Web-Seminar Praxisratgeber Vergaberecht 
Vergabedokumentation und Vergabeakte 
Thomas Ferber 
thomas@fachverlag-ferber.de ...
Thomas Ferber 
Ich habe an der Technischen Universität Darmstadt Mathematik studiert und 
1989 mit Diplom abgeschlossen. 
...
Beispiele aus dem Leben 
http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 3
Beispiel 1 
VK Südbayern, 19.01.2009, Z 3 - 3 - 3194 - 1 - 39 - 11 / 08: 
„Zunächst ist das vorliegende Vergabeverfahren w...
Beispiel 1 
VK Südbayern, 19.01.2009, Z 3 - 3 - 3194 - 1 - 39 - 11 / 08: 
„Der Vergabevermerk vom 20.11.2008 selbst weist ...
Beispiel 2 - Auftragswert 
OLG Celle, 12. Juli 2007 - 13 Verg 6/07: „Wegen der Bedeutung 
des Schwellenwertes ist es erfor...
Beispiel 3 - Auftragswert 
OLG Bremen vom 26.06.2009, Verg 3/2005: 
„Der Vergabevermerk [..] enthält zwar die Angabe des 
...
Beispiel 4 - Dokumentationsmängel 
OLG Celle, Beschluss vom 11.02.2010, 13 Verg 16 / 09: 
Dokumentationsmängel führen im E...
Beispiel 4 - Dokumentationsmängel 
OLG Celle, Beschluss vom 11.02.2010, 13 Verg 16 / 09: 
Der [..] Vergabevermerk [..] gen...
Zusammenfassung aus den Beispielen 
● Transparenzgebot 
● Ausreichend dokumentiert 
● Nachvollziehbar begründet 
● Untersc...
Grundsatz der Transparenz 
http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 11
§ 97 GWB Allgemeine Grundsätze 
(1)Öffentliche Auftraggeber beschaffen Waren, Bau- und Dienstleistungen nach 
Maßgabe der ...
§ 97 GWB Allgemeine Grundsätze 
(1)Öffentliche Auftraggeber beschaffen Waren, Bau- und Dienstleistungen nach 
Maßgabe der ...
§ 97 GWB Allgemeine Grundsätze 
(1)Öffentliche Auftraggeber beschaffen Waren, Bau- und Dienstleistungen nach 
Maßgabe der ...
§ 97 GWB Allgemeine Grundsätze 
(1)Öffentliche Auftraggeber beschaffen Waren, Bau- und Dienstleistungen nach 
Maßgabe der ...
§ 2 VOL/A Grundsätze 
(1)Aufträge werden in der Regel im Wettbewerb und im Wege 
transparenter Vergabeverfahren an fachkun...
§ 2 EG VOL/A Grundsätze 
(1)Aufträge werden in der Regel im Wettbewerb und im Wege 
transparenter Vergabeverfahren an fach...
§ 2 VOB/A Grundsätze 
(1) 
1. Bauleistungen werden an fachkundige, leistungsfähige und 
zuverlässige Unternehmen zu angeme...
§ 2 EG VOB/A Grundsätze 
(1) 
1. Bauaufträge werden an fachkundige, leistungsfähige sowie 
gesetzestreue und zuverlässige ...
Die Regeln zur Dokumentation in den 
Vergabeordnungen 
http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 20
VOB/A 
http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 21
§20 Abs. 1 S. 1 VOB/A Dokumentation 
Das Vergabeverfahren ist zeitnah so zu dokumentieren, dass die 
einzelnen Stufen des ...
§20 Abs. 1 S. 2 VOB/A Dokumentation 
Diese Dokumentation muss mindestens enthalten: 
1. Name und Anschrift des Auftraggebe...
§20 Abs. 1 S. 3 VOB/A Dokumentation 
Der Auftraggeber trifft geeignete Maßnahmen, um den 
Ablauf der mit elektronischen Mi...
§20 Abs. 2 VOB/A Dokumentation 
Wird auf die Vorlage zusätzlich zum Angebot verlangter 
Unterlagen und Nachweise verzichte...
VOL/A 
http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 26
§ 20 VOL/A Dokumentation 
Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend zu doku-mentieren, 
so dass die einzelnen Stuf...
§ 24 EG Abs. 1 VOL/A Dokumentation 
Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend zu doku-mentieren, 
so dass die einz...
§ 24 EG Abs. 2 VOL/A Dokumentation 
Die Dokumentation umfasst mindestens Folgendes: 
a) den Namen und die Anschrift des öf...
§ 24 EG Abs. 2 VOL/A Dokumentation 
Die Dokumentation umfasst mindestens Folgendes: 
e) den Namen des erfolgreichen Bieter...
§ 24 EG Abs. 2 VOL/A Dokumentation 
Die Dokumentation umfasst mindestens Folgendes: 
i) die Gründe, warum der Gegenstand d...
VOF 
http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 32
§12 Abs. 1 VOF Dokumentation 
Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend zu doku-mentieren, 
sodass die einzelnen S...
§12 Abs. 2 VOF Dokumentation 
Die Dokumentation umfasst mindestens Folgendes: 
a) den Namen und die Anschrift des Auftragg...
VSVgV 
http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 35
§ 43 Abs. 1 VSVgV Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten 
Das Vergabeverfahren ist von Beginn an in einem Vergabeverme...
§ 43 Abs. 2 VSVgV Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten 
Der Vergabevermerk umfasst zumindest: 
1. den Namen und die ...
§ 43 Abs. 2 VSVgV Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten 
7. gegebenenfalls die Gründe, aus denen die Auftraggeber auf...
§ 43 Abs. 3, Abs. 4 VSVgV Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten 
(3)Die Auftraggeber müssen geeignete Maßnahmen treff...
SektVO 
http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 40
§ 32 SektVO 
a)Auftraggeber sind verpfichtet, sachdienliche Unterlagen über 
jede Auftragsvergabe zeitnah zu erstellen und...
Verpflichtung zur Dokumentation 
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Transparenz des Vergabeverfahrens 
OLG Celle, Beschluss vom 11.02.2010, 13 Verg 16 / 09: 
Die Verpfichtung, dass der öfent...
Zeitnahe und fortlaufende 
Dokumentation 
http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 44
Zeitnah und fortlaufend 
OLG Celle, Beschluss vom 11.02.2010, 13 Verg 16 / 09: 
Es genügt dabei nicht, dass der Vergabever...
Zeitnah und fortlaufend 
OLG Düsseldorf, 17.03.2004, VII - Verg 1 / 04: 
Bedeutung und Funktion des Vergabevermerks würden...
Anforderungen an die Dokumentation 
http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 47
Anforderungen 
OLG Celle, Beschluss vom 11.02.2010, 13 Verg 16 / 09: 
[..] müssen die einzelnen Stufen des Verfahrens, die...
