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Der Office Excellence Award 2010 wird in drei Kategorien vergeben.


Kategorie A: „Beste B...
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         Grundlegende Idee zu Office Excellence

         Office Excellence bietet ein Syst...
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         Anleitung zur Selbsteinschätzung:


         Schritt 1: Festlegung des betrachtete...
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5. Papierablage          Wi...
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14. Visualisierungs-Tafeln ...
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16. Innovative Büros – Raum...
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17. Innovative IT- und Komm...
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1. Projektorganisation           Produktivität...
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2. Mitarbeiterinformation             Tue Gute...
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3. Verschwendungsbewusstsein                  ...
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4. Kontinuität       „Office Excellence“ ist f...
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     Bestes Verbesserungsprogramm




5. Umsetzungsdynamik                  Wir nehm...
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6. Aktive Aktionen für mehr Ordnung           ...
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                              Umgesetzte
     ...
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     Bestes Verbesserungsprogramm




8. Methoden zur Prozessoptimierung            ...
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9. Schulungen und Training der Mitarbeiter zum...
Office Excellence Award – Kategorie B
     Bestes Verbesserungsprogramm




10. Multiplikatoren in den Abteilungen und Ber...
Office Excellence Award – Kategorie B
     Bestes Verbesserungsprogramm




11. Methodenkompetenz - Methodenbaukasten
    ...
Office Excellence Award – Kategorie B
     Bestes Verbesserungsprogramm




12. Benchmarking            Mit den Besten mes...
Office Excellence Award – Kategorie C
     Dimension der Umsetzung – Roll-out




         In der Kategorie C wird der Umf...
Office Excellence Award – Kategorie C
           Dimension der Umsetzung – Roll-out


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OE Award 2010

  1. 1. Benchmarking- und Transferprojekt Office Excellence Award 2010 Bewerbungsunterlagen Kategorie A: „Beste Büroorganisation“ Kategorie B: „Bestes Verbesserungsprogramm“ Kategorie C: „Dimension der Umsetzung“ macils
  2. 2. Office Excellence Award 2010 Der Office Excellence Award 2010 wird in drei Kategorien vergeben. Kategorie A: „Beste Büroorganisation – Qualität der Büroarbeit / Ist-Zustand“ Hier wird in einer moderierten Selbsteinschätzung die aktuelle Situation der Büros, der Abläufe und der Büros Arbeitskultur abgebildet. Die Selbsteinschätzung basiert in jedem Themenfeld auf den vorgegebenen Aussagen, Beispielen und Zielrichtungen, so dass die Einschätzungen vergleichbar sind. In dieser Kategowie sollten Büroeinheiten oder Abteilungen in der Größe bis zu 100 Mitarbeiter teilnehmen. Ausgezeichnet wird die beste Büroorganisation. Kategorie B: „Bestes Verbesserungsprogramm – Dynamik im KVP“ Hier wird wieder in einer Selbsteinschätzung die Qualität und Dynamik des Verbesserungsprogramms bewertet. Hierzu gehört der eigentliche Weg und die Projektstruktur, aber auch die eingesetzten Methoden und Werkzeuge zur „Kontinuierlichen Verbesserung“ der Büroarbeit in Richtung Office Excellence. Wesentlich ist hier die Systematik und das Verbesserungsprogramm an sich und weniger die aktuelle Ist- Situation. Hier sollten Werke, bzw. Unternehmen als Ganzes teilnehmen. Ausgezeichnet wird das beste Office Excellence Programm. Kategorie C: „Dimension der Umsetzung – Roll-out“ Hier geht es um den Umfang und die Dimension des Veränderungsprozesses. Wie umfassend ist der Roll- out? Wie viele Aktionen und Workshops werden durchgeführt? Wie viele Mitarbeiter sind beteiligt? Wie gut sind die Ergebnisse messbar? Hier sprechen Zahlen, Daten und Fakten. In dieser Kategorie sammelt man Punkte über nachgewiesene Aktivitäten. Wir gehen davon aus, dass jedes Unternehmen Unterpunkte hat, die nicht ausgefüllt werden können – es geht also nicht um Vollständigkeit sondern um möglichst viel Aktivität. Ausgezeichnet wird die größte Office-Excellence Initiative. Nach Auswertung der Selbsteinschätzung werden die besten Unternehmen von der Award-Kommission Award Kommission eingehend analysiert und die Selbsteinschätzung mit einer neutralen Fremdeinschätzung abgeglichen. Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 2
