1. ECM
Enterprise content management
Zpracoval:
Terezia Dvorská

2. Obsah přednášky
 1. Co je ECM
 2. Pro koho to je
 3. Vlastnosti a funkce
 4 Přínosy implementace ECM
 5. Přehled trhu ECM
 6. Open source alternativy
 7. Praktická ukázka - Knowledge Tree

3. Co je ECM?
 Podle oficiální definice AIIM je ECM
„technologie, které jsou použity pro zachycení, řízení,
ukládání a doručení obsahu a dokumentů podnikovým
procesům. Nástroje a strategie ECM dovolují (povolují) řízení
nestrukturovaných informací v organizaci, bez ohledu na to,
kde se tyto informace nachází.1“

5. Pro koho to je?
 Pro všechny společnosti, které mají chaos ve svých
dokumentech
 Podle průzkumů se odhaduje, že:
A. 50% dokumentů tvoří duplikáty
B. 80% tvoří data nestrukturovaná
C. 85% dokumentů nelze nalézt, když jsou potřeba
 Lze implementovat na míru společnosti

6. Vlastnosti a funkce ECM
 V praxi je ECM souborem řešení, která zaměstnancům umožní
mít své elektronické dokumenty skutečně na dosah ruky.
 ECM systém je tvořen z různých části a nástrojů, které slouží
pro:
1. Získání
2. Uložení
3. Správu
4. Uchování
5. Distribuci

7. 1. Získání dat
 Zahrnuje digitalizaci, kopírování, tvorbu, přípravu,
indexování a třídění analogových či elektronických
dokumentů
 Pro snadnější správu je každému dokumentu přidělen index
 Využití technologií pro digitalizaci dat:
A. OCR
B. HCR
C. ICR

8. 2. Uložení
 zabývá se efektivním ukládáním dokumentů v elektronické
podobě
 zabezpečuje spolehlivé využití elektronických dokumentů.
 Technologie pro uložení dat:
1. Magnetická média
2. Magnetické pásky
3. Digitální optická média
4. Cloud computing
5. COLD

9. 3. Správa
 Komponenty správy se používají pro spravování, nakládání
a používání informací, pro efektivní a bezpečné využívání
dokumentů
 Komponenty pro správu dokumentů:
A. CM (Content management)
B. DM (Document management)
C. WCM (Web Content Management)
D. WorkFlow a BPM (Business Process management)
E. RM (Record Management)
F. Collaboration

10. 4. Uchování
 Tato část se zabývá správou, obsluhou a bezpečnou
archivaci dlouhodobě uložených dat.
 Dlouhodobá paměťová média:
A. WORM optických disků
B. WORM kazety
C. WORM pevný disk
D. Papír

11. 5. Distribuce
 k poskytování informací či výsledků
koncovým uživatelům
 Funkcionalita dodání informací je známá
pod pojmem Output Management.
 Distribuce se dělí na tři komponenty:
A. Transformační technologie
B. Bezpečnostní technologie
C. Distribuce samotná

12. Stručný souhrn poznatků
ECM
 Obsahuje množství nejrůznějších aplikací
 Digitalizuje, ukládá, archivuje, spravuje a distribuuje firemní
digitální obsah
 Zpřístupňuje informace v digitální podobě, které jsou normálně
obsažené v podobě papírové
 Řídí a kontroluje veškeré informace, které vstupují a vystupují z
podniku
 Poskytuje digitální obsahu v reálném čase
 Řídí oběh a životní cyklus dokumentů a digitálního obsahu
napříč celým podnikem

13. Nejdůležitější přínosy
Implementace ECM systému do IT
infrastruktury
•snížení nákladů spojené s manipulací s
dokumenty
•ušetří čas
• zprůhlední a zautomatizuje procesy nad
dokumenty
•zvýší efektivitu práce a zisk

14. Náklady vs. Čas

15. Některé další přínosy
 Klíčovým kritériem pro investici je návratnost. Proto detailně
sledujeme jasně měřitelné přínosy:
 Vnitřní finanční přínosy
 Snížení jednotkových nákladů v marketingu i v prodeji.
 Úspory z měření návratnosti marketingových kampaní.
 Úspory z urychlení platebního styku

16. Některé další přínosy
 Zrychlení obchodního cyklu (příjem objednávky, kalkulace,
příprava, koordinace výroby, reorganizace linky, operace
prodeje, zpracování faktur, inkaso).
 Vyšší výkonnost obchodního oddělení.
 Zvýšení kvality zboží a služeb.
 Zvýšení kvality práce s pracovními zdroji.
 Mapování, sledování a kontrola provádění procesů.
 Snížení počtu nesplněných termínů úkolů.

17. Časové úspory
 pracovník v kanceláři při práci s dokumenty v papírové formě
stráví 40 procent času manipulací s dokumenty, které zrovna
nepotřebuje – nehledá
 Implementací ECM systému tyto nepříjemnosti a časové
ztráty odpadají, neboť hledání v systému probíhá v řádech
sekund
 Společnost IDC uvádí, že pracovníci při práci s dokumenty
stráví přibližně 20 procent času hledáním informací v nich
obsažených a 50 procent času neúspěšným hledáním
dokumentů vůbec

18. Zvýšení efektivity
 Centralizací úložiště dokumentů je eliminována možnost
tvorby neaktuálních kopií dokumentů
 Uživatel má přístup pouze ke schválené aktuální verzi
dokumentu
 zmíněné faktory eliminují možnost záměny nebo špatné
interpretace obsahu (nekvalitní kopírování, nekvalitní
skenování při zaslání faxu).

