Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funciones y actividades

Las fases del archivo I: el
archivo de oficina y el
archivo central.
Funciones y actividades
José Luis Muñoz Romano
Jefe de Sección
Archivo Central de Educación
Madrid, Archivo Histórico
Nacional.
18 de septiembre de 2013

Documentos
 Son una consecuencia
necesaria e inevitable de la
actividad administrativa.
 Los archivos, que se producen
de forma natural por
acumulación de estos
documentos, también y su
gestión es parte del trabajo del
órgano o unidad administrativa

Constituye un archivo…
 Todos los documentos gráficos, textuales,
fotográficos, sonoros, audiovisuales o informáticos
que se generan o reciben en cada órgano o unidad
administrativa en el ejercicio de sus funciones,
conservados y organizados de forma que sirvan como
antecedente y testimonio de derechos y obligaciones y
como fuente de información a la administración y a los
ciudadanos

Pero…
…un montón de papeles
en los que no se puede
encontrar nada no es un
archivo

Almacén de papel vs Archivo
de documentos
 Papeles apilados, diarios,
boletines, fotocopias…
 Pocas personas saben lo que hay
 Los documentos llegan como
pueden
 Cada persona conserva o elimina
lo que le parece oportuno
 Es difícil encontrar y consultar un
documento
 Todo el mundo puede acceder
 No hay normas de archivo ni de
clasificación
 Documentos importantes que hay
que conservar clasificados y
ordenados
 Inventario de los documentos con
la descripción correspondiente
 Traslado organizado
 Criterios únicos de conservación y
eliminación
 Consulta y préstamo de la
documentación de forma ágil
 Acceso para el personal
autorizado
 Manual de gestión de
documentación y archivos y
cuadro de clasificación corporativo
Manual de organización de documentos en archivos de oficinas
(Universidad de Alicante)

Algunos ejemplos (o malos
ejemplos)
 Un archivo cualquiera…
 Empresas de custodia, en España destaca el CADA
 Otras empresas privadas…

¿Contiene fotocopias, folios?

¿Conservación?
¿Duplicados?

Nunca! Siempre en cajas de
archivo de folio prolongado,
salvo que el formato de la
documentación demande otro
tipo de soporte

El archivo debe prestar
servicio A la propia Administración
 A los ciudadanos (defensa de los derechos
frente a la propia Administración y terceros)
 A la investigación y a la cultura

Definición de archivo
Son los conjuntos orgánicos de documentos o
la reunión de varios de ellos, reunidos por las
personas jurídicas, públicas o privadas, en el
ejercicio de sus actividades, al servicio de su
utilización para la investigación, la cultura, la
información y la gestión administrativa.
Art. 59.1 Ley del Patrimonio Histórico Español
Art. 2.1. Real Decreto 1708/2011, de 18 noviembre, por el que se establece e

Los ciudadanos, en sus
relaciones con las
Administraciones públicas,
tienes los siguientes derechos:a) A conocer, en cualquier momento, el estado de
la tramitación de los procedimientos en los que
tengan la condición de interesados, y obtener
copias de documentos contenidos en ellos […].
h) Al acceso a los registros, y archivos de las
Administraciones públicas […]
Art. 35 Ley del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedi

Patrimonio documental
Forman parte del patrimonio documental los
documentos de cualquier época
generados, conservados o reunidos en el
ejercicio de sus actividades por cualquier
organismo o entidad de carácter
público […]
Art. 49.2 Ley del Patrimonio Histórico Español

¿Qué quiere decir esto?
Que la ley los protege, obligando a
sus responsables a:
 Conservarlos y protegerlos
 No apropiarse de ellos,
entregándolos a quienes les
suceden en sus funciones
 No destruirlos sin autorización
del órgano competente

El ciclo vital de los
documentos Wiffels planteó en 1972 la teoría de las
edades de los documentos, considera al
documento como un ente vivo que “nace,
crece y muere”
 El documento es el mismo desde que se
produce en la oficina hasta que es
depositado en un archivo histórico
 Nace para servir como testimonio de la
gestión administrativa y durante la primera
etapa de su vida cumple fundamentalmente
esta finalidad
 Con el tiempo, puede desarrollar un valor no
menos importante, como fuente de
información y testimonio para la
investigación histórica

