Bundesamt für Kommunikation                            Informatik und OrganisationGeschäftsverwaltung imBAKOMEffizienz im ...
BAKOM                     Geschichte (IT)             Lösung   Erkenntnisse                                               ...
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BAKOM                     Geschichte (IT)             Lösung          Erkenntnisse   Standard GEVERSichten                ...
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Screenshots•     Auf den folgenden Folien finden Sie Screenshots der Applikation, wie sie im      BAKOM eingesetzt wird.• ...
Übersicht Client - Sicht Geschäft                                                                  Unterlagen             ...
Übersicht Client – Sicht Ordnungssystem  Objektstruktur:                                               Ordnungssystem  Ord...
Geschäft (der Ordner, das Dossier)                                                              Kundenadresse             ...
Vorgang (das Subdossier)                                                              Daten Vorgang                       ...
Register (Element zur Strukturbildung)                                                                Daten Register      ...
Unterlage (das „Dokument“)                                                                     Zuordnung                  ...
Variantenverwaltung                                                              Haupt- und Untervarianten                ...
Volltextsuche (Indexdaten und Preview)                         Schnelles und praktisches                        Auffinden ...
Ordnungssystem (Rubrik und Zugriff)                                                              Registraturnummer        ...
Mehrsprachigkeit                     Masken in Deutsch und                     Französisch (+ weitere)  Geschäftsverwaltun...
Telefonnotiz                                                                  Erweiterbar mit                             ...
Belegmaske (Dokumente aus SAP)                                                              Rechnungsbelege aus SAP       ...
Office-Integration  Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft   35  René Meier
Outlook-Integration  Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft   36  René Meier
Web-Client                                                                        Mobile Nutzung:                         ...
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SeGF 2013 | Effiziente Geschäftsabwicklung im Bundesamt für Kommunikation (René Meier)

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Swiss eGovernment Forum 2013 | 5. März 2013 | Referat René Meier

Der GEVER Standard ist auf die Anforderungen der klassischen Tätigkeitsgebiete einer Verwaltungseinheit ausgerichtet. Er definiert nicht oder höchstens ansatzweise die Integration und Interaktion mit Fachsystemen (Backend) und Kunden (Frontend).

Der Vortrag will zeigen, wie das BAKOM schon früh versucht hat, den GEVER Standard, die gesetzlichen Anforderungen, das Massengeschäft und den Einbezug des Kunden unter einen Hut zu bringen; und wie es ihm dabei ergangen ist.

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SeGF 2013 | Effiziente Geschäftsabwicklung im Bundesamt für Kommunikation (René Meier)

  1. 1. Bundesamt für Kommunikation Informatik und OrganisationGeschäftsverwaltung imBAKOMEffizienz im TagesgeschäftRené MeierIS Architekt / ProjektleiterInformatik und OrganisationBundesamt für Kommunikation BAKOM5. März 2013 | Swiss eGovernment Forum
  2. 2. BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER Standard GEVEREckdatenGründung am 1. April 1992 mit ca. 40 MitarbeiterInnenSechs Standorte• Hauptsitz in Biel• Aussenstellen in Genf, Zürich, Bernex, Châtonnaye und GudoRund 300 MitarbeiterInnen• davon im Schnitt 12 Auszubildende• 35 % Frauen• 60% deutsch, 30% französisch, 5% italienisch, 5% andere• Durchschnittsalter 45 JahreDetails unter www.BAKOM.admin.ch/org/Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 2René Meier
