 9 | 01067 Dresden Curiestraße 2 | 70563 Stuttgart 27 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de

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