ElektronischeDossierverwaltung für denStaatsrat des Kanton WallisLaurent Bonvin, ECM Manager, Kanton Wallis /Marcel Buob, ...
Agenda Vorstellung Kanton Wallis Vorstellung kwe.li Ausgangssituation Umsetzung Vorher / Nachher Warum Open Text? P...
Kanton Wallis 5 Departemente 55 Dienststellen 3’000 Angestellte Jahresbudget Laufende Rechnung / Ertrag     2’800 Mio...
Vorstellung kweli (www.kwe.li) Boutique consulting group   Consultants all former OpenText employees   5 full-time empl...
Vorstellung kweli (www.kwe.li) OpenText Corporation  Focus on OpenText Content Server    Customer Implementations    E...
Vorstellung kweli (www.kwe.li) Customers include:  Pharma    Roche, Vifor  Energy    ERZ, Hitachi Zosen Inova, E.ON.,...
Zahlen und Fakten                          ECO-System Strategie   Enterprise Information Management   $1.2 Mia Globale E...
DCE – Décisions du Conseil d’Etat DCE – Entscheidungen des Staatsrates 1 Sitzung pro Woche (ausser Ferienzeit) Pro Sitz...
Ausgangssituation                     DECS        DEET          DFIS         DSSI            DTEEVorbereitung          Die...
Umsetzung in LivelinkBearbeitende Dienststelle                         Bearbeitendes Departement                          ...
Verbesserungen 1  Zugang zu Dossiers (Vorbereitung und Sitzung)           Vorher                               Nachher− Um...
Verbesserungen 2  Suche           Vorher                                   Nachher− Schwierigkeiten Entscheide           ...
Verbesserungen 3  Schnelle und flüssige Prozessabwicklung           Vorher                                 Nachher− Zirkul...
Verbesserungen 4  Verfolgbarkeit der Prozesse           Vorher                                Nachher− Schwierigkeiten den...
Verbesserungen 5  Verwaltung der Dokumente           Vorher                                Nachher− Verwaltung von Nachwei...
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Dossier erstellen (2)Beschreibung                        Metadaten                                    18
DossierübersichtZusammenfassung                          Metadaten                                                     Sta...
Prozessfortschritt                     20
Dossiers - Status                                             Filter          Sortierung                       Fortschritt...
Bordereau     Erstellungsdatum   Art                   Sitzung                                Dossier(Titel +             ...
Webreport für KanzlerEntscheidung                        Erfassen von                        Kommentaren                  ...
Sicherheit / Berechtigungen Sichtbarkeit der Dossiers ist statusabhängig     Vorbereitung / Validierung : Dienststelle +...
Projektablauf du projet          Avancement                                2010                                           ...
Zahlen und Fakten Ressourcen  Kweli: 1-2 Personen  Intern: 3 Personen (Teilzeit) + Ressourcen aus den   Departementen ...
Erweiterungen Projekt ist Opfer seines eigenen Erfolges    Management ist überzeugt von der Lösung    Fülle von Ideen u...
Warum Open Text? Einer der Marktleader im ECM Sektor Starke Integration SAP - Open Text   Aktive Partnerschaft zwischen...
ECM – Technische Komponenten Livelink 9.7.1 / Solaris (seit 4.2012 CS10 / Windows)   Case Management   Extended Workflo...
ECM – Spezifische Entwicklungen Webreports    Portal – User spezifische Links (Startseite)    Bordereau    Dossierstat...
Bilanz ECM Kostenreduktion – Druck- und Personalkosten (weniger  Interne-Post und mehr Automatisierung) Zeitersparnis S...
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SeGF 2013 | Elektronische Dossierverwaltung für den Staatsrat des Kanton Wallis mit OpenText Content Server (Laurent Bonvin & Marcel Buob)

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Veröffentlicht am

Swiss eGovernment Forum | 5. März 2013 | Referat Laurent Bonvin & Marcel Buob

Weg von tausendseitigen Aktenbergen, hin zu umweltfreundlichen und schnellen elektronischen Abläufen und Dossiers war die Zielsetzung des Staatsrats des Kantons Wallis. Von der Erstellung eines Dossiers durch die Dienststellen bis zur Entscheidungsfindung während der Sitzung des Staatsrats, durchlaufen Dossiers verschiedene Stufen der Validierung und Analysen durch die Sekretariate und Departementsvorsteher. Dank dem Case Management Framework von Open Text elektronisch, zentralisiert und gesetzeskonform. Workflows und aussagekräftige Reports steigern die Effizienz und Transparenz für alle Beteiligten, vom administrativen Mitarbeiter bis zur Führungsebene.

