http://www.serenga.com Serenga is een Document Management oplossing die onderwijsinstellingen kunnen helpen de overhead- en procesondersteuningskosten in het onderwijs beter in de hand te houden .

1. WELKOM
Lagere kosten en hogere kwaliteit in
secundaire processen in het onderwijs
Onderwijs seminar 25-09-2012
Smart Case Management
1

2. Smart Case Management
2

3. Dilemma
Realiteit Maar
Fors ingrijpen om het Dit mag niet ten koste
huishoudboekje gaan van de kwaliteit
op orde te brengen van het onderwijs
Kan dit?
Smart Case Management
3

4. Realiteit Maar
Fors ingrijpen om het Dit mag niet ten koste
huishoudboekje gaan van de kwaliteit
op orde te brengen van het onderwijs
Ja, dat kan door
optimalisatie van werkprocessen
Smart Case Management
4

5. Onderzoeksresultaten
23% van de tijd wordt besteed aan het zoeken, achterhalen en sorteren van
documenten.
20% van de documenten is niet beschikbaar op het moment dat ze nodig zijn.
15% van alle kantooroppervlakte wordt ingenomen door archiefkasten.
35% van het personeel print belangrijke e-mailberichten en archiveert deze vervolgens
in een papieren dossiers
53% van de organisaties hebben problemen met hun e-mailbox opslagcapaciteit.
71% van de mensen bewaart belangrijke e-mails in hun lokale Outlook™ folders.
63% van de mensen heeft er weinig of geen vertrouwen in dat belangrijke e-mails
compleet bewaard worden en vervolgens weer makkelijk terug te vinden zijn.
Smart Case Management
5

6. Optimalisatie van werkprocessen
Hoe groot zijn dan de besparingen?
Klantcase Analoog Digitaal Tijdswinst
Met Serenga
Inwinnen van informatie en terugvinden daarvan per proces 165 min. 15 min. 91%
Het ter beschikking stellen van stukken per vraag 50 min. 4 min. 92%
Postrondes en registratie per dag 260 min. 105 min. 60%
Smart Case Management
6

7. Voorbeelden van werkprocessen
Onderwijs specifiek Personeel & Organisatie Finance & Control
• Studentendossiers • Personeeldossiers • Subsidieaanvragen
• Stagedossiers • Werving en selectie • Belastingoverzicht
• Studentaanmeldingen • Aanvraag einde loopbaan • Factuuraccordering
• Numerus Fixus • Aanvraag overig verlof • Declaraties
• Bekostiging • Aanvraag loopbaan wensen
• Accreditatie
• Aanvraag werkgeversverklaring Facility Management
• Aanvraag ouderschapsverlof
• Aanvraag zwangerschapsverlof • Aanvraag mobiele telefoon
Algemeen • Uitkeringsaanvraag • Aanvraag vergunning
• Herstelmelding medewerker • Verhuizing domeinnaam
• Adreswijziging • Schademelding
• Digitale postdistributie
• Diefstalmelding
• Vergaderdossiers
• Klachtafhandeling Juridisch • Huur en medegebruik
• Gebruikersvergunning
• Projecten • Offerte huisvesting
• Aanvraag juridisch advies
• Aanbestedingen • (Afwijkende) servicevoorwaarden • Inkoop/aanbestedingen
• Interne verhuizingen
Secretariaat • Fietsplan
• Aanvraag opleiding
• Bezoeken seminar
• Ter kennisgeving
• Opzegging abonnement
Smart Case Management
7

8. Enkele praktijkvoorbeelden
3 locaties, 2.600 leerlingen
• In- en uitgaande post
• Factuurverwerking
• Personeelsdossiers
• Uitbreiding naar
• Studentendossier
• Deel van het slapend archief
• Substitutie
14 locaties, 42.000 leerlingen
• Stagedossiers
• Uitbreiding naar studentendossiers
School of Business and Economics
• Decentrale selectie
• Numerus Fixus
56 basisscholen, 65 locaties, 13.000 leerlingen
• Zie volgende slide
Smart Case Management
8

9. Personeel & Organisatie Aanvraag juridisch advies
Offerte huisvesting
Raad van Toezicht
Inkoop/aanbestedingen
Bapo aanvraag Aanvraag opleiding/bezoeken
Ter kenningeving
Fietsplan seminair
Verhuizingen
Attentieregeling Ter kennisgeving
Formatie
Vervangersbank
Aanvraag einde loopbaan College van Bestuur Bestuursbureau
Aanvraag overig verlof
Zonder begeleidend schrijven
Aanvraag loopbaan wensen Uitnodigingen
Subsidieaanvraag Ter kennisgeving
Herstelmelding medewerker Gemeenten
Ter kenningeving Regiodirecteuren
Lio aanmelding
Aanvraag werkgeversverklaring
Adreswijziging
Finance & Control Inspectie van het Onderwijs
Aanvraag opleiding/bezoeken
Uitkeringsaanvraag seminair
Declaratieformulier dienstreizen
Ouderschaps- / Zwangerschapsverlof aanvraag Ter kennisgeving
Aanvraag