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La Gestione Documentale
Vantaggi della dematerializzazione e
metodologie di archiviazione
Dario Bevilacqua
09.11.2011

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DEMATERIALIZZAZIONE
Il concetto di dematerializzazione, di recente introduzione nel lessico comune e
nei testi normativi, identifica la scomparsa della naturale consistenza fisica degli
archivi e dei documenti, fino ad oggi in gran parte costituiti di tradizionale
documentazione cartacea, potendo oramai acquisire la natura di “documento
informatico”, indotta dal sempre più diffuso impiego di strumenti informatici
nell’ambito dei processi produttivi delle aziende e delle Pubbliche
Amministrazioni.
La dematerializzazione si consegue :
 Con l’incremento della gestione informatizzata e della progressiva
sostituzione dei supporti tradizionali con documenti informatici
 Mediante il processo di conversione, attraverso digitalizzazione dei
documenti cartacei
 Con la corretta gestione e conservazione dei documenti, sia elettronici
che digitalizzati (Selezione, Fascicolazione, Classificazione,
Archiviazione)
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I NUMERI
 Oltre il 9O% delle informazioni utilizzate in una
azienda sono contenute in documenti cartacei.
 Il volume della documentazione attualmente
raddoppia ogni 5 anni.
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I NUMERI
 In Italia si stampano 115 Miliardi di pagine
 di cui 19,5 Miliardi inutilizzate
 Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte, per un
costo per singola operazione di 18€
 Un documento su 20 viene smarrito ed il 3% è come se lo
fosse perché archiviato in maniera errata.
 Costo per reperire un documento smarrito € 120
 Inefficienze indotte pari al 3-5% del PIL Italiano
Fonte : Rapporto Osservatorio Permanente sul Documento Digitale, InfoCamere (2006)
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I NUMERI
 La gestione dei documenti vale oltre il 2% del PIL
 Un obiettivo di dematerializzazione di appena il 10%
dei documenti genererebbe un risparmio di 3
miliardi di euro, ripetibile ogni anno
Fonte :
Ministero per l’ Innovazione e le Tecnologie
LA DEMATERIALIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
Libro Bianco del Gruppo di Lavoro interministeriale per la dematerializzazione della documentazione tramite
supporto digitale
Pubblicato dal CNIPA - 2006
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INEFFICIENZA
La gestione dei documenti realizzata mediante i tradizionali sistemi di
archiviazione comporta un trattamento quasi esclusivamente
“manuale” degli stessi ed evidenzia i seguenti svantaggi :
 Spreco di spazio necessario alla conservazione
 Dispersione delle informazioni
 Difficoltà di controllo dell’accesso alla documentazione
 Costi elevati derivanti dal recupero delle informazioni
 Inefficacia nelle Ricerche derivante dalla possibilità di errore o reperimento di
informazioni incomplete
 Perdita di informazioni dovuta al deterioramento dei supporti cartacei
 Ritardi generati dall’elevato tempo di ricerca dei documenti e delle informazioni
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DEMATERIALIZZAZIONE
OBIETTIVI E RISULTATI
 Garanzia di integrità nel tempo
 Garanzia di provenienza e reperibilità dei documenti
 Aumento dell’efficacia indotta
 Velocizzazione dei processi
 Minori costi per le amministrazioni e le imprese.
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DEMATERIALIZZAZIONE
OCCUPAZIONE FISICA
Sistemi Tradizionali Sistemi Informatici
100.000 documenti A4 100.000 o più documenti A4
perfettamente impilati =
= 1 DVD: 0,00004 m3
+/- 2 m3 di spazio occupato 4,7 GB
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DEMATERIALIZZAZIONE
CONSERVAZIONE DEI DATI
Supporti Tradizionali Supporti Informatici
La durata dei
supporti cartacei è I supporti
informatici
decisamente godono di
breve !!!! lunga vita !!!!
Anche 30 anni
Un FAX : pochi mesi senza rischio di
alterazione o
Altri documenti : perdita dei dati
qualche anno
INALTERABILITA’ INALTERABILITA’
Impossibile garantirla : Il bit è immodificabile nel tempo.
oggi carta, e domani ???? Fedeltà assoluta
anche dopo 1.000 anni.
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IL DOCUMENTO
Il documento è un oggetto prodotto da migliaia di anni per dare certezza
nelle relazioni sociali, all’interno dei vari sistemi giuridici e in tutti i
contesti di convivenza civile. La facilità con la quale i documenti vengono
stampati e duplicati all’interno dei moderni sistemi di gestione ha
generato una situazione insostenibile, in cui si produce carta senza
controllo e in cui l’archiviazione della documentazione diventa un
problema sempre più evidente, a cominciare dagli aspetti legati alle
garanzie giuridiche fino a quelli logistici ed economici.
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IL DOCUMENTO
Documento :
Ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica,
informatica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche
interni, formati, acquisiti o utilizzati ai fini della propria attività.
Natura dei documenti :
documento orale: supporto “volatile”
documento scritto: supporto “persistente”, solitamente cartaceo (diversi
supporti, diverse tecniche di manipolazione, diversa durata, diverse
tecniche di conservazione)
documento digitalizzato: conversione su supporto digitale di un’opera
“analogica” (documento scritto, immagine, film, suono…)
documento digitale: informazione su supporto digitale realizzata
originariamente con tecniche digitali
Documento INFORMATICO:
“Rappresentazione informatica di atti, fatti e dati giuridicamente rilevanti”
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L’ARCHIVIO
Complesso ordinato e sistematico di atti, scritture e documenti prodotti e/o
acquisiti da un soggetto pubblico o privato (ente, istituzione, famiglia o
individuo nel normale esercizio delle proprie funzioni), durante lo
svolgimento della propria attività, e custoditi in funzione del loro valore di
attestazione e di tutela di un determinato interesse (politico-sociale,
amministrativo, giudiziario, scientifico, militare, religioso, patrimoniale
etc.)
