Een succesvolle implementatie van SharePoint is een hele uitdaging. Het uitkiezen van slechts 5 van de meest voorkomende fouten is al een uitdaging op zich. Een zwakke controle, het ontbreken van een intranet strategie en duidelijk beleid zijn de traditionele fouten. Er is echter meer.

1. COGN-IT BVBA | Kerkweg 15 - 1703 Dilbeek - België | info@cogn-it.be | www.cogn-it.be | +32 (0)2 669 05 80
1. De alles of niets benadering
Bedrijven trachten vaak een volledige intranet site inclusief Publishing Sites, Team Sites, MySites,
InfoPath formulieren, Business Intelligence en Document Management te implementeren. Een alles
of niets benadering. Hoewel dit allemaal fantastische features zijn, kan het nogal overweldigend zijn
voor eindgebruikers wanneer deze allen tegelijkertijd geïmplementeerd worden. Wanneer deze niet
met de nodige ondersteuning uitgerold worden, zal hun impact veel kleiner zijn en blijven heel wat
nuttige functies wellicht ongebruikt.
Wanneer een gebruiker bijvoorbeeld heel wat deadlines en taken af te leveren heeft, zal hij dan echt
zijn Mysite updaten? Of de documenten correct taggen? Of de documenten uploaden naar de Team
Site in plaats van deze snel te mailen?
Om een succesvol SharePoint platform uit te rollen doe je dit beter stap voor stap.
Elke dienst heeft zijn specifieke noden, tracht hierin tegemoet te komen en je zal zien dat gebruikers
enthousiaster gebruik gaan maken van de mogelijkheden. Automatisch zullen zij dan ook de andere
functies gaan ontdekken.
2. Document management niet correct implementeren
Hoewel Document libraries in SharePoint ongelofelijke voordelen bieden zijn slechts weinigen van
hen goed opgebouwd. Bovendien worden medewerkers vaak niet voldoende opgeleid om deze ef-
ficiënt te gebruiken, wat er kan toe leiden dat ze de mogelijkheden niet naar waarde inschatten.
Gratis whitepaper:
5 fouten die bedrijven maken met SharePoint
Een succesvolle implementatie van SharePoint is een hele uitdaging. Het uitkiezen van slechts 5 van
de meest voorkomende fouten is al een uitdaging op zich. Een zwakke controle, het ontbreken van
een intranet strategie en duidelijk beleid zijn de traditionele fouten. Er is echter meer.

2. COGN-IT BVBA | Kerkweg 15 - 1703 Dilbeek - België | info@cogn-it.be | www.cogn-it.be | +32 (0)2 669 05 80
De opmaak van de libraries en bijbehorende metadata kunnen verschillen per
afdeling. Het gebruik van content types en managed metadata biedt een groot
voordeel.
Met ‘content types’ kan je een lijst van templates creëren binnen een library, wanneer een gebruiker
dan klikt op ‘new’ krijgt hij de lijst met voorgedefinieerde templates te zien. Als deze goed opgezet zijn
dan kan de informatie uit dit document als te filteren metadata opgenomen worden in de library.
Bovenstaande library bevat veel verschillende mappen en geen bruikbare metadata
Deze library bevat wel goede, filterbare metadata en geen folders
5 fouten die bedrijven maken met SharePoint

3. COGN-IT BVBA | Kerkweg 15 - 1703 Dilbeek - België | info@cogn-it.be | www.cogn-it.be | +32 (0)2 669 05 80
3. SharePoint enkel gebruiken als een CMS
Het implementeren van SharePoint als een intranet site vraag heel wat werk. Maar het zijn net moge-
lijkheden als Team sites, project sites, document management, collaboratie en rapportage die de grote
meerwaarde bieden. Zorg ervoor dat deze verwerkt zitten in de intranet strategie.
Om zulk project te starten moet je goed de mogelijkheden kennen van wat SharePoint te bieden heeft
voor uw bedrijf. Zorg dat je hiervoor de nodige ondersteuning krijgt. Cogn-it is gespecialiseerd in
SharePoint implementaties en biedt graag een klare kijk op de mogelijkheden voor uw organisatie. Zo
haalt u gegarandeerd een maximale ROI uit de investering.
4. Gebrek aan SharePoint expertise in de organisatie
Een SharePoint project tot een succes maken kent vele facetten. De installatie op zich is redelijk een-
voudig. Maar als de administrator het nut van versie controle, archivering, records management en
veel meer niet kent, dan kan de site binnen het jaar onbruikbaar zijn.
Begrijpen hoe de SharePoint omgeving gebruikt zal worden en het gebruik vooraf plannen is cruci-
aal.
Organisaties hebben ook de neiging om collaboratie mogelijkheden op te zetten en simpelweg te
verwachten dat medewerkers deze zullen gebruiken. Het resultaat zijn lege MySites en discussiegroe-
pen. Technische kennis hebben van SharePoint is niet genoeg. Er moet een plan zijn dat ervoor zorgt
medewerkers de mogelijkheden benutten. Wanneer mensen lege pagina’s zien, komen ze later vaak
niet meer terug.
5. Mogelijkheden over het hoofd zien
SharePoint biedt vele mogelijkheden die een echt verschil kunnen betekenen voor de organisatie.
Deze mogelijkheden ontlasten medewerkers van repititieve taken zodat ze productiever kunnen wer-
ken. Custom lists, workflows, content types en formulieren zijn bijvoorbeeld geweldig en kunnen de
werkcultuur binnen de organisatie veranderen.
Stuur je nog geregeld excel bestanden rond, dan is de kans groot dat je minstens 1 belangrijke feature
mist. Custom lists bieden hiervoor heel wat mogelijkheden: importeer het excel document en sla het
op als lijst. Deze kan je dan aanpassen, door bijvoorbeeld een data veld standaard op de dag van
vandaag te zetten. Je kan ook alerts toevoegen zodat, wanneer iemand een update doorvoert, ande-
ren hiervan een melding krijgen. Je kan verschillende views aanmaken, informatie filteren of delen met
andere lijsten en veel meer.
De mogelijkheden voor betere collaboratie zijn eindeloos. En dit is nog maar een klein deel van de
mogelijkheden binnen SharePoint.
Wenst u professionele ondersteuning voor de implementatie van
uw SharePoint omgeving? Cogn-it is voor u de ideale partner.
Contacteer ons via info@cogn-it.be of +32 (0)2 669 05 80
5 fouten die bedrijven maken met SharePoint

4. CONTACTEER ONZE
SHAREPOINT SPECIALISTS
Kerkweg 15
1703 Dilbeek - België
info@cogn-it.be
www.cogn-it.be
+32 (0)2 669 05 80