PUBLIS Public Info Service AG   Publis ePool Social Media, 24. Januar 2013   Seite 1
PUBLIS                                Public Info Service AG                                die Organisation von          ...
Agenda                                1. Portrait der Gemeinde Densbüren (RP)                                2. Ausgangsla...
Portrait der Gemeinde Densbüren                                - Aargauer Gemeinde mit 700 Einwohner                      ...
Ausgangslage                                - Aus GR-Entscheiden werden direkt keine Aufgaben und                         ...
Projekt-Fragestellungen                                Ist der Einsatz einer GEVER-Lösung grundsätzlich sinnvoll?         ...
IST-Aufnahme und Interviews                                - Technische Bestandesaufnahme durch Verwaltung                ...
Vereinfachte Darstellung der Beziehungen und                                Prozesse innerhalb der VerwaltungPUBLIS Public...
Verbesserungspotential allgemein                                - Termin- und Pendenzenkontrolle; Vereinheitlichen der Inh...
Verbesserungspotential Verwaltung                                − Informationsfluss nach innen und aussen                ...
Ziel: Abteilungsübergreifender Prozess- und                                Datenaustausch                                 ...
Organisatorische Massnahmen                                - Neuregelung der Kompetenzen zwischen Gemeinderat und         ...
Technische Massnahmen                                - Bereitstellen einer GEVER-Lösung mittels                           ...
Projekt-Verlauf                                 - Phase 1: Vorabklärungen Einsatz GEVER-System                            ...
Neue Lösung heute                                Seit 1. Januar 2012                                - Zuständigkeiten und ...
Abschluss und Fragen                                Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit                                Pub...
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SeGF 2013 | Der Weg zur digitalen Geschäftsverwaltung der Gemeinde Densbüren (Ralf Pfaff & Beat Neuenschwander)

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Swiss eGovernment Forum 2013 | 6. März 2013 | Referat Ralf Pfaff & Beat Neuenschwander

Der Gemeinderat Densbüren hielt zu Beginn der Amtsperiode 2010 - 2013 fest, dass er einen besseren Überblick über Geschäfte, Prozesse und Termine will.
In einem zweieinhalbjährigen Prozess wurde unter Mithilfe eines externen Beraters mustergültig mit Milestones (Organigramm, Kompetenzordnung, Work-flows, zeitgemässer Registraturplan, Pflichtenheft für Software) eine GEVER-Lösung evaluiert, die nun eingeführt wird.

