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Indicadores de Recurso Humano
Porque Recurso Humano


•El 70% de los costos de los canales de contact center
es pago de recurso humano
•Las personas son las que atienden a los clientes
•Todo el proceso de atención tiene como eje el
recurso humano
•Son las personas las que administran los recursos
•Los Contact Center son fábricas en las que en vez de
máquina se tiene recurso humano.
Esquema de maduración del
                        canal de contact center



                                         Elite




                     En Desarrollo




        Inicial




                                     3
Fuente: TELEACCION
Esquema de maduración del
               canal de contact center

        •   Canal de Contact Center esta alineado con mejores prácticas en el mercado
            local o internacional
        •   Tiene implementado Modelo de Operación, entendido por toda los
            colaboradores, reflejándose en los comportamientos, procedimientos,
            sistemas e indicadores
        •   Las campañas y servicios son transversales al Ciclo de Atención al Cliente
        •   Centralización del canal de Contact Center
        •   Orientación comercial del canal, contribuyendo con las metas de la
Elite       organización.
        •   Control de Indicadores: Eficiencia, Calidad y Costo. Se mide resolución en
            primer contacto
        •   Existencia de áreas de apoyo especializadas para el canal
        •   Trazabilidad de Recurso Humano
        •   Metas de operación son globales, grupales individuales
        •   Compensación variable ligadas a efectividad de ventas
        •   Tecnología de Clase Mundial en telecomunicaciones y gestión integrada
        •   Instalaciones físicas diferenciada áreas operativas y de apoyo (especializadas)
        •   Existencia alimentación de Cuadro de mando Integral



                                      4
Proceso de Recurso Humano                                                                                                                                                                                         MANUAL DE PERFILES Y DEFINICIÓN DE PUESTOS CLAVES RELACIONADOS CON EL CLIENTE (CRC)
                                                                                                                                                                                                                                                                                    FECHA ACTUALIZACIÓN: 2007/09/06
                                                                                                                                                                                                                                                                                    VERSIÓN :1
                                                                                                                                                                                                                                                                                    PÁGINA: ¼

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                DESCRIPCIÓN DEL CARGO
                                                                                                                                                                                                                                                                                    DENOMINACIÓN                                                                                                                      SUPERVISOR
                                                                                                                                                                                                                                                                                    DPTO. AL QUE PERTENECE                                                                                                            PRODUCCION
                                                                                                                                                                                                                                                                                    PROGRAMA AL QUE PERTENECE (CEDENTE)                                                                                               UNIBANCO
                                                                                                                                                                                                                                                                                    CARGO AL QUE REPORTA                                                                                                              JEFE DE PRODUCCION
                                                                                                                                                                                                                                                                                    CARGOS QUE LE REPORTAN                                                                                                            GESTORES TELEFONICOS
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  MISIÓN DEL CARGO
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Coordinar y controlar su equipo de gestores a cargo mediante estrategias orientadas al cumplimiento de resultados en la gestión de cobranza de la cartera asignada cuanto a
                                                                                                                                                                                                                                                                                    contención, liberación, Hit Rate(LLAMADAS), Contact Rate(CONTACTOS), Promise Rate(COMPROMISOS), Barrido de cartera, AHT. Realizar seguimiento y retroalimentación a los
                                                                                                                                                                                                                                                                                    gestores para lograr el cumplimiento de las metas establecidas.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      DIMENSIONES
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Monetarias                                                                                                                        No monetarias
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      No. Personas a cargo :           10
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      No. Usuarios :                    N/A
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      No. Productos :                   N/A
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Presupuesto asignado :Por definir                                                                                                 No. Proveedores :                 N/A
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       RELACIONES
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Internas                                                                                                                                             Externas

                                                                                                                                                                                                                                                                                    Gestores, Supervisor de monitoreo, jefes de producción, jefe de plaza                                                             Clientes cuando se requiere
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   ÁREAS DE RESPONSABILIDAD                                                           COMPETENCIA                 FRECUENCIA
                                                                                                                                                                                                                                                                                    PLANEACION
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Define en conjunto con el Supervisor de Monitoreadores la estrategia de S&M para verificar el cumplimiento de las metas.          PLANEA                      MENSUAL
                                                                                                                                                                                                                                                                                    EJECUCION
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Comunica el Plan de Accion
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      COMUNICACIÓN




                                                                                                                                                                                                                                                   1. Descripción
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Comunica las metas propuestas para cada etapa                                                                                     ORAL                        MENSUAL
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Comunica la estrategia para consecucion de metas de cada etapa                                                                    COMUNICACIÓN ORAL           MENSUAL
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Comunica los objetivos grupales de la etapa                                                                                       COMUNICACIÓN ORAL           MENSUAL
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Comunica los objetivos individuales del personal a cargo                                                                          COMUNICACIÓN ORAL           MENSUAL
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Comunica el Sistema de Premios y Sanciones                                                                                        COMUNICACIÓN ORAL           MENSUAL
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Realiza supervision y acompañamiento (en línea, remoto o al lado) y califica a los gestores del centro de contacto.               EJECUTA                     MENSUAL
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Registro y entrega de Informacion
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      COMUNICACIÓN                SEMANAL




                                                                                                                                                                                                                                                      de cargo                                                                                                                                                        ESCRITA
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Elabora informe de cumplimiento de resultados del equipo de trabajo por premios eventuales implementados por la empresa
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      COMUNICACIÓN ESCRITA        SEMANAL
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Alimenta formatos de monitoreo y coordina con área de monitoreo acciones permanentes de trabajo.
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Una vez consolidado los procesos de monitoreo, suministra información veraz y oportuna para que el Jefe de Producción             COMUNICACIÓN ESCRITA        SEMANAL
                                                                                                                                                                                                                                                                                    pueda ajustar acciones diariamente
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Envia reporte a Unidad de rescate de clientes que no poseen información ( se incluyo esta tarea, estaba en las funciones del      COMUNICACIÓN ESCRITA        SEMANAL
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Jefe de Producción)
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Participa de las reuniones preparatorias, de evaluación de resultados, capacitación y las demás que se requieran como parte       COMUNICACIÓN ESCRITA        SEMANAL
                                                                                                                                                                                                                                                                                    de la gestión del área
                                                                                                                                                                                                                                                                                    EVALUACION Y VERIFICACION
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      EVALUA Y VERIFICA DIARIO
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Controla el desempeño mediante formatos de monitoreo.
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Identificar las habilidades que requieran una intervención para el mejoramiento de los resultados.                              EVALUA Y VERIFICA             DIARIO
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Verifica la carga de la cartera asignada, revisa saldos y número de clientes, por cada gestor, organiza barrido de cartera      EVALUA Y VERIFICA             DIARIO
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Analiza y comunica en forma diaria los resultados que arrojan el estructural y las curvas de producción a su equipo de trabajo. EVALUA Y VERIFICA             DIARIO
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Cuantifica necesidades de acuerdo con los resultados del proceso de supervision                                                 EVALUA Y VERIFICA             DIARIO
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Supervisa el cumplimiento del reglamento disciplinario                                                                          EVALUA Y VERIFICA             DIARIO
                                                                                                                                                                                                                                                                                    AJUSTE
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Comunica al jefe de produccion las fallas identificadas en la gestion que impiden alcanzar los objetivos personales y ajusta de
                                                                                                                                                                                                                                                                                    acuerdo al lineamiento del jefe de produccion                                                                                     AJUSTA                      DIARIO
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Aplica el reglamento discipIinario establecido                                                                                    AJUSTA                      DIARIO
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Retroalimenta a su personal a cargo con base en los resultados de S&M                                                             COMUNICACIÓN ORAL           DIARIO
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Canaliza e identifica los requisitos de capacitación para garantizar el recurso humano idóneo.                                    AJUSTA                      DIARIO