El sistema estatal de
Archivos El Decreto 914/1969, de 8 mayo establece el Sistema
de archivos de la Administración. Define cuatro tipos de
archivos.
 Actualmente rige el
Real Decreto 1708/2011, de 18 noviembre, por el que se esta
, establece también cuatro tipos de archivos:
 Archivos de oficina o de gestión
 Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los
organismos públicos dependientes de los mismos
 Archivo intermedio
 Archivos históricos

Archivo de oficina
 1ª etapa: Testimonio de la gestión administrativa (valor
primario)
 Custodia la documentación mientras todavía está en
trámite o es de uso muy frecuente
 Presta servicio a la administración productora y a los
ciudadanos
 Una vez concluida su tramitación o su etapa de
utilización y consulta, serán objeto de transferencia al
archivo central del Departamento respectivo, de acuerdo
con los plazos establecidos durante el proceso de
valoración

Funciones de un archivo de
gestión Apoyar la gestión administrativa
 Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora
 Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades
 Transferir los documentos al Archivo central, en la forma y tiempo
establecidos en el correspondiente calendario de conservación
elaborado de manera conjunta con el Archivo Central, una vez
agotado su plazo de permanencia en la unidad productora
 Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la
transferencia al Archivo central.
 Con carácter general, no podrán custodiar documentos que
superen los 5 años de antigüedad, desde que el trámite haya
finalizado

Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA

¿Os suena?
«En esta oficina nunca se
encuentran los documentos
cuando se necesitan»
«Con este desorden es imposible localizar nada»
«Ya no cabe ningún papel más»
«Un día de estos me lío a romper
papeles y se acaban los
problemas»
«Pero si ya no sirven
para nada»
Paloma Fernández Gil:
Manual de Organización de Archivos de Gestión en las oficinas municipales

Círculo vicioso de las
oficinas
Búsquedas dificultosas
Más papelAcumulación de documentos
Pérdida de información
David Gómez: El Archivo de Oficina / Gestión
Desorden controlado. Fuente: La Vanguardia.com

Principios básicos de su
organización Un responsable de archivo que
se encargue de todas las tareas
relacionadas con su gestión (Jefe
de Negociado o de Archivo,
C1/C2; rara vez un A2
especializado en archivos)
 Un espacio adecuado con el
mobiliario necesario para una
correcta instalación y
conservación
Según Manual de organización de documentos en archivos de
oficinas, Archivo General de la Región de Murcia

Organización del archivo de
oficina
Separación de
documentos
Documentos de
apoyo y
documentación
informativa auxiliar
Documentos sin
vigencia
administrativa
Documentos en
trámite o con
vigencia
administrativa
Eliminación Ordenación
Instalación
Transferencia
Relación de
entrega
Organización
Archivo Central
Paloma Fernández Gil “
Manual de organización de archiv
”

No forman parte del archivo
 Textos legales
 Boletines oficiales
 Publicaciones
 Circulares
 Copias de informes
 Dossieres informativos
 Duplicados, etc
Una vez finalizada la tramitación de cada expediente, deberán
eliminarse del mismo

Si forman parte del archivo
 Expedientes sometidos a procedimiento: aquellos que
sirven de antecedente y fundamento para la resolución
administrativa de un asunto.
 Expedientes no reglados: que responden a actividades
que tienen como objeto el estudio de un determinado
asunto, o se producen a efectos de estadística, constancia
o información.
 Correspondencia oficial: que materializa las relaciones
del órgano administrativo con otros órganos o con
personas físicas o jurídicas, públicas o privadas.
 Registros: que son el testimonio de la actividad de control
de la administración sobre sus propias actividades.

Es importante …
 Formar los expedientes, manteniendo unidos, dentro
de una carpetilla si se trata de documentos en papel,
todos los documentos relativos al mismo asunto.
 Respetar las series documentales, agrupando los
expedientes que responden a la misma actividad y
separándolos claramente de los demás.
 Ordenar los expedientes, dentro de cada serie
eligiendo el criterio alfabético, cronológico, numérico o
mixto, más apropiado.
 Tenerlos localizados físicamente, dejando constancia
de donde están colocados. Lo mejor es elaborar
índices.

