Témoignages - Des outils collaboratifs au service du projet : le modèle Picard - Stéphane ROUZIOU

1. Des outils collaboratifs au service du projet : un exemple en Picardie Intervention de Stéphane Rouziou Directeur de Aisne Tourisme Pour le compte du collectif Aisne – Oise – Somme < Picardie sept.-11 1 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

2. LE CADRE : QUELQUES DONNEES SUR LE TOURISME EN PICARDIE sept.-11 2 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

3. Trois départements : Aisne, Oise & Somme - Une région : la Picardie 3 sept.-11 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

4. Les chiffres clés Nombre de nuitées 2010 * Hôtels = 2,5 millions * Campings = 1,15 millions * Meublés en centrale = 233 000 nuitées * Résidence Tourisme = 1,02 million * Sites et lieux : 5,3 millions Les emplois du tourisme (Insee 2007) sept.-11 4 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

5. Les structures Institutionnelles Un Comité Régional du Tourisme. Trois Agences ou Comités du Tourisme (Aisne – Oise – Somme). Des relais Gîtes de France & Clévacances arrimés aux 3 structures départementales. Des centrales de réservations dépendantes des 3 structures départementales. Un réseau d’accueil atomisé avec des OTSI de petite taille. sept.-11 5 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

6. Le tourisme picard en images sept.-11 6 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

7. UNE CONVICTION PARTAGEE sept.-11 7 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

8. Ce qui nous guide ! On est dans un système de jeu collectif Mais avec des règles On forme une équipe, le tourisme est un sport collectif Les victoires (comme les défaites) sont collectives sept.-11 8 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

9. Ce qui nous guide ! Nous sommes entrés dans l’ère de l’intelligence collective Le ticket d’entrée ‘connaissance’ est de plus en plus élevé La complexité du tourisme, secteur en totale interaction, plaide pour une organisation en mode collectif sept.-11 9 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

10. L’image qui nous qualifie le mieux sept.-11 10 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

11. Le mot qui nous qualifie le mieux NOUS sept.-11 11 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

12. LES FONDEMENTS DE LA STRATEGIE PARTAGEE DES ORGANISMES INSTITUTIONNELS sept.-11 12 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

13. sept.-11 13 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

14. sept.-11 14 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

15. Une marque unique de conquête des clients Laon < Aisne < Picardie Côte picarde < Somme < Picardie Le fil d’Ariane, un principe graphique clé permettant d’identifier les infra destinations sept.-11 15

16. UNE NOUVELLE VISION DE LA GOUVERNANCE PARTAGEE sept.-11 16 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

17. 17 Une mise en convergence des structures CRT/CDT-ADRT Mise en convergence : un mouvement progressif et simultané entre plusieurs organismes, concrétisant une dynamique commune C’est la démarche que nous avons initiée en Picardie sur la base d’une approche par projets Notre démarche de mise en convergence repose sur des principes relationnels et des conditions pour réussir sept.-11 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

18. 18 Les principes relationnels Un principe de liberté : la mise en convergence est une démarche volontaire projet par projet, le fait de travailler à la réalisation de projets collectifs ne signifie pas que tout doit être fait ensemble. Un principe de cohérence : la mise en convergence nécessite que chaque organisation recherche en priorité une cohérence d’ensemble avec les autres. sept.-11 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

19. 19 Une approche par projets Une démarche TRES pragmatique ! Le travailler ‘ensemble’, la confiance, l’organisation, la méthodologie… le socle s’est constitué et solidifié au fur et à mesure de la mise en œuvre de projets collectifs concrets. Démarche Projet Entité A Entité B Projet Entité C sept.-11

20. 20 Une approche par projets sept.-11 Démarche projet vs Démarche stratégique

21. 21 Les conditions pour réussir La mise en convergence dépend en grande partie de la capacité des hommes et des femmes à adopter et mettre en œuvre un nouveau mode de gouvernance La mise en convergence nécessite l’apprentissage de nouvelles méthodes de travail en mode projet inter-organisation. La mise en convergence repose sur la réalisation de projets collectifs mis en œuvre par des équipes mixtes avec des outils communs et financés dans le cadre de budgets mutualisés sept.-11 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