                                                                                                                                                                                                                                       ANCLA DE CARRERA                             Identifica oportunidades de mejora para garantizar la productividad y calidad del proceso
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Orienta las estrategias a implementarse, brinda soporte aquellos de baja productividad
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      AJUSTA
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      AJUSTA
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  DIARIO
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  DIARIO




                                                                                               5. Premios y                                                                                                                                                               2. Perfiles de
                                                                                                Sanciones                                                                                                                                                                     cargo
                                                                                                                                                                                                                                        Fuente: TELEACCION   1




PREMIOS Y SANCIONES
   INDICADORES EN VENTAS VENDEDORES TELEFÓNICOS INBOUND
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 PERFIL DE COMPETENCIAS SUPERVISOR

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Caracteristica                                   Medición             Registro             Meta           Scoring
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Demograficas                                                                                                8%
                         Meta total área de venta 1,9%                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Experiencia                                                                                                12%
                                Telefónica
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Requisitos de Contratacion            Condiciones Especiales                                                                                     10%
                                                                 Frecuencia de                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        HABILIDADES REQUERIDAS

                                   TSF 3%
                                                                 medición: Mensual                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      Caracteristicas de Personalidad                                                                            12%

                         Meta total de ventas por                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       Canal Perceptivo                       Kinetico. Auditivo. Visual     Entrevista           Visual           2%
                                                    4%
                               supervisor                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               Dominancia Cerebral                    FI. FD. BI.BD                   Prueba                BI             3%
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      Habilidades Blandas               Nivel de Norepirefrina                 Alto Medio. Bajo                Prueba              Medio            2%
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               Cerebro Izquierdo.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               40%                      Competencia                            Cerebro Derecho                 Prueba           Doble Basal         2%
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Capacidad de liderazgo                 SI - NO                          CMT                 SI              1%
                %cumplimiento de          % ventas vs
       7,5%                                              5%                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Trabajo en equipo                      SI - NO                          CMT                 SI              2%
                ventas cantadas    y/o    contactos

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Capacidad de negociación                                                                                   8%

                                                              -3,9% monitoreo menor a 85%                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               Agresividad                            1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.             IPV            Mayor que 6.      0,40%     Ejecuta
                        Monitoreo Menor a 85%                 -0,8% cada habilidad en rojo o
Reductores                                                    amarillo
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Comprensión                            1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.             IPV                              0,40%     Ejecuta
                         Llamadas de Atención
                                                              -0.7% cada llamado de atención                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Adaptabilidad                          1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.             IPV                              0,40%     Ejecuta
                                                                                                                                                                                                                                        Fuente: TELEACCION
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Control de sí mismo                    1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.             IPV            Mayor que 6.      0,80%     Evalua

   Fuente: TELEACCION                       7                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           Tolerancia a la frustración            1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.             IPV             Mayor que 7      0,90%     Evalua

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Combatividad                           1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.             IPV             Mayor que 7        1%      Evalua

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Dominancia                             1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.             IPV            Mayor que 6       0,40%     Evalua

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Seguridad                              1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.             IPV            Mayor que 6       0,40%     Ejecuta

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Actividad                              1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.             IPV            Mayor que 6         1%      Evalua




                                                                                                                             4. Evaluación                                                                                                                                                                                                                                                                              Sociabilidad

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Dsiposicion General para las ventas
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 IPV

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 IPV
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Mayor que 7

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Mayor que 7
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  0,40%

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  1,50%
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Ejecuta

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Evalua




                                                                                                                                                                                                                                                                     3. Malla                                                                                                                                           Receptividad
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Habilidades de PHVA
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Habilidades de Planeacion
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Caso
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Menor que 4

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   Medio
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  0,40%
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   15%
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    4%
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Ejecuta

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Planea




                                                                                                                                   de
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Habilidades de Ejecucion                                                Caso                Alto            4%      Ejecuta

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Habilidades de Evaluacion y Verificacion                                Caso                Alto            4%      Evalua
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Habilidades de Ajuste                                                   Caso               Medio            3%      Ajuste




                                                                                                                                                                                                                                                                    Curricular                                                                                                                                          Habilidad para el uso del PC
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Habilidad matemática
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Agilidad matematica                    SI - NO                      Monedas I Y II         80%
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    7%
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   17%
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    8%      Planea




                                                                                                                              desempeño
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Capacidad de Analisis Numerico         0-30. 30-60. 60-100              Wais         Por encima del 60%    9%       Ajuste

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Comunicación oral y escrita                                                                                6%

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Hace preguntas                         0-30. 30-60. 60-100              Wais         Por encima del 70%     3%      Planea


                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Habilidades Tecnicas.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             30%                        Comprende la idea esencial del texto   0-30. 30-60. 60-100              Wiais        Por encima del 70%     3%      Ajuste




                                                                                                       Estructura de Formato de Evaluación Servicio al Cliente


                                                                                                                                                                                                     % Adherencia al turno
                                                                                                  RESULTADOS                                                                                         +Marcaciones
                                                                                                                       10%
                                                                                                   DE GRUPO                                                                                          +Contactos efectivos
                                                                                                                                                                                                     +Ventas

                                                                                                                                    Contacto


                                                                                                                             Introducción/Presentación
                                                                                                                                   Razón de llamada



                                                                                                                             Sondeo de Necesidades
                                                                                                                                                                                Contesta dentro del tiempo establecido. #Marcaciones
                                                                                                 HABILIDADES                   Presentación de
                                                                                                                                   Beneficios                                   Usa protocolos profesionales
                                                                                                     DE                40%            Oferta                                    Sondeo de Necesidades
                                                                                                                                                                                Presentación de Beneficios
                                                                                                   AGENTE                           ¿Cierre?
                                                                                                                                                         Manejo de Objeciones
                                                                                                                                                                                Responde de acuerdo con el M.O.
                                                                                                                                                               Asesoría

                                                                                                                                                                                Cumple con lo que se compromete
                                                                                                                                  Negociación


                                                                                                                                   Despedida




                                                                                                                                                                                                  Adherencia al turno
                                                                                                 RESULTADOS                                                                                       #Marcaciones
                                                                                                 INDIVIDUALES          50%                                                                        #Ventas
                                                                                                                                                                                                  #Contactos