Documentos de apoyo
informativo
 Existen en todas las oficinas, se definen como el
conjunto de documentos que han sido recogidos
para servir de ayuda a la gestión administrativa
 Ejemplos:
 Publicaciones
 Fotocopias de legislación
 Folletos
 Copias de escritos remitidos por otras oficinas
 Boletines oficiales
 Circulares
 Dossieres informativos
 Revistas especializadas, manuales de derecho,
diccionarios, etc
MISIÓN
INFORMATIVA
Nunca se deben
transferir al
Archivo Central

Algunas ideas para organizar
la documentación de apoyo
informativo
Separados del resto del archivo administrativo
Creación de dossieres temáticos (documentos ordenados
por asuntos)
Dossieres temáticos (en formato papel)
Carpetas colgantes ordenadas por temáticas
Libros, revistas, catálogos Estanterías o revisteros
Evitar la proliferación de
fotocopias
publicar
Dossieres
temáticos
Intranet de la
institución
Almacenamiento
externo (CD-
Rom, Disco duro,
Pen drive)David Gómez: El Archivo de Oficina / Gestión

Documentos administrativos
 Los documentos administrativos son los producidos y/o
recibidos por una unidad administrativa en el ejercicio de
una función y como desarrollo de una actividad.
 Los documentos de archivo tienen carácter seriado. Se
producen en el ejercicio de diferentes actividades que se
prolongan en el tiempo, dando lugar a las distintas
series documentales
 Dentro de los documentos administrativos en las oficinas
se pueden establecer dos grandes grupos:
CorrespondenciaExpedientes

Expedientes
El término expediente administrativo procede del verbo
“expedire” = el que resuelve, de ahí que esté encaminado a
resolver un determinado asunto o materia
Desde el punto de vista del derecho administrativo se define
como:
“el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente
y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas
a ejecutarla “
Según el Diccionario de Terminología Archivística un expediente es:
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y
funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto

Tramitación: Iniciación
De OFICIO: por necesidades internas de la
oficina, de la propia Administración
Por SOLICITUD de persona interesada:
cuando la acción es emprendida desde
afuera, mediante solicitud razonada

Tramitación: Procedimiento
Los interesados en cualquier momento del
procedimiento van produciendo y
recibiendo documentación hasta que
finalice el hecho

Tramitación: Finalización
Por RESOLUCIÓN: mediante decisión motivada del
órgano que le compete
Por DESISTIMIENTO: del interesado en el caso de que él
haya iniciado el expediente con una solicitud
Por RENUNCIA: todo interesado puede renunciar sus
derechos cuando no esté prohibido por la Ley
Por CADUCIDAD: algunos procedimientos tienen términos
de vencimiento que cierran el expediente

Tramitación: Ejecución
La ejecución de los actos es inmediata y
cuenta con plazos definidos según el tipo
de procedimiento

Documentos que integran el
expediente
 Documentos que han sido producidos por la propia oficina, y otros
recibidos en ella. Estos últimos los conservaremos en ofrma
original, mientras que los otros, al salir fuera de las oficinas, los
conservaremos en forma de copia administrativa
 Documentos esenciales (informes, dictámenes, resoluciones …
que recogen la información más cualificada del procedimiento
administrativo), documentos de enlace (oficios de remisión, notas
internas … Cuya finalidad es servir de nexo y dejar constancia de
los trámites realizados
 Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en
su correspondiente carpetilla, siguiendo el riguroso orden del
trámite del procedimiento administrativo, e indicando en la
portada los siguientes datos:
David Gómez: El Archivo de Oficina /
Gestión

La carpetilla o guarda exterior:
 Nombre de la oficina que lo ha tramitado
 Fecha de iniciación y finalización.
 Resumen del asunto
 Número de documentos
 Dígitos del cuadro de clasificación con la denominación de
la serie
 Signatura de la instalación
La relación de contenido (índice de documentos):
 Documentos que componen el expediente: nº de orden del
documento, fecha del documento y asunto
 Cumplimentarlo a la vez que se incorporan los documentos
a la carpetilla del expediente

Nº Expediente
Asunto
Nombre de
la oficina
Fecha

La relación de contenido, que lleva pocos
minutos a las oficinas, tiene efectos muy
positivos:
 Permite buscar un documento no dentro del
expediente sino en la relación de contenido
señalada en la carpeta
 Al estar los documentos numerados se va a
ellos directamente dentro de la carpeta
 Con un simple vistazo a la cubierta de la carpeta
se conocen los documentos que contiene y el
estado de tramitación del expediente
 Ayudará a reconstruir los expedientes en el caso
de que se hubieran dispersado (en caso de
utilización negligente, podemos devolverlo a su
orden original de forma simple y mecánica)