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  1. 1. PUBLIS Public Info Service AG Publis ePool Social Media, 24. Januar 2013 Seite 1
  2. 2. PUBLIS Public Info Service AG die Organisation von Gemeinden für Gemeinden Der Weg zur digitalen Geschäftsverwaltung der Gemeinde Densbüren info society days vom 6. März 2013 in Bern Ralf Pfaff, Leiter Finanzen, Gemeinde Densbüren (RP) Beat Neuenschwander, Projektleiter, Publis (BN)PUBLIS Public Info Service AG Publis ePool Social Media, 24. Januar 2013 Seite 2
  3. 3. Agenda 1. Portrait der Gemeinde Densbüren (RP) 2. Ausgangslage (RP) 3. Projekt-Fragestellungen (RP) 4. IST-Aufnahme und Interviews (BN) 5. Verbesserungspotential (BN) 6. Organisatorische und technische Massnahmen (BN) 7. Projektübersicht (RP) 8. Abschluss und Fragen (alle)PUBLIS Public Info Service AG Publis ePool Social Media, 24. Januar 2013 Seite 3
  4. 4. Portrait der Gemeinde Densbüren - Aargauer Gemeinde mit 700 Einwohner - 4 hauptamtliche Angestellte - 1 Gemeindeschreiber - 1 Leiter Finanzen - 1 Bauamt/Forst - 1 Wasserversorgung/Liegenschaften - 5 nebenamtliche Gemeinderatsmitglieder - Kein Parlament (Einwohnergemeindeversammlung)PUBLIS Public Info Service AG Publis ePool Social Media, 24. Januar 2013 Seite 4
  5. 5. Ausgangslage - Aus GR-Entscheiden werden direkt keine Aufgaben und Pendenzen generiert - Aufgaben- und Pendenzenkontrolle für Gemeinderat und Verwaltung fehlt. Es gehen Arbeiten vergessen oder werden nur mit grosser zeitlicher Verzögerung erledigt Finanzielle Auswirkungen möglich - Gemeinderat reagiert mehr als agiert - Gemeinderäte werden zu spät in Entscheidfindungsprozess eingebunden - Arbeitsabläufe sind nicht dokumentiert und können nur erschwert nachvollzogen werden - Das Archiv ist auf dem Registraturplan von 1954 aufgebaut, dieser ist nicht mehr zeitgemässPUBLIS Public Info Service AG Publis ePool Social Media, 24. Januar 2013 Seite 5
  6. 6. Projekt-Fragestellungen Ist der Einsatz einer GEVER-Lösung grundsätzlich sinnvoll? - Ist die heutige Organisationsform zweckmässig? Können die vorliegenden Prozesse übernommen werden oder müssen die Prozesse angepasst werden? Mit welchem Aufwand? - Welche Massnahmen sind organisatorisch zu treffen, damit die Einführung eines GEVER-Systems zum Erfolg werden kann? - Welche personellen Massnahmen sind notwendig, um eine erfolgreiche Einführung des GEVER-Systems in Aussicht stellen zu können? - Welches Einsparpotential und welche Verbesserungspotentiale ergibt sich für die Verwaltung daraus und bis wann sind die Kosten amortisiert? - Welche Investitionen und Kosten müssen in welchem Zeitrahmen vorgesehen werden?PUBLIS Public Info Service AG Publis ePool Social Media, 24. Januar 2013 Seite 6
  7. 7. IST-Aufnahme und Interviews - Technische Bestandesaufnahme durch Verwaltung - Organisatorische Bestandesaufnahme durch Verwaltung - Interviewpartner aus Verwaltung und Politik Sinn und Zweck - Kompetenzen erkennen - IST-Arbeitsabläufe erkennen - Beziehungen der verschiedenen Beteiligten erkennen - Elektronische Hilfsmittel sind bekannt (Rahmen)PUBLIS Public Info Service AG Publis ePool Social Media, 24. Januar 2013 Seite 7
  8. 8. Vereinfachte Darstellung der Beziehungen und Prozesse innerhalb der VerwaltungPUBLIS Public Info Service AG Publis ePool Social Media, 24. Januar 2013 Seite 8
  9. 9. Verbesserungspotential allgemein - Termin- und Pendenzenkontrolle; Vereinheitlichen der Inhalte und Übersicht schaffen - Prozesse nachvollziehbar machen - Gemeinderats- und Kommissions-Geschäfte; Prozesse vereinfachen, Ressortchefs in Entscheidfindungsprozess zeitgerecht einbinden - Prozesse in neuem System abbildenPUBLIS Public Info Service AG Publis ePool Social Media, 24. Januar 2013 Seite 9
  10. 10. Verbesserungspotential Verwaltung − Informationsfluss nach innen und aussen − Verbesserung Wissenstransfer − Geschäftsorganisation Gemeinderat − Aus GR-Entscheide sind Aufträge zu generieren, Termine zu verwalten und Informationen weiter zu geben − Protokollauszüge für GR elektronisch zur Verfügung stellen − Einbindung der Sachabteilungen vorzeitig in Entscheidungsprozesse GR (Gemeinderat)PUBLIS Public Info Service AG Publis ePool Social Media, 24. Januar 2013 Seite 10
  11. 11. Ziel: Abteilungsübergreifender Prozess- und Datenaustausch Bauamt Externer Gemeindekanzlei Finanzverwaltung Schule Brunnenmeister Bauberater GeSoft GeSoft EWK Finanzen Diverse Diverse Diverse GIS STAG Steuern Abteilungsübergreifender Prozess- und DatenaustauschPUBLIS Public Info Service AG Publis ePool Social Media, 24. Januar 2013 Seite 11
  12. 12. Organisatorische Massnahmen - Neuregelung der Kompetenzen zwischen Gemeinderat und Verwaltung - Registraturplan erneuern - Internes Kontroll-System (IKS) aufbauen - Einheitliche Dokumentation der ProzessePUBLIS Public Info Service AG Publis ePool Social Media, 24. Januar 2013 Seite 12
  13. 13. Technische Massnahmen - Bereitstellen einer GEVER-Lösung mittels Submissionsverfahren - Bedarfsgerechte Anpassung der elektronischen HilfsmittelPUBLIS Public Info Service AG Publis ePool Social Media, 24. Januar 2013 Seite 13
  14. 14. Projekt-Verlauf - Phase 1: Vorabklärungen Einsatz GEVER-System - Phase 2: Erarbeiten GEVER-Grobkonzept, Prozessmodellierung, Kompetenzregelung - Phase 3: Evaluationsprozess GEVER-System - Phase 4: Umsetzungsphase und Einführung GEVER - Phase 5: Produktivbetrieb Registraturplan Kompetenzregelung Prozessmodellierung 1 2 3 4 5 Q1 2011 Q2 2011 Q3 2011 Q4 2011 Q1 2012 Q2 2012 Q3 2012 Q3 2012 Q4 2012 Q1 2013PUBLIS Public Info Service AG Publis ePool Social Media, 24. Januar 2013 Seite 14
  15. 15. Neue Lösung heute Seit 1. Januar 2012 - Zuständigkeiten und Kompetenzen sind geregelt - Neuer Registraturplan im Einsatz Seit 1. Januar 2013 - GEVER produktiv - Alle eingehenden Geschäfte werden elektronisch abgewickelt - Alle neuen Pendenzen sind vollumfänglich erfasst und terminiertPUBLIS Public Info Service AG Publis ePool Social Media, 24. Januar 2013 Seite 15
  16. 16. Abschluss und Fragen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Publis Public Info Service AG Gemeinde Densbüren Niederlenzerstrasse 25 Hauptstrasse 19 5600 Lenzburg 5026 Densbüren 062 888 50 05 062 867 87 67 www.publis.ch www.densbueren.ch beat.neuenschwander@publis.ch ralf.pfaff@densbueren.chPUBLIS Public Info Service AG Publis ePool Social Media, 24. Januar 2013 Seite 16

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