                                                                                                  Fuente: TELEACCION                                           15
Operaciones de Contact Center Elite
                   Competencias SER + SABER + HACER

AREA                    REQUERIMIENTOS                COMPETENCIAS
Descripciones de        Especificas medibles          Hacer
Cargo
Selección de Personal   Perfiles diferenciales        Ser- Saber
Entrenamiento .         Producto, proceso,            Saber –Hacer
Competencias            Tecnología, Habilidades de
transversales -         comunicación, habilidades
especializadas          de management
Evaluación de           Global, grupal, individual.   Saber –Hacer
desempeño               Indicadores eficiencia,
                        calidad
Premios y Sanciones     Indicadores de eficiencia y   Saber - Hacer
                        calidad
MANUAL DE PERFILES Y DEFINICIÓN DE PUESTOS CLAVES RELACIONADOS CON EL CLIENTE (CRC)
FECHA ACTUALIZACIÓN: 2009/10/01
VERSIÓN :1
PÁGINA: ¼

                                                             DESCRIPCIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN                                                                    REPRESENTANTE DE SERVICIO AL CLIENTE
DPTO. AL QUE PERTENECE
CARGO AL QUE REPORTA                                                                  SUPERVISOR
CARGOS QUE LE REPORTAN                                                                NINGUNO
                                                                    MISIÓN DEL CARGO
Resolver las necesidades que plantea el cliente de acuerdo con los parametros establecidos en la organización
                                                                       DIMENSIONES
Monetarias                                                                                 No monetarias
                                                                                           No. Personas a cargo :    N/A
                                                                                           No. Usuarios :            N/A




            HACER                                                                                        SABER
                                                                                           No. Productos :           N/A
Presupuesto asignado :            N/A                                                      No. Proveedores :         N/A
                                                                        RELACIONES
Internas                                                                                   Externas
Supervisor, coordinador
TAREAS                                                                                                     COMPETENCIA            FRECUENCIA
PLANEACION
Consulta novedades de la operación                                                                         PLANEA                 DIARIA
EJECUCION
Comunicación
    Contesta dentro del tiempo establecido
     Usa los protocolos profesionales.                                                                     COMUNICACIÓN ORAL      DIARIA
Registra Informacion                                                                                       COMUNICACIÓN ORAL      DIARIA
     Digita documento de identidad                                                                         COMUNICACIÓN ORAL      DIARIA
     Reconoce lo manifestado por el cliente                                                                REGISTRA INFORMACION   DIARIA
     Clasifica el caso 1er nivel y 2do nivel de atención                                                   REGISTRA INFORMACION   DIARIA
     Tipifica el caso                                                                                      REGISTRA INFORMACION   DIARIA
     Registra codigo de resultado                                                                          REGISTRA INFORMACION   DIARIA
Comunicación
     Responde de acuerdo a lo establecido en el Manual de Base de Conocimiento                             COMUNICACIÓN ORAL      DIARIA
     Mantiene la calma en todo momento.                                                                    COMUNICACIÓN ORAL      DIARIA
     Cumple con lo que se compromete                                                                       COMUNICACIÓN ORAL      DIARIA
     Resuelve en primer contacto                                                                           COMUNICACIÓN ORAL      DIARIA
EVALUACION Y VERIFICACION
Valida información de manual de base de conocimiento                                                       EVALUA Y VERIFICA      DIARIA
AJUSTE
Comunica al supervisor las fallas identificadas en la gestion que impiden alcanzar los objetivos
personales y ajusta de acuerdo al lineamiento del supervisor                                               AJUSTA                 DIARIA
SER      SABER

Fuente: TELEACCION
CAPA LÍMBICA




CAPA CORTICAL



                          CAPA RÉPTIL
 PAUL MCLEAN
Frontal                                 Frontal
    Izquierdo                                Derecho
     Cuerpo
     Calloso
Fisura Rolándica




     Basal                                    Basal
   Izquierdo                                 Derecho
                   Hemisferio   Hemisferio
                   Izquierdo     Derecho
INTERCONEXIÓN ELÉCTRICA CEREBRAL

 Frontal                                                   Frontal
Izquierdo                                                  Derecho
            A.K.V.                          V.K.A.
            Lógico                          Creativo
            Analítico                       Innovador
            Decidido                        Recursivo
            Evaluador                       Sintetizador
            Matemático                      Arriesgado
            Calculador                      Simultáneo
            Metas                           Holístico




            V.K.A                           K.V.A.
            Cauteloso                       Armonizador
            Ordenado                        Conciliador
            Minucioso                       Empático
            Secuencial                      Pertenencia
            Rutinario                       Expresivo
            Procedimental                   Motivador
            Eficiente                       Espiritual
            Conservador                     Rítmico
  Basal                                                     Basal
Izquierdo                                                  Derecho
HEMISFERIO          HEMISFERIO
IZQUIERDO            DERECHO
      PENSAMIENTO
      LÓGICO

      RECUERDA
      PALABRAS

      NOMBRES
      ESCOGE
      BLANCO
      O NEGRO
      ACCIÓN
      EDITOR
Fuente: TELEACCION
Perfiles Diferenciales

                                   HALLAZGOS ÁREA BANCA TELEFÓNICA ASESORES
Aspectos deseables diferenciales

                FUENTE DE LA INFORMACION                      VARIABLE               ALTO DESEMPEÑO            BAJO DESEMPEÑO
                                                                                         Computación                Farmacia
                                                           AREA PROFESIONAL
                                                                                     Administración bancaria        Marketing
                                                                                                                    En curso
                                                        FORMACION PROFESIONAL              Completo
                                                                                                                    Aplazado
                                                                                           Profesional
                                                           NIVEL EDUCATIVO                                           Técnico
                                                                                              Técnico
                    ENTREVISTA PERSONAL
                                                              SEMESTRE                   Mayor a 8 ciclo             Menor a 8
                                                                EDAD                          26 a 32                  22 - 42
                                                             ESTADO CIVIL                     Soltero                  Casado
                                                                                              Casado                   Soltero
                                                                                       Padres - Hermanos           Esposo - Hijos
                                                               CONVIVE
                                                                                              Esposo            Padres - Hermanos
                                                                                     Basal Izquierdo - Verde     Frontal Derecho -
                                                DOMINANCIAS CEREBRALES
                                                                                      Basal Derecho - Rojo            Amarillo
                                                           RESERVADA - ABIERTA               1-2-3-4-5               6-7-8-9-10
                                                         INTELIGENCIA BAJA - ALTA         5-6-7-8-9-10                 1-2-3-4
                                                         CORRECTA - DESCUIDADA                1-2-3-4              5 - 6-7-8-9-10
                                                     DESPREOCUPADA - ESCRUPULOSA              4-5-6-7               1-2-3-8-9-10
                                      16 PF             COHIBIDA - EMPRENDEDORA               4-5-6-7               1-2-3-8-9-10
                                                      DEPENDIENTE - AUTOSUFICIENTE            4-5-6-7               1-2-3-8-9-10
           APLICACIÓN DE PRUEBAS                     AUTOCONFLICTIVA - CONTROLADA           6-7-8-9-10                1-2-3-4-5
                                                             RELAJADA - TENSA                7-8-9-10               1-2-3-4-5-6
                                                      INTROVERSION - EXTRAVERSION             4- 5 - 6.               7-8-9-10
                                                               RECEPTIVIDAD                   4-5-6-7               1-2-3-8-9-10
                                                              ADAPTABILIDAD                   1-2-3-4              5 - 6-7-8-9-10
                                                           CONTROL DE SI MISMO                8-9-10.              1-2-3-4-5-6-7
                                          IPV
                                                      TOLERANCIA A LA FRUSTRACION             8-9-10.              1-2-3-4-5-6-7
                                                                SEGURIDAD                    1-2-3-4-5               6-7-8-9-10
                                                               SOCIABILIDAD                   4-5-6-7               1-2-3-8-9-10