 Unidad administrativa
 Número de referencia
 Número de expediente
 Serie documental
 Título del expediente
 Fecha de inicio
 Fecha de resolución
 Observaciones
Ejemplo:
 Mesa de Contratación
 43430/2005
 3/2005
 Expedientes de contratación
 Servicio de mantenimiento de la aplicación de las becas y
ayudas al estudio gestionadas por el Ministerio de Educación y
Ciencia en entorno Natural/Adabas
 17/01/2005
 22/10/2005
 Contratación bianual

ARCHIVO
Servicio _________________________________
Sección _________________________________
Unidad _________________________________
Título de la serie __________________________
Contenido _______________________________
________________________________________
Fechas extremas _________________________
Apellidos, Nombre _________________________
Número de carpeta ________________________
Observaciones ____________________________
Ejemplo de carpetilla

Nº Fecha Asunto
1 Informe sobre convocatoria de subvención
2 Memoria justificativa
3 Memoria económica
4 Propuesta de necesidad y oportunidad de
subvenciones
5 Borrador de la orden de convocatoria
6 Documento contable A
7 Informe del Servicio Jurídico
8 Solicitudes y documentos anexos
9 Informe sobre solicitudes
Ejemplo: Expediente de subvención
….

Ordenación del expediente
 A los expedientes en tramitación se les irá añadiendo los
documentos en el orden en que se produzcan, que será
el que se establezca la norma de procedimiento que
regule el trámite
 En general, la ordenación de los documentos dentro del
expediente será CRONOLÓGICA ya que las actividades
encaminadas a su resolución tienen una secuencia en el
tiempo, de forma que el primer documento será el más
antiguo y el último el más reciente
 OJO!! Los documentos que acompañan a otros
documentos, aunque sean de fecha anterior, deben
ordenarse después del documento principal (ej.:
instancia de solicitud de una plaza –documento
principal- a la que acompaña documentos de notas,
méritos, etc. –documentación que acompaña-.

Expedientes complejos: puede ser útil agrupar los documentos por
conceptos en subcarpetas siguiendo un orden cronológico, que a su
vez se introducen dentro de la carpeta del expediente y se numeran
como si fuera un volumen
Ej.: en una carpeta de un expediente personal se pueden agrupar en subcarpetas la
documentación relativa a datos administrativos, certificaciones de cursos de
formación, etc.
Los documentos en soporte diferente al papel (fotografías, vídeos,
disquetes, etc.) que pertenezcan a un determinado expediente, se
separan físicamente de éste.
Hay que dejar constancia dentro del expediente de la relación de los mismos con
los datos de su localización

Los expedientes ya tramitados por
toda la unidad deben almacenarse
en cajas tipo archivo definitivo, en
cuyo lomo se anotará el organismo
productor, título de la serie, años,
expedientes que contienen y el
número de orden de las cajas
Se recomienda que cada expediente
esté descrito en una base de datos
(instrumentos de descripción)

El expediente: precauciones
 Evite duplicidad de expedientes, no abra nuevos
expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha
sido abierto
 No extraiga documentos originales de los
expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar
un nuevo expediente como para satisfacer petición de
terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje un hoja
de testigo con los datos del documento, día y persona
a la que se lo ha prestado (anotarlo en el registro de
control de salida)
 Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o
antecedente para la resolución de otros, no debe
usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe
ser entendida como documentación de apoyo
informativo, y será destruida cuando concluya su
utilización
“Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de
Región de Murcia
“Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA”

 Los expedientes iniciados por un negociado y
continuados por otro deben entenderse como
producción documental de la unidad que lo inicia, a la
que debe retornar una vez finalizada su tramitación
 No debe incluirse como parte del expediente la
documentación de apoyo informativo, que se ha usado
para su resolución, pero que no forma parte de él (ej.:
fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de
otros expedientes, disposiciones normativas, etc.). Estos
documentos deben conservarse mientras constituyan
fuente de información para las oficinas, después deben
destruirse. La proliferación de este tipo de documentación
es causa de desorganización de los archivos
 La CORRESPONDENCIA emitida o recibida durante la
tramitación de un expediente forma parte del
expediente, y de ninguna forma se archivará como serie
de correspondencia

