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Startseite vom Teamraum „KiSS“
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Regelmäßige Reflexionen des ProjektesREVIEW & RETROSPEKTIVE                          Ziele vs. Ergebnis                   W...
wichtige Erkenntnisse & weitere MaßnahmenFÜR DEN PROJEKTERFOLG
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Regelmäßige Reflexionen des ProjektesREVIEW & LEARNEDLESSONS RETROSPEKTIVE  Web 2.0 ist NICHT gleich Enterprise 2.0  Bere...
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Verwaltung 2.0 – kollaborative Werkzeuge und Arbeitsweisen einsetzen: Ein sächsischer Staatsbetrieb stellt sich dem Wandelprozess zum Enterprise 2.0

Das vorgestellte Projekt zeigt deutlich, wie notwendig die Betrachtung der Dimensionen Organisation & Kultur, Prozesse und Technologie im Einklang miteinander ist, um bei der Transformation zum Enterprise 2.0 erfolgreich zu sein.

Im herausfordernden Feld der öffentlichen Verwaltung ist es vor allem durch aktives Change Management und einen anwenderzentrierten Designansatz gelungen, Enterprise 2.0-Piloten mit klar definierten Anwenderszenarien ins Leben zu überführen.

Veröffentlicht in: Technologie
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  1. 1. Verwaltung 2.0 – kollaborative Werkzeuge und Arbeitsweisen einsetzen:EIN SÄCHSISCHER STAATSBETRIEB STELLT SICHDEM WANDELPROZESS ZUM ENTERPRISE 2.0 Organisation & Kultur IT/ Technologie Prozesse Enterprise 2.0 @KnowTech 2011: Unternehmenswissen als Erfolgsfaktor mobilisieren!
  2. 2. Kurzvorstellung – Anke Knaak❙  Leiterin Stabsstelle DV-Steuerung❙  SIB - Staatsbetrieb Sächsisches Immobilien- und Baumanagement, Dresden ❙  steuert gesamten Lebenszyklus der Immobilien im Eigentum des Freistaates Sachsen ❙  optimiert den Bestand und die Nutzungsstruktur der staatlichen Liegenschaften ❙  Aufträge zum Baumanagement für den Bund und Dritte ❙  einer Zentrale und sieben Niederlassungen 2 | 9. September 2011 | Anke Knaak
  3. 3. Kurzvorstellung – Anja Wittenberger  Business Consultant (Zusammenarbeit & Kommunikation)  TwentyOne AG (gegründet 2003)   Dresden, Berlin, Stuttgart   40 Mitarbeiter  Kompetenzfelder   Strategische Beratung & Change Management   u.a. Kollaboration, Enterprise 2.0/ Intranet 2.0, Arbeitsprozesse   Technische Umsetzung   Portal (IBM WebSphere Portal)   Groupware (IBM Lotus Notes)   Enterprise Asset Management (IBM Maximo)   Software-Entwicklung   Lotus Notes – Anwendungsentwicklung   Java Wie kann ich schon heute „social“ arbeiten? 3
  4. 4. Quelle: http://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Datei:Vulkanmodell_Sozialer_Software.png&filetimestamp=20100710065102kollaborative Werkzeuge und ArbeitsweisenERSTE SCHRITTE MIT SOCIAL SOFTWARE
  5. 5. AusgangssituationIM SIB
  6. 6. Kundensituation aus BeratersichtABLEITUNG DER AUFGABENSTELLUNG
  7. 7. BeratungsansatzSTRATEGIE- WISSENS-BERATUNG VERMITTLUNG CHANGE MANAGEMENT
  8. 8. MethodikPROJEKTPHASEN IM BERATUNGSPROJEKT  Phase 1 – Wissensvermittlung & Bedarfsanalyse  Phase 2 – Zusammenstellung des crossfunktionalen Projektteams  Phase 3 – Inhaltliche Konzeption der Piloten  Phase 4 – Technologieauswahl für Pilotierung  Phase 5 – Einführungsstrategie & Change Management  Phase 6 – Konzeption und Umsetzung der virtuellen Teamräume  Phase 7 – Initiale Qualifizierung
  9. 9. Phase 1 – Wissensvermittlung & BedarfsanalyseSITUATION Status Quo Intranet? ? Möglichkeiten? Was tun Andere? Chancen vs. Risiken? Nutzen des Wandels?
  10. 10. Quelle: http://www.flickr.com/photos/edmittance/3557064909MethodikWISSEN – DIALOG – LERNEN – LÖSUNG
  11. 11. ErgebnisVERSTÄNDNIS – MOTIVATION – PILOTIDEEN
  12. 12. MethodikPROJEKTPHASEN IM DETAIL  Phase 1 – Wissensvermittlung & Bedarfsanalyse  Phase 2 – Zusammenstellung des crossfunktionalen Projektteams  Phase 3 – Inhaltliche Konzeption der Piloten  Phase 4 – Technologieauswahl für Pilotierung  Phase 5 – Einführungsstrategie & Change Management  Phase 6 – Konzeption und Umsetzung der virtuellen Teamräume  Phase 7 – Initiale Qualifizierung
  13. 13. Phase 5 – Einführungsstrategie & Change ManagementSITUATION Welche Auswirkungen ? auf Organisation und Arbeitsprozesse gibt es? Wie bereite ich die Mitarbeiter auf die Veränderung vor?Welche Schritte zur Einführung sind notwendig?