22. EXEMPLE DE PROJETS COLLECTIFS sept.-11 22 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

23. 23 Système d’informations unique 10 000 objets sept.-11 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie Site de week-ends en Picardie Place de marché Magazine Esprit de Picardie – 170 000 foyers abonnés Carnetiers – Blogueurs

24. sept.-11 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie 24 La Formation et l’assistance web aux professionnels du tourisme Grâce à l’action collaborative, le CRT et les 3 ADRT/CDT ont mis en place une réelle chaîne de valeur, un parcours de formation doté de 3 modules et de 6 ateliers dont l’objectif est d’améliorer la performance numérique des professionnels du tourisme.

25. On est dans un système de jeu collectif Mais avec des règles L’APPRENTISSAGE DE NOUVELLES METHODES DE TRAVAIL sept.-11 25 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

26. Ce qui nous guide ! L’organisation, la rigueur quasi militaire des processus de suivi des actions collectives (*) = Au moins 50% de la réussite d’un projet sept.-11 26 (*)Tous sujets débattus sont traités en 3 phase : 1/ problématique 2/débat 3/décision collective L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

27. Quelle méthode de travail ? sept.-11 27 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

28. 28 Des équipes projet Les actions collectives sont pilotées par des équipes projets composéesdes collaborateurs des différentes structures Nos collaborateurs ont suivi des formations management de projet inter-organisation Un extranet de suivi de projet est ouvert pour chacun des chantiers collectifs sept.-11 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

29. Des extranet pour suivre nos projets communs 29 Toutes nos actions collectives sont pilotées en management de projet. Un extranet de suivi de projet est ouvert pour chacun de nos chantiers collectifs. sept.-11 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

30. 30 Des outils ‘projet’ sept.-11 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

31. 31 Un écosystème ‘projet’ Groupe de coordination ET de revue des projets CRT/CDT/OT Il se réunit toutes les 6 semaines Instance de pilotage des projets collectifs Un projet collectif ‘delta’ est décidé par le groupe Un directeur ‘sponsor’ (facilitateur) est désigné Binôme clé Un chef de projet est pressenti Rédaction de la fiche projet Le sponsor et le chef de projet rédigent la fiche projet La composition de l’équipe projet inter-organisme est désignée sept.-11 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

32. 32 Groupe de coordination ET de revue des projets CRT/CDT/OT Il valide la fiche projet L’équipe projet mène le projet avec le soutien du ‘sponsor’ Des livrables La revue de projet Toutes les six semaines, le sponsor et le chef de projet présentent l’état d’avancée Reporting projet sept.-11

33. sept.-11 33 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie La fiche projet

34. sept.-11 34 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie Le reporting projet

35. LE CADRE CONVENTIONNEL sept.-11 35 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

36. 36 Un cadre conventionnel Une convention cadre trisannuelle Cette convention officialise la collaboration partenariale et fixe les règles de fonctionnement pour la mise en œuvre d’actions communes, soit sous maîtrise d’ouvrage collective, ou bien sous maîtrise d’ouvrage individuelle. Les actions collaboratives font l’objet d’un plan annuel budgété et annexé à la présente convention cadre trisannuelle. Ce document fait apparaître clairement la répartition du financement, ainsi que la maîtrise d’ouvrage. sept.-11

37. 37 Budget 2011 partagé sept.-11 Ce budget ne prend en compte le temps de travail des équipes des ADRT/CDT consacré aux projets collectifs.