 Fuente: TELEACCION
3. Malla de Curricular
                                                                              TOTAL TODOS LOS NIVELES
                                                                              SUPERVISOR MONITOREADORES               109
                                      SUPERVISOR TELEFONICO   I    TCF        Tarjeta Cuota Facil

Ser:                                                               UNIC

                                                                   ORVE
                                                                              Unicredito

                                                                              Casas Comerciales: ORVE

    Dominancias Cerebrales                                         JAP
                                                                   EKO
                                                                              Casas Comerciales: JAPON
                                                                              EKOGAR
                                                                   KIWI       KIWI
    Canal Perceptivo                                                          TOTAL NIVEL I PRODUCTOS
                                                                              TOTAL NIVEL II
                                                                                                                      4     Operaciones

                                                                              PROCEDIMIENTOS                          22
    Tolerancia a la frustración                                               TOTAL NIVEL III HERRAMIENTAS            18

                                                                   CCOB1      Tendencias mundiales de los Canales

    Combatividad                                              IV
                                                                   CCOB2
                                                                              de Cobranzas
                                                                              Tipos de campañas
                                                                              Planeacion en montaje de campañas
                                                                                                                       4
                                                                                                                       4
                                                                                                                                          Planea
                                                                                                                                          Planea
                                                                   CCOB3
    Agresividad Comercial                                          CCOB4
                                                                              de cobranza

                                                                              8 Habilidades a desarrollar en los RC
                                                                                                                       4

                                                                                                                       4
                                                                                                                                          Planea

                                                                                                                                          Ejecuta

Saber:                                                                        TOTAL NIVEL IV CANAL DE
                                                                              COBRANZA                                16

    Reconocer lo manifestado por el          SER              V
                                                                   MACC1

                                                                   MACC2
                                                                            HACER
                                                                              Objetivos del sistema de monitoreo

                                                                              Definición del sistema de monitoreo
                                                                                                                      SABER
                                                                                                                       1

                                                                                                                       1
                                                                                                                                          Planea

                                                                                                                                          Planea
    cliente                                                        MACC3      ¿Por qué contar con un sistema de

    Responder de acuerdo a lo                                      MACC4
                                                                              monitoreo en el contact center?

                                                                              ¿Cómo logro la precisión en un
                                                                                                                       2                  Planea



    establecido en FAQ                                             MACC5
                                                                              contact center?

                                                                              ¿Información o habilidades?
                                                                                                                       2

                                                                                                                       2
                                                                                                                                          Planea

                                                                                                                                          Evalua

                                                                   MACC6      Ocho habilidades para el
                                                                              monitoreador exitoso                     8                  Ajuste

Hacer:                                                                        TOTAL NIVEL V MONITOREO Y
                                                                              ASEGURAMIENTO DE CALIDAD                16
    Planeación                                                VI   CMGRH1
                                                                   CMGRH2
                                                                              Objetivos del Programa
                                                                              ¿Por qué focalizarse en tareas y
                                                                                                                       1                  Planea

                                                                              competencias?                            2                  Planea

    Ejecución                                                      CMGRH3
                                                                   CMGRH4
                                                                              Modelo de Dominancias Cerebrales.
                                                                              Selección de personal (Perfiles
                                                                              discriminativos)
                                                                                                                       3

                                                                                                                       2
                                                                                                                                          Planea

                                                                                                                                          Ejecuta

    Verificación                                                   CMGRH5
                                                                              8 pasos para el proceso de
                                                                              supervisión y retroalimentación
                                                                              TOTAL NIVEL VI COMO MEDIR Y
                                                                                                                       8                  Ejecuta

                                                                              GESTIONAR EL RECURSO
    Ajuste                                                                    HUMANO
                                                                              TOTAL NIVEL VII
                                                                                                                      16

                                                                              DESARROLLANDO HABILIDADES
    Comunicación                                                              DE COMUNICACIÓN                         16

                                                                              LIDER EN OPERACIONES DE
                                                                              CONTACT CENTER
                                                                              TOTAL TODOS LOS NIVELES
                                                                              SUPERVISOR TELEFONICO                   108
Estructura de Formato de Evaluación Servicio al Cliente


                                                                                                    % Adherencia al turno
 RESULTADOS                                                                                         +Marcaciones
                      10%
  DE GRUPO                                                                                          +Contactos efectivos
                                                                                                    +Ventas

                                   Contacto


                            Introducción/Presentación
                                  Razón de llamada



                            Sondeo de Necesidades
                                                         SER                             HACER                      SABER
                                                                               Contesta dentro del tiempo establecido. #Marcaciones
HABILIDADES                   Presentación de
                                  Beneficios                                   Usa protocolos profesionales
    DE                40%            Oferta                                    Sondeo de Necesidades
                                                                               Presentación de Beneficios
  AGENTE                           ¿Cierre?
                                                        Manejo de Objeciones
                                                                               Responde de acuerdo con el M.O.
                                                              Asesoría

                                                                               Cumple con lo que se compromete
                                 Negociación


                                  Despedida




                                                                                                 Adherencia al turno
RESULTADOS                                                                                       #Marcaciones
INDIVIDUALES          50%                                                                        #Ventas
                                                                                                 #Contactos




 Fuente: TELEACCION                                           15
PREMIOS Y SANCIONES
      INDICADORES EN VENTAS VENDEDORES TELEFÓNICOS INBOUND


                            Meta total área de venta 1,9%
                                   Telefónica
SER          HACER         SABER                                    Frecuencia de
                                     TSF 3%
                                                                    medición: Mensual
                            Meta total de ventas por
                                                       4%
                                  supervisor


                   %cumplimiento de          % ventas vs
          7,5%                                              5%
                   ventas cantadas  y/o      contactos



                                                                 -3,9% monitoreo menor a 85%
                           Monitoreo Menor a 85%                 -0,8% cada habilidad en rojo o
 Reductores                                                      amarillo
                            Llamadas de Atención
                                                                 -0.7% cada llamado de atención


      Fuente: TELEACCION                       7
Jefe de
                                     Departamento


                           Asistente de                              Coordinador Áreas de
                           Operaciones                                      Apoyo


