Praktische tips & tricks voor het voorbereiden van een snel, veilig en betrouwbaar Wifi netwerk op je evenementen lokatie.

1. B E Y O N D
E V E N T S
WIFI VOOR EVENEMENTEN
TIPS & TRICKS OM DIT GOED VOOR ELKAAR TE KRIJGEN

2. 2
21
B E Y O N D
20
E V E N T S
3
22
1
23
4
5
24
25
8
19
9
26
18
17
6
7
10
27
11
6
16
Vandaag de dag kan vrijwel geen enkel evenement
succesvol zijn zonder de inzet van Wifi. Echter, de netwerken
raken steeds vaker overbelast door gebruik van een gestaag
stijgend aantal 3G/4G smartphones, tablets & laptops - allen
uitgerust met Wifi.
Je zult op lokatie dus betrouwbare internet- en Wifi
verbindingen moeten gebruiken om je deelnemers tijdens je
event in staat te stellen zorgeloos te kunnen twitteren, appen,
emailen, social networken, foto’s uploads te kunnen doen en
naar Youtube-filmpjes te kunnen kijken.
Ik geef bruikbare tips en een stappenplan hoe je dit voor je
eerstvolgende event voor elkaar krijgt.
15
5
12
14
14
24
25
24
25
26
1
23
11
3
2
10
4
3
12
2
22
23
13
9
5
1
3 13
21
10
20
12 11
7
15
16
12
8
6
4
22
11 15
1
7
21
16
2
9
13
20
10
3
8
14
19
17
5
13
18
9
4
6
7
8
7
28
29
10
4
18
9
5
19
17
8
6
11
12
3
2
17
13
1
14
16
15

3. 2
21
B E Y O N D
20
E V E N T S
3
22
1
23
4
24
25
9
26
18
17
6
7
8
19
WIFI VOOR EVEMENTEN
5
10
27
11
6
16
12
14
15
Het merendeel van de hotels in Nederland bieden
gratis Wifi aan… Erg klantvriendelijk natuurlijk, echter
deze ’single broadband service’ is misschien krachtig
genoeg voor een handvol bezoekers in de
hotellobby… maar is absoluut onvoldoende voor jouw
500 deelnemers die tijdens de pauze allemaal ’even’
hun email willen checken.
20
10
12
14
25
8
6
24
25
26
1
23
1
3 13
21
9
13
12
2
22
8
11
3
2
10
4
3
9
5
5
10
20
12 11
7
15
17
8
6
!
10
4
18
9
5
19
16
23
24
1
4
22
13
2
7
21
16
11 15
3
7
Wifi is niet langer een ’extra’… die je naar keuze wel
of niet aanbiedt Het is een absolute ’must have’!
19
17
5
13
18
9
4
6
14
8
7
28
29
11
12
3
2
17
13
1
14
16
15

4. 2
21
B E Y O N D
20
E V E N T S
3
22
1
23
4
5
24
25
8
19
9
26
18
17
6
7
10
27
8
7
28
29
11
18
19
NEVEN-EFFECTEN VAN HAPERENDE WIFI
6
16
12
14
15
17
5
13
10
4
5
24
25
6
24
25
26
1
23
7
1
3 13
21
9
13
12
2
22
8
11
3
2
10
4
3
10
20
12 11
7
15
17
8
6
10
4
18
9
5
19
16
23
9
5
14
14
8
6
4
22
13
1
!
Haperende of slecht presterende Wifi verbindingen
brengen meer dan frustratie rond het gebruik met zich
mee. Het heeft - in negatieve zin - ook z’n weerslag op
de algehele beleving van je event (lees: je merk).
Mogelijk verdwijnen deelnemers - letterlijk op zoek
naar een betere verbinding - en het is zelfs mogelijk
dat ze hun bezoek afbreken uit ’angst’ dat hun
productiviteit in gevaar wordt gebracht.
12
2
7
21
16
11 15
3
Met de exponentiële groei van het aantal Wifi-devices,
groeit ook het verwachtingspatroon van je deelnemers.
20
9
11
12
3
2
17
13
1
14
16
15

5. B E Y O N D
E V E N T S
WIFI HORROR…
Stel dat je er pas op het allerlaatste moment achter komt dat de
lokatie die je hebt gereserveerd voor je evenement, technisch niet
in staat is om een goed en betrouwbaar Wifi netwerk in de lucht te
houden. Met een beetje pech loopt een ’last minute oplossing’ in
de tienduizenden euro’s.
!
Wat leer je van bovenstaande - waar gebeurde - case….