Anforderungen an Vergabevermerk 
OLG Bremen, Beschluss vom 14.04.2005 – Verg 1/2005: 
Der Vergabevermerk muß vielmehr die ...
Anforderungen an die Dokumentation 
VK Baden-Württemberg, Beschluss vom 14.11.2013, 1 VK 37 / 13: 
Die Dokumentation einer...
Anforderungen an die Dokumentation 
VK Hessen, 12.02.2008, 69 d - VK - 01 / 2008: 
Die Vergabestelle hat aber im Rahmen de...
Dokumentationspflicht zwingt nicht zu Förmelei 
VK Bund, 30.10.2006, VK 2 - 71 / 06: 
Eine Begründung in Form einer Wieder...
Dokumentation - separate Schriftstücke 
VK Bund, 26.02.2007, VK 2 - 9 / 07: 
Ausreichend ist es vielmehr, wenn eine durchg...
Eigenverantwortlich 
http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 54
Eigenverantwortlichkeit 
VK Sachsen, 01.03.2004, 1 / SVK / 005 - 04: 
Zu des Eigenaufgaben gehört es aber auch, dass der A...
Eigenverantwortlichkeit 
VK Lüneburg, 24.10.2003, 203 - VgK - 30 / 2003: 
Die Vergabeakte erweckt im übrigen den Eindruck,...
Eigenverantwortlichkeit 
VK Lüneburg, 24.10.2003, 203 - VgK - 30 / 2003: 
Der Auftraggeber hat außerdem entgegen § 30 VOB/...
Eigenverantwortlichkeit 
VK Baden-Württemberg, 21.05.2001, 1 VK 7 / 01: 
Ein Vergabefehler ist in diesem Zusammenhang alle...
Eigenverantwortlichkeit 
VK Baden-Württemberg, 21.05.2001, 1 VK 7 / 01: 
Sie [Vergabestelle] trägt die ausschließliche und...
Eigenverantwortlichkeit 
OLG München, 15.07.2005, Verg 14 / 05: 
Die Einschaltung von Planungs- oder Projektsteuerungsbüro...
Eigenverantwortlichkeit 
OLG München, 15.07.2005, Verg 14 / 05: 
Eine Wertung, die nicht der Auftraggeber selbst durchgefü...
Nachträgliche Dokumentation 
http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 62
Nachgeschobene Dringlichkeitsgründe 
VK Sachsen, 10.02.2012, 1 / SVK / 001 – 12: 
Die Rechtsprechung zur Möglichkeit des N...
Nachgeschobene Dringlichkeitsgründe 
VK Sachsen, 10.02.2012, 1 / SVK / 001 – 12: 
Sinn und Zweck der Dokumentationspfichte...
Konsequenzen 
http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 65
Wiederholen des Vergabeverfahrens 
VK Hessen, 12.02.2008, 69 d - VK - 01 / 2008: 
Die Vergabestelle hat die Wertung daher ...
Wiederholen des Vergabeverfahrens 
OLG Frankfurt a.M., 28.11.2006, 11 Verg 4 / 06: 
Dokumentationsmängel im Vergabeverfahr...
Dokumentation 
VK Bund, 26.02.2007, VK 2 - 9 / 07: 
Ausreichend ist es vielmehr, wenn eine durchgängige Dokumentation in 
...
Zusammenfassung 
http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 69
Zusammenfassung 
● Eigenverantwortlichkeit des Auftraggebers 
● Zeitnahe Dokumentation 
● Chronologisches Abfassen der ein...
Checkliste 
http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 71
Dokumentation - Vorbereitung der Ausschreibung 
● Ermittlung des Bedarfs 
● Schätzung des Auftragswertes 
● Auswahl der Ve...
Dokumentation - Vorbereitung der Ausschreibung 
● Begründung für eine nicht-produktneutrale 
Ausschreibung 
● Begründung f...
Dokumentation - im Vergabeverfahren 
● Welche Unternehmen haben die 
Ausschreibungsunterlagen angefordert? 
● Wann wurden ...
Dokumentation - im Vergabeverfahren 
● Begründung der Bewerberauswahl bei 
vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. 
● Dokumen...
Dokumentation - Eingang der Angebote 
● Wann gingen welche Angebote ein? 
● Waren die Angebote ordnungsgemäß verschlossen?...
Dokumentation - Wertung der Angebote 
● Ergebnisse der formalen Prüfung 
● Ergebnisse der Eignungsprüfung 
● Ergebnisse de...
Dokumentation – Abschluss 
● Wann wurde wem welches Informationsschreiben zur 
beabsichtigen Zuschlagserteilung zugesendet...
Seminare Praxisratgeber Vergaberecht 
http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 79
Web-Seminare zum Vergaberecht 
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Alle Termine unter w...
Web-Seminare zum Vergaberecht 
Fr. 19.09.2014, 10:00 - 11:00 Uhr Verhandlungsverfahren 
Fr. 26.09.2014, 10:00 - 11:00 Uhr ...
Seminare 
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Seminare im September und Oktober 2014 
September: 
16.09.2014 Darmstadt: Einführung in das Vergaberecht 
17.09.2014 Darms...
Seminare im November 2014 
November: 
04.11.2014 in Dortmund, Einführung in das Vergaberecht 
05.11.2014 in Dortmund, IT-V...
Seminare im Dezember 2014 
Dezember: 
09.12.2014 in Stuttgart, Einführung in das Vergaberecht 
10.12.2014 in Stuttgart, Bi...
Praxisratgeber Vergaberecht - Bücher 
http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 86
ISBN 978-3-942766-03-6 
Praxisratgeber Vergaberecht 
Fristen im Vergabeverfahren 
3. erweiterte und aktualisierte Aufage, ...
Fristen im Vergabeverfahren 
http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 88
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Vielen Dank! 
http://www.fachverlag-ferber.de 
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Vergabedokumentation und Vergabeakte

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Der öffentliche Auftraggeber ist gemäß dem Grundsatz der Transparenz verpflichtet das Vergabeverfahren zu dokumentieren. Die Dokumentation muss aber zeitnah erfolgen und muss laufend fortgeschrieben werden.

Die Dokumentation muss die einzelnen Stufen des Vergabeverfahrens mit den wesentlichen Feststellungen und Begründungen der einzelnen Entscheidungen enthalten. Die Angaben müssen detailliert genug sein, um nachvollziehbar zu sein.