  3. 3. Office Excellence Award 2010 Grundlegende Idee zu Office Excellence Office Excellence bietet ein System zur mitarbeiterorientierten Verbesserung der indirekten Prozesse. Die entsprechenden Werkzeuge sind in Levels organisiert, damit der Gesamtprozess für die Beteiligten verständlich bleibt und die Umsetzung strukturiert werden kann. Die Methodik und die einzelnen Werkzeuge werden seit mehreren Jahren im Rahmen einer Verbundgruppe angewendet und weiterentwickelt. Die Begriffe und Handlungsfelder werden oft sehr unterschiedlich bezeichnet. Im Folgenden kommt es darauf an, einzuschätzen was in Ihren Abteilungen und an den Arbeitsplätzen angewendet wird. Dies ist unabhängig von der Wahl der Begriffe.und der Benennung der Methoden Methoden. Eingeschätzt werden soll jedoch vor allem, wie systematisch und regelmäßig entsprechende Methoden genutzt werden und wie weit die Arbeitskultur entwickelt ist. Basis zur Einordnung der Aktivitäten ist das 6-Level-Modell: Benchmarking & Transferprojekt „Office Excellence“ Stand der Projektgruppe zum 1.1.2008 Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 3
  4. 4. Office Excellence Award 2010 Anleitung zur Selbsteinschätzung: Schritt 1: Festlegung des betrachteten Bereiches Legen Sie fest, ob das Unternehmen, ein Werk, ein Teilbereich oder eine bestimmte Abteilung teilnimmt. Wesentlich ist, dass der Kreis der Mitarbeiter, die in der Betrachtung betroffen sind, eindeutig definiert sind und die Einschätzung der Fragen dann auf diese Personengruppe bezogen wird wird. Schritt 2: Kurzes Durchlesen der Audit-Kriterien. Zur besseren Einschätzung ist es sinnvoll, sich einen Überblick über die betrachteten Themen zu machen. Jedes Kriterium hat eine Reihe von Unterpunkten. Diese Unterpunkte sollen helfen, dass ein möglichst einheitliches Verständnis zu den übergeordneten Kriterien entsteht. Schritt 3: Einschätzung der Kriterien. Als erstes sollten zu jedem Kriterium diejenigen Unterpunkte angekreuzt werden, die erfüllt sind. Hierzu können werden sind gerne auf einem Beiblatt noch ergänzende Hinweise gegeben werden. Als nächstes wird dann der Erfüllungsgrad zwischen 1 und 10 eingeschätzt. Sie werden bemerken, dass die Skalierung nicht linear erfolgt. Dies soll Ihnen die Möglichkeit geben im letzten Viertel der positiven Einschätzung eine feinere Gliederung vorzunehmen. Sie dürfen also gerne auch Werte zwischen 5 und 10 vergeben, (Hier soll auch dem Rechnung getragen werden, dass in vielen Punkten ein gewisser „Erfüllungsgrad“ sehr schnell erreicht ist und die wesentlichen Unterschiede in der Qualität der Umsetzung sich erst am Ende ergeben.) Insgesamt geht es darum eine schnelle, ehrliche Einschätzung abzugeben, ohne langwierige Analysen oder Datenrecherchen vornehmen zu müssen. Viel Erfolg! Zur Hilfestellung der Selbsteinschätzung Den Erfüllungsgrad als ganze hier ankreuzen ob Zahl auf der Skala zutreffend! einschätzen. Dieser Wert ist für die A fü di Auswertung relevant! t l t! 1. Ordnung im Büro Ordnung ist mehr als nur Aufräumen keine wenig mittel stark vollständig 0 1 3 5 J 10 Unsere Büros sind ordentlich wir leben eine Clean-Desc-Policy. Alle Arbeitsunterlagen an den Arbeitsplätzen werden tagtäglich verwendet es gibt hierzu Standards. Nachschlage- und Arbeitsakten im Bereich sind aktuell und nicht doppelt klar geregelt. Büro- / Verbrauchsmaterial ist nur in sinnvollen Mengen vorhanden hier wird nicht verschwendet. …. Gerne können Sie Es ist nicht Ergänzungen entscheidend, entscheidend dass die vornehmen und exakten Begriffe Bemerkungen machen. verwendet werden! Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 4
  5. 5. Office Excellence Award 2010 Definition des Unternehmens / Werkes / Bereiches, auf den sich die folgenden Einschätzungen beziehen: Basisinformationen1 Bitte ausfüllen Unternehmen / Werk / Standort / Bereich: Anzahl der Mitarbeiter in diesem Teil des Unternehmens: Anzahl der Mitarbeiter „an Schreibtischen“ (Geschätztes MA Potenzial für Büroeffizienz) Name des Büroeffizienzprogramms: Start des Programms am: Anzahl der Beteiligten Bereiche Wurden oder werden andere Veränderungsprogramme durchgeführt (seit 2000) Bitte beschreiben Sie kurz das Projekt: Kontaktdaten Name: Position: Tel.: E-Mail: Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 5
  6. 6. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 1 Level 1 bewertet die einzelnen Arbeitsplätze p Von Mitarbeitern mit einer hohen Bewertung im Level 1 kann man erwarten, dass … sie bei sich selbst begonnen haben, haben … Ordnung selbstverständlich ist, … Verschwendung erkannt wird! Office Excellence könnte auch heißen, … Selbstorganisation … Zeitmanagement … 5A / 5S … Clean Desk Policy … Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 6