6. B E Y O N D
E V E N T S
LESSONS LEARNED
1.
2.
3.
4.
5.
zorg dat je je technische eisen & voorwaarden goed definieert
kies een lokatie die past bij je evenement
zorg voor een Wifi audit & onderhandel over de voorwaarden
definieer uitvoerig wie waar verantwoordelijk voor is qua Wifi & Internet
(als het lukt) maak dan precieze afspraken over technische prestaties
van het Wifi netwerk
6. verzeker je ervan dat het Wifi netwerk exclusief voor jouw evenement
is (je deelt het met niemand anders!)

7. B E Y O N D
E V E N T S
BEPALEN VAN JE TECHNISCHE EISEN
Er bestaat geen toverformule voor het bepalen van de voorwaarden
waar Internet & Wifi voor je evenement aan moeten voldoen.
Ik heb een ruwe schets gemaakt, je vindt ’m achterin dit document.
Let op: garantie tot aan de voordeur…!
!
Er zijn teveel variabelen. Geloof me!
Neem contact op met een expert. Yüksel Ficici van MY Facilities in
Groningen kan je zeker helpen.
!

8. B E Y O N D
E V E N T S
WELKE WIFI VRAGEN MOET JE STELLEN
Natuurlijk moet je weten wat je deelnemers van je Wifi verwachten
cq eisen. Daarnaast moet je aan je leveranciers de juiste vragen
weten te stellen. Ik heb op de volgende pagina’s vier stappen met
bijbehorende vragen voor je samengesteld.
!
Deze vragen helpen je een beeld te vormen of je lokatie, je
producent of je Wifi consultant wel over de juiste expertise en/of
faciliteiten beschikken.
Handig hè?

9. B E Y O N D
E V E N T S
VIER STAPPEN
OP WEG NAAR EEN VLEKKELOOS WIFI NETWERK OP LOKATIE

10. B E Y O N D
E V E N T S
STAP 1:
Stel deze 20 + 2 vragen aan de contactpersoon van je lokatie

11. B E Y O N D
E V E N T S
1:
Kunt u mij voorstellen aan de technicus die mij - gedurende de
voorbereiding maar ook tijdens ’live running’ van het evenement zal ondersteunen?

12. B E Y O N D
E V E N T S
2:
Heeft deze technicus tijdens mijn evenement nog andere taken of
is hij ’dedicated’ voor mijn programma?

13. B E Y O N D
E V E N T S
3:
Staat de gehele bandbreedte van het Wifi netwerk exclusief ter
beschikking van mijn evenement?

14. B E Y O N D
E V E N T S
4:
Is het Wifi netwerk 24/7 beschikbaar?

15. B E Y O N D
E V E N T S
5:
Kunt u nauwkeurig aangeven op welke plaatsen van uw locatie het
Wifi netwerk beschikbaar is?

16. B E Y O N D
E V E N T S
6:
Wat is de ’upstream capaciteit’ van de Wifi verbinding die wij in de
verschillende vertrekken gebruiken?

17. B E Y O N D
E V E N T S
7:
Wat is de ’downstream capaciteit’ van de Wifi verbinding die wij in
de verschillende vertrekken gebruiken?

18. B E Y O N D
E V E N T S
8:
Is de snelheid van uw bandbreedte gelijk voor zowel up- als
download?

19. B E Y O N D
E V E N T S
9:
Wat is de minimale signaalsterkte in de verschillende vertrekken
die wij gebruiken?

20. B E Y O N D
E V E N T S
10:
Is de dekking van het Wifi netwerk overal gelijk of heeft uw lokatie
zwakke plekken qua verbinding?

21. B E Y O N D
E V E N T S
11:
Heb ik om toegang te krijgen tot het Wifi netwerk één of meerdere
gebruikersnamen nodig? Geldt dit ook voor de ’passwords’?

22. B E Y O N D
E V E N T S
12:
Wie beheert dit systeem met gebruikersnamen en wachtwoorden?

23. B E Y O N D
E V E N T S
13:
Kunt u Internet toegang garanderen in de vertrekken waar ik het
verwacht? Is deze toegang via Wifi of ’bekabeld’?

24. B E Y O N D
E V E N T S
14:
Ik heb mogelijk enige specifieke wensen m.b.t. webstreaming &
VPN verbindingen. Kunt u uw Wifi netwerk geschikt maken voor
mijn wensen/eisen op dit gebied?

25. B E Y O N D
E V E N T S
15:
Wordt het Wifi netwerk tijdens het evenement daadwerkelijk
beheert? Wie is verantwoordelijk voor dit beheer. Hoe wordt dit
beheer uitgevoerd?

26. B E Y O N D
E V E N T S
16:
Heeft u een ’oh shit scenario’? Beschikt uw lokatie over meerdere
Internet providers? Heeft u een back up voor het verbindingsschema?