  3. 3. BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER Standard GEVERMission• Bevölkerung und Wirtschaft mit qualitativ hochstehenden Angeboten im Fernmeldebereich versorgen.• Wirksamen und nachhaltigen Wettbewerb fördern.• Schweiz mit vielfältigen Radio- und Fernsehprogrammen flächendeckend versorgen .• Voraussetzungen schaffen für • Entwicklung, Einsatz und Nutzung von • innovativen Technologien und Dienstleistungen • in Telekommunikation und Rundfunk.• Wichtigen Beitrag leisten zur • gesellschaftlichen, politischen, technischen und wirtschaftlichen Entwicklung in der Schweiz.Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 3René Meier
  4. 4. BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER Standard GEVERAufgabenBetreuen / Überwachen:• Radio und Fernsehen• Telekommunikationsdienste• Frequenzspektrum• FernmeldeanlagenSicherstellen:• wirksamen Wettbewerb• Spiel der Marktkräfte Quelle: Google MapsErteilen / Zuteilen:• Konzessionen, Adressierungs-• und NummerierungselementeRegistrieren / Durchführen:• Dienste, VerfahrenGeschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 4René Meier
  5. 5. BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER Standard GEVERÜberleben 1998 2001 2007 2009Übernahme der regulatorischen Aufgaben (Anfang 1998)• Von der damaligen Telecom PTT• Personal von 45 auf 200 Personen aufgestockt• Verschiedene Kulturen, nicht optimierte Prozesse• Stark heterogene Informatik-LandschaftStart Projekt „Applikationsarchitektur 2001“ (Mitte 1998)• Neue, homogene Informatik-Landschaft• Harmonisierung der Applikationen• „Sauberes“ Datenmodell• DatenmigrationGeschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 5René Meier
  6. 6. BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER Standard GEVERStrukturieren und Bauen 1998 2001 2007 2009Start der Umsetzungsprojekte (Anfang1999)• Geschäftsverwaltung (VBS)• Dokumentenmanagement und Archiv (ECM)• Fachapplikationen: • Konzessionierung Funk (KOS) • Nummerierung- und Adressierung (ENDB) • Frequenzplanung und –verwaltung (TIS)• Schnittstellen zu SAP• GoLive (September 2001)  Automatisierte ProzesseUmsetzung weiterer Fachapplikationen 2002 bis 2009Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 6René Meier
  7. 7. BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER Standard GEVERÖffnung nach aussen 1998 2001 2007 2009eOFCOM (Anfang 2007)• Kundenportal im Internet (www.eBAKOM.admin.ch)• Erste Produkte online beziehbar• Interaktive Abfragen auf Produktdatenbanken• Erste eGov Elemente • Access and Identity Management (AIM), ePayment (ePAY), Address Verification Service (AVES).BAKOM Online (Mai 2011)• Stark erweitertes Produkteangebot• Weitere eGov Elemente • eBillingIn, eBillingOut, Document Delivery Service (DDS)Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 7René Meier
  8. 8. BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER Standard GEVERÖffnung nach innen 1998 2001 2007 2009Standard GEVER-Kompatibilität (Anfang 2008)• Anpassungen an die Anforderungen der Vorgaben zur Aktenführung Bund• GEVER Bund konformes Datenmodell• GoLive (Nov. 2009)  Unstrukturierte/ad hoc ProzesseErweiterung mit Schnittstellen (Anfang bis Ende 2011)• eCH-0039: eGov Schnittstelle für Dossiers und Dokumente• SIP BAR: elektronische Ablieferung an das BundesarchivGeschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 8René Meier
  9. 9. BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER Standard GEVERAnforderungen• Erfüllt die Anforderungen an den Aktenführungsprozess Bund.• Standard GEVER Bund konformes Metadatenmodell.• Steuerbar über die Fachanwendungen des BAKOM.• Verschiedene Sichten (Geschäft, Registratur etc.)• Ergonomischer Umgang mit Dokumenten im Tagesgeschäft.• Gute Integration in die Office Umgebung des Bundes.• Umfassende Suchfunktionen über Metadaten und Volltext.• Professionelle Texterkennung und Indexierung bei gescannten Dokumenten.• Mobile Nutzung auf Reisen und bei Telearbeit.• Umfassendes Vorlagenangebot mit automatischer Übernahme der Metadaten.Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 9René Meier