 Nunca se archivarán los documentos
del expediente en orden inverso al
trámite administrativo, es decir, del
documento más reciente al más antiguo, y
si así fuera por comodidad del trámite, el
expediente deberá ser ordenado
correctamente para su transferencia al
Archivo Central
 Nunca se mezclarán en una misma caja
diferentes tipos de expedientes o series
documentales
 Se evitará el amontonamiento de
documentos aislados que estén
pendientes de introducir en el expediente
que le corresponda así como la
disgregación y dispersión de los
expedientes por no haber sido guardados
en su caja o carpeta adecuada

Correspondencia
La correspondencia materializa las relaciones que la unidad
administrativa mantiene con otros órganos o con personas físicas o
jurídicas, públicas o privadas, en el ámbito de sus actividades
Algunas ideas para su organización
 Cada carta debe ir unida a su respuesta
 La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte
de un expediente, se ordena con dicho expediente
 La correspondencia, que sirva como elemento enlace de otros tipos
documentales (facturas, informes …), se archivará en función de la
información adjunta y no en correspondencia
La correspondencia se ordenará
cronológicamente por anualidades y, dentro
de cada año, se podrá agrupar por:
organismos, lugares, etc.
Correspondencia externa
Correspondencia interna: correspondencia
o notas interiores entre unidades
administrativas

Clasificación de la
correspondencia externa:
Relaciones Exteriores Dentro de cada división la correspondencia se ordena
alfabéticamente por organismos
 Dentro de cada organismo se ordena cronológicamente en orden
inverso, de más antigua a más reciente, siempre respetando que la
correspondencia sobre el mismo asunto, tanto emitida como
recibida, quede agrupada. En este caso el orden cronológico lo
marca la fecha del primer documento que forma parte del asunto
 La correspondencia con instituciones que tienen departamentos o
secciones se ordenará respetando la jerarquía orgánica oficial
 Ejemplos:
 Ministerio de Justicia / Secretaría General Técnica / S.G.
Documentación y Publicaciones
 Universidad de Alicante / Escuela de Enfermería
 Ayuntamiento de Honrubia

Clasificación de la
correspondencia externa:
Relaciones Interiores Se ordena alfabéticamente por el nombre de las unidades administrativas
de la Subdirección General
 Dentro de cada unidad administrativa, la correspondencia se ordena
cronológicamente, dejando delante la más reciente y siempre respetando
que la correspondencia sobre el mismo asunto, tanto emitida como recibida
quede agrupada. En este caso el orden cronológico lo marca la fecha del
primer documento que forma parte del asunto
 La correspondencia interna genera gran cantidad de duplicados, ya que es
conservada tanto por las unidades administrativas emisoras como
receptoras
 Para evitarlo, es aconsejable seguir el principio de jerarquía. Es decir, la
unidad que debe conservar la correspondencia interna, a efectos de su
posterior transferencia al Archivo Central, es la que tenga un rango
jerárquico superior
 Se puede conservar en la oficina de rango inferior mientras dicha información
será útil para la gestión administrativa, pero podrá eliminarse antes de ser
transferida al Archivo Central

Serie documental
 Según Cruz Mundet:
“conjunto de unidades archivísticas (expedientes, libros)
agrupados por ser el resultado de una misma actividad, y que han
sido producidas y agrupadas de manera continuada (seriada) en el
proceso de tramitación administrativa”
 Según el Diccionario de Terminología Archivística:
“conjunto de documentos producidos por un sujeto en el
desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por
la misma norma jurídica y/o de procedimiento”
 Según Heredia Herrera:
“cada sección documental o subsección está integrada por
documentos agrupados en series” y éstas son “el testimonio
documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas
por un órgano o en virtud de una función”

FUNCIÓN
Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3
OPERACIÓN
ESPECÍFICA
(TRÁMITE)
DOCUMENTO
(TIPO DOCUMENTAL)
SIN SOPORTE
DOCUMENTAL
SERIE
DOCUMENTAL
Trámites – Operaciones
específicas
Normativa
preestablecida
• Legislación
• Normas de
procedimiento
• Costumbre
• Combinación de
las anteriores

La unión de tipos documentales iguales Serie documental=
También se puede crear una serie con tipos documentales distintos