  7. 7. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 1 1. Ordnung im Büro Ordnung ist mehr als nur Aufräumen nicht vorhanden sporadisch normal über den Standard durchgängig 0 1 3 5 10 Unsere Büros sind ordentlich wir leben eine Clean-Desk-Policy. Alle Arbeitsunterlagen an den Arbeitsplätzen werden tagtäglich verwendet es gibt hierzu Standards. Nachschlage- und Arbeitsakten im Bereich sind aktuell und nicht doppelt klar geregelt. Büro- / Verbrauchsmaterial ist nur in sinnvollen Mengen vorhanden hier wird nicht verschwendet. Alle vorhandenen Möbel, Geräte, … sind funktionstüchtig und regelmäßig benutzt. vorher nachher Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 7
  8. 8. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 1 2. Sauberkeit in den Büros Sauberkeit ist mehr als nur putzen nicht vorhanden sporadisch normal über den Standard durchgängig 0 1 3 5 10 Ordnung und Sauberkeit wird bei uns als Basis für qualitativ hochwertige Arbeit gesehen. Schreibtische, Schränke, Regale, Schubladen, … sind ordentlich und sauber jeder ist beteiligt. Speichermedien werden regelmäßig von nicht benötigten Daten „gesäubert“ dies ist „messbar“. Flächen, Inventar und Bürogeräte machen einen sauberen Eindruck dies fällt uns leicht. Niemandsland – Küchen, Kopierecken vorher nachher sauber? Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 8
  9. 9. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 1 3. Sichtbar machen Visualisierung hilft Ordnung zu halten nicht vorhanden kaum spürbar gut lebt begeisternd 0 1 3 5 10 Der eigene Arbeitsplatz ist nach dem Cockpit-Gedanken eingerichtet auch Vertreter finden alles. Gemeinsam genutzte Schränke, Regal, .. Sind so gekennzeichnet dass auch „Neue“ alles sofort finden. Geräte sind sinnvoll mit Hinweisen und Anleitungen versehen jeder kann das Wichtigste selber tun. Offizielle Infos sind veröffentlich und auf dem aktuellen Stand. Räume, Arbeitsplätze sind so beschriftet, dass sich Bereichsfremde zurecht finden. sinnvolle Anleitungen Shadowboard Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 9
  10. 10. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 2 Level 2 bewertet die Zusammenarbeit in den einzelnen Abteilungen und die Schnittstellen zu den Kollegen. g Von Abteilungen mit einer hohen Bewertung im Level 2 kann man erwarten, dass … alles in 1 Minute gefunden wird, wird … die Erreichbarkeit klar geregelt ist, … Standards visualisiert sind und eingehalten werden. Office Excellence könnte auch heißen, … Standards bei der Arbeit … Ablagesysteme … Abteilungsoptimierung … E-Mail-Effizienz … Besprechungskultur … Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 10
  11. 11. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 2 4. Standards sind positiv sie helfen allen und nicht nur dem Einzelnen kaum spürbar wenig mittel gelebt perfekt 0 1 3 5 10 Regelmäßig auftretende Arbeiten werden immer gleich gemacht das spart viel Zeit und Kraft Wir haben bewährte Vorgehensweisen und Ordnungsstrukturen als Standard definiert. Wir haben eine klare Kommunikation, die sicherstellt, dass jeder die vereinbarten Standards kennt. Bei uns ist das Thema Standards positiv belegt der Einzelne akzeptiert sie.. Standards haben einen Paten, der sich um sie kümmert. Was ist ein Standard? Wozu dient er? Die beste, einfachste und sicherste Art und Weise etwas zu tun Stabilisierung des erreichten Qualitätsniveaus KVP Standardisierung St d di i Qualitätsbewusstsein Zeit Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 11
  12. 12. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 2 5. Papierablage Wir finden alles in weniger als einer Minute ohne Struktur kaum spürbar gut gelebt perfekt 0 1 3 5 10 Unsere Ablagestruktur ist durchgängig organisiert das führt zu minimalen Suchzeiten. Wir haben auch im Vertretungsfall keine Probleme, uns in der Ablage des Kollegen zurechtzufinden. Wir unterscheiden zwischen Arbeits-, Nachschlage- und Archivakten es gibt angepasste Systeme. Es ist ein Aktenplan vorhanden dieser ist visuell unterstützt (durch Farben, Symbole, …). Wir „testen“ unser Ablagesystem Suchzeiten fallen auf und führen zu Verbesserungen. hängen stapeln stellen heften lose lochen Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 12
  13. 13. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 2 6. Elektronische Ablage im Computer gelten die gleichen, klaren Ordnungssysteme nicht vorhanden kaum spürbar gut gelebt perfekt 0 1 3 5 10 Wir haben eine eindeutige Ordnerstruktur für die elektronische Ablage vereinbart. Benennung der Elektronische Dokumente ist vereinbart uns fällt es leicht diese anzuwenden. Es fällt uns leicht Dokumente abzulegen und wiederzufinden Suchzeiten im Computer sind minimal. Wir achten auf Durchgängigkeit der Ablagesystematik bei Papier, Rechner und E-Mail-System. UA2 Schrank1 Dokument 1 UA3 Dokument 2 real UA1 Dokument 3 Schrank2 Klick 1 Klick 2 Klick 3 Laufwerk OE OE 01_Projekt1 01_KundeA UA1 UA1 Projekt 1 Kunde A virtuell UA1 UA2 Projekt 2 Kunde B UA1 UA3 Projekt 3 Kunde C UA1 UA4 Projekt 4 Lieferant Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 13