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Vergabedokumentation und Vergabeakte

  1. 1. Web-Seminar Praxisratgeber Vergaberecht Vergabedokumentation und Vergabeakte Thomas Ferber thomas@fachverlag-ferber.de http://www.fachverlag-ferber.de
  2. 2. Thomas Ferber Ich habe an der Technischen Universität Darmstadt Mathematik studiert und 1989 mit Diplom abgeschlossen. Seit 2004 beschäftige ich mich intensiv mit dem Thema Vergaberecht. Als langjähriger Key-Account-Manager für den Geschäftsbereich Forschung und Lehre bei Sun Microsystems war ich mit den Sonderaufgaben Vergaberecht, Wettbewerbsrecht und Korruptionsprävention betraut. Mit dem 2010 gegründeten Fachverlag Thomas Ferber biete ich Fachbücher und Fachseminare zum Thema Vergaberecht sowie Beratungsleistungen in der Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren an. Die Seminar- und Buchreihe "Praxisratgeber Vergaberecht" versteht es, das Thema Vergaberecht aus dem Paragrafendschungel zu befreien und anschaulich und realitätsbezogen darzustellen. Zu den Teilnehmern meiner Schulungen gehören sowohl öffentliche Auftraggeber als auch Bieter. Neben meinen offenen Schulungen bin ich als Dozent für Vergaberechtsschulungen bei der Kyocera Academy in Meerbusch, beim Behördenspiegel in Bonn und beim Kommunalen Bildungswerk in Berlin tätig. Mit In-House-Seminaren biete ich öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen individuell zugeschnittene Seminare und Workshops an. Außerdem arbeite ich als Kooperationspartner mit dem Bundesanzeiger Verlag in Köln und Singer Preisprüfung in Hamburg zusammen. Ich besitze langjährige Erfahrungen mit den zahlreichen Facetten des Vergaberechts sowohl aus Auftraggeber- als auch aus Bietersicht. Um mein Profl abzurunden, studiere ich aktuell Wirtschaftsrecht an der Universität des Saarlandes in einem Master-Fernstudiengang. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 2
  3. 3. Beispiele aus dem Leben http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 3
  4. 4. Beispiel 1 VK Südbayern, 19.01.2009, Z 3 - 3 - 3194 - 1 - 39 - 11 / 08: „Zunächst ist das vorliegende Vergabeverfahren wegen des Verstoßes gegen das Transparenzgebot fehlerhaft, weil sämtliche vorgetragene Feststellungen nicht hinreichend nachvollziehbar begründet und ausreichend dokumentiert sind.“ http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 4
  5. 5. Beispiel 1 VK Südbayern, 19.01.2009, Z 3 - 3 - 3194 - 1 - 39 - 11 / 08: „Der Vergabevermerk vom 20.11.2008 selbst weist außerdem folgende Fehler auf: 1. Der Vergabevermerk ist nicht unterschrieben“ … 7. Punkt 3.6 des Vergabevermerks beruft sich ebenfalls lediglich auf die Aussagen des Ingenieurbüros, eine Dokumentation der eigenen Entscheidungsfndung / Begründung der Vergabestelle ist nicht ersichtlich. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 5
  6. 6. Beispiel 2 - Auftragswert OLG Celle, 12. Juli 2007 - 13 Verg 6/07: „Wegen der Bedeutung des Schwellenwertes ist es erforderlich, dass die Vergabestelle die ordnungsgemäße Ermittlung des geschätzten Auftragswertes in einem Aktenvermerk festhält. Der Vermerk muss erkennen lassen, dass der Auftraggeber vor der Schätzung die benötigte Leistung zumindest in den wesentlichen Punkten festgelegt hat. Die Anforderungen an die Genauigkeit der Wertermittlung und der Dokumentation steigen, je mehr sich der Auftragswert dem Schwellenwert annähert.“ http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 6
  7. 7. Beispiel 3 - Auftragswert OLG Bremen vom 26.06.2009, Verg 3/2005: „Der Vergabevermerk [..] enthält zwar die Angabe des geschätzten Auftragswertes, erläutert diesen aber nicht, so dass sich aus dem Vergabevermerk nicht ergibt, worauf diese Schätzung beruht. Angesichts der Wichtigkeit der Festlegung des Auftragswertes für die Eröfnung des Primärrechtsschutzes unterliegen diese Angaben der aus dem Transparenzgebot folgenden Dokumentationspficht und müssen daher notwendiger Bestandteil des Vergabevermerks sein.“ http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 7
  8. 8. Beispiel 4 - Dokumentationsmängel OLG Celle, Beschluss vom 11.02.2010, 13 Verg 16 / 09: Dokumentationsmängel führen im Ergebnis dazu, dass das Vergabeverfahren ab dem Zeitpunkt, in dem die Dokumentation unzureichend ist, fehlerbehaftet und in diesem Umfang zu wiederholen ist (OLG Düsseldorf, VergabeR 2004, 513, 514 m. w. N.. Portz in: Ingenstau/Korbion, VOB 16. Auf. § 30 VOB/A Rdn. 4 f.). http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 8
  9. 9. Beispiel 4 - Dokumentationsmängel OLG Celle, Beschluss vom 11.02.2010, 13 Verg 16 / 09: Der [..] Vergabevermerk [..] genügt den inhaltlichen Anforderungen an einen Vergabevermerk ebenfalls nicht. Zwar lässt er erkennen, welche Nebenangebote von der Antragsgegnerin gewertet wurden und enthält zumindest eine stichwortartige Begründung dafür. Danach bleiben aber auch für einen mit der Sachlage des hiesigen Vergabever­fahrens vertrauten Leser die Erwägungen der Antragsgegnerin bei der Wertung, insbesondere bezüglich der Wertbarkeit der Nebenangebote, weiterhin unklar. Auf welcher Grundlage die Auftraggeberin z. B. zu dem Schluss gelangt ist, dass bei dem Nebenangebot Nr. 9 der Beige­ladenen eine Gleichwertigkeit gegeben sei, erschließt sich danach nicht. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 9
  10. 10. Zusammenfassung aus den Beispielen ● Transparenzgebot ● Ausreichend dokumentiert ● Nachvollziehbar begründet ● Unterschrift beim Vergabevermerk ● Eigene Entscheidungsfndung/-begründung http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 10
  11. 11. Grundsatz der Transparenz http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 11
  12. 12. § 97 GWB Allgemeine Grundsätze (1)Öffentliche Auftraggeber beschaffen Waren, Bau- und Dienstleistungen nach Maßgabe der folgenden Vorschriften im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren. (2)Die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren sind gleich zu behandeln, es sei denn, eine Benachteiligung ist auf Grund dieses Gesetzes ausdrücklich geboten oder gestattet. (3)Mittelständische Interessen sind bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen. Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Mehrere Teil- oder Fachlose dürfen zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Wird ein Unternehmen, das nicht öffentlicher Auftraggeber ist, mit der Wahrnehmung oder Durchführung einer öffentlichen Aufgabe betraut, verpfichtet der Auftraggeber das Unternehmen, sofern es Unteraufträge an Dritte vergibt, nach den Sätzen 1 bis 3 zu verfahren http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 12