19. Zintenzivnění spolupráce
 Účastníci jednotlivých procesů jsou jasně definováni stejně
jako jejich role v procesu
 eliminaci časových intervalů potřebných pro transfer
dokumentů mezi jednotlivými účastníky v porovnání s
papírovou formou
 Je-lipožadováno více dokumentů, ať už sloužících jako
podklady, nebo předmět schvalování, je zřejmé, že účinnost
a efektivita elektronických procesů je daleko vyšší, než je
tomu u údržby dokumentů v papírové formě.

20. Automatizace procesů
 v papírovém systému vedení dokumentů nejsou, vždy je
potřeba zapojit lidskou sílu
 V případě zavedení poloautomatizace do papírové správy
dokumentů (např. zpracování dopisů – určení PSČ) jsou
náklady nesrovnatelně vyšší v porovnání s procesy v
elektronickém systému.
 ECM= +finanční úspory
−náklady na zatížení lidských zdrojů.

21. Prodejci na trhu ECM
Forrester Wave

22. Prodejci na trhu ECM
Gartner

23. Přehled ECM trhu
 EMC, IBM, Oracle, Open Text obsazují většinu trhu ECM
 Nabízejí komplexní řešení, řadu podpůrných nástrojů
 Microsoft se v poslední době úspěšně prosazuje
 Pevné zázemí pro rozvoj, zatím postrádá hloubku čtyř leaderů
 Alfresco
 Konkurenceschopná open source alternativa s nižšími náklady

24. Současní hlavní leadeři a jejich
produkty na trhu ECM
 EMC Documentum ECM
 IBM FileNote kontent Manager
 Open Text Open Text ECM Suite
 Oracle Oracle Universal Kontent Manager
 Microsoft Microsoft Office SharePoint Server 2010

25. EMC
 Zavedená společnost v oblasti ECM
 Velká základna zákazníků
 Komplexní ECM řešení – cca 30 produktů
 Výhodou ucelenost
 Nevýhodou případná komplikovanost instalace
 Nyní zaměřeno na zrychlení a integraci s tprodukty třetích
stran

26. IBM
Silná pozice na trhu s 22% podílem
FileNet od IBM poskytuje širokou škálu funkcí
 komplexní zobrazení dokumentů
 správa dokumentů
 správa záznamů a podnikových procesů
 podpora řízení

27.  Největší podíl na trhu z prodejců zaměřených pouze na ECM
 Open Text ECM Suite
 Nabízí řešení pro všechny oblasti ECM
 Akvizice Vignette – nyní silná pozice na poli správy
webového obsahu
 Úzká spolupráce s produkty SAP a Microsoft

28.  2007 – akvizice Stellnet
 Nyní nabízí rozsáhlý a robustní ECM balík
 Oracle Universal ECM Suite
 Silná integrace s dalšími Oracle aplikacemi
 Vhodné pro společnosti, které vlastní i jiné Oracle produkty
 V oblasti archivace a eDiscovery se spoléhá na partnery

29.  V roce 2007 uveden produkt SharePoint Server 2007
 Letos nástupce SharePoint Server 2010
 Primárně určen jako platforma pro práci s dokumenty a jejich
sdílení
 Těsná integrace s velmi rozšířenými aplikacemi MS Office
 Rychlá expanze
 Zatím nepropracované do všech oblastí ECM

30.  Nižší pořizovací náklady
 Jako open source produkt vyniká rozšiřitelností
 Zaměřuje se na správu dokumentů, obrázků a WCM
 Považováno odborníky jako konkurenceschopná alternativa
 V ČR využívá např. Komerční banka
 Další prodejci: Nuexo, Knowledge Tree
Open source alternativy

31. Shrnutí přehledu trhu ECM
 4 hlavní leadři – EMC, IBM, OpenText, Oracle
 Komplexní balíky
 ECM integrováno s dalšími produkty
 Nový hráč na trhu – Microsoft SharePoint
 Jednoduchý, zaměřen na sdílení dokumentů
 Existence open source alternativ
 Alfresco, Nuexo, Knowledge Tree a další

32. Ukázka KnowledgeTree system
 Jedná se nástroj vyvýjený jako open-source, ale existuje i
komercni verze.
 Na vývoji se podepsala právě komerční verze. Díky ní je KT
přehlednější a lépe ovladatelný oproti konkurenci.

33. Document Management System
KnowledgeTree
 Sdílení, řízení a bezpečí
 Spolupráce při tvorbě obsahu
 Zaneste strukturu organizace do repositáře
 Integrace autentizace a autorizace s Vaší organizací
 Flexibilní architektura aplikace, snadná rozšířitelnost
 A další funkce verzi Professional

34. Zdroje:
 SPRÁVA DOKUMENTŮ – Přínosy ECM systémů pro správu dokumentů a obsahu jsou
jednoznačné
 http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:PIo1hNJBu6sJ:atpjournal.sk/
hmh/zobraz_temu.php%3Fid%3D42%26parametre%3D%3Fid%3D42%26skript_pred%
3Datp_obsah.php+financne+prinosy+ECM&cd=1&hl=sk&ct=clnk&gl=sk
 http://www.profinit.eu/uploads/souvisejici-
obsah/dokumenty/cz/Oracle_ECM_brochure.pdf
 http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_management
 http://www.emc.com/products/category/content-management.htm
 http://www.emc.com/collateral/analyst-reports/2009-gartner-magic-quadrant-ecm.pdf
 http://www.emc.com/collateral/software/15-min-guide/h3150-ecm-15min-guide-gd.pdf