  14. 14. MethodikCHANGE MANAGEMENT
  15. 15. ErgebnisCHANGE & KOMMUNIKATIONSMASSNAHMEN
  16. 16. Ergebnis - RegularienNETIKETTE IM SIB
  17. 17. Phase 6 – Konzeption und Umsetzung der virtuellen TeamräumeSITUATION PERSONALIS IERTE STARTSLAYOUT? NUTZUNGS EITE? OFFENHEIT ? STRUK TUR? ? ROLLO INHALT E? UT?
  18. 18. MethodikFRAGEN – ADAPTIEREN – VISUALISIEREN
  19. 19. ErgebnisANTWORTEN, VERLAUFSSKIZZEN & LAYOUTS
  20. 20. aktuellen Strategieprozess im Teamraum abbilden
  21. 21. Phase 7 – Initiale QualifizierungSITUATIONBedienung derWerkzeuge? Wann wofür und wie nutzen? ? Wer darf was? Benutzerrechte?
  22. 22. MethodikLERNEN & ARBEITEN ALS GEMEINSAMES ERLEBNIS Schulung der Werkzeuge   Grundlagenschulung Sharepoint Foundation   Benutzerverwaltung & Aufbau des Teamraumes   Übungen zur Bedienung der Werkzeuge LIVEtraining   aktuelle Aufgaben im Projekt gemeinsam umsetzen   Adaption des Gelernten auf den täglichen Arbeitsprozess   gegenseitige Hilfe bei Aufgabenrealisierung Qualifizierung
  23. 23. ErgebnisKOMPETENZAUFBAU & ARBEITSERGEBNIS  exemplarische Durchführung für 2 Teamräume   Teamraum „KiSS“   Teamraum „Gesundheitsmanagement“ (GM)  intensive Wissensvermittlung für das Projektteam (Train-the-Trainer)  individuelle Qualifizierungsmaßnahmen selbstständig weitergeführt  Stakeholder-Analysen der einzelnen Piloten im Wiki umgesetzt  virtuelle Arbeit des Projektteams „GM“ initiiert   Recherche mittels Wiki   Ideenmanagement mittels Forum und Blog
  24. 24. laufendes Projekt „KiSS“STATUS QUO
  25. 25. Startseite vom Teamraum „KiSS“
  26. 26. Blog „Zeitgeschehen“ im Teamraum „KiSS“
  27. 27. Neiderlassungsübergreifende Zusammenarbeit >>> Startseite im Teamraum „VergabeForum“
  28. 28. Dialog-Medium der Geschäftsleitung >>> Startseite „StrategieWiki“
  29. 29. Regelmäßige Reflexionen des ProjektesREVIEW & RETROSPEKTIVE Ziele vs. Ergebnis Was haben wir gut gemacht? Was haben wir gelernt? Was sollten wir anders machen? Was gibt uns immer noch Rätsel auf?
  30. 30. wichtige Erkenntnisse & weitere MaßnahmenFÜR DEN PROJEKTERFOLG
  31. 31. GUT GEMACHT  Entscheidungsträger wollen das Projekt  Vorurteile und Widerstände überwunden  internes crossfunktionales Projektteam Ziele vs. Ergebnis  konkrete Anwenderszenarien formuliert Was haben wir gut gemacht?  Projektmarketing & Kommunikation wir gelernt? Was haben im Unternehmen Was sollten wir anders machen?  Investition in Change Management Was gibt uns immer noch Rätsel auf?  Einbindung externer Experten  konsequente Projektumsetzung (u.a. Termineinhaltung)
  32. 32. Regelmäßige Reflexionen des ProjektesREVIEW & LEARNEDLESSONS RETROSPEKTIVE  Web 2.0 ist NICHT gleich Enterprise 2.0  Bereitstellung von Technik reicht NICHT aus  Einführung ist KEIN "Selbstläufer“vs. Ergebnis Ziele  ausreichend Ressourcen und Zeit einplanen Was haben wir gut gemacht?  Startereignis für Einführung notwendig gelernt? Was haben wir  alte "Austausch-Kanäle“sollten wir anders machen? Was konsequent ablösen  alten Arbeitsprozess gibt uns immer noch Rätsel auf? Was AKTIV in neuen Arbeitprozess überführen  Es erfolgt KEIN Missbrauch der Werkzeuge
  33. 33. AUSBLICK  12.2011  Projektabschluss Pilotierung   Review der einzelnen Piloten   Review des Gesamtprojektes  Entscheidung zur unternehmensweiten Einführung  02.2012  Zielbild entwickeln „Intranet 2.0 @ SIB“  Projektskizze zu zwei Einführungsstrategien inkl. Kosten-Nutzen-Betrachtung
  34. 34. http://www.flickr.com/photos/doberagi/1404539812 08.09.2010 Enterprise 2.0-Briefing | Vorbereitung Roadshow
  35. 35. DANKE!
  36. 36. So erreichen Sie mich
  37. 37. So erreichen Sie michAnke KnaakSächsischer Staatsbetrieb für Immobilien- und BaumanagementWilhelm-Buck-Straße 401097 DresdenE-Mail: anke.knaak@sib.smf.sachsen.deTel.: +49 351 564-978038 | 9. September 2011 | Anke Knaak
  38. 38. BACKUP
  39. 39. MethodikPROJEKTPHASEN IM ZEITVERLAUF  Phase 1 – Wissensvermittlung & Bedarfsanalyse  Phase 2 – Zusammenstellung des crossfunktionalen Projektteams  Phase 3 – inhaltliche Konzeption der Piloten  Phase 4 – Technologieauswahl für Pilotierung  Phase 5 – Einführungsstrategie & Change Management  Phase 6 – Konzeption und Umsetzung der virtuellen Teamräume  Phase 7 – Initiale Qualifizierung

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