Algunos ejemplos de series
documentales
Unidad administrativa Función Tipo de documento Serie
Servicio de Personal + Agrupar todos los
documentos
relacionados con la
vida laboral de cada
empleado
+ Expediente de
Personal
= Expedientes de
Personal
Servicio Jurídico + Realizar informes de
carácter jurídico
+ Informe = Informes Jurídicos
Expediente Serie
Expediente de D. Eduardo …
Rehabilitación de la E. U. de Relacones
Laborales
Acta de la sesión de 16.07.99
Traslado de D. Francisco …
Escala de Gestión (2000)
Expedientes personales administrativos del
personal de Administración y Servicios
Expedientes de obras mayores
Actas de la Junta de Gobierno
Traslados de expedientes
Expedientes de proceso selectivo para ingreso
en las escalas de Personal y Administración y
Servicios

Ordenación de series
documentales Ordenación cronológica: la unidad de orden establecida es la fecha de los
documentos
 Ordenación alfabética: los documentos se ordenan siguiendo las letras del
alfabeto. Esta ordenación se aplica exclusivamente a los documentos
referidos a personals lugares y entidades. Ej.: Expedientes personales
Su uso es recomendable para oficinas con poco volumen documental y/o
sin posibilidades de crecimiento
 Ordenación numérica: los documentos se ordenan siguiendo el número
de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos
 Ordenación numérica-cronológica: consiste en ordenar los documentos
por años y dentro de éstos por un número correlativo. Ej.: Expediente 24/89
(expediente 24 de 1989).
Es uno de los sistemas de ordenación más extendidos en las oficinas
municipales

 Ordenación alfa-numérica: consiste en ordenar los documentos
según las letras del alfabeto y asignar, dentro de cada letra, un
número.
Se puede utilizar la primera letra por la que empiece el contenido
del expediente o actuación que refleje.
Ej.: El expte. 34-0 = Expediente de obras nº 34.
O bien, se puede elegir una letra determinada dotándola de un
significado. Ej.: podemos tomar la decisión de que una A signifique
“expediente de solicitud de licencia de obra”, la letra B “solicitud de
acondicionamiento de local”, etc.
 Ordenación por conceptos: los documentos se agrupan por
conceptos (de acuerdo con un índice previamente establecido) y
dentro de ellos por orden cronológico. Útil para la correspondencia,
por ejemplo.
Ej.: Correspondencia de Alcaldía:
 Con Asociaciones Deportivas
 Con Asociaciones Profesionales
 …

Clasificación de documentos. El
cuadro de clasificación
 Identificadas las series de las oficinas el siguiente paso es la
clasificación de los documentos
 Hay que estructurar nuestro conjunto de documentos siguiendo un
orden jerárquico y de acuerdo con un criterio, que dará como
resultado el Cuadro de Clasificación que servirá de pauta en la
organización del archivo
 Clasificación = operación intelectual que consiste en agrupar la
documentación en categorías / grupos que reflejan la estructura
orgánica y/o funcional de fondo
La clasificación responde a una doble necesidad:
Proporciona una estructura lógica a los documentos
Facilita su localización conceptual

El Archivo Central
Los archivos generales o centrales son
aquellos archivos existentes en los
Ministerios y organismos públicos para
la custodia de los documentos, una vez
finalizada su tramitación y transcurridos
los plazos establecidos por la normativa
vigente o en los calendarios de
conservación

Funciones
 Coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos
de gestión, así como proporcionar el asesoramiento técnico
necesario a las unidades y a su archivo de gestión, con el fin de
conseguir la correcta conservación y tratamiento técnico de los
documentos de archivo, de acuerdo con las normas específicas que
correspondan a cada serie documental
 Llevar a cabo el proceso de identificación de series y elaborar el
cuadro de clasificación.
 Describir las fracciones de serie conforme a las normas
internacionales y nacionales de descripción archivística.
 Llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar
las correspondientes propuestas de eliminación, o en su caso, de
conservación permanente de documentos, en aplicación del
procedimiento establecido por la normativa vigente.

Funciones
 Tramitar, en su caso, los expedientes de eliminación de
documentos, una vez cumplidos los requisitos exigidos por la
normativa vigente y de acuerdo con los calendarios de
conservación aprobados
 Realizar las transferencias preceptivas y periódicas de
documentos al archivo intermedio, acompañadas de su
correspondiente relación de entrega
 Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las
fracciones de serie objeto de cada una de las transferencias.
 Participar en los equipos multidisciplinares encargados del
diseño e implementación de los sistemas de gestión de los
procedimientos administrativos tramitados en soporte electrónico