  14. 14. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 2 7. E-Mail-Effizienz E-Mails sind für uns ein großer Produktivitätsgewinn nicht vorhanden kaum spürbar gut gelebt perfekt 0 1 3 5 10 Wir setzten E-Mails dem Anlass entsprechend ein und berücksichtigen was sie beim Empfänger bewirkt. Wir haben klare Standards bezüglich Betreffzeile, Signatur, Anzahl CC-Empfänger, Anhänge, … Wir bearbeiten unsere eigenen E-Mails effizient und lassen uns nicht unnötig unterbrechen. Wir kennen die wesentlichen Tricks und Kniffe im E-Mail-System und beherrschen wichtige Arbeitsweisen. Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 14
  15. 15. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 2 8. Besprechungsorganisation Besprechungen bringen uns mehr als sie kosten keine klare Regelung zum Teil gut über dem Standard perfekt 0 1 3 5 10 Besprechungen werden über ein System (z.B. Outlook) geplant, eingeladen, angenommen. Besprechungen werden strukturiert vorbereitet. (Ziel, Agenda, Teilnehmer, …) (auch bei Regelterminen) Besprechungen beginnen und enden pünktlich. Die Teilnehmer halten sich an die „Regeln“. Besprechungen werden immer protokolliert, Maßnahmen klar adressiert und Entscheidungen akzeptiert. Es gibt eine positive „Besprechungskultur“ diese ist in einfachen Regeln visualisiert. Besprechungs-Knigge Durchführung • Pünktlichkeit • Protokollführer und Moderator festgelegt g g • Handys lautlos • Aufgabenverteilung mit Termin erfolgt Nachbereitung • Zimmer so verlassen, wie man es vorzufinden wünscht • Feedback des Moderators • .... Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 15
  16. 16. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 2 9. Druck- & Kopier-Effizienz Wir drucken und kopieren nur, was wirklich nötig ist keine kaum spürbar gut gelebt perfekt 0 1 3 5 10 Wir haben Maßnahmen umgesetzt, um die Anzahl an Ausdrucken / Kopien zu verringern. Wir haben Maßnahmen umgesetzt, um die Kosten für Ausdrucken / Kopieren zu verringern. Wir achten auf die Entwicklung der Druck-Kosten und definieren bei Bedarf Maßnahmen. Der Umgang mit den Druckern / Kopierern wird durch einfache Kurzschulungen erleichtert. One-point-lesson Druckregeln Mehrere Seiten auf ein Blatt Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 16
  17. 17. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 2 10. Büromaterial-Management Wir haben wenig, aber immer alles was wir brauchen keine Aktivitäten wenig gut gelebt durchgängig 0 1 3 5 10 Wir haben sichergestellt, dass bei uns kein Büromaterial veraltet oder lange in großen Mengen lagert. Wir haben sichergestellt, dass wir benötigtes Büromaterial in der richtigen Menge verfügbar haben. Wir haben analysiert, auf welche Weise die Wiederbeschaffung am wenigsten Aufwand macht. Wir haben unser Sortiment an Büro- und Verbrauchsmaterial analysiert und reduziert. Wir setzte Kanban als einfache Form für die Wiederbeschaffung von Büromaterial ein. Zentrallager Variantenvielfalt Kanbankarten Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 17
  18. 18. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 3 Level 3 bewertet die Effizienz in den Prozessen und bezieht sich auf die Abläufe Ablä f zwischen den Abteilungen. i h d Abt il Von Mitarbeitern mit einer hohen Bewertung im Level 3 kann man erwarten, dass … sie in Prozessen denken, … ihren internen Kunden entdeckt haben, … Probleme strukturiert lösen. Office Excellence könnte auch heißen, … einfache Prozessbeschreibungen … kurze Durchlaufzeiten … Prozessmapping, Wertstromanalyse … Prozessorganisation, … Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 18
  19. 19. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 3 Kunden- Kundenwunsch Prozess zufriedenheit mein Beitrag g Wertschöpfung Verschwendung 11. Prozessorientierung es steht der Prozess und nicht nur die einzelne Aufgabe im Fokus nicht vorhanden kaum spürbar gut durchgängig begeisternd 0 1 3 5 10 Wir erkennen bei unseren täglichen Aufgaben einen Kunden, für den wir das tun. Wir erkennen in unserem Aufgabengebiet wiederkehrende Prozesse und standardisieren deren Abläufe. Wir haben zu den wiederkehrenden Prozessen ein Gefühl für Daten (Häufigkeit, Durchlaufzeit, …). Wir haben für wesentliche Prozesse einen Prozess-Verantwortlichen (über die Einzelaufgaben hinweg) Wir haben die Prozesse so klar beschrieben, dass auch bei Vertretung der Ablauf eingehalten wird. Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 19
