Digitale Stadtverwaltung                  OltenErst die Organisation, dann das Systeminfo society days 2013   Markus Dietl...
Inhalt• Wie alles begann...• Vorgehen• Das neue Ordnungssystem• Wie geht es weiter?• Das haben wir gelernt
„Sie haben irgendwann dieSchreibmaschine durch den    Computer ersetzt. Sonst ist alles beim Alten        geblieben.“
Das neue Ordnungssystem00   Grundlagen und Führung01   Support und Ressourcen02   Öffentliche Sicherheit und Register03   ...
Die Grundlagen
Eine neue „Philosophie“bisher         Präsidium       Bau          Finanzen   Bildung   Sicherheit   Soziales             ...
Eine neue „Philosophie“neu         Präsidium          Führung          Bau                         Support         Finanze...
Zugriffsberechtigungen           Ordnungssystemposition_                                                             Ordnu...
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Unsere Ziele1. Wir wollen aktuelle, richtige, beweis- und   revisionstaugliche Informationen für   unsere tägliche Verwalt...
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Unsere Ziele3. Alle geschäftsrelevanten Informationen  werden künftig in einer einzigen – wenn  immer möglich – elektronis...
Aufwand und ErtragZwar (in Startphase) Mehraufwand,vor allem aber Mehrertrag:- Lückenlose Dokumentation nach  Geschäften, ...
„Zusatzertrag“- „Ausmisten“- Überprüfung und Standardisierung von  Prozessen- Förderung eines gesamtheitlichen  Denkens
Empfehlungen- Transparente Kommunikation- Einbezug Stadtrat und operative Führung- Direktionsinterne Records Manager/innen...
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SeGF 2013 | Digitale Stadtverwaltung Olten - Erst die Organisation, dann das System (Markus Dietler)

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Swiss eGovernment Forum | 6. März 2013 | Referat Markus Dietler

Im Februar 2011 hat der Stadtrat von Olten beschlossen, das Projekt «digitale Geschäftsverwaltung und Langzeitarchivierung» zu lancieren. Mit Stand Frühjahr 2013 steht das Projekt kurz vor Abschluss des Projektes 3 von 5. Da bei der Stadtverwaltung Olten das Organisations-orientierte Vorgehen gewählt wurde, sind vor der Evaluierung eines Systems alle organisatorischen Vorarbeiten wie das Definieren und Umsetzen des Ordnungssystems, der Erlass von entsprechenden Reglementen und konzeptionellen Grundlagen bzw. Guidelines sowie die Definition von ausgewählten Führungs-, Kern- und Supportprozessen erledigt worden. Zusätzlich wurde die Zwischenlösung für die zentrale, Ordnungssystem-basierte Zwischenablage für die ersten Direktionen etabliert. Parallel zum Projekt 3 wurde mit der Evaluation eines Records Management Systems begonnen. Herr Dietler als Gesamtverantwortlicher des Projektes wird in seinem Referat auf folgende Fragestellungen eingehen:

- Worin liegt die Motivation der Stadtverwaltung zur Umsetzung und welche konkreten Erwartungen bestehen an das Projekt «digitale Geschäftsverwaltung und Langzeitarchivierung»?
- Wieso wählte die Stadtverwaltung Olten das Organisationsbasierte Vorgehen und wieso wird eine Zwischenlösung aufgebaut?
- Welche Projekterfahrungen konnten bei der Umsetzung des neuen Ordnungssystems, bei der Definition von Prozessen und beim Aufsetzen der Zwischenlösung gesammelt werden?
- Gibt es positive Aspekte und würde man aus heutiger Sicht gewisse Punkte anders umsetzen?
- Welche Schritte sind noch geplant?