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SeGF 2013 | Elektronische Dossierverwaltung für den Staatsrat des Kanton Wallis mit OpenText Content Server (Laurent Bonvin & Marcel Buob)

  1. 1. ElektronischeDossierverwaltung für denStaatsrat des Kanton WallisLaurent Bonvin, ECM Manager, Kanton Wallis /Marcel Buob, Solution Consultant, kwe.li 1 Copyright © OpenText Corporation. All rights reserved.
  2. 2. Agenda Vorstellung Kanton Wallis Vorstellung kwe.li Ausgangssituation Umsetzung Vorher / Nachher Warum Open Text? Projektablauf Einige Fakten Ausblick Avenue des Mayennets 2, 1951 Sion 2
  3. 3. Kanton Wallis 5 Departemente 55 Dienststellen 3’000 Angestellte Jahresbudget Laufende Rechnung / Ertrag 2’800 Mio. Investitionsrechnung / Ausgaben 530 Mio. SAP seit 1999 Digitalisierung von Belegen: Ixos / Livelink Archive Server Grosser Rat: Projekt «Papierloses Parlament» 3
  4. 4. Vorstellung kweli (www.kwe.li) Boutique consulting group  Consultants all former OpenText employees  5 full-time employees, network of freelancers Specialisations include  Enterprise Content Management  OpenText Partner  Also supplier to OpenText  Focus on regulated industries  Aviation, Pharma, Energy, Financial Services, Government  Documentation Management  Technology Partner to eDoc Industries (www.edoc-industry.ch)  Specialist Documentation Management System for large volumes of heterogeneous documentation sets Web Development  Java specialists  Python / Django 4
  5. 5. Vorstellung kweli (www.kwe.li) OpenText Corporation  Focus on OpenText Content Server  Customer Implementations  Extensions, Integrations  Development  Archiving and Web Content Management eDoc Industry (www.edoc-industry.ch)  Software maintenance for eDoc  Customisations, Integrations, Extensions 5
  6. 6. Vorstellung kweli (www.kwe.li) Customers include:  Pharma  Roche, Vifor  Energy  ERZ, Hitachi Zosen Inova, E.ON., Andritz Energy&Environment, City of Oslo, Teeside (Suez Environment)  Financial Services  ZKB  International Organisations  ISO Central Secretariat  Other  Zurich Airport, Skyguide, Event Knowledge Services, 4uGroup (JANZZ.com) , Canton du Valais, …. 6
  7. 7. Zahlen und Fakten ECO-System Strategie Enterprise Information Management $1.2 Mia Globale Einnahmen 150 Million Benutzer #1 in ECM 5,000 Mitarbeiter $2 Mia R&D Investitionen / 5 Jahre Mehr als 20 Jahre ECM 141 Länder Börsennotiertes Unternehmen (NASDAQ: OTEX, TSX: OTC.TO) 7
  8. 8. DCE – Décisions du Conseil d’Etat DCE – Entscheidungen des Staatsrates 1 Sitzung pro Woche (ausser Ferienzeit) Pro Sitzung (Mittelwerte) :  200 Dossiers  7-8 Seiten pro Dossier  1’500 bis 2’000 Seiten / 7 Kopien! Zirkulation der Papier-Dossiers  Dienststellen  Sekretariate der Departemente  Zentralstellen (sammeln der Gutachten)  Staatskanzlei  Staatsrat 8
  9. 9. Ausgangssituation DECS DEET DFIS DSSI DTEEVorbereitung Dienststelle Sekretariate der Bearbeitendes DCE Departementeder Dossiers Departement durch dieDepartemente Zentralstellen Montag 12h (Vorbericht)Konsolidierung Staatskanzlei Montag 17h Agenda + Papier Analyse der Departementsstäbe Dossiers Sitzung Entscheidung Staatsrat
  10. 10. Umsetzung in LivelinkBearbeitende Dienststelle Bearbeitendes Departement Staatskanzlei Departementsstäbe Dossier erstellen DCE DCE 02-Validierung Prozessdauer: 5 bis15 Tage 01 Case 02.01 Vorbereitung Workflow Formelle Analyse starten DCE 02.02 Vorvalidierung DCE 02-03 Vorbericht DCE DCE 02.04 03 Validierung Konsolidierung Workflow Eintrag in Bordereau Workflow (optional) Stati ohne Workflow DCE 04 Analyse Departementsvorsteher DCE DCE Departementssekretariat 06 05 Diffusion Unterschrift Regierungsrat Sitzung Vorbericht Dienststelle (ACF-SPO- CHE-CG)