  20. 20. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 3 12. Prozess-Effizienz auch einfache Prozesse laufen ohne Verschwendung nicht vorhanden kaum spürbar gut systematisch perfekt 0 1 3 5 10 Prozesse werden immer wieder in Frage gestellt und optimiert Medienbrüche bei der Prozessbearbeitung fallen auf und werden vermieden Durchlaufzeiten von Prozessen sind dokumentiert und werden systematisch verkürzt Die Prozesse fließen das heißt es entstehen keine Aufgabenanhäufungen und jede Abteilung hat abends immer alle regelmäßig auftretenden Prozessaufgaben erledigt. Schnittstellen Medienbrüche Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 20
  21. 21. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 4 Level 4 bewertet das Arbeiten in Teams, die Leistungsorientierung und die Transparenz von Kennzahlen und p Informationen. Von Teams in Level 4 kann man erwarten, dass … sie ihre Leistung aus Kundensicht messbar machen … sie mit Kennzahlen arbeiten … die Visualisierung aktiv genutzt wird Office Excellence könnte auch heißen, … Produktivitätskennzahlen … Teamtafeln … Teamentwicklung … Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 21
  22. 22. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 4 13. Arbeiten mit Kennzahlen Wir können Büroproduktivität in allen Abteilungen messen keine Kennzahlen nur ausprobiert mittel aktiv angewendet umfassend 0 1 3 5 10 Wir haben in allen Büroabteilungen Kennzahlen, die die Produktivität abbilden Die Kennzahlen sind nicht nur Kostenkennzahlen sondern auch Zahlen für Qualität und Durchlaufzeit, … Diesen Kennzahlen sind Einflussfaktoren und Treibergrößen zugeordnet Die Mitarbeiter kennen diese Kennzahlen, können sie erklären und arbeiten damit aktiv. Kennzahlenbeispiel: Vertrauenskurve 140 120 Verbesserungs- 100 vorschläge 80 60 Eingereicht 40 20 Umgesetzt Prozess Workshop 0 Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 22
  23. 23. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 4 14. Visualisierungs-Tafeln Informationen werden offen und aktiv diskutiert nicht vorhanden vereinzelt angewendet mittel gängige Methode hohe Eigendynamik 0 1 3 5 10 Wir haben in allen Abteilungen Visualisierungs-Tafeln An diesen sind Abteilungsprozesse und Kennzahlen dargestellt Die Daten sind aktuell und leicht verständlich Alles ist aktuell und wird regelmäßig gepflegt. Die Ziele und die visualisierten Fakten sind die Basis für Entscheidungen und Aktionen Visualisierungsinstrument Kennzahlen als Teamtafel Führungsinstrument Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 23
  24. 24. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 5 Level 5 und 6 bewerten die Eigenverant- wortung und innovative Büro-, Raum-, IT- und Arbeitskonzepte. p Von Unternehmen im Level 5 kann man erwarten, dass … sie innovative Bürokonzepte verfolgen, verfolgen … sie in Hochleitungsteams arbeiten, … sie mehr als reine „Zeitentlohnung“ haben. Office E Offi Excellence könnte auch heißen, ll kö h h iß … Innovative IT Werkzeuge … Papierarmes Büro … Mobilitätskonzepte … Moderne Bürostrukturen … Leistungsentlohnung … „Arbeite wann und wo du willst“ … Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 24
  25. 25. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 5 Teamwork 15. Teamarbeit und Anreizsysteme wir arbeiten in Hochleistungsteams – das lohnt sich keine ausprobiert läuft teilweise aktiv angewendet vollständig 0 1 3 5 10 Es gibt in den Bürobereichen eigenverantwortliche Teams Die Mitarbeiter arbeiten prozessübergreifend und nicht arbeitsteilig das erleichtert die Vertretung Man kennt die Stärken des anderen und setzt diese gezielt ein Es gibt eine Qualifizierungs- und Weiterbildungsmatrix im Team diese ist dem Bedarf gegenübergestellt Es gibt Zielvereinbarungen und Anreizsysteme für die Mitarbeiter und Teams Qualifikationsgrad der Mitarbeiter Verschwendungsbewusstsein 18 16 Prozessmapping 14 Anzahl der MA 12 10 8 6 18 4 16 2 14 Anzahl der MA 0 12 10 Soft-Skills-Training 9 9 9 9 9 9 9 9 00 9 8 -1 -2 -3 -4 -5 -6 -7 -8 0- -1 10 20 30 40 50 60 70 80 6 90 Qualifikationsgrad in % 4 2 0 18 16 14 9 9 9 9 9 9 9 9 00 Anzahl der MA 9 -1 -2 -3 -4 -5 -6 -7 -8 0- -1 12 10 20 30 40 50 60 70 80 90 10 Qualifikationsgrad in % 8 6 4 2 0 9 9 9 9 9 9 9 9 00 9 -1 -2 -3 -4 -5 -6 -7 -8 0- -1 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Qualifikationsgrad in % Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 25