Coordinador     Coordinador       Coordinador de     Coordinador
Canal Escrito    Help Desk        Contact Center      Cara Cara
                                                                           Monitoreadores


Supervisores    Supervisores       Supervisores      Supervisores
                                                                            Entrenadores

                    Agentes 1er
      Agentes                             Agentes          Agentes
                       Nivel                                                 Work Force -
                                                                             Datamarshall

                   Agentes 2do        Agentes Back
                      Nivel              Office
                                                                           Gestión Humana
Proceso                   Objetivos                 Políticas                             Indicador
                                                                         1.     Fuentes de Reclutamiento
  Reclutamiento,     Seleccionar al personal con los     Adjunto No. 1   No. hojas seleccionadas y contratadas                   x 100 No. de
    selección y      requisitos exigidos y entregarlos                   hojas recibidas en X tiempo


  contratación de    contratados oportunamente a la                      2.     Puntualidad: 95%
                                                                         No. Paz entregadas el 1er día de capacitación
     personal        operación para el desempeño                          x 100
                                                                         No. De paz requeridas

                     exitoso en su puesto de trabajo.                    3.     Cumplimiento en la contratación: 95%
                                                                         No. de paz que fueron contratadas      x 100
                                                                         No. De paz requeridas por la operación

                                                                         4.      Calidad: 85%
                                                                         a. Cumplimiento del perfil requerido.
                                                                         No. de paz que cumplen con el perfil x 100
                                                                         No. De paz entregadas a capacitación

                                                                         b. Calidad en la capacitación.
                                                                         Porcentaje de paz que aprueban la capacitación.

                                                                         No. de paz que ok capacitación aptas para contratar x 100
                                                                         No. De paz que terminan la capacitación

                                                                         1.     Puntualidad: 95%
Capacitación y       Garantizar que los colaboradores    Adjunto No.6    # paz contratadas y entregadas x 100
                                                                         # paz requeridas por la operación
Verificación de      cuenten con los conocimientos y                     Cumplimiento de fechas de entrega
Habilidades          habilidades requeridas para
                                                                         2.     Calidad:85%
                     desempeñarse exitosamente en su                     # paz ok la capacitación y aptos para contratar x 100
                                                                         # paz terminan la capacitación
                     puesto de trabajo
                                                                         3.     Precisión: 90%
                                                                         No. De errores fatales x 100
                                                                         No. monitoreos realizados paz nuevas durante el primer mes




    Fuente: TELEACCION
Proceso                    Objetivos                 Políticas                           Indicador
                   Generar un proceso sistemático       Adjunto No.8    Items Evaluados
Evaluación de                                                           1.     60%Objetivos: Grupal + Individual
                   que permita identificar                              2.     5% Conocimientos
desempeño          fortalezas y áreas de mejora
                                                                        3.     35% Competencias


                   para el desempeño exitoso en                         El valor del 35% varia de acuerdo con el cargo.

                   cada puesto de trabajo.                              Escala sugerida
                                                                        Destacado: 85%
                                                                        Esperado: 65%
                                                                        Bajo:65%




                                                                        1.     Incremento del porcentaje grupal de evaluación de
Premios y          Generar un proceso sistemático      Ver Manual de           desempeño.
                   que garantice el desarrollo de      Gestión          2.     Disminución de desvinculación por bajo desempeño.
Sanciones          unos comportamiento y la
                   extinción de otros.



                        Se establece con base a las     Ver Manual de   1.     Rotación: 4% mensual hasta un 2%.
  Rotación y                                                                 Desvinculación voluntaria (renuncias)+Desvinculación por
                        necesidades del negocio, su        Gestión             bajo desempeño / Base actual de # paz.
  Ausentismo           impacto en los costos y en la                    2.     Ausentismo: 15% hasta 10%
                                                                             Tiempo total no laborado (causas no programada) /Tiempo
                        satisfacción de los usuarios                           total programado

                                   finales

  Fuente: TELEACCION
1. Recurso humano es el costo más alto en canal de contact
   center.
2. Indispensable contar con modelos neurológicos que
    predigan y administren el recurso humano.
3. Necesario contar con herramientas que administren la
    trazabilidad del recurso humano.
4. Contact Center no equivale a rotación ni ausentismo.

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Indicadores de Recurso Humano