27. B E Y O N D
E V E N T S
17:
Kunt u mij laten zien hoeveel ’down-tijd’ uw lokatie heeft gehad het
afgelopen jaar (frequentie en duur)?

28. B E Y O N D
E V E N T S
18:
Waar bevinden de zgn. ’access points’ zich in uw lokatie?

29. B E Y O N D
E V E N T S
19:
Kunt u ten behoeve van de sprekers zorgen voor bekabelde Internet
toegang in de plenaire zaal? Ook in de sub-zalen?

30. B E Y O N D
E V E N T S
20:
Kunt u het Wifi netwerk zo inrichten dat ik onze deelnemers kan verdelen
over meerdere kanalen van uw netwerk? (Per zaal zou ook mogelijk
moeten zijn)

31. B E Y O N D
E V E N T S
21:
Hoeveel tijd is er beschikbaar om voorafgaand aan het evenement de
verschillende Wifi netwerken en Internet-verbindingen te testen?

32. B E Y O N D
E V E N T S
22:
Met welk systeem of systemen is uw Wifi netwerk beveiligd?

33. B E Y O N D
E V E N T S
OOIT EEN CONGRES IN JE EIGEN WOONKAMER
GEORGANISEERD?
Misschien vind je sommige vragen uit het voorgaande lijstje té technisch.
Denk in dat geval even hier aan: waarschijnlijk beschik je thuis over een
internet verbinding met om en nabij 500 Kb upload en 5 Mb download
capaciteit.
!
Het is niet ondenkbaar dat de lokatie waar jij zo enthousiast over bent,
over een zelfde verbinding beschikt…
!
Juist ja…. een congres voor 500 personen in jouw woonkamer!

34. TEVREDEN MET DE ANTWOORDEN?
Als je tevreden bent met de antwoorden die je hebt gekregen.
En je bent overtuigd van de expertise én het systeem van de lokatie…
dan pas kun je naar STAP 2.

35. B E Y O N D
E V E N T S
STAP 2:
Vraag om verslagen van vergelijkbare evenementen. Hierin zou je
moeten kunnen terug vinden hoe de lokatie heeft gepresteerd op
het gebied van stabiel Internet en Wifi.
!
Zorg er wel voor dat je rapportages krijgt van evenementen die in
grote lijnen overeenkomen met jouw aanstaande evenement.

36. B E Y O N D
E V E N T S
STAP 3:
Vraag om referenties van vergelijkbare evenementen. Ik zou ook
zeker contact leggen met deze referenties en er proberen achter
te komen hoe zij het werken met de lokatie hebben ervaren.
!
Heeft de lokatie in alle opzichten waar gemaakt wat zij hadden
aangeboden in hun offerte?
!

37. B E Y O N D
E V E N T S
STAP 4:
Je technisch producent of externe technicus zal ieder detail van je
wensen en eisen met betrekking tot Internet & Wifi met de lokatie
bespreken.
!
Ik zou overwegen om hiervoor onderstaande bedrijven in de arm
te nemen:
MYFacilities.nl
Ruckuswireless.nl
!
!
!

38. B E Y O N D
E V E N T S
INTERNET & WIFI GOED VOORBEREID
Een snel, veilig en betrouwbaar systeem tijdens je event stelt je
deelnemers in staat live te kunnen streamen en te bloggen over je
evenement.
!
De media kunnen snel en efficiënt hun boodschap verspreiden,
product-introducties kunnen ’viral’ gaan in real time… Kortom je
vergroot de spanwijdte van je evenement enorm.
!
Succes!!
!

39. B E Y O N D
E V E N T S
RUWE SCHETS WIFI CALCULATOR
Totaal aantal deelnemers
20
50
100
200
250
500
750
1000
Gebruik
enkel- of meervoudige apparaten
Laag
EV
1 Mb/s
3
5
9
11
21
31
41
Medium
MV
2
3
6
11
13
26
38
51
Medium
EV
2
5
9
17
21
41
61
81
Hoog
MV
3
6
6
11
21
26
76
101
Hoog
SD
4
9
17
32
39
71
96
116
Mb/s
MD
5
11
21
40
49
89
120
145
Mb/s
Low
Medium
High
MegaByte/seconde
Email en eenvoudig websurfen
Webapplicaties & audio streamen
Webtraining, grote bestandsoverdracht & SD video streamen

40. B E Y O N D
E V E N T S
TONY BUIJS
TBUIJS@BUIJSBEYONDEVENTS.NL
+31 6 53 415 618
WWW.BUIJSBEYONDEVENTS.NL