  26. 26. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 5 16. Innovative Büros – Raumaufteilung – Mobilitätskonzepte – New Work nicht vorhanden wenig durchschnittlich über dem Standard begeisternd 0 1 3 5 10 Wir haben unsere Bürostruktur und die Raumaufteilung den Bedürfnissen angepasst Es gibt neben festen Arbeitsplätzen, auch Desk-Sharing-Konzepte , Kreativ-Zonen, Wir nutzen diese Einrichtungen aktiv. Es gibt bei uns innovative Büro-Einrichtungen. Non-territoriale Strukturen Stehungen statt Sitzungen Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 26
  27. 27. Office Excellence Award – Kategorie A Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 5 17. Innovative IT- und Kommunikations-Lösungen nichts Neues zum Teil gut über dem Standard begeisternd 0 1 3 5 10 Wir nutzen innovative IT-Lösungen wie z.B. Dokumentenmanagement-Systeme, Groupware, … Wir setzten ein CRM-System ein und haben eine integrierte Softwarelösung an der Kundenschnittstelle Wir setzen intern neben dem Intranet auch Wiki-Lösungen zur Mitarbeiterinformation ein. Wir setzen WEB 2.0, Enterprise 2.0 oder andere Lösungen ein. Wir reduzieren das interne E-Mail-Aufkommen durch Blogs (z.B zur Projektsteuerung, Protokollierung) FlowControl Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 27
  28. 28. Office Excellence Award – Kategorie B Bestes Verbesserungsprogramm In der Kategorie B wird das Verbesserungs- g g programm bewertet. Hierbei steht der Begriff Office Excellence als Synonym für andere Methoden und Managementprorammen. Office Excellence ist ein systematischer Weg zu mehr Effizienz … im Büro, … an allen Schreibtischen, … in allen indirekten Prozessen. Office Excellence ist an sich nichts Neues Irgendwo und irgendwann ist fast alles schon einmal gemacht worden. … aber wie regelmäßig, strukturiert, und vor allem wie konsequent? … und gibt es ein Programm oder Projekt, nd Projekt das dies systematisch unterstützt. Office Excellence könnte auch heißen, … KVP im Büro … Office-Kaizen … TPM im Büro … und bei Ihnen? Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 28
  29. 29. Office Excellence Award – Kategorie B Bestes Verbesserungsprogramm 1. Projektorganisation Produktivitätsinitiativen brauchen eine Systematik nicht vorhanden niedrig mittel über dem Standard sehr gut 0 1 3 5 10 Es gibt eine Projektstruktur zur Einführung von „Office Excellence“ (KVP, Kaizen, Lean, … im Büro) Es gibt freigestellte Personen zur Projektleitung, Methodenentwicklung, Moderation, Koordination Es sind ausreichend Kapazitäten für diese Aufgabe bereitgestellt, das Thema ist uns wichtig. Es gibt eine dokumentierte Projektplanung mit Meilensteinen, Terminen, … Es gibt ein Stufenmodell zur schrittweisen Umsetzung diese wird regelmäßig auditiert oder gemessen. Das Level-Modell, Schritt für Schritt Projektsteuerung Monatsaktionen zum Thema Standards Aktion Einsatz von Problemlösetechniken 5S Audit Audit Audit Stufe 1 Stufe 2 Stufe 3 Projekt Arbeiten Teamtafel gestartet mit aufgebaut ... Standards ... ... Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 29
  30. 30. Office Excellence Award – Kategorie B Bestes Verbesserungsprogramm 2. Mitarbeiterinformation Tue Gutes und rede darüber kaum vorhanden niedrig mittel über dem Standard begeisternd 0 1 3 5 10 Es gibt für die Initiative einen internen Projektnamen, ein Logo, Slogan, … Es gibt eine Informationsbroschüre, Kurzvorträge, Bewusstseinsbildung, … bei den Mitarbeitern Erfolge und Beispiele werden offen kommuniziert (Foto Storys, Vorher-Nachher-Bilder, Zeitungsartikel) Hohe Führungskräfte (GF, CEO, …) stehen als Machtpromotor hinter der Initiative. kompakte Themenkarten Flyer für internes Marketing Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 30
  31. 31. Office Excellence Award – Kategorie B Bestes Verbesserungsprogramm 3. Verschwendungsbewusstsein Verschwendung wird aktiv vermieden nicht vorhanden kaum spürbar systematisch stark ausgeprägt perfekt 0 1 3 5 10 Wir haben die „7 Arten der Verschwendung“ definiert und verinnerlicht. Wir suchen systematisch nach „Verschwendung“ und sehen dabei die positiven Potentiale. Wir machen gezielte „Verschwendungs-Aktionen“ Schwerpunktthemen helfen uns „Sehen zu lernen“. Wir gehen mit dem Thema positiv um und machen uns gegenseitig auf Verbesserungen aufmerksam. 7. Abläufe, 1. Hohe Organisation Bestände - unklare Abläufe - Unerledigte Arbeit - suboptimale Abläufe -Veraltetes Material - Doppeltarbeit - Sicherheitslager Büromaterial 6. Bewegung 2. Warte- und Suchzeiten - lange Wege zu Besprechungen - unnötige Reisen 7Arten der - Warten auf Unterschrift - Wartezeiten im System - Langsame Prozesse Verschwendung 5. Transfer, 3. Fehler, Handling Nacharbeit - Medienbrüche - Reklamation - unnötige Schnittstellen - unnötige Schleifen - neu Eingabe von Daten 4. Über- - Verfehlen vom Kundenwunsch information - schlechte Übersicht - unklare Dateiversionen - zu viele E-Mails Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 31