  11. 11. Verbesserungen 1 Zugang zu Dossiers (Vorbereitung und Sitzung) Vorher Nachher− Umfangreiche, platzraubende  Möglichkeit eines papierlosen Papierdossiers Dossiers  Zugang zu allen Teilen der Dossiers− Dossiers oft unvollständig (Berichte, Anhänge zu Vorberichten, etc., incl. stillschweigenden Annahmen)− Aktualität der Dossiers konnte nicht garantiert werden  Garantierter Zugang zu den aktuellsten Versionen der Dokumente− Persönliche Anmerkungen auf Papier und manuelle Konsolidierung  Elektronische Anmerkungen direkt im Dossier (vor, während und nach der Sitzung) 11
  12. 12. Verbesserungen 2 Suche Vorher Nachher− Schwierigkeiten Entscheide  Suche via Metadaten und (DCE) wieder zu finden Schlüsselworte ( « Google ») (Papierablage => basiert auf Gedächtnis der Sekretäre/-innen)  Zugang zu allen Elementen eines Dossiers (Berichte, Anhänge, etc., incl.− Schwierig / unmöglich Berichte stillschweigenden Annahmen) wieder zu finden (mangels Archiv)  Jedermann kann Dokumente wieder finden (unter Berücksichtigung der− ~1 Person im Stande Dokumente Berechtigungen) zu finden 12
  13. 13. Verbesserungen 3 Schnelle und flüssige Prozessabwicklung Vorher Nachher− Zirkulation der physischen  Sofortiger Zugang zu Dossiers nach Dossiers zwischen den Beteiligten deren Freigabe (z.B. Vorberichte) (z.B. Vorberichte) => Manueller Schritt ohne Mehrwert und Zeitverlust  Kontinuierliche Bearbeitung der Dossiers− « stop and go » Arbeitsweise (nur Weiterleitung vollständiger Dossiers) => Engpass  Automatische Generierung und Strukturierung von Bordereaux und Dossiers− Zusammenstellung und neu Zusammenstellung von Bordereaux und Dossiers => Manueller Schritt ohne Mehrwert und Zeitverlust 13
  14. 14. Verbesserungen 4 Verfolgbarkeit der Prozesse Vorher Nachher− Schwierigkeiten den Status der  Direkte Überwachung des Dossiers zu verfolgen. Bearbeitungsfortschritts aller Dossiers− Auffinden oder Vergleichen von  Zugang zu allen Versionen und verschiedenen Version war Verfolgbarkeit der Änderungen unmöglich 14
  15. 15. Verbesserungen 5 Verwaltung der Dokumente Vorher Nachher− Verwaltung von Nachweisen / Entscheidungsgrundlagen  Alle Elemente eines Dossiers nach lückenhaft einheitlichen und strikten Regeln verwaltet und langzeitarchiviert :  Garantierte Authentizität, Integrität und− Aufbewahrung von mehreren Qualität aller Elemente Kopien und Formaten (Papier /  Garantierte Zugriffskontrolle und elektronisch) => hohe Kosten Sicherheit aller Elemente  Verwaltung der Dossierelemente im gesamten Lebenszyklus des Dossiers  Langzeitarchivierung der Dossiers  1 einzige Datenbank mit Zugangskontrolle, die von überall her zugänglich ist. 15
  16. 16. Portal Rollen spezifische Reiter 16
  17. 17. Dossier erstellen (1)Auswahl Departement Auswahl Dienststelle 17
  18. 18. Dossier erstellen (2)Beschreibung Metadaten 18
  19. 19. DossierübersichtZusammenfassung Metadaten StatusNummer / Titel Dokumente Prozessfortschritt 19
  20. 20. Prozessfortschritt 20
  21. 21. Dossiers - Status Filter Sortierung Fortschritt Vorberichte 21
  22. 22. Bordereau Erstellungsdatum Art Sitzung Dossier(Titel + Zusammenfassung) Metadaten Link zu dossier
  23. 23. Webreport für KanzlerEntscheidung Erfassen von Kommentaren (inline)
  24. 24. Sicherheit / Berechtigungen Sichtbarkeit der Dossiers ist statusabhängig  Vorbereitung / Validierung : Dienststelle + zuständiges Departement  Zentralstellen, falls Vorbericht angefordert  Konsolidierung: Staatskanzlei  Analyse + Staatsratssitzung: Departementsstäbe und alle Departemente Anmerkungen und komplementäre Dokumente bleiben unter Kontrolle der Departemente Implementierung  Verwendung von Gruppen  Binderhierarchie (Standard Case Management)  Strukturierung des Dossiers durch Ordner (Standard Case Management)  Rollen (Standard Case Management)  Rechteparametrisierung durch Forms-Tabelle (Entwicklung)  Workflow (Entwicklung) 24