  • 2. Porque Recurso Humano •El 70% de los costos de los canales de contact center es pago de recurso humano •Las personas son las que atienden a los clientes •Todo el proceso de atención tiene como eje el recurso humano •Son las personas las que administran los recursos •Los Contact Center son fábricas en las que en vez de máquina se tiene recurso humano.
  • 3. Esquema de maduración del canal de contact center Elite En Desarrollo Inicial 3 Fuente: TELEACCION
  • 4. Esquema de maduración del canal de contact center • Canal de Contact Center esta alineado con mejores prácticas en el mercado local o internacional • Tiene implementado Modelo de Operación, entendido por toda los colaboradores, reflejándose en los comportamientos, procedimientos, sistemas e indicadores • Las campañas y servicios son transversales al Ciclo de Atención al Cliente • Centralización del canal de Contact Center • Orientación comercial del canal, contribuyendo con las metas de la Elite organización. • Control de Indicadores: Eficiencia, Calidad y Costo. Se mide resolución en primer contacto • Existencia de áreas de apoyo especializadas para el canal • Trazabilidad de Recurso Humano • Metas de operación son globales, grupales individuales • Compensación variable ligadas a efectividad de ventas • Tecnología de Clase Mundial en telecomunicaciones y gestión integrada • Instalaciones físicas diferenciada áreas operativas y de apoyo (especializadas) • Existencia alimentación de Cuadro de mando Integral 4
  • 5. Proceso de Recurso Humano MANUAL DE PERFILES Y DEFINICIÓN DE PUESTOS CLAVES RELACIONADOS CON EL CLIENTE (CRC) FECHA ACTUALIZACIÓN: 2007/09/06 VERSIÓN :1 PÁGINA: ¼ DESCRIPCIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN SUPERVISOR DPTO. AL QUE PERTENECE PRODUCCION PROGRAMA AL QUE PERTENECE (CEDENTE) UNIBANCO CARGO AL QUE REPORTA JEFE DE PRODUCCION CARGOS QUE LE REPORTAN GESTORES TELEFONICOS MISIÓN DEL CARGO Coordinar y controlar su equipo de gestores a cargo mediante estrategias orientadas al cumplimiento de resultados en la gestión de cobranza de la cartera asignada cuanto a contención, liberación, Hit Rate(LLAMADAS), Contact Rate(CONTACTOS), Promise Rate(COMPROMISOS), Barrido de cartera, AHT. Realizar seguimiento y retroalimentación a los gestores para lograr el cumplimiento de las metas establecidas. DIMENSIONES Monetarias No monetarias No. Personas a cargo : 10 No. Usuarios : N/A No. Productos : N/A Presupuesto asignado :Por definir No. Proveedores : N/A RELACIONES Internas Externas Gestores, Supervisor de monitoreo, jefes de producción, jefe de plaza Clientes cuando se requiere ÁREAS DE RESPONSABILIDAD COMPETENCIA FRECUENCIA PLANEACION Define en conjunto con el Supervisor de Monitoreadores la estrategia de S&M para verificar el cumplimiento de las metas. PLANEA MENSUAL EJECUCION Comunica el Plan de Accion COMUNICACIÓN 1. Descripción Comunica las metas propuestas para cada etapa ORAL MENSUAL Comunica la estrategia para consecucion de metas de cada etapa COMUNICACIÓN ORAL MENSUAL Comunica los objetivos grupales de la etapa COMUNICACIÓN ORAL MENSUAL Comunica los objetivos individuales del personal a cargo COMUNICACIÓN ORAL MENSUAL Comunica el Sistema de Premios y Sanciones COMUNICACIÓN ORAL MENSUAL Realiza supervision y acompañamiento (en línea, remoto o al lado) y califica a los gestores del centro de contacto. EJECUTA MENSUAL Registro y entrega de Informacion COMUNICACIÓN SEMANAL de cargo ESCRITA Elabora informe de cumplimiento de resultados del equipo de trabajo por premios eventuales implementados por la empresa COMUNICACIÓN ESCRITA SEMANAL Alimenta formatos de monitoreo y coordina con área de monitoreo acciones permanentes de trabajo. Una vez consolidado los procesos de monitoreo, suministra información veraz y oportuna para que el Jefe de Producción COMUNICACIÓN ESCRITA SEMANAL pueda ajustar acciones diariamente Envia reporte a Unidad de rescate de clientes que no poseen información ( se incluyo esta tarea, estaba en las funciones del COMUNICACIÓN ESCRITA SEMANAL Jefe de Producción) Participa de las reuniones preparatorias, de evaluación de resultados, capacitación y las demás que se requieran como parte COMUNICACIÓN ESCRITA SEMANAL de la gestión del área EVALUACION Y VERIFICACION EVALUA Y VERIFICA DIARIO Controla el desempeño mediante formatos de monitoreo. Identificar las habilidades que requieran una intervención para el mejoramiento de los resultados. EVALUA Y VERIFICA DIARIO Verifica la carga de la cartera asignada, revisa saldos y número de clientes, por cada gestor, organiza barrido de cartera EVALUA Y VERIFICA DIARIO Analiza y comunica en forma diaria los resultados que arrojan el estructural y las curvas de producción a su equipo de trabajo. EVALUA Y VERIFICA DIARIO Cuantifica necesidades de acuerdo con los resultados del proceso de supervision EVALUA Y VERIFICA DIARIO Supervisa el cumplimiento del reglamento disciplinario EVALUA Y VERIFICA DIARIO AJUSTE Comunica al jefe de produccion las fallas identificadas en la gestion que impiden alcanzar los objetivos personales y ajusta de acuerdo al lineamiento del jefe de produccion AJUSTA DIARIO Aplica el reglamento discipIinario establecido AJUSTA DIARIO Retroalimenta a su personal a cargo con base en los resultados de S&M COMUNICACIÓN ORAL DIARIO Canaliza e identifica los requisitos de capacitación para garantizar el recurso humano idóneo. AJUSTA DIARIO ANCLA DE CARRERA Identifica oportunidades de mejora para garantizar la productividad y calidad del proceso Orienta las estrategias a implementarse, brinda soporte aquellos de baja productividad AJUSTA AJUSTA DIARIO DIARIO 5. Premios y 2. Perfiles de Sanciones cargo Fuente: TELEACCION 1 PREMIOS Y SANCIONES INDICADORES EN VENTAS VENDEDORES TELEFÓNICOS INBOUND PERFIL DE COMPETENCIAS SUPERVISOR Caracteristica Medición Registro Meta Scoring Demograficas 8% Meta total área de venta 1,9% Experiencia 12% Telefónica Requisitos de Contratacion Condiciones Especiales 10% Frecuencia de HABILIDADES REQUERIDAS TSF 3% medición: Mensual Caracteristicas de Personalidad 12% Meta total de ventas por Canal Perceptivo Kinetico. Auditivo. Visual Entrevista Visual 2% 4% supervisor Dominancia Cerebral FI. FD. BI.BD Prueba BI 3% Habilidades Blandas Nivel de Norepirefrina Alto Medio. Bajo Prueba Medio 2% Cerebro Izquierdo. 40% Competencia Cerebro Derecho Prueba Doble Basal 2% Capacidad de liderazgo SI - NO CMT SI 1% %cumplimiento de % ventas vs 7,5% 5% Trabajo en equipo SI - NO CMT SI 2% ventas cantadas y/o contactos Capacidad de negociación 8% -3,9% monitoreo menor a 85% Agresividad 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10. IPV Mayor que 6. 