  13. 13. § 97 GWB Allgemeine Grundsätze (1)Öffentliche Auftraggeber beschaffen Waren, Bau- und Dienstleistungen nach Maßgabe der folgenden Vorschriften im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren. (2)Die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren sind gleich zu behandeln, es sei denn, eine Benachteiligung ist auf Grund dieses Gesetzes ausdrücklich geboten oder gestattet. (3)Mittelständische Interessen sind bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen. Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Mehrere Teil- oder Fachlose dürfen zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Wird ein Unternehmen, das nicht öffentlicher Auftraggeber ist, mit der Wahrnehmung oder Durchführung einer öffentlichen Aufgabe betraut, verpfichtet der Auftraggeber das Unternehmen, sofern es Unteraufträge an Dritte vergibt, nach den Sätzen 1 bis 3 zu verfahren http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 13
  14. 14. § 97 GWB Allgemeine Grundsätze (1)Öffentliche Auftraggeber beschaffen Waren, Bau- und Dienstleistungen nach Maßgabe der folgenden Vorschriften im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren. (2)Die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren sind gleich zu behandeln, es sei denn, eine Benachteiligung ist auf Grund dieses Gesetzes ausdrücklich geboten oder gestattet. (3)Mittelständische Interessen sind bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen. Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Mehrere Teil- oder Fachlose dürfen zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Wird ein Unternehmen, das nicht öffentlicher Auftraggeber ist, mit der Wahrnehmung oder Durchführung einer öffentlichen Aufgabe betraut, verpfichtet der Auftraggeber das Unternehmen, sofern es Unteraufträge an Dritte vergibt, nach den Sätzen 1 bis 3 zu verfahren http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 14
  15. 15. § 97 GWB Allgemeine Grundsätze (1)Öffentliche Auftraggeber beschaffen Waren, Bau- und Dienstleistungen nach Maßgabe der folgenden Vorschriften im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren. (2)Die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren sind gleich zu behandeln, es sei denn, eine Benachteiligung ist auf Grund dieses Gesetzes ausdrücklich geboten oder gestattet. (3)Mittelständische Interessen sind bei der Vergabe öfentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen. Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Mehrere Teil- oder Fachlose dürfen zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Wird ein Unternehmen, das nicht öffentlicher Auftraggeber ist, mit der Wahrnehmung oder Durchführung einer öffentlichen Aufgabe betraut, verpfichtet der Auftraggeber das Unternehmen, sofern es Unteraufträge an Dritte vergibt, nach den Sätzen 1 bis 3 zu verfahren http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 15
  16. 16. § 2 VOL/A Grundsätze (1)Aufträge werden in der Regel im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige (geeignete) Unternehmen zu angemessenen Preisen vergeben. Dabei darf kein Unternehmen diskriminiert werden. (2)Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Bei der Vergabe kann auf eine Aufteilung oder Trennung verzichtet werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründen dies erfordern. (3)Die Durchführung von Vergabeverfahren lediglich zur Markterkundung und zum Zwecke von Ertragsberechnungen ist unzulässig. (4)Bei der Vergabe sind die Vorschriften über die Preise bei öffentlichen Aufträgen zu beachten. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 16
  17. 17. § 2 EG VOL/A Grundsätze (1)Aufträge werden in der Regel im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige (geeignete) Unternehmen zu angemessenen Preisen vergeben. Dabei darf kein Unternehmen diskriminiert werden. (2)Mittelständische Interessen sind bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen. Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Mehrere Teil- oder Fachlose dürfen zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. (3)Die Durchführung von Vergabeverfahren lediglich zur Markterkundung und zum Zwecke von Ertragsberechnungen ist unzulässig. (4)Bei der Vergabe sind die Vorschriften über die Preise bei öffentlichen Aufträgen zu beachten. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 17
  18. 18. § 2 VOB/A Grundsätze (1) 1. Bauleistungen werden an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen zu angemessenen Preisen in transparenten Vergabeverfahren vergeben. 2. Der Wettbewerb soll die Regel sein. Wettbewerbsbeschränkende und unlautere Verhaltensweisen sind zu bekämpfen. (2)Bei der Vergabe von Bauleistungen darf kein Unternehmen diskriminiert werden. (3)Es ist anzustreben, die Aufträge so zu erteilen, dass die ganzjährige Bautätigkeit gefördert wird. (4)Die Durchführung von Vergabeverfahren zum Zwecke der Markterkundung ist unzulässig. (5)Der Auftraggeber soll erst dann ausschreiben, wenn alle Vergabeunterlagen fertig gestellt sind und wenn innerhalb der angegebenen Fristen mit der Ausführung begonnen werden kann. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 18
  19. 19. § 2 EG VOB/A Grundsätze (1) 1. Bauaufträge werden an fachkundige, leistungsfähige sowie gesetzestreue und zuverlässige Unternehmen zu angemessenen Preisen in transparenten Vergabeverfahren vergeben. 2. Der Wettbewerb soll die Regel sein. Wettbewerbsbeschränkende und unlautere Verhaltensweisen sind zu bekämpfen. (2)Bei der Vergabe von Bauleistungen darf kein Unternehmen diskriminiert werden. (3)Es ist anzustreben, die Aufträge so zu erteilen, dass die ganzjährige Bautätigkeit gefördert wird. (4)Die Durchführung von Vergabeverfahren zum Zwecke der Markterkundung ist unzulässig. (5)Der Auftraggeber soll erst dann ausschreiben, wenn alle Vergabeunterlagen fertig gestellt sind und wenn innerhalb der angegebenen Fristen mit der Ausführung begonnen werden kann. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 19
  20. 20. Die Regeln zur Dokumentation in den Vergabeordnungen http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 20
  21. 21. VOB/A http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 21
  22. 22. §20 Abs. 1 S. 1 VOB/A Dokumentation Das Vergabeverfahren ist zeitnah so zu dokumentieren, dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründung der einzel-nen Entscheidungen in Textform festgehalten werden. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 22
