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Vorbereitungen                                                                     1.       Traktanden werden vorbereitet ...
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SeGF 2013 7x24 Sitzungsmanagement - Digitale Aktenauflage von zu Hause aus (Katja Schmid)

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Swiss eGovernment Forum | 6. März 2013 | Referat Katja Schmid

Durch den Einsatz von digitalen Werkzeugen können bisherige papiergesteuerte Verwaltungsprozesse noch effizienter gestaltet werden. Durch ein 7x24 Sitzungsmanagement Tool können nicht nur Gemeindeschreiber, sondern auch alle Exekutivmitglieder, Kommissionen, das Parlament und das Verwaltungspersonal profitieren.

Die einfache und bequeme Erstellung von Protokollen sowie die Vorbereitung von Sitzungen erfolgt schon länger mit Unterstützung von Software (MS Word, Protokollverwaltung Software, etc.). Die Aktenauflage hingegen erfolgt heute mehrheitlich in Papierform im Gemeindehaus.

Mit der elektronischen Geschäftsverwaltungssoftware von Ruf erfolgt die Aktenauflage ebenfalls während 7x24 Stunden von zu Hause aus. Änderungen und Ergänzungen können jederzeit transparent nachverfolgt werden.

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SeGF 2013 7x24 Sitzungsmanagement - Digitale Aktenauflage von zu Hause aus (Katja Schmid)

  1. 1. 7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflagevon zu Hause ausSandra SteinemannTeamleiterin eServicesKatja SchmidSenior Projektleiterin eServices
  2. 2. 7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus Vorteile der digitalen Aktenauflage Enorme Einsparnis von Papier und Zeit Einfaches Handling Informationen sind übersichtlich abrufbar Gewährung Datenschutz Medium unabhängig© Ruf Informatik AG 06.03.2013 2013 - Info Society Days 2
  3. 3. 7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus Durchführung einer Gemeinderatssitzung ohne digitale AktenauflageVorbereitungen1. Traktanden werden vorbereitet2. Unterlagen zusammengesucht Digitale Aktenauflage3. Anträge erfasst4. Traktandenliste erstellen5. Sitzungseinladung versendenSitzung durchführen6. Beschlüsse erfassen7. Protokoll erstellen und versenden© Ruf Informatik AG 06.03.2013 2013 - Info Society Days 3
  4. 4. Vorbereitungen 1. Traktanden werden vorbereitet 2. Unterlagen zusammengesucht 7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus 3. Anträge erfasst 4. Traktandenliste erstellen 5. Sitzungseinladung versenden Praxis – Vorbereitung Traktanden, Geschäftsfall vorbereiten© Ruf Informatik AG 06.03.2013 2013 - Info Society Days 4
  5. 5. Vorbereitungen 1. Traktanden werden vorbereitet 2. Unterlagen zusammengesucht 7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus 3. Anträge erfasst 4. Traktandenliste erstellen 5. Sitzungseinladung versenden Praxis – Traktandenliste erstellen und Sitzungseinladung versenden© Ruf Informatik AG 06.03.2013 2013 - Info Society Days 5
  6. 6. 7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus Live Demo© Ruf Informatik AG 06.03.2013 2013 - Info Society Days 6
  7. 7. 7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus Praxis – Akteneinsicht über Internet© Ruf Informatik AG 06.03.2013 2013 - Info Society Days 7
  8. 8. 7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus Kreislauf digitale Aktenauflage Traktandeneinreichung Traktandeneinreichung Sitzungsvorbereitung Versand Protokoll, Beschlüsse, neue Sitzungsvorbereitung Traktandenliste Sitzungsdurchführung Versand Protokoll, Beschlüsse, neue Traktandenliste Sitzungsdurchführung© Ruf Informatik AG
  9. 9. 7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus Zusammenfassung und Schlusswort Effiziente Verwaltungsprozesse externer Zugriff Hardware unabhängig Lese- und Bearbeitungsmöglichkeiten Änderungen jederzeit transparent nachvollziehbar© Ruf Informatik AG 06.03.2013 2013 - Info Society Days 9
  10. 10. 7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit© Ruf Informatik AG 06.03.2013 2013 - Info Society Days 10

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