  10. 10. BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER Standard GEVERZiele• Der Benutzer soll Spass an seinen Werkzeugen haben.• Systematisches Ablegen von geschäftsrelevanten Informationen (Metadaten und Dokumente).• Rasches Auffinden von Informationen, auch unscharf.• Schnelle Informationsvermittlung (Auskunftspflicht).• Aktivitäten in einem Geschäft lassen sich rückverfolgen.• Änderung an Dokumenten sind protokolliert.• Unterstützt alle Geschäftsarten (Kundengeschäfte, bundesinterne Geschäfte, Geschäfte mit Projektcharakter).Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 10René Meier
  11. 11. BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER Standard GEVERUmsetzungAufteilung in vier Hauptsysteme:• OS|ECM: Plattform • für die Verwaltung sämtlicher Informationen und • zur Steuerung der ad hoc Prozesse.• VBS: Plattform • für die Geschäfts-/Kundenverwaltung und • zur Integration der Fachapplikationsmodule.• Kundenportal: Plattform • für die Kunden- und Prozessanbindung.• SAP R/3: Platfform • für alle finanztechnischen und • vertreibstechnischen Belange.Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 11René Meier
  12. 12. BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER Standard GEVERLogische ArchitekturGeschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 12René Meier
  13. 13. BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER Standard GEVERMengengerüstStand: Februar 2013 Objekt Anzahl Geschäfte 375‘000 Vorgänge 1‘415‘000 Dokumente (Unterlagen, Belege, Mails) 5‘220‘000 Positionen im Ordnungssystem (Registraturplan) 1250 Vorlagen VBS (de fr it en) 1‘000 Vorlagen OS|ECM (de fr it en) 200 Metadaten in OS|ECM 35 GB Dateien in OS|ECM 220 GB Fachapplikationsdaten in VBS 5 GBGeschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 13René Meier
  14. 14. BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER Standard GEVERBetriebsumgebung OS|ECM System Server Plattform Anzahl Produktion Applikationsserver im Loadbalancing WS2003 3 Webapplikationsserver Tomcat 1 Abnahme Applikationsserver WS2003 1 Webapplikationsserver Tomcat 1 Test Applikationsserver WS2003 1 Webapplikationsserver Tomcat 1 Alle Server laufen virtuell auf einem VmWare ESX Cluster. Das Produktionssystem wird von sämtlichen MitarbeiterInnen des BAKOM verwendet.Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 14René Meier
  15. 15. BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER Standard GEVEROrganisatorisch Die Einführung eines ECM-Systems ist immer primär ein Organisationsprojekt und braucht das Commitment der GL. Die Geschäftsprozesse, das Datenmodell und die Sichten darauf müssen hinreichend bekannt sein, bevor das System konfiguriert oder entwickelt wird. Der Benutzer beurteilt eine ECM-Lösung nur nach Ergonomie, Performance und der Integration in „seine Umgebung“ (Fachapplikation / Office / Outlook). Benutzer ins Boot holen, während des Projekts, aber auch danach (Anwenderforum / Changeboard).Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 15René Meier
  16. 16. BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER Standard GEVERTechnisch Rechtzeitig mindestens eine Idee der Gesamtarchitektur für Module, Applikationen und Daten(modell) entwerfen, heutige und absehbare Schnittstellen berücksichtigen. Klein beginnen, kontinuierlich verfeinern und erweitern. Keine reinen Textfelder, sondern Kataloge (diskrete Wertelisten und -bäume) einsetzen. Professionelles Vorlagenmanagement, wenn möglich zentralisiert (Know-How, Qualität). Ein Datenbank-Guru kann Wunder wirken.Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 16René Meier
  17. 17. BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVERStandard GEVER Bund• Stärken • Schwächen • In sich abgerundet • Nur ein • Ausführlich Standardprodukt dokumentiert • Fehlende Standards • Gut auf „klassische“ für Schnittstellen Verwaltungsaufgaben • Nur eine Sicht auf die eingerichtet Objekte • Kundenverwaltung nicht im StandardGeschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 17René Meier
  18. 18. BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVERNur ein Standardprodukt• Generelles Problem bei „Produktestandards“• Kaum Potential zur Kostenoptimierung• Gefahr eines Vendor Lock-in• Weitere Player wären verfügbar  Konkurrenz belebt das GeschäftGeschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 18René Meier