  23. 23. §20 Abs. 1 S. 2 VOB/A Dokumentation Diese Dokumentation muss mindestens enthalten: 1. Name und Anschrift des Auftraggebers, 2. Art und Umfang der Leistung, 3. Wert des Auftrags, 4. Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und Gründe für ihre Auswahl, 5. Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für die Ablehnung, 6. Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten, 7. Name des Auftragnehmers und Gründe für die Erteilung des Zuschlags auf sein Angebot, 8. Anteil der beabsichtigten Weitergabe an Nachunternehmen, soweit bekannt, 9. bei Beschränkter Ausschreibung, Freihändiger Vergabe Gründe für die Wahl des jeweiligen Verfahrens, 10.gegebenenfalls die Gründe, aus denen der Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags verzichtet hat. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 23
  24. 24. §20 Abs. 1 S. 3 VOB/A Dokumentation Der Auftraggeber trifft geeignete Maßnahmen, um den Ablauf der mit elektronischen Mitteln durchgeführten Vergabeverfahren zu dokumentieren. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 24
  25. 25. §20 Abs. 2 VOB/A Dokumentation Wird auf die Vorlage zusätzlich zum Angebot verlangter Unterlagen und Nachweise verzichtet, ist dies in der Dokumentation zu begründen. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 25
  26. 26. VOL/A http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 26
  27. 27. § 20 VOL/A Dokumentation Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend zu doku-mentieren, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 27
  28. 28. § 24 EG Abs. 1 VOL/A Dokumentation Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend zu doku-mentieren, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 28
  29. 29. § 24 EG Abs. 2 VOL/A Dokumentation Die Dokumentation umfasst mindestens Folgendes: a) den Namen und die Anschrift des öffentlichen Auftraggebers, Gegenstand und Wert des Auftrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems, b) die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl, c) die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Ablehnung, d) die Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten, http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 29
  30. 30. § 24 EG Abs. 2 VOL/A Dokumentation Die Dokumentation umfasst mindestens Folgendes: e) den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebots sowie - falls bekannt - den Anteil am Auftrag oder an der Rahmenvereinbarung, den der Zuschlagsempfänger an Dritte weiterzugeben beabsichtigt, f ) bei nicht offenen Verfahren, Verhandlungsverfahren und wettbewerblichen Dialogen die Gründe, die die Anwendung dieser Verfahrens rechtfertigen, g) gegebenenfalls die Gründe, aus denen die Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags, den Abschluss einer Rahmenverein-barung oder die Einrichtung eines dynamischen Beschaffungs-systems verzichtet haben, h) die Gründe, aufgrund derer mehrere Teil- oder Fachlose zusammen vergeben werden sollen, http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 30
  31. 31. § 24 EG Abs. 2 VOL/A Dokumentation Die Dokumentation umfasst mindestens Folgendes: i) die Gründe, warum der Gegenstand des Auftrags die Vorlage von Eignungsnachweisen erfordert und warum in diesen Fällen Nachweise verlangt werden müssen, die über Eigenerklärungen hinausgehen, j) die Gründe der Nichtangabe der Gewichtung der Zuschlags-kriterien. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 31
  32. 32. VOF http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 32
  33. 33. §12 Abs. 1 VOF Dokumentation Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend zu doku-mentieren, sodass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 33
  34. 34. §12 Abs. 2 VOF Dokumentation Die Dokumentation umfasst mindestens Folgendes: a) den Namen und die Anschrift des Auftraggebers, Gegenstand und Wert des Auftrags, b) die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl, c)die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Ablehnung, d) die Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten, e) den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebots sowie - falls bekannt - den Anteil am Auftrag, den der Zuschlagempfänger an Dritte weiterzugeben beabsichtigt, f )die Gründe für einen Verzicht auf die Vergabe eines bekannt gemachten Auftrages http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 34
  35. 35. VSVgV http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 35
  36. 36. § 43 Abs. 1 VSVgV Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten Das Vergabeverfahren ist von Beginn an in einem Vergabevermerk fortlaufend zu dokumentieren, um die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festzuhalten. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 36
  37. 37. § 43 Abs. 2 VSVgV Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten Der Vergabevermerk umfasst zumindest: 1. den Namen und die Anschrift des öffentlichen Auftraggebers, Gegenstand und Wert des Auftrags oder der Rahmenvereinbarung, 2. die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl, 3. die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Ablehnung, 4. die Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten, 5. den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebots sowie, falls bekannt, den Anteil am Auftrag oder an der Rahmenvereinbarung, den der Zuschlagsempfänger an Dritte weiterzugeben beabsichtigt oder verpfichtet ist weiterzugeben, 6. beim Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb und wettbewerblichen Dialog die in dieser Verordnung jeweils genannten Umstände oder Gründe, die die Anwendung dieser Verfahren rechtfertigen; gegebenenfalls die Begründung für die Überschreitung der Fristen gemäß § 12 Absatz 1 Nummer 2 Buchstabe a Satz 2 und Nummer 3 Buchstabe b Satz 3 sowie für die Überschreitung der Schwelle von 50 Prozent gemäß § 12 Absatz 1 Nummer 3 Buchstabe a, http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 37
  38. 38. § 43 Abs. 2 VSVgV Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten 7. gegebenenfalls die Gründe, aus denen die Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung verzichtet haben, 8. die Gründe, aufgrund derer mehrere Teil- oder Fachlose zusammen vergeben werden sollen, 9. die Gründe, warum der Gegenstand des Auftrags die Vorlage von Eigenerklärungen oder von Eignungsnachweisen erfordert, 10.die Gründe der Nichtangabe der Gewichtung der Zuschlagskriterien, 11.gegebenenfalls die Gründe, die eine über sieben Jahre hinausgehende Laufzeit einer Rahmenvereinbarung rechtfertigen, und 12.die Gründe für die Ablehnung von Angeboten. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 38