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SeGF 2013 | Digitale Stadtverwaltung Olten - Erst die Organisation, dann das System (Markus Dietler)

  1. 1. Digitale Stadtverwaltung OltenErst die Organisation, dann das Systeminfo society days 2013 Markus Dietler, Stadtschreiber 2013-03-06
  2. 2. Inhalt• Wie alles begann...• Vorgehen• Das neue Ordnungssystem• Wie geht es weiter?• Das haben wir gelernt
  3. 3. „Sie haben irgendwann dieSchreibmaschine durch den Computer ersetzt. Sonst ist alles beim Alten geblieben.“
  4. 4. Das neue Ordnungssystem00 Grundlagen und Führung01 Support und Ressourcen02 Öffentliche Sicherheit und Register03 Bildung, Sport und Kultur04 Soziales, Gesellschaft und Gesundheit05 Arbeit, Bauen und Wirtschaft06 Stadtplanung, Energie, Mobilität, Umwelt07 Öffentliche Finanzen und Steuern
  5. 5. Die Grundlagen
  6. 6. Eine neue „Philosophie“bisher Präsidium Bau Finanzen Bildung Sicherheit Soziales Organisation Fahrzeuge Mobiliar Baubewilligung
  7. 7. Eine neue „Philosophie“neu Präsidium Führung Bau Support Finanzen Aufgaben Bildung Aufgaben Sicherheit Aufgaben Aufgaben Soziales Organisation Organisation Fahrzeuge__ Bau Mobiliar Baubewilligung
  8. 8. Zugriffsberechtigungen Ordnungssystemposition_ Ordnungssystemposition_ Informationszugang: Informationszugang: Bearbeiten intern Lesen intern Nummer Titel00 Grundlagen und Führung CCRM Stadtverwaltung00-00 Allgemeines CCRM Stadtverwaltung00-01 Recht CCRM Stadtverwaltung00-01-00 Allgemeines OLT_Stadtpräsidium_150 & Stadtverwaltung OLT_Stadtpräsidium_23000-01-01 Internationales Recht OLT_Stadtpräsidium_150 & Stadtverwaltung OLT_Stadtpräsidium_23000-01-02 Eidgenössisches Recht OLT_Stadtpräsidium_150 & Stadtverwaltung OLT_Stadtpräsidium_230
  9. 9. Wie geht es weiter?Legende Projektfreigabe Ergebnis Projekt Meilenstein Projektfreigabe Projektfreigabe Projektfreigabe Projektfreigabe Projektfreigabe Projektfreigabe IST- Ordnungssystem Analyse MetadatenGrobplan Ziele Berechtigung RM-Policy Pflichtenheft RM eingeführt E-Gov ready Verträge Weisung RM-Produkt Weitere Weitere Projektplan Prozesse ausschreiben Prozesse Prozesse Org. Evaluations Weitere Konzept -bericht ProzesseProjekt I Projekt II Projekt III Projekt IV Projekt V Projekt VIInitiali- Vom IST Organisatorische Vor- Einführung RM Evaluation Prozessesieren Zum SOLL aussetzungen schaffen Bereinigung Evaluation RM 2011/12 2014 2014/15
  10. 10. Unsere Ziele1. Wir wollen aktuelle, richtige, beweis- und revisionstaugliche Informationen für unsere tägliche Verwaltungsarbeit erstellen und sicherstellen.
  11. 11. Unsere Ziele2. Wir wollen in den nächsten fünf Jahren sukzessive verwaltungsintern und im Verkehr mit Externen den medienbruch- freien Informationsaustausch (das heisst ohne mehrfache Neuerfassung der Daten) aufbauen, pflegen und weiterentwickeln.
  12. 12. Unsere Ziele3. Alle geschäftsrelevanten Informationen werden künftig in einer einzigen – wenn immer möglich – elektronischen Original- fassung in Dossiers und Geschäften erfasst, bearbeitet, gespeichert, gesetz- lich aufbewahrt und an das Stadtarchiv digital abgeliefert und dort erschlossen.
  13. 13. Aufwand und ErtragZwar (in Startphase) Mehraufwand,vor allem aber Mehrertrag:- Lückenlose Dokumentation nach Geschäften, weniger „Suchaufwand“- Keine Doppelspurigkeiten mehr dank übergreifenden Zugriffsberechtigungen- Reduktion der Papierflut- Effizientere Archivierung- Allgemein Effizienzgewinn
  14. 14. „Zusatzertrag“- „Ausmisten“- Überprüfung und Standardisierung von Prozessen- Förderung eines gesamtheitlichen Denkens
  15. 15. Empfehlungen- Transparente Kommunikation- Einbezug Stadtrat und operative Führung- Direktionsinterne Records Manager/innen- Pioniere wichtig, aber keine „Abheber“- Zeit lassen
  16. 16. Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit!info society days 2013 2013-03-06
  17. 17. Personalzeitung u. orientierung
  18. 18. Competence Center RM

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