38. UN MODE PROJET QUI SE MET EN ŒUVRE AVEC LES OFFICES DE TOURISME ET COLLECTIVITES DE L’AISNE sept.-11 38 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

39. Action de m-tourisme menée en mode projet avec 3 OT et l’ADRT sept.-11 39 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

40. Une démarche de relance de l’oenotourisme menée en mode projet sept.-11 40 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

41. Une réorganisation du réseau des Offices de Tourisme de l’Aisne menée en mode projet sept.-11 41 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie Pays de Thiérache Pays Sud Aisne Vallée Marne

42. CONCLUSIONS sept.-11 42 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

43. Confiance & Vision Un système qui repose d’abord sur la confiance entre directeurs puis entre managers et enfin entre collaborateurs. Rien ne peut fonctionner sans une vision partagée entre les présidents et directeurs des structures. Rien ne peut fonctionner sans une remise en question profonde des modes de travail. sept.-11 43 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

44. Performance Un système collectif qui profite aussi ‘aux destinations les plus faibles’. Clairement l’Aisne n’a pas été mangée par les mastodontes du tourisme picard (côte Picarde, Chantilly). sept.-11 44 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie La Preuve !

45. sept.-11 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie 45 Résultats plateforme week-ends 2010 – Aisne = 29% (poids touristique entre 22% et 25%)

46. Professionnalisation Une méthode de travail, une organisation qui contribuent fortement à la professionnalisation des équipes : on constate une réelle montée en puissance des collaborateurs associés aux équipes projets. Nous sommes clairement dans une organisation qui nous fait et fait grandir nos collaborateurs. sept.-11 46 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

47. Management - Recrutement Une organisation qui apporte plus de sérénité à nos collaborateurs dans un environnement institutionnel et juridique instable (réforme des collectivités) Une organisation qui est un facteur d’attractivité lorsque nous recrutons des collaborateurs. sept.-11 47 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

48. Dynamisme interne et repositionnement La mise en place des projets collectifs a nécessité de faire des choix en interne (arrêter des actions, réduire la voilure sur d’autres…). C’est un élément crucial. La mise en place d’actions collectives a donc clairement favorisé la mutation de ‘Aisne Tourisme’ : (re)positionnement sur des métiers d’assistance et d’accompagnement des porteurs de projet et des prestataires. sept.-11 48 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

49. Du côté de notre Conseil Général L’organisation en ‘mode projet’ est plébiscitée car cela répond aux souhaits d’évolution du nouveau management des collectivités. ‘Aisne Tourisme’ est vue comme une structure en avance côté management. sept.-11 49 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie Ce pilotage des dossiers régionaux en mode projet a aussi été institué avec les partenaires Offices de Tourisme & Collectivités

50. Tout n’est pas mutualisable En matière de recherche d’opérateurs, d’investisseurs… on se situe clairement dans un environnement de concurrence entre les 3 départements.  On se situe alors plus dans une logique verticale (Département Région) plutôt qu’horizontale. sept.-11 50 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

51. Des limites…tout n’est pas parfait !! C’est une démarche fragile qui repose sur les Présidents et Directeurs en place. C’est de plus en plus difficile de concilier les actions collectives très chronophages et les missions de ‘fond’ d’une ADRT/CDT. On se connaît que par les projets collectifs. En fait on se connaît pas si bien que cela. On ne connaît pas réellement la stratégie de l’autre, ses contraintes, les volontés de son actionnaire….car on a pas tout mis sur la table. sept.-11 51 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

52. Des limites…tout n’est pas parfait !! D’où l’engagement de la seconde phase du dispositif  La démarche stratégique. B A Entité A Entité B Projet Entité B Entité A Entité C Entité C sept.-11 52 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie Démarche projet Démarche stratégique

54. La Démarche stratégique Avoir la même méthode pour y affecter les coûts et les charges Définir ensemble les composantes de notre portefeuille d’activités Avoir la même méthode pour recueillir les volontés stratégiques de notre actionnaire Travailler ensemble pour définir nos atouts et nos faiblesses

55. La démarche stratégique Avec pour objectif…. Définir collectivement entre le CRT et les 3 ADRT/CDT un schéma d’organisation de nos compétences. sept.-11 55 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie

56. NOUS VOUS REMERCIONS DE VOTRE ECOUTE. sept.-11 56 L'organisation du tourisme institutionnel en Picardie