Coordinación archivística
 Cada Departamento Ministerial organizará sus
servicios para garantizar la coordinación del
funcionamiento de todos los Archivos del
Ministerio y de los organismos a él vinculados,
según lo previsto en el artículo 65 de la Ley
16/1985, de Patrimonio Histórico Español.
 A dichos efectos, en cada Departamento podrá
constituirse un Grupo de Trabajo para la
coordinación de los archivos que se encuentren
dentro de su ámbito departamental y sus
organismos públicos, adscrita a la Subsecretaría

Grupos de trabajo ministeriales.
Finalidad
 Impulsar el cumplimiento en sus archivos de las instrucciones y
recomendaciones de la Comisión de Archivos de la Administración
General del Estado.
 Promover los criterios particulares en relación con la accesibilidad de la
información obrante en los archivos de su competencia
 Impulsar por la inclusión en el Censo-Guía de Archivos de España e
Iberoamérica de cualquier servicio de archivos dependiente de su
Departamento.
 Promover programas de gestión en los que se establezcan los objetivos
que deben cumplir sus archivos mediante los correspondientes proyectos y
actuaciones a desarrollar.
 Realizar estudios de valoración documental y elevar peticiones de
dictamen a la Comisión Superior Calificadora de Documentos
Administrativos.

Hacienda y Administraciones Públicas

Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente

Materiales para la historia de la Educación: Misiones Culturales

Galería de retratos
de los ministros de
Educación

Historia de la
Cultura
Historia de la
Cultura

Conclusiones
 Los documentos en que se materializa la actividad de las
administraciones públicas forman parte del patrimonio
documental desde el mismo momento en que se producen
 Cada órgano administrativo es responsable de la adecuada
conservación, tratamiento y recuperación de todos los
documentos que produce, sea cual sea su soporte, durante el
tiempo que permanecen bajo su custodia
 Igualmente, es responsable de impedir su incorrecta
manipulación, su deterioro y eliminación, sin autorización de
la administración competente
 La unidad administrativa es la responsable de la fase inicial del
proceso documental. De la capacidad de control que tenga
sobre los documentos que produce dependen las posibilidades
de conservarlos y recuperarlos en el resto de archivos que
completan las etapas del ciclo vital
Carnicer Arribas, Mª Dolores, coordinadora [et. al.]: Archivo de oficina,
2003.

Conclusiones
 Es imprescindible que exista la función de
responsable del archivo, que deberá estar adscrita a
un puesto de trabajo, cuyo perfil específico se valore
adecuadamente en la correspondiente Relación de
Puestos de Trabajo
 Los archivos de oficina deben mantener con el Archivo
Central del organismo una relación fluida y
permanente
 El Archivo Central proporcionará la orientación y
ayuda necesarias para el correcto tratamiento de los
documentos

Conclusiones
 Debe recibir de cada archivo de oficina la información
necesaria sobre lo que constituye el contexto de la
producción de los documentos (normas de
procedimiento, plazos de vigencia administrativa,
frecuencia de consulta…)
 Una vez transferida al Archivo Central, la
documentación permanece al servicio de las
oficinas productoras, que pueden solicitarla siempre
que sea necesario para la gestión
 Es imprescindible que al frente del Archivo Central
esté un profesional con la formación y capacidad
necesarias para poder cumplir esta labor esencial de
asesoramiento

Bibliografía recomendada
 Archivo General de la Región de Murcia: “Manual de organización
de documentos en archivos de oficinas”
 Carnicer Arribas, María Dolores, coordinadora [et. al.]: Archivo de
Oficina, 2003.
 Duplá del Moral, Ana: Manual de archivos de oficina para
gestores, 1997.
 Fernández Gil, Paloma: Manual de organización de archivos de
gestión en las oficinas municipales, 1997.
 Gómez, David: El archivo de oficina/gestión, 2010 [recurso
electrónico].
 Normas básicas de organización de los archivos de oficina o
gestión de la UCA [recurso electrónico].
 Núñez Fernández, Eduardo: Organización y gestión de archivos,
1999.
 Sanchís Moreno, Francisco José: Los archivos de oficina. Una
síntesis para su gestión, 1999.

Las fases del archivo I:
el Archivo de Oficina y el
Archivo Central.
Funciones y actividades
Gracias por su atención
Correo: jluis.mromano@mecd.es
archivo.central@mecd.es
Página Web :
http://www.mecd.gob.es/servicios-al-ciudadano
@jlmunozr

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Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funciones y actividades

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