Viene realizzato quale raccolta permanente di dati e documenti destinata ad
una conservazione e consultazione estesa nel tempo.
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ARCHIVIO
ARCHIVIAZIONE TRADIZIONALE
L’archiviazione tradizionale dei documenti ha da sempre comportato
un’organizzazione preventiva della documentazione da
conservare, essendo la gestione tradizionale della documentazione
un’attività estremamente onerosa, sia in termini economici che di
risorse umane da dedicarsi, il cui costo ha un incremento esponenziale
in rapporto della quantità di documenti gestiti.
ORGANIZZAZIONE TIPICA DELL’ARCHIVIO
 Ordine Cronologico
 Ordine Alfabetico
 Ordine per categorie, materie o argomenti
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ARCHIVIO
ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA
 Necessità di conversione dei documenti cartacei (scansione)
 Classificazione del documento
CLASSIFICAZIONE
Associazione di una serie di informazioni al documento (definite
chiavi) in modo tale da puntualmente descriverne il contenuto,
informazioni che vengono memorizzate nell’archivio del sistema
di gestione documentale.
Maggiore è il numero delle informazioni di classificazione, più
precisa è puntuale risulta la ricerca del documento, a scapito di
una maggiore onerosità in fase di archiviazione del documento.
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CONVENIENZA ARCHIVIAZIONE DIGITALE
Per la valutazione dell’effettiva convenienza della trasformazione di
archivi cartacei nei corrispondenti elettronici, ai fini di un ritorno sia in
termini di efficienza che economici, è necessario considerare seguenti
aspetti :
Quantità dei documenti
Necessità di garanzia di una conservazione a lungo termine
Frequenza di consultazione degli archivi e dei documenti
Tali aspetti risultano tanto più
rilevanti se trattasi di archivi
già esistenti.
E’ possibile “risparmiare” nella
fase di classificazione dei
Documenti ?
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CLASSIFICAZIONE
Al fine di consentire l’immediata disponibilità del documento, è necessario
che in fase di archiviazione nel sistema informatico questo venga
arricchito con una serie di informazioni utili alla sua successiva ricerca che
lo descrivono, insieme di attributi che vengono identificati come
“Classificazione”.
La classificazione quindi consiste nell’associazione di una serie di
informazioni al documento (definite chiavi) in modo tale da puntualmente
descriverne il contenuto, informazioni che vengono memorizzate
nell’archivio del sistema di gestione documentale.
Tali informazioni vengono solitamente “digitate” da un operatore in fase
di acquisizione, oppure associate mediante operazioni automatiche di
interfacciamento a sistemi informativi aziendali e/o tramite impiego di
barcode.
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CLASSIFICAZIONE
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COME RIDURRE LA FASE DI CLASSIFICAZIONE
Raggruppando i documenti ed attraverso una classificazione gerarchica, in
cui viene puntualmente descritto l’elemento d’archivio principale (ad
esempio il fascicolo), e la semplice associazione di tutti i documenti
componenti lo stesso.
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COME RIDURRE LA FASE DI CLASSIFICAZIONE
Utilizzando potenti strumenti di interpretazione a testo libero del
contenuto dei documenti, siano essi formati elettronicamente all’origine
che convertiti attraverso acquisizione a mezzo scanner.
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L’OCR E LA RICERCA FULL-TEXT
Le tecnologie attuali hanno consentito la realizzazione di algoritmi di
interpretazione dei caratteri (OCR) ad elevata affidabilità ed efficienza.
Il processo interpretazione ed indicizzazione full-text è completamente
gratuito, viene eseguito in automatico e non necessita di assistenza da
parte dell’utente.
L’ impiego simultaneo di logica fuzzy consente di effettuare ricerche per
similitudine, pertanto non risulta necessaria alcuna fase di
veririca/correzione dei testi estrapolati.
In conseguenza, è possibile effettuare ricerche e gestire in maniera
uniforme un archivio costituito sia di documenti elettronici che cartacei
all’origine.
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DEMATERIALIZZAZIONE CONVENIENTE
Classificazione Minima
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DEMATERIALIZZAZIONE CONVENIENTE
Efficienza Massima
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AMPLIAMENTO DELLE OPPORTUNITA’ DI ARCHIVIAZIONE
Grazie a tale metodologia oggi è pertanto possibile gestire anche
quegli archivi di scarso impiego per i quali, l’operazione di
indicizzazione manuale dei documenti secondo le modalità
standard di catalogazione, risulti non conveniente da un punto di
vista economico in termini di rapporto costo/beneficio.
Infatti, potendo sfruttare i potenti strumenti di ricerca a testo
libero che non necessitano di una preventiva strutturazione dei
dati, è ora possibile gestire anche archivi di elevata mole
documentale pur tralasciandone la classificazione puntuale.
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GESTIONE INFORMATIZZATA
Ulteriore garanzia della gestione informatizzata degli archivi è
rappresentata dal controllo degli accessi ai documenti :
– Verifica puntuale dei diritti di accesso all’archivio digitale
– Protezione dell’archivio digitale contro usi e manipolazioni
illecite
– Protezione della Privacy
– Sicurezza della conservazione dell’archivio digitale
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