  19. 19. BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVERSchnittstellenstandards • Viele Schnittstellen, aber keine Standards • Führt zu einer do it yourself Mentalität … • … und damit zu hohen Kosten … • … und zu grossen Migrationsaufwänden. Quelle: Standard A290 GEVERGeschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 19René Meier
  20. 20. BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVERSichten • Der GEVER-Standard kennt nur das Ordnungssystem • Das BAKOM handelt meist in Geschäften und Vorgängen • Der Kunde möchte seine eigene Sicht(en), z.B. Produktesicht Quelle: GEVER System BAKOMGeschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 20René Meier
  21. 21. BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVERKundenverwaltung • Nicht Teil des GEVER Standards • Zentrales Element einer (Bundes)Architektur • Unterschschiedliche Implementationen in den verschiedenen GEVER-ProduktenQuelle: Standard I017 GEVER MetadatenGeschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 21René Meier
  22. 22. Screenshots• Auf den folgenden Folien finden Sie Screenshots der Applikation, wie sie im BAKOM eingesetzt wird.• Wie das in Zukunft aussehen könnte, sehen Sie am Stand der OPTIMAL SYSTEMS Schweiz AG. Ein kleines Beispiel vorab:Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 22René Meier
  23. 23. Übersicht Client - Sicht Geschäft Unterlagen Dossierstruktur eines Geschäftes Objektstruktur: Schränke Geschäft Preview Dokumente Vorgang Register Unterlagen Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 23 René Meier
  24. 24. Übersicht Client – Sicht Ordnungssystem Objektstruktur: Ordnungssystem Ordnungssystem Registraturplan Gruppentitel nach BAR Preview Rubriken Indexdaten Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 24 René Meier
  25. 25. Geschäft (der Ordner, das Dossier) Kundenadresse Rollen Zugriff Berechtigungen Daten Geschäft Verantwortliche Termine Status weitere Merkmale Suchkriterien Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 25 René Meier
  26. 26. Vorgang (das Subdossier) Daten Vorgang Verantwortliche Fälligkeit Status weitere Merkmale Suchkriterien Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 26 René Meier
  27. 27. Register (Element zur Strukturbildung) Daten Register Freie Struktur Dient der visuellen Unterteilung der Dossiers Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 27 René Meier
  28. 28. Unterlage (das „Dokument“) Zuordnung Lese- und Schreibrechte Daten Unterlage Autor und Unterschrift Nachvollziehbarkeit Bearbeitungshistorie Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 28 René Meier
  29. 29. Variantenverwaltung Haupt- und Untervarianten Bearbeitung in Word Schlussdokument in PDF Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 29 René Meier
  30. 30. Volltextsuche (Indexdaten und Preview) Schnelles und praktisches Auffinden von Dokumenten Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 30 René Meier
  31. 31. Ordnungssystem (Rubrik und Zugriff) Registraturnummer Titel Klassifizierung Öffentlichkeitsstatus Archivwürdigkeit Berechtigungen Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 31 René Meier
  32. 32. Mehrsprachigkeit Masken in Deutsch und Französisch (+ weitere) Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 32 René Meier
  33. 33. Telefonnotiz Erweiterbar mit praktischen Objekttypen nach Bedarf Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 33 René Meier
  34. 34. Belegmaske (Dokumente aus SAP) Rechnungsbelege aus SAP über SAP zertifizierten „Archiv-Link ®“ Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 34 René Meier
  35. 35. Office-Integration Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 35 René Meier
  36. 36. Outlook-Integration Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 36 René Meier
  37. 37. Web-Client Mobile Nutzung: Standardclient über Breitband WEB-Client für langsame Verbindungen Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft 37 René Meier

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