  32. 32. Office Excellence Award – Kategorie B Bestes Verbesserungsprogramm 4. Kontinuität „Office Excellence“ ist für uns etwas kontinuierliches nein gering laufend über dem Standard perfekt 0 1 3 5 10 Wir halten einen einmal erreichten Stand. Auf Abweichungen wird schnell reagiert. Wir erkennen regelmäßig Verbesserungspotentiale wir setzten einfache Problemlösetechniken ein. Es gibt regelmäßige Teambesprechungen zum Thema OE Einmal Erreichtes wird unabhängig von Projekt-Aktionen im Alltag verbessert und weiterentwickelt. Regelmäßige Teambesprechungen 100 Tage-Check Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 32
  33. 33. Office Excellence Award – Kategorie B Bestes Verbesserungsprogramm 5. Umsetzungsdynamik Wir nehmen uns Zeit für OE und bekommen Unterstützung keine gering mittel hoch sehr ausgeprägt 0 1 3 5 10 Die Führungskräfte stehen aktiv und spürbar hinter der Initiative. Ressourcen werden ausreichend bereitgestellt. Jede Woche passiert etwas. Es gibt ausreichend Unterstützung und auch interne „Kümmerer“ in den Abteilungen Vorschläge / Maßnahmen werden schnell umgesetzt (z.B. nach dem Sofort-Prinzip und 80/20-Regel). Sofort-Prinzip 80/20-Regel Denn alles, was Sie aufschieben holt Eine 80-Prozent-Lösung, die sofort Sie irgendwann wieder ein. umgesetzt wird, ist besser als das Warten auf eine 100-Prozent-Lösung, Begonnene Aufgaben sofort zu Ende die i di nie realisiert wird! li i i d! bearbeiten erspart erneutes Eindenken. Die letzten 20% Optimierung kosten oftmals unverhältnismäßig viel Zeit Versuchen Sie ab heute, alles sofort und Kraft zu erledigen. Gute Ideen gleich umsetzen! Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 33
  34. 34. Office Excellence Award – Kategorie B Bestes Verbesserungsprogramm 6. Aktive Aktionen für mehr Ordnung 5S oder 5A Aktionen keine neben der Arbeit aktiv in Teams regelmäßig alle sind eingebunden 0 1 3 5 10 Wir starten das Thema OE in jeder Abteilung gezielt mit einer Teamaktion (z.B. 5S-Tag) Wir steigern die Ordnung im Büro systematisch (5S / 5A-Aktionen) An diesen Aktionen nehmen alle Mitarbeiter einer Organisationseinheit und auch die Führungskraft teil. Die Aktionen sind messbar erfolgreich. vorher nachher Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 34
  35. 35. Office Excellence Award – Kategorie B Bestes Verbesserungsprogramm Umgesetzte Maßnahmen 7. Messbarkeit der Verbesserungen Erfolge im Thema OE sind messbar nicht messbar nur qualitativ mittel auch quantitativ umfassend 0 1 3 5 10 Das Thema OE ist bei uns zwar ein „Kulturansatz“ aber dennoch sind die Erfolge messbar. Suchzeiten, Wegereduzierung, Rückfragen, Fehlerhäufigkeit, … ist messbar verbessert worden. Büromaterial, Möbel, Kopierkosten, … sind messbar gesunken. Durchlaufzeiten, Fehleranzahl, Doppelarbeit, … ist messbar verbessert worden. Kennzahlen an der Team-Tafel sinkende Druckkosten Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 35
  36. 36. Office Excellence Award – Kategorie B Bestes Verbesserungsprogramm 8. Methoden zur Prozessoptimierung Prozessmapping und Wertstromdesign nicht vorhanden vereinzelt eingesetzt gut regelmäßig perfekt 0 1 3 5 10 Prozesse werden systematisch gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitern analysiert und verbessert. Die Methode Prozessmapping, Wertstromdesign, … wird in Team-Workshops angewendet. Die Visualisierung der Prozesse steigert das Prozessverständnis bei den Mitarbeitern. Es gibt ausreichend geschulte Moderatoren für diese Workshops Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 36
  37. 37. Office Excellence Award – Kategorie B Bestes Verbesserungsprogramm 9. Schulungen und Training der Mitarbeiter zum Thema Office Excellence keine wenig mittel stark vollständig 0 1 3 5 10 Alle Mitarbeiter werden geschult und trainiert. Die Mitarbeiter werden im Thema „Verschwendung sehen lernen“ trainiert. Die Mitarbeiter werden in den Methoden zur Effizienzsteigerung geschult. Es gibt ausreichend Moderatoren und Trainer. Auch Vorgesetzte übernehmen die Rolle des Trainers und Moderators. immer up to date Schulung mal anders Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 37
  38. 38. Office Excellence Award – Kategorie B Bestes Verbesserungsprogramm 10. Multiplikatoren in den Abteilungen und Bereichen Verbreitungskonzepte nicht vorhanden wenige mittel über dem Standard begeisternd 0 1 3 5 10 Es gibt in den Abteilungen / Bereichen geschulte Personen, die das Programm voran treiben. Führungskräfte-Nachwuchs wird in den OE-Themen und Methoden geschult. OE gehört zur Führungsaufgabe und hat eine hohe Priorität. Prozessverbesserung und Effizienz-Projekte sind Karrierebestandteil. Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 38
