Zeitmanagement

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A Presentation held at Berufsschule Aschaffenburg in 2001 or 2002.

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Zeitmanagement

  1. 1. ESC Electronic System Concepts GmbH Industriering 7, D-63868 Grosswallstadt, Germany Email: info@esc-electronics.de http://www.esc-electronics.de Thomas Wöhlke: Zeit-Management
  2. 2. <ul><li>Gewinn durch Planung </li></ul><ul><li>Delegation und Prioritäten </li></ul><ul><li>Leistungskurve </li></ul><ul><li>Tagesplanung </li></ul>Zeitmanagement
  3. 3. 1. Zeitgewinn durch Planung Weniger Planung: Mehr Planung: Zeitgewinn Zeit für die Planung Benötigte Zeit für die Durchführung Benötigte Zeit für die Durchführung Zeit für die Planung
  4. 4. Das Pareto-Prinzip. Die 80 : 20-Regel 1. Zeitgewinn durch Planung
  5. 5. 1. Zeitgewinn durch Planung Wertanalyse der Zeitverwendung
  6. 6. <ul><li>Aufgaben in Prioritätenklassen einordnen: </li></ul><ul><li>A) Wichtigste Aufgaben einer Führungskraft, für die Erfüllung der Funktion von höchstem Wert, nicht delegierbar. </li></ul><ul><li>B) Durchschnittlich wichtig, delegierbar. </li></ul><ul><li>C) Geringe Bedeutung: z.B. Papierkram, Lesen,Verwaltungskram </li></ul><ul><li>Aufgaben-Planung in der Praxis (Empfehlung): </li></ul><ul><li>nur 1 bis 2 A-Aufgaben pro Tag (ca. 3 Std.) </li></ul><ul><li>weitere 2 - 3 B –Aufgaben (ca. 1 Std.) </li></ul><ul><li>Rest für C-Aufgaben (ca. 45 Minuten) </li></ul>1. Zeitgewinn durch Planung
  7. 7. 2. Delegation und Prioritäten Delegation: Das Eisenhower-Prinzip Wichtigkeit Dringlichkeit B-Aufgaben Terminieren oder Delegieren A-Aufgaben Sofort erledigen „ Papierkorb“ C-Aufgaben delegieren
  8. 8. 2. Delegation und Prioritäten Fünf Regeln zur Prioritätensetzung: 1. Konzentration der Kräfte auf Ziele und Erfolge (Pareto) 2. Jede Aufgabe in die Prioritäten-Klasse A, B, C einteilen 3. Wichtigkeit und Dringlichkeit sind grundverschieden. 4. Vorfahrtsregel: Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit. 5. Jeden Tag an einer langfristigen A-Aufgabe arbeiten.
  9. 9. 2. Delegation und Prioritäten <ul><li>Anwenden der ABC - Analyse auf die eigene Zeitplanung: </li></ul><ul><li>Auflisten Sie aller Tätigkeiten und Aufgaben für einen Planungszeitraum: untereinander, jeweils eine Zeile pro Tätigkeit. </li></ul><ul><li>Ordnen der Aufgaben: Aufgaben und Tätigkeiten, die einen großen Beitrag zum Gesamtergebnis leisten, stehen oben. Dringlichkeit spielt dabei keine Rolle. </li></ul><ul><li>Aufgaben durchnummerieren. </li></ul><ul><li>Sortieren / Bewerten dieser Tabelle mit ABC-Analyse: Erste 15 % der Tätigkeiten sind A - Aufgaben. Die nächsten 20 % sind B - Aufgaben. Der Rest der Liste sind C - Aufgaben. </li></ul><ul><li>Für A - Aufgaben 65 %, für B - Aufgaben 20% und für C - Aufgaben 15 % der Zeit einplanen. </li></ul>
  10. 10. 3. Leistungskurve => Wichtige Dinge (A-Aufgaben) sollten am Vormittag erledigt werden. Sie fallen zu diesem Zeitpunkt leichter.
  11. 11. 4. Tagesplanung Was am Ende des Tages nicht erledigt wurde, muss auf den Folgetag übertragen werden. N achkontrolle – Unerledigtes übertragen. Was realistischerweise an einem Tag nicht zu erledigen ist, muß verschoben, delegiert oder gestrichen werden. E ntscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegationsmöglichkeiten treffen. 50 : 50 Regel: Verplanbare Arbeitszeit 50 Prozent; Zeitreserven auch etwa 50 Prozent (Puffer für Unvorhergesehenes, Störungen, kreative Dinge, soziale Kommunikation) P ufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse einplanen. Notieren Sie hinter jeder Aktivität den geschätzten Zeitbedarf. Zeitlimits setzen: Es soll ein Druck entstehen, diese Vorgabe auch einzuhalten. L änge der Tätigkeiten bestimmen. Oberstes Planungsprinzip ist die Schriftlichkeit. Planen Sie am Vorabend den neuen Arbeitstag. A lle Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben
  12. 12. 4. Tagesplanung Dauernde Störungen Unterbrechungen in der Arbeit : => „Sägezahneffekt“: Nach einer Störung ist Zeit und Mühe nötig, bis man sich wieder in die Arbeit eingearbeitet hat. => Zeitverlust.
  13. 13. <ul><li>= > Die &quot;Stille Stunde&quot; </li></ul><ul><li>pro Tag mindestens eine &quot;Stille Stunde&quot; </li></ul><ul><li>ohne Störung einrichten: </li></ul><ul><li>Man ist in dieser Zeit einfach nicht da. </li></ul><ul><li>Eingehende Telefonanrufe werden per Rückruf erledigt. </li></ul><ul><li>Die Stille Stunde legt man am besten auf die störarme Zeit </li></ul><ul><li>innerhalb des Tages. </li></ul><ul><li>Die &quot;Stille Stunde&quot; eignet sich zur Erledigung von A-Aufgaben. </li></ul>4. Tagesplanung
  14. 14. Beispiel: 4. Tagesplanung
  15. 15. ... Ende
  16. 16. ... Kleines Fazit ;-))

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