  39. 39. § 43 Abs. 3, Abs. 4 VSVgV Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten (3)Die Auftraggeber müssen geeignete Maßnahmen treffen, um den Ablauf der mit elektronischen Mitteln durchgeführten Vergabe-verfahren zu dokumentieren. (4)Auf Ersuchen der Europäischen Kommission müssen die Auftrag-geber den Vermerk in Kopie übermitteln oder dessen wesentlichen Inhalt mitteilen. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 39
  40. 40. SektVO http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 40
  41. 41. § 32 SektVO a)Auftraggeber sind verpfichtet, sachdienliche Unterlagen über jede Auftragsvergabe zeitnah zu erstellen und die Entscheidungen über die Auswahl der Unternehmen und die Auftragsvergabe, die Wahl des Verhandlungsverfahrens ohne vorherige Bekanntmachung und die Nichtanwendung der Vergabevorschriften nachvollziehbar zu dokumentieren. b)Die sachdienlichen Unterlagen sind für mindestens vier Jahre ab Auftragsvergabe aufzubewahren. Der Kommission sind auf deren Verlangen die erforderlichen Auskünfte zu erteilen. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 41
  42. 42. Verpflichtung zur Dokumentation http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 42
  43. 43. Transparenz des Vergabeverfahrens OLG Celle, Beschluss vom 11.02.2010, 13 Verg 16 / 09: Die Verpfichtung, dass der öfentliche Auftraggeber den Gang und die wesentlichen Entscheidungen des Vergabeverfahrens dokumentiert, dient der Transparenz des Vergabeverfahrens (§ 97 Abs. 1 GWB) und soll es sowohl für die Nachprüfungsinstanzen als auch für die Bieter überprüfbar machen. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 43
  44. 44. Zeitnahe und fortlaufende Dokumentation http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 44
  45. 45. Zeitnah und fortlaufend OLG Celle, Beschluss vom 11.02.2010, 13 Verg 16 / 09: Es genügt dabei nicht, dass der Vergabevermerk erst nach Abschluss des Vergabeverfahrens und Zuschlagserteilung vorliegt. Vielmehr muss die Dokumentation aus Gründen der Transparenz und Überprüfbarkeit zeitnah erfolgen und laufend fortgeschrieben werden. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 45
  46. 46. Zeitnah und fortlaufend OLG Düsseldorf, 17.03.2004, VII - Verg 1 / 04: Bedeutung und Funktion des Vergabevermerks würden entwertet, wenn man dem öfentlichen Auftraggeber gestattet, den von ihm geschuldeten zeitnahen Vergabevermerk im Nachhinein zu erstellen. Dadurch würde nicht nur die Transparenz des Vergabeverfahrens beeinträchtigt, deren Verwirklichung gerade auch die Pficht des Auftraggebers zur zeitnahen Dokumentation des Vergabeverfahrens und der in seinem Verlauf getrofenen Entscheidungen nebst Begründung dient. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 46
  47. 47. Anforderungen an die Dokumentation http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 47
  48. 48. Anforderungen OLG Celle, Beschluss vom 11.02.2010, 13 Verg 16 / 09: [..] müssen die einzelnen Stufen des Verfahrens, die maßgeblichen Feststellungen und die Begründung der einzelnen Entscheidungen erfasst werden. Die im Vergabevermerk enthaltenen Angaben und die in ihm mitgeteilten Gründe für die getrofenen Entscheidungen müssen so detailliert sein, dass sie für einen mit der Sachlage des jeweiligen Vergabeverfahrens vertrauten Leser nachvollziehbar sind [..] http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 48
  49. 49. Anforderungen an Vergabevermerk OLG Bremen, Beschluss vom 14.04.2005 – Verg 1/2005: Der Vergabevermerk muß vielmehr die Anforderungen erfüllen, die im Rechtsverkehr an einen Aktenvermerk gestellt werden. Dazu gehört neben dem Datum auch die Unterschrift des Ausstellers. Ohne diesen Inhalt entbehrt der Vergabevermerk seiner Verbindlichkeit als Urkunde, die Beweisfunktion haben soll http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 49
  50. 50. Anforderungen an die Dokumentation VK Baden-Württemberg, Beschluss vom 14.11.2013, 1 VK 37 / 13: Die Dokumentation einer Wertung muss so ausführlich sein, dass für einen außenstehenden fachkundigen Dritten bei Kenntnis des Angebots­inhalts, der Ablauf des Vergabeverfahrens sowie sein materieller Inhalt deutlich erkennbar und nachvollziehbar ist. Tatsachen und Über­legungen, die die in Aussicht genommene Zuschlagsentscheidung tragen, müssen vollständig, wahrheitsgemäß und verständlich fest­gehalten werden. Aufgrund der Dokumentation müssen die Rechts-mittelinstanzen den Gang des Vergabeverfahrens nachvollziehen und kontrollieren können. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 50
  51. 51. Anforderungen an die Dokumentation VK Hessen, 12.02.2008, 69 d - VK - 01 / 2008: Die Vergabestelle hat aber im Rahmen der von ihr vorgenommenen Wertung den Transparenzgrundsatz verletzt. [..] Darüber hinaus ist aus dem in dem Vergabevermerk dokumentierten Wertungsvorgang auch nicht ersichtlich und nachvollziehbar, wie die konkrete Wertung der eingereichten Unterlagen und der Präsentation durchgeführt wurde. Insbesondere ist nicht klar, wie es zu den einzelnen konkreten Punktvergaben in Bezug auf die Auftragskriterien und Unterkriterien kam. Diesbezüglich fehlt es an einer nachvollziehbaren Begründung. Dadurch ist die Wertung der Angebote untereinander nicht vergleichbar. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 51
  52. 52. Dokumentationspflicht zwingt nicht zu Förmelei VK Bund, 30.10.2006, VK 2 - 71 / 06: Eine Begründung in Form einer Wiederholung der Vorgaben der Verdingungsunterlagen stellt eine reine Förmelei dar, die keinen Erkenntnisgewinn mit sich bringt (s. auch Vergabekammer des Bundes, Beschluss v. 11. August, VK 3 – 85/05; Beschluss v. 19. September 2003, VK 1 – 77/03). Sie führt zudem auch zu einer nicht zu rechtfertigenden Belastung der Vergabestelle, die sich im Regelfall einer Vielzahl von Angeboten gegenübersieht. Werden die Voraussetzungen erfüllt, könnte die Ag sogar einfach "ja" vermerken. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 52
  53. 53. Dokumentation - separate Schriftstücke VK Bund, 26.02.2007, VK 2 - 9 / 07: Ausreichend ist es vielmehr, wenn eine durchgängige Dokumentation in Form separater Schriftstücke die einzelnen Stufen des Verfahrens, die maßgeblichen Feststellungen sowie die Begründungen für die getrofenen Entscheidungen nachvollziehbar wiedergibt [..] http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 53
  54. 54. Eigenverantwortlich http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 54