0,40% Ejecuta Monitoreo Menor a 85% -0,8% cada habilidad en rojo o Reductores amarillo Comprensión 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10. IPV 0,40% Ejecuta Llamadas de Atención -0.7% cada llamado de atención Adaptabilidad 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10. IPV 0,40% Ejecuta Fuente: TELEACCION Control de sí mismo 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10. IPV Mayor que 6. 0,80% Evalua Fuente: TELEACCION 7 Tolerancia a la frustración 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10. IPV Mayor que 7 0,90% Evalua Combatividad 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10. IPV Mayor que 7 1% Evalua Dominancia 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10. IPV Mayor que 6 0,40% Evalua Seguridad 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10. IPV Mayor que 6 0,40% Ejecuta Actividad 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10. IPV Mayor que 6 1% Evalua 4. Evaluación Sociabilidad Dsiposicion General para las ventas 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10. 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10. IPV IPV Mayor que 7 Mayor que 7 0,40% 1,50% Ejecuta Evalua 3. Malla Receptividad Habilidades de PHVA Habilidades de Planeacion 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10. Caso Menor que 4 Medio 0,40% 15% 4% Ejecuta Planea de Habilidades de Ejecucion Caso Alto 4% Ejecuta Habilidades de Evaluacion y Verificacion Caso Alto 4% Evalua Habilidades de Ajuste Caso Medio 3% Ajuste Curricular Habilidad para el uso del PC Habilidad matemática Agilidad matematica SI - NO Monedas I Y II 80% 7% 17% 8% Planea desempeño Capacidad de Analisis Numerico 0-30. 30-60. 60-100 Wais Por encima del 60% 9% Ajuste Comunicación oral y escrita 6% Hace preguntas 0-30. 30-60. 60-100 Wais Por encima del 70% 3% Planea Habilidades Tecnicas. 30% Comprende la idea esencial del texto 0-30. 30-60. 60-100 Wiais Por encima del 70% 3% Ajuste Estructura de Formato de Evaluación Servicio al Cliente % Adherencia al turno RESULTADOS +Marcaciones 10% DE GRUPO +Contactos efectivos +Ventas Contacto Introducción/Presentación Razón de llamada Sondeo de Necesidades Contesta dentro del tiempo establecido. #Marcaciones HABILIDADES Presentación de Beneficios Usa protocolos profesionales DE 40% Oferta Sondeo de Necesidades Presentación de Beneficios AGENTE ¿Cierre? Manejo de Objeciones Responde de acuerdo con el M.O. Asesoría Cumple con lo que se compromete Negociación Despedida Adherencia al turno RESULTADOS #Marcaciones INDIVIDUALES 50% #Ventas #Contactos Fuente: TELEACCION 15
  • 6. Operaciones de Contact Center Elite Competencias SER + SABER + HACER AREA REQUERIMIENTOS COMPETENCIAS Descripciones de Especificas medibles Hacer Cargo Selección de Personal Perfiles diferenciales Ser- Saber Entrenamiento . Producto, proceso, Saber –Hacer Competencias Tecnología, Habilidades de transversales - comunicación, habilidades especializadas de management Evaluación de Global, grupal, individual. Saber –Hacer desempeño Indicadores eficiencia, calidad Premios y Sanciones Indicadores de eficiencia y Saber - Hacer calidad
  • 7. MANUAL DE PERFILES Y DEFINICIÓN DE PUESTOS CLAVES RELACIONADOS CON EL CLIENTE (CRC) FECHA ACTUALIZACIÓN: 2009/10/01 VERSIÓN :1 PÁGINA: ¼ DESCRIPCIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN REPRESENTANTE DE SERVICIO AL CLIENTE DPTO. AL QUE PERTENECE CARGO AL QUE REPORTA SUPERVISOR CARGOS QUE LE REPORTAN NINGUNO MISIÓN DEL CARGO Resolver las necesidades que plantea el cliente de acuerdo con los parametros establecidos en la organización DIMENSIONES Monetarias No monetarias No. Personas a cargo : N/A No. Usuarios : N/A HACER SABER No. Productos : N/A Presupuesto asignado : N/A No. Proveedores : N/A RELACIONES Internas Externas Supervisor, coordinador TAREAS COMPETENCIA FRECUENCIA PLANEACION Consulta novedades de la operación PLANEA DIARIA EJECUCION Comunicación Contesta dentro del tiempo establecido Usa los protocolos profesionales. COMUNICACIÓN ORAL DIARIA Registra Informacion COMUNICACIÓN ORAL DIARIA Digita documento de identidad COMUNICACIÓN ORAL DIARIA Reconoce lo manifestado por el cliente REGISTRA INFORMACION DIARIA Clasifica el caso 1er nivel y 2do nivel de atención REGISTRA INFORMACION DIARIA Tipifica el caso REGISTRA INFORMACION DIARIA Registra codigo de resultado REGISTRA INFORMACION DIARIA Comunicación Responde de acuerdo a lo establecido en el Manual de Base de Conocimiento COMUNICACIÓN ORAL DIARIA Mantiene la calma en todo momento. COMUNICACIÓN ORAL DIARIA Cumple con lo que se compromete COMUNICACIÓN ORAL DIARIA Resuelve en primer contacto COMUNICACIÓN ORAL DIARIA EVALUACION Y VERIFICACION Valida información de manual de base de conocimiento EVALUA Y VERIFICA DIARIA AJUSTE Comunica al supervisor las fallas identificadas en la gestion que impiden alcanzar los objetivos personales y ajusta de acuerdo al lineamiento del supervisor AJUSTA DIARIA
  • 8. SER SABER Fuente: TELEACCION
  • 9. CAPA LÍMBICA CAPA CORTICAL CAPA RÉPTIL PAUL MCLEAN
  • 10. Frontal Frontal Izquierdo Derecho Cuerpo Calloso Fisura Rolándica Basal Basal Izquierdo Derecho Hemisferio Hemisferio Izquierdo Derecho
  • 11. INTERCONEXIÓN ELÉCTRICA CEREBRAL Frontal Frontal Izquierdo Derecho A.K.V. V.K.A. Lógico Creativo Analítico Innovador Decidido Recursivo Evaluador Sintetizador Matemático Arriesgado Calculador Simultáneo Metas Holístico V.K.A K.V.A. Cauteloso Armonizador Ordenado Conciliador Minucioso Empático Secuencial Pertenencia Rutinario Expresivo Procedimental Motivador Eficiente Espiritual Conservador Rítmico Basal Basal Izquierdo Derecho
  • 12. HEMISFERIO HEMISFERIO IZQUIERDO DERECHO PENSAMIENTO LÓGICO RECUERDA PALABRAS NOMBRES ESCOGE BLANCO O NEGRO ACCIÓN EDITOR
  • 14. Perfiles Diferenciales HALLAZGOS ÁREA BANCA TELEFÓNICA ASESORES Aspectos deseables diferenciales FUENTE DE LA INFORMACION VARIABLE ALTO DESEMPEÑO BAJO DESEMPEÑO Computación Farmacia AREA PROFESIONAL Administración bancaria Marketing En curso FORMACION PROFESIONAL Completo Aplazado Profesional NIVEL EDUCATIVO Técnico Técnico ENTREVISTA PERSONAL SEMESTRE Mayor a 8 ciclo Menor a 8 EDAD 26 a 32 22 - 42 ESTADO CIVIL Soltero Casado Casado Soltero Padres - Hermanos Esposo - Hijos CONVIVE Esposo Padres - Hermanos Basal Izquierdo - Verde Frontal Derecho - DOMINANCIAS CEREBRALES Basal Derecho - Rojo Amarillo RESERVADA - ABIERTA 1-2-3-4-5 6-7-8-9-10 INTELIGENCIA BAJA - ALTA 5-6-7-8-9-10 1-2-3-4 CORRECTA - DESCUIDADA 1-2-3-4 5 - 6-7-8-9-10 DESPREOCUPADA - ESCRUPULOSA 4-5-6-7 1-2-3-8-9-10 16 PF COHIBIDA - EMPRENDEDORA 4-5-6-7 1-2-3-8-9-10 DEPENDIENTE - AUTOSUFICIENTE 4-5-6-7 1-2-3-8-9-10 APLICACIÓN DE PRUEBAS AUTOCONFLICTIVA - CONTROLADA 6-7-8-9-10 1-2-3-4-5 RELAJADA - TENSA 7-8-9-10 1-2-3-4-5-6 INTROVERSION - EXTRAVERSION 4- 5 - 6. 7-8-9-10 RECEPTIVIDAD 4-5-6-7 1-2-3-8-9-10 ADAPTABILIDAD 1-2-3-4 5 - 6-7-8-9-10 CONTROL DE SI MISMO 8-9-10. 1-2-3-4-5-6-7 IPV TOLERANCIA A LA FRUSTRACION 8-9-10. 1-2-3-4-5-6-7 SEGURIDAD 1-2-3-4-5 6-7-8-9-10 SOCIABILIDAD 4-5-6-7 1-2-3-8-9-10 Fuente: TELEACCION