  39. 39. Office Excellence Award – Kategorie B Bestes Verbesserungsprogramm 11. Methodenkompetenz - Methodenbaukasten nicht vorhanden niedrig mittel über dem Standard sehr gut 0 1 3 5 10 Wir haben klar definierte Methoden diese sind auf unser Unternehmen angepasst. Wir haben eine Toolbox und die Werkzeuge sind klar beschrieben. Die Methoden und Werkzeuge werden dynamisch erweitert und immer wieder angepasst. Notwendige Unterlagen und Hilfsmittel sind einfach zugänglich Fischgräte - Diagramm Pareto - Analyse ntzahl Verlustprozen Verlustquellen Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 39
  40. 40. Office Excellence Award – Kategorie B Bestes Verbesserungsprogramm 12. Benchmarking Mit den Besten messen, Bewährtes übertragen und multiplizieren nicht vorhanden selten mittel regelmäßig begeisternd 0 1 3 5 10 Es findet ein aktiver Austausch zu guten Lösungen statt. Dieser Austausch findet zwischen Abteilungen aber auch unternehmensübergreifend statt. Man orientiert sich an externen Best-Practice-Beispielen. Man ist in einigen Punkten Benchmark oder Best Practice-Beispiel Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 40
  41. 41. Office Excellence Award – Kategorie C Dimension der Umsetzung – Roll-out In der Kategorie C wird der Umfang und die Dimension des Veränderungsprozesses bewertet. Wie umfassend ist der Roll-out? Wie viele Aktionen und Workshops werden durchgeführt? Wie viele Mitarbeiter sind beteiligt? Wie gut sind die Ergebnisse messbar? Hier sprechen Zahlen, Daten und Fakten. Bitte schätzen Sie die Werte nach besten Wissen ein. Sie sollten hier mit angemessenem Aufwand die Daten erheben. Bewerten sie alles was sich im letzten Jahr / letzte 12 Monate ergeben hat. Gerne dürfen Sie auch Werte abschätzen, so lange die Abschätzung nachvollziehbar und belastbar ist (z.B. ein 2t- Container-Altpapier nach einer 5A Aktion, ...) Es geht hier auch darum, ob die Ergebnisse gesammelt und intern vermarktet werden, also darum, ob Ergebnisse messbar , , g ausgewertet werden können. Die Angaben zu den Daten kann im Formular auf der nächsten Seite gemacht werden oder aber sie nutzen die Excel-Tabelle in der Sie auch die Möglichkeit haben Excel Tabelle, die Zahlen aus verschiedenen Bereichen automatisch zu addieren. Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 41
  42. 42. Office Excellence Award – Kategorie C Dimension der Umsetzung – Roll-out OFFICE EXCELLENCE WETTBEWERB Teil 3: Quantität der Umsetzung und des Roll-outs Funktion Aktuelle Dynamik (alle Werte bitte beziehen auf das Jahr 2009 / letzte 12 Monate) Ausfüllen => Anzahl MA in Abt. Ausfüllen => MA involviert im Büroeffizienzprozess Ausfüllen => Kriterium PUNKTE JE ERREICHT Gesamtzahl an Mitarbeitern an Schreibtischen im betrachteten Bereich 1 je MA Beteiligte Mitarbeiter Freigestellte Kapazitäten für Programm- und Methodenentwicklung, Moderation, Schulung, … 300 je MA Ausgebildete Moderatoren / Koordinatoren für Methoden, Aktionen, … 50 je MA Anzahl von Mitarbeitern mit Schulung & Qualifikation ( g (Office Excellence, , 2 j MA je Verschwendungsbewußtsein, 5A , …) Anzahl von Beteiligten Mitarbeitern bei Office Excellence-Aktionen (5A, Workshops, 1 je MA Prozessmappings, …) Anzahl 5S / 5A - Workshops und "Kaizen"-Workshops zur Entwicklung von Standards bzw. 15 je Workhsop Workshops un Aktionen Verbesserungen in den Abteilungen qm Bürofläche, weche im 5S-Workshop optimiert wurde (Büros, Niemensland wie Küche, Druck- / 0,1 je qm Kopierräume, Archiv, …) nd Anzahl Prozessmappings, Wertstromanalysen, Problemlöseworkshops, … 15 je Workhsop Anzahl Wertstromanalysen 15 je Workhsop Anzhal Problemlöseworkshops 15 je Workhsop Aussortiertes oder archiviertes Papier (in kg) 1 je 50 kg Papier Aussortierte oder archivierte Ordner (Anzahl) 1 je 20 Ordner 5S - Ergebnisse Aussortierte oder zur Verfügung gestellte Büromöbel (Anzahl) 2 je Möbel Aussortierte oder zur Verfügung gestellte Bürogeräte (Anzahl) 2 je Gerät Rechner / Laptops durch "Putz die Platte-Aktionen" optimiert 2 je Gerät freigesetzter Speicherplatz auf Desktops und Server 1 je Gerät "aufgeräumte" E-Mail-Konten 1 je Gerät Umgesetzte und dokumentierte Verbesserung / Maßnahme 5 je Maßnahme Beschriebener und eingehaltener Standard 5 je Standard Verbesserungen Dokumentierte Vorher-Nachher-Storys (Beschreibung / Fotovergleich, …) 5 je Beschreibung Optimierte Büromaterialbereitstellung 10 je Schrank ("Kanban"-Schrank, Min-Max- Lager, …) Anzahl Visualisierungstafeln zur Mitarbeiterinformation 20 je Tafel 20 je Abteilung Mobile Arbeitsplätze (New-Work, Non-Territoriales-Arbeiten, …) /Büro) ENDE Das Benchmarking- & Transferprojekt zur macils Steigerung der Büroeffizienz © macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 42

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