  25. 25. Projektablauf du projet Avancement 2010 2011 April Mai Juni Juil. Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan. Feb. März AprilAnalyse DCE ProzessDCE Prozess KonzeptMachbarkeitsstudieAnalyse conceptuelle ECMValidierung Konzept Open Text Prototyp 2 TestsitzungenRealisierung PrototypBenutzertests und AnpassungenSchulungAbnahme V 1.0Go Live und Erweiterungen Validation CE 25
  26. 26. Zahlen und Fakten Ressourcen  Kweli: 1-2 Personen  Intern: 3 Personen (Teilzeit) + Ressourcen aus den Departementen 2 Testsitzungen (teilweise Papier + ECM)  Reorganisation des Sitzungszimmers (Netzwerk, Computer+ 22’ Bildschirme)  Projektabnahme nach 2h Sitzung  Testserver -> Produktionsserver  per sofort kein Papier mehr für DCE-Prozess 26
  27. 27. Erweiterungen Projekt ist Opfer seines eigenen Erfolges  Management ist überzeugt von der Lösung  Fülle von Ideen und Anfragen implementieren  Integration der Dokumentenverwaltung in bestehende Eigenentwicklungen (ausser ERP)  Korrespondenzmanagement  weitere Dossierverwaltungen Bereits implementiert  Automatisierung der Verarbeitung einer Entscheidung (DCE) nach der Unterzeichnung (Digitalisierung, Import via Barcode)  Verbesserung der Usability, laufende Verfeinerung / Optimierung von Metadaten, Berechtigungen,…  DPT – Dossierverwaltung / Verwaltung der Entscheidungen der Departementsvorsteher Im Gange  Recordsmanagement  Schnittstelle zum Kantonsarchiv  Rechteverwaltung und Neuorganisation zu Beginn einer Legislaturperiode  Integration LIFERAY Strategie  Analyse der Rahmenbedingungen für eine Erweiterung auf die gesamte Kantonsverwaltung in den nächsten 5 Jahren 27
  28. 28. Warum Open Text? Einer der Marktleader im ECM Sektor Starke Integration SAP - Open Text  Aktive Partnerschaft zwischen den beiden Firmen Open Text = vertrauenswürdiger Anbieter  Archivierung von SAP Dokumenten bereits im Einsatz  Möglichkeit, die bestehende Infrastruktur zu verwenden bzw. darauf aufzubauen  Geleistete Investitionen voll ausschöpfen Modulares, erweiterbares Angebot Prototyp realisiert durch Service cantonal de l’informatique (SCI) (2008) 28
  29. 29. ECM – Technische Komponenten Livelink 9.7.1 / Solaris (seit 4.2012 CS10 / Windows)  Case Management  Extended Workflow  Webreports Open Text Rendition Services  Zusammenführen von verschiedenen Dokumenten in PDF (DCE)  OCR / PDF Renditions Enterprise Scan 29
  30. 30. ECM – Spezifische Entwicklungen Webreports  Portal – User spezifische Links (Startseite)  Bordereau  Dossierstatus – Où est mon dossier?  DCE - Workflowzuweisungen  Automatische Statusübergänge und Verarbeitung Scans Workflow  XSL zur Manipulation von XML-Exporten  Manipulation Case-Status  Eventscripts  Abgleich Case-Workflow -> Case Tasks / Status  Steuerung Case-Berechtigungen  Dynamisches Zuweisen von Step-Performern 30
  31. 31. Bilanz ECM Kostenreduktion – Druck- und Personalkosten (weniger Interne-Post und mehr Automatisierung) Zeitersparnis Sofortige Dossierfreigabe, parallele Verarbeitung Niemand will wieder zurück Einheitlicher und zentralisierter Zugang zu allen Informationen (Vereinfachung der Suche)  Verbesserung der Dossiersuche (Zugänglichkeit)  Verbesserung der (Rück)-Verfolgbarkeit von Dossiers  Verbesserung der Dossierbehandlung  Reduktion von Prozessschritten ohne Mehrwert  Gelegenheit der Prozessoptimierung  Verfügbarkeit einer Datenbank der Entscheidungen des Staatsrates (DCE) 31
  32. 32. Danke / Fragen 32

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