  • 15. 3. Malla de Curricular TOTAL TODOS LOS NIVELES SUPERVISOR MONITOREADORES 109 SUPERVISOR TELEFONICO I TCF Tarjeta Cuota Facil Ser: UNIC ORVE Unicredito Casas Comerciales: ORVE Dominancias Cerebrales JAP EKO Casas Comerciales: JAPON EKOGAR KIWI KIWI Canal Perceptivo TOTAL NIVEL I PRODUCTOS TOTAL NIVEL II 4 Operaciones PROCEDIMIENTOS 22 Tolerancia a la frustración TOTAL NIVEL III HERRAMIENTAS 18 CCOB1 Tendencias mundiales de los Canales Combatividad IV CCOB2 de Cobranzas Tipos de campañas Planeacion en montaje de campañas 4 4 Planea Planea CCOB3 Agresividad Comercial CCOB4 de cobranza 8 Habilidades a desarrollar en los RC 4 4 Planea Ejecuta Saber: TOTAL NIVEL IV CANAL DE COBRANZA 16 Reconocer lo manifestado por el SER V MACC1 MACC2 HACER Objetivos del sistema de monitoreo Definición del sistema de monitoreo SABER 1 1 Planea Planea cliente MACC3 ¿Por qué contar con un sistema de Responder de acuerdo a lo MACC4 monitoreo en el contact center? ¿Cómo logro la precisión en un 2 Planea establecido en FAQ MACC5 contact center? ¿Información o habilidades? 2 2 Planea Evalua MACC6 Ocho habilidades para el monitoreador exitoso 8 Ajuste Hacer: TOTAL NIVEL V MONITOREO Y ASEGURAMIENTO DE CALIDAD 16 Planeación VI CMGRH1 CMGRH2 Objetivos del Programa ¿Por qué focalizarse en tareas y 1 Planea competencias? 2 Planea Ejecución CMGRH3 CMGRH4 Modelo de Dominancias Cerebrales. Selección de personal (Perfiles discriminativos) 3 2 Planea Ejecuta Verificación CMGRH5 8 pasos para el proceso de supervisión y retroalimentación TOTAL NIVEL VI COMO MEDIR Y 8 Ejecuta GESTIONAR EL RECURSO Ajuste HUMANO TOTAL NIVEL VII 16 DESARROLLANDO HABILIDADES Comunicación DE COMUNICACIÓN 16 LIDER EN OPERACIONES DE CONTACT CENTER TOTAL TODOS LOS NIVELES SUPERVISOR TELEFONICO 108
  • 16. Estructura de Formato de Evaluación Servicio al Cliente % Adherencia al turno RESULTADOS +Marcaciones 10% DE GRUPO +Contactos efectivos +Ventas Contacto Introducción/Presentación Razón de llamada Sondeo de Necesidades SER HACER SABER Contesta dentro del tiempo establecido. #Marcaciones HABILIDADES Presentación de Beneficios Usa protocolos profesionales DE 40% Oferta Sondeo de Necesidades Presentación de Beneficios AGENTE ¿Cierre? Manejo de Objeciones Responde de acuerdo con el M.O. Asesoría Cumple con lo que se compromete Negociación Despedida Adherencia al turno RESULTADOS #Marcaciones INDIVIDUALES 50% #Ventas #Contactos Fuente: TELEACCION 15
  • 17. PREMIOS Y SANCIONES INDICADORES EN VENTAS VENDEDORES TELEFÓNICOS INBOUND Meta total área de venta 1,9% Telefónica SER HACER SABER Frecuencia de TSF 3% medición: Mensual Meta total de ventas por 4% supervisor %cumplimiento de % ventas vs 7,5% 5% ventas cantadas y/o contactos -3,9% monitoreo menor a 85% Monitoreo Menor a 85% -0,8% cada habilidad en rojo o Reductores amarillo Llamadas de Atención -0.7% cada llamado de atención Fuente: TELEACCION 7
  • 18. Jefe de Departamento Asistente de Coordinador Áreas de Operaciones Apoyo Coordinador Coordinador Coordinador de Coordinador Canal Escrito Help Desk Contact Center Cara Cara Monitoreadores Supervisores Supervisores Supervisores Supervisores Entrenadores Agentes 1er Agentes Agentes Agentes Nivel Work Force - Datamarshall Agentes 2do Agentes Back Nivel Office Gestión Humana
  • 19. Proceso Objetivos Políticas Indicador 1. Fuentes de Reclutamiento Reclutamiento, Seleccionar al personal con los Adjunto No. 1 No. hojas seleccionadas y contratadas x 100 No. de selección y requisitos exigidos y entregarlos hojas recibidas en X tiempo contratación de contratados oportunamente a la 2. Puntualidad: 95% No. Paz entregadas el 1er día de capacitación personal operación para el desempeño x 100 No. De paz requeridas exitoso en su puesto de trabajo. 3. Cumplimiento en la contratación: 95% No. de paz que fueron contratadas x 100 No. De paz requeridas por la operación 4. Calidad: 85% a. Cumplimiento del perfil requerido. No. de paz que cumplen con el perfil x 100 No. De paz entregadas a capacitación b. Calidad en la capacitación. Porcentaje de paz que aprueban la capacitación. No. de paz que ok capacitación aptas para contratar x 100 No. De paz que terminan la capacitación 1. Puntualidad: 95% Capacitación y Garantizar que los colaboradores Adjunto No.6 # paz contratadas y entregadas x 100 # paz requeridas por la operación Verificación de cuenten con los conocimientos y Cumplimiento de fechas de entrega Habilidades habilidades requeridas para 2. Calidad:85% desempeñarse exitosamente en su # paz ok la capacitación y aptos para contratar x 100 # paz terminan la capacitación puesto de trabajo 3. Precisión: 90% No. De errores fatales x 100 No. monitoreos realizados paz nuevas durante el primer mes Fuente: TELEACCION
  • 20. Proceso Objetivos Políticas Indicador Generar un proceso sistemático Adjunto No.8 Items Evaluados Evaluación de 1. 60%Objetivos: Grupal + Individual que permita identificar 2. 5% Conocimientos desempeño fortalezas y áreas de mejora 3. 35% Competencias para el desempeño exitoso en El valor del 35% varia de acuerdo con el cargo. cada puesto de trabajo. Escala sugerida Destacado: 85% Esperado: 65% Bajo:65% 1. Incremento del porcentaje grupal de evaluación de Premios y Generar un proceso sistemático Ver Manual de desempeño. que garantice el desarrollo de Gestión 2. Disminución de desvinculación por bajo desempeño. Sanciones unos comportamiento y la extinción de otros. Se establece con base a las Ver Manual de 1. Rotación: 4% mensual hasta un 2%. Rotación y Desvinculación voluntaria (renuncias)+Desvinculación por necesidades del negocio, su Gestión bajo desempeño / Base actual de # paz. Ausentismo impacto en los costos y en la 2. Ausentismo: 15% hasta 10% Tiempo total no laborado (causas no programada) /Tiempo satisfacción de los usuarios total programado finales Fuente: TELEACCION
  • 21. 1. Recurso humano es el costo más alto en canal de contact center. 2. Indispensable contar con modelos neurológicos que predigan y administren el recurso humano. 3. Necesario contar con herramientas que administren la trazabilidad del recurso humano. 4. Contact Center no equivale a rotación ni ausentismo.