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Departamento de Reservaciones
Materiales de Trabajo para la oficina de Reservaciones
Rack Cronologico de reservaciones
Reporte Nocturno de Recepción al departamento de reservaciones
Como se puede describir los tipos de habitaciones
Llegada de una Reservacion
Cambios de Fecha de Llegada
Cancelaciones
Deposito
Reembolsos
Paquetes
Planes Especiales
2. L a s p e r s o n a s e n c a r g a d a s d e
recibir las reservaciones deben
estar bien capacitadas, no
solamente en el dominio de
algún otro idioma extranjero:
ademas, deben tener una buena
a p t i t u d p a r a l a s v e n t a s .
3. M
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Se requiere:
Escritorio, sillas, archiveros, cesto
de basura, maquinas de escribir,
telefono, computadora con servicio
de internet y correo electrónico,
impresoras, engrapadora, cinta
adhesiva, clips, broches,
perforadora de papel, calendario,
calendario del hotel, sello de
confirmado, de recibido y
cancelado, hojas, caretas, papel
carbon, guias alfabéticas de
archivo. diccionario ingles-espanol
y frances-espanol.
4. Rack Cronologico de
Reservaciones
Aquí se colocan, ordenadas por
d í a d e l l e g a d a , l a s
reservaciones, las cuales deben
ser escritas previamente e unas
tirillas de pape y colocadas en
unos objetos metálicos llamados
' ' c h a r o l i l l a s ' '
5. R
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Para lograr un control efectivo de las
reservaciones, diariamente el departamento
de recepción debe mantener informado al
departamento de reservaciones acerca de
l o s s i g u i e n t e s a s p e c t o s :
•Entradas sin reservación.
•Salidas anticipadas.
•Salidas pendientes
•Reservaciones cuyos titulares no es
presentaron (con y sin deposito)
•Cuartos de uso de casa del personal
ejecutivo del hotel
•Cuartos bloqueados con motivo de
reparación
6. Este reporte lo elabora el recepcionista nocturno y
se entrega al departamento de reservaciones para
actualizar la información de la computadora:
8. Hay que tener en cuenta
los Diversos Tipos de
Ocupación:
• Sencillas (una persona en la habitación)
• Doble (dos personas en la misma
habitación)
• Triple (3 personas en la misma habitación)
• Cuatruple ( 4 personas en la misma
habitación)
Ejemplo;
una habitación king puede tener ocupación dobleuna suite puede tener una
ocupación sencillauna junior suite puede tener ocupación triple
9. d
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S e d e b e e j e c u t a r l o s
s i g u i e n t e s p a s o s :
•Observar la disponibilidad de la
fecha solicitada (en la
computadora o en la hoja de
contro de ocupacion).
•llenar la forma de “confirmacion
de reservacion”.
•Dar de alta la reservacion en la
computadora o en las formas de
control manual.
•Archivar la forma impresa en el
archivo cronologico de
reservaciones en la fecha en que
el huesped llegara (carta, e-
mail, etc. se archiva junto con
la forma impresa).
10. Cambios de Fecha de Llegada
Deben efectuarse los siguientes pasos:
• Revisar la disponibilidad de ocupacion de la nueva
fecha solicitada.
• Llenar la forma impresa ''cambio de reservacion'’
• Realizar el cambio corespondiente en la
computadora o en los instrumentos de control
manual.
• Archivar la forma original del cabio unto con la
correspondeca e la que se especifica la nueva
fecha de llegada u la compia de la forma del
cambio en la fecha anterior
• En caso de que la reservación incluyera un
deposito, debe informarse a la caja de recepción y
contabilidad
11. C
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Los pasos para realizar una cancelación
s o n l o s s i g u i e n t e s :
•Llenar la forma de '' reservaciones
canceladas'’
•Dar de baja la reservacion en la
computadora o borrarla del contro
manual.
•Archivar la forma impresa en el
archivo cronologico de reservaciones
del dia en que iba a llegar e
huesped.
•En caso de haber recibido algún
deposito, tramitar el rembolso de
acuerdo con la política establecidas
por el hotel.
12. Deposito
Los depositos son cantidades de
dinero que el huesped o la
agencia de viaje que hizo la
reservacion envia en fin de
garantizarla.
Es conveniente elaborar diariamente
el reporte de depositos recibidos
u numerarlos en forma
consecutiva.
13. R
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Después de realizar la cancelacion
de una reservacion con deposito se
procede a realizar el reembolso, es
decir, la devolucion del dinero que
el huesped o la agencia de viaje
envio o pago en el momento de hacer
s u r e s e r v a c i o n .
16. En paquete beneficia al hotel,
a la agencia de viaje y al
cliente.
• Al Hotel
Porque puede vender alimentos y bebidas u
otros servicios.
• La Agencia de Viaje
Porque gana mas comisión
• Al Cliente
Porque le resulta mas económico que pagar
todos los servicios por separado.
17. P
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P a r a p r o m o v e r l a s v e n t a s d e
alimentos y bebidas, algunos hoteles
tienen planes especiales, como por
e j e m p l o :
•Plan Europeo )Incluye solo hospedaje)
•Plan Continental (Incluye hospedaje y
dasayuno continental)
•Plan Americano (Incluye hospedaje,
desayuno, comida y cena)
•Plan Americano Modificado (Incluye
hospedaje, desayuno y comida o cena)
18. Gracias
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