Met de module Reserveringenbeheer van TOPdesk krijgt u inzicht in de beschikbaarheid, planning, kosten en afspraken die gelden voor te reserveren bedrijfsmiddelen en ruimtes. In deze presentatie ziet u hoe u snel en eenvoudig het reserveringsproces doorloopt, van aanvraag in de SSD tot doorbelasting in het Behandelaarsgedeelte.

1. Reserveringen in TOPdesk
TOPdesk Symposium 2012
Jan-Willem Bastmeijer, Accountmanager FM
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

2. Even voorstellen Agenda
· Reservering?
· Reserveringen in TOPdesk
· Registratie
· Communicatie
· Aansturing
· Doorbelasting
Jan-Willem Bastmeijer
· Rapporteren
· Handigheden
· Voordelen
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

3. Reserveringen?
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

4. Betekenis en reden
· Betekenis
“het vooraf bespreken van een plaats in een openbare
gelegenheid, een ruimte, vervoermiddel, restaurant e.d.”
· Reden
Het voorkomen van het niet op het gewenste moment tot je
beschikking hebben van een ruimte, werkplek, dienst of middel.
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

5. Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

6. Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

7. Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

8. Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

9. Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

10. Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

11. Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

12. Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

13. Verantwoordelijkheid
Reserveringenbeheer is typisch een facilitaire verantwoordelijkheid
Want Facility Management houdt zich bezig met het besturen en
beheersen van de ondersteunende activiteiten ten behoeve van
het primaire proces van een organisatie.
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

14. Verantwoordelijkheid
Reserveringenbeheer wordt veelal belegd
bij de servicedesk of receptie
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

15. Verantwoordelijkheid
Reserveringenbeheer wordt veelal belegd
bij de servicedesk of receptie
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

16. Reserveerbaar?
Wat is er zoal te reserveren binnen organisaties?
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

17. Reservering: huidige aanpak
· Wat treffen wij aan bij veel organisaties?
· Agenda’s en schriftjes
· Excel
· Outlook
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

18. Reservering: huidige aanpak
· Wat treffen wij aan bij veel organisaties?
· Agenda’s en schriftjes
· Excel
· Outlook
· En soms, de achterkant van een..
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

19. Reservering: problematiek
· Waar lopen organisaties en medewerkers tegen aan?
• Dubbele boekingen • Geen rapportages
• Geen centraal inzicht • Capaciteit ondersteunende diensten
• Communicatie & reminders • Gebrek aan inzicht
• Beschikbaarheid • Aansturen betrokken disciplines
• Bezettingsgraad • Doorbelasting (intern & extern)
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

20. Reserveringen in TOPdesk
TOPdesk Reserveringenbeheer
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

21. Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

22. Reserveringen in TOPdesk
· Registratie
· Communicatie
· Aansturing
· Doorbelasting
· Rapporteren
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

23. Registratie
· Servicedesk
· SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

24. Registratie: Servicedesk
Aanvrager Uitvoerder
SD
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

25. Zoekcriteria
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

26. Reserveringen in TOPdesk
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

27. Reservering registreren
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

28. E-mailbevestiging
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

29. Middelen & diensten koppelen
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

30. Middelen & diensten koppelen
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

31. Middelen & diensten koppelen
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

32. Middelen & diensten koppelen
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

33. Middelen & diensten koppelen
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

34. Deelnemers koppelen
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

35. Deelnemers koppelen
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

36. Kosteninformatie
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

37. E-mailbevestiging
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

38. Reserveringsbon
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

39. Reserveringen kopiëren
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

40. Reserveringen kopiëren
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

41. Reserveringen kopiëren
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

42. Overzichtreeks
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

43. Bladwijzers toevoegen
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

44. Registratie: SelfServiceDesk
Aanvrager Uitvoerder
SSD
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

45. SelfServiceDesk
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

46. Grafische planner
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

47. Grafische planner
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

48. Reservering registreren
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

49. Reservering registreren
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

50. Middelen koppelen
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

51. Middelen koppelen
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

52. Diensten koppelen
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

53. Diensten koppelen
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

54. Grafisch overzicht
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

55. Weergave in het behandelaarsgedeelte
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

56. Reserveringsaanvraag goedkeuren
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

57. Reserveringsaanvraag goedkeuren
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

58. Reserveringen in TOPdesk
· Registratie – SelfServiceDesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

59. Communicatie
· Bevestiging aanvrager
· Bevestiging uitvoerder
· Presentatie
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

60. E-mailbevestiging
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

61. Presentatiemogelijkheid
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

62. Aansturing
· Werklijsten (digitaal/ hardcopy)
· Checklist
· E-mail reminders
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

63. Werkoverzicht Catering
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

64. Werklijst Catering
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

65. Checklist Catering
· Registratie – Service Desk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

66. Doorbelasting
· Op basis van kostenplaats
· Dagelijkse export (en import)
· Export (en import) op basis van CSV of XML
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

67. Reserveringen in TOPdesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

68. Rapporteren
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

69. Dashboard
· Rapporteren
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

70. Reserveringsrapport
· Rapporteren
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

71. Handigheden
· Eenvoudig opgeven zoekcriteria
· Openingstijden en bloktijden
· Standaarddiensten
· SelfServiceDesk
· Planner
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

72. Handigheden
· Presentatie
· Favorieten
· Integratie
· Feedback
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

73. Voordelen
· 24/7 inzicht in beschikbaarheid
· Nooit meer dubbele boekingen
· Zelfredzaamheid
· Eenvoudig doorbelasten
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

74. Voordelen
· Rapportagemogelijkheden
· Automatische e-mailmomenten
· Eenduidige aansturing
· Heldere communicatie
· Integratie TOPdesk-suite
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

75. Vragen en ideeën
· ??????
???????
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

76. U vindt deze presentatie online op
www.slideshare.net/topdesk
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12

77. Dank voor uw aandacht
Twitter mee #T12JWB #TOPdesk12