  55. 55. Eigenverantwortlichkeit VK Sachsen, 01.03.2004, 1 / SVK / 005 - 04: Zu des Eigenaufgaben gehört es aber auch, dass der Auftraggeber die eigentliche Bewertung der Angebote nicht vollständig in die Hände dieses Dritten legt, sondern diese Bewertung sich auch nachvollziehbar zu eigen machen muss [..]. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 55
  56. 56. Eigenverantwortlichkeit VK Lüneburg, 24.10.2003, 203 - VgK - 30 / 2003: Die Vergabeakte erweckt im übrigen den Eindruck, dass der Auftraggeber sich im gesamten Vergabeverfahren nahezu wie ein Unbeteiligter verhalten hat. [..] Der Auftraggeber hat somit im streitbefangenen Vergabeverfahren mit Ausnahme der Bevollmächtigung des Planungsbüros [..] keine ihm obliegende Entscheidung getrofen. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 56
  57. 57. Eigenverantwortlichkeit VK Lüneburg, 24.10.2003, 203 - VgK - 30 / 2003: Der Auftraggeber hat außerdem entgegen § 30 VOB/A versäumt, wichtige Verfahrensschritte zu dokumentieren, so dass insbesondere die Berücksichtigung und der Ausschluss von Angeboten sowie die Angebotswertung selbst gemessen an den Vorgaben des Transparenzgebotes gem. § 97 Abs. 1 GWB nicht hinreichend nachvollziehbar sind. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 57
  58. 58. Eigenverantwortlichkeit VK Baden-Württemberg, 21.05.2001, 1 VK 7 / 01: Ein Vergabefehler ist in diesem Zusammenhang allerdings darin zu sehen, dass sich die Vergabestelle selbst ganz ofensichtlich nicht eingehend mit der Angebotswertung und dem Vergabevorschlag befaßt hat, um sich ein eigenes Bild zu verschafen, [..] In den Vergabeakten ist an keiner Stelle dokumentiert, dass die Vergabestelle eigene Erwägungen angestellt hat. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 58
  59. 59. Eigenverantwortlichkeit VK Baden-Württemberg, 21.05.2001, 1 VK 7 / 01: Sie [Vergabestelle] trägt die ausschließliche und unteilbare Verantwortung dafür, dass die Grundsätze der Vergabe, vor allem der Grundsatz des Wettbewerbs gewahrt werden (OLG Düsseldorf, Beschluss v. 18.10.200, Verg 3/00). Auch wenn dies in der VOB/A im Gegensatz zur VOL/A nicht speziell geregelt ist, handelt es sich hierbei um einen tragenden Grundsatz, der auch bei der Vergabe von Bauleistungen zu beachten ist (Daub/Eberstein, Kommentar zur VOL/A, § 2 Rdn. 39). http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 59
  60. 60. Eigenverantwortlichkeit OLG München, 15.07.2005, Verg 14 / 05: Die Einschaltung von Planungs- oder Projektsteuerungsbüros ist in der Praxis zur Unterstützung der öfentlichen Auftraggeber auch üblich. Der Sachverständige darf aber nur zur Unterstützung des öfentlichen Auftraggebers eingesetzt werden; er kann also den dem Vergabeverfahren zugrunde liegenden Sachverhalt kaufmännisch, technisch oder juristisch aufbereiten. Entscheiden darf er aber nicht; die Kernkompetenz muss beim Auftraggeber verbleiben. Darum darf er zwar die Wertungsentscheidung vorbereiten, er darf sie aber nicht selbst trefen; dies ist alleinige Aufgabe des Auftraggebers [..] http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 60
  61. 61. Eigenverantwortlichkeit OLG München, 15.07.2005, Verg 14 / 05: Eine Wertung, die nicht der Auftraggeber selbst durchgeführt hat, verstößt gegen das Transparenzgebot sowie gegen den Wettbewerbsgrundsatz und ist deshalb rechtswidrig. Eine Vergabe hat erst dann zu erfolgen, wenn die Wertung korrekt durch den Auftraggeber erfolgt ist. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 61
  62. 62. Nachträgliche Dokumentation http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 62
  63. 63. Nachgeschobene Dringlichkeitsgründe VK Sachsen, 10.02.2012, 1 / SVK / 001 – 12: Die Rechtsprechung zur Möglichkeit des Nachschiebens von Gründen im Vergabenachprüfungsverfahren ist umstritten: Überzeugend ist aber insoweit der obergerichterlichen Rechtsprechung. So vertritt das OLG Düsseldorf (B. v. 17.3.2004 - Az.: VII - Verg 1/04) die Ansicht, dass eine Heilung von Dokumentationsmängeln nicht zulässig sei. Eine Ausnahme sei nur für solche Umstände möglich, die dem Auftraggeber erst im Laufe des Nachprüfungsverfahrens bekannt werden [..]. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 63
  64. 64. Nachgeschobene Dringlichkeitsgründe VK Sachsen, 10.02.2012, 1 / SVK / 001 – 12: Sinn und Zweck der Dokumentationspfichten des Auftraggebers sei es, das Verfahren objektiv transparent und überprüfbar zu machen. Bedeutung und Funktion des Vergabevermerks würden entwertet, würde man dem Auftraggeber gestatten, den Nachweis für ein Vorgehen, das hätte dokumentiert werden müssen, nachträglich zu führen (OLG München, B. v. 21.08.2008 - Az.: Verg 13/08) http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 64
  65. 65. Konsequenzen http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 65
  66. 66. Wiederholen des Vergabeverfahrens VK Hessen, 12.02.2008, 69 d - VK - 01 / 2008: Die Vergabestelle hat die Wertung daher nicht ausreichend in dem Vergabevermerk dokumentiert. [..] Die nicht vorliegende hinreichend detaillierte und nachvollziehbare Dokumentation führt sowohl aus der Sicht der Mitbewerber als auch aus der Sicht der Nachprüfungsorgane dazu, dass die Wertung nicht nachvollzogen und festgestellt werden kann, ob die Vergabestelle eine sachliche richtige Entscheidung getrofen hat. Die Vergabestelle ist daher zu verpfichten, das Vergabeverfahren ab dem Zeitpunkt der Präsentation zu wiederholen und eine ordnungsgemäße Wertung vorzunehmen, die den Ausführungen in diesem Beschluss entspricht. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 66
  67. 67. Wiederholen des Vergabeverfahrens OLG Frankfurt a.M., 28.11.2006, 11 Verg 4 / 06: Dokumentationsmängel im Vergabeverfahren können dazu führen, dass das Verfahren wiederholt werden muss. [..] Die Mängel können deshalb nur durch eine Wiederholung des Vergabeverfahrens ab der Präsentation und durch eine umfassende und aufschlussreiche Dokumentation geheilt werden, die die ausschlaggebenden Entscheidungen und die für sie sprechenden Erwägungen hinreichend genau erkennen und nachvollziehbar werden lässt. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 67
  68. 68. Dokumentation VK Bund, 26.02.2007, VK 2 - 9 / 07: Ausreichend ist es vielmehr, wenn eine durchgängige Dokumentation in Form separater Schriftstücke die einzelnen Stufen des Verfahrens, die maßgeblichen Feststellungen sowie die Begründungen für die getrofenen Entscheidungen nachvollziehbar wiedergibt [..] http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 68
  69. 69. Zusammenfassung http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 69
  70. 70. Zusammenfassung ● Eigenverantwortlichkeit des Auftraggebers ● Zeitnahe Dokumentation ● Chronologisches Abfassen der einzelnen Vergabeschritte ● Startet bereits mit der Vorbereitung der Ausschreibung ● Datum und Unterschrift ● Entscheidungen und Begründungen http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 70
  71. 71. Checkliste http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 71
  72. 72. Dokumentation - Vorbereitung der Ausschreibung ● Ermittlung des Bedarfs ● Schätzung des Auftragswertes ● Auswahl der Vergabeart (freihändige Vergabe, beschränkte Ausschreibung, nicht offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog) ● Begründung der Losgrößen bzw. Verzicht auf die losweise Vergabe ● Zuschlagskriterien und deren Gewichtung ● Gründe für besondere Dringlichkeit http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 72
  73. 73. Dokumentation - Vorbereitung der Ausschreibung ● Begründung für eine nicht-produktneutrale Ausschreibung ● Begründung für besondere Eignungsanforderungen ● Auftragsgegenstand: Begründung für besondere Eigenschaften http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 73
  74. 74. Dokumentation - im Vergabeverfahren ● Welche Unternehmen haben die Ausschreibungsunterlagen angefordert? ● Wann wurden die Ausschreibungsunterlagen versendet? ● Wann wurden von welchen Bietern welche Bieterfragen gestellt? Wann wurden wem welche Antworten gegeben? ● Wann wurden welche Rügen von welchen Bietern erteilt, wann wurde wie reagiert? http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 74
  75. 75. Dokumentation - im Vergabeverfahren ● Begründung der Bewerberauswahl bei vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. ● Dokumentation von Aufklärungsgesprächen und Präsenationen ● Im Verhandlungsverfahren: Dokumantation der Verhandlungen und der Zwischenergebnisse http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 75
  76. 76. Dokumentation - Eingang der Angebote ● Wann gingen welche Angebote ein? ● Waren die Angebote ordnungsgemäß verschlossen? ● Waren die Angebote vollständig? ● Vieraugenprinzip? http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 76
  77. 77. Dokumentation - Wertung der Angebote ● Ergebnisse der formalen Prüfung ● Ergebnisse der Eignungsprüfung ● Ergebnisse der Prüfung der Angemessenheit der Preise ● Ergebnisse der Prüfung der Zuschlagskriterien ● Nachforderung von Erklärungen http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 77
  78. 78. Dokumentation – Abschluss ● Wann wurde wem welches Informationsschreiben zur beabsichtigen Zuschlagserteilung zugesendet? ● Zuschlagserteilung ● Gründe für die Aufhebung des Vergabeverfahrens ● Wann wurden welche Rügen von welchen Bietern erteilt, wann wurde wie reagiert? http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 78
  79. 79. Seminare Praxisratgeber Vergaberecht http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 79
  80. 80. Web-Seminare zum Vergaberecht www.fachverlag-ferber.de/webseminare-praxisratgeber-vergaberecht.html Alle Termine unter www.fachverlag-ferber.de/webseminare-termine.html http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 80
  81. 81. Web-Seminare zum Vergaberecht Fr. 19.09.2014, 10:00 - 11:00 Uhr Verhandlungsverfahren Fr. 26.09.2014, 10:00 - 11:00 Uhr Wettbewerblicher Dialog Fr. 17.10.2014, 10:00 - 11:00 Uhr Grundlagen des Vergaberechts Fr. 24.10.2014, 10:00 - 11:00 Uhr SektVO Fr. 31.10.2014, 10:00 - 11:00 Uhr VOL/A Fr. 07.11.2014, 10:00 - 11:00 Uhr VOB/A Fr. 14.11.2014, 10:00 - 11:00 Uhr VOF Fr. 21.11.2014, 10:00 - 11:00 Uhr VSVgV Fr. 05.12.2014, 10:00 - 11:00 Uhr Angebotsfrist und Fristverkürzungen bei VOL/A-Ausschreibungen Alle Termine unter www.fachverlag-ferber.de/webseminare-termine.html http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 81
  82. 82. Seminare http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 82
  83. 83. Seminare im September und Oktober 2014 September: 16.09.2014 Darmstadt: Einführung in das Vergaberecht 17.09.2014 Darmstadt: Bieterstrategien Oktober: 09.10.2014 Berlin: IT-Vergabe 14.10.2014 Darmstadt: Einführung in das Vergaberecht 15.10.2014 Darmstadt: Wertungskriterien und Bewertungsmatrizen Alle Seminartermine unter http://fachverlag-ferber.de/terminübersicht.html http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 83
  84. 84. Seminare im November 2014 November: 04.11.2014 in Dortmund, Einführung in das Vergaberecht 05.11.2014 in Dortmund, IT-Vergabe 06.11.2014 in Dortmund, Bieterstrategien 11.11.2014 in München, Einführung in das Vergaberecht 12.11.2014 in München, Wertungskriterien und Bewertungsmatrizen www.fachverlag-ferber.de/seminar-it-vergabe.html Alle Seminartermine unter www.fachverlag-ferber.de/terminübersicht.html http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 84
  85. 85. Seminare im Dezember 2014 Dezember: 09.12.2014 in Stuttgart, Einführung in das Vergaberecht 10.12.2014 in Stuttgart, Bieterstrategien 16.12.2014 in Darmstadt, Einführung in das Vergaberecht 17.12.2014 in Darmstadt, IT-Vergabe www.fachverlag-ferber.de/seminar-bewertungsmatrizen.html Alle Seminartermine unter www.fachverlag-ferber.de/terminübersicht.html http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 85
  86. 86. Praxisratgeber Vergaberecht - Bücher http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 86
  87. 87. ISBN 978-3-942766-03-6 Praxisratgeber Vergaberecht Fristen im Vergabeverfahren 3. erweiterte und aktualisierte Aufage, Sept. 2013 742 + xii Seiten, 215 Abbildungen, 50 Tabellen Hardcover 69,- Euro (inkl. MwSt.) http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 87
  88. 88. Fristen im Vergabeverfahren http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 88
  89. 89. http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber Seite 89
  90. 90. Vielen Dank! http://www.fachverlag-ferber.de http://vergaberecht-schulung.de Thomas Ferber thomas@fachverlag-ferber.de http://www.fachverlag-ferber.de https://twitter.com/t_ferber
  91. 91. Dieses Vortrag wurde mit großer Sorgfalt erarbeitet. Trotzdem können Fehler und Irrtümer nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag und Autor übernehmen keine juristische Verantwortung und keine Haftung für inhaltliche oder drucktechnische Fehler sowie deren Folgen. Jeder Anwender ist daher aufgefordert, alle Angaben in eigener Verantwortung zu prüfen. Die Wiedergabe von Warenbezeichnungen, Handelsnamen oder sonstigen Kennzeichen in diesem Vortrag berechtigt nicht zu der Annahme, dass diese von jedermann frei benutzt werden dürfen. Vielmehr kann es sich auch dann um eingetragene Warenzeichen oder sonstige geschützte Kennzeichen handeln, wenn sie nicht eigens als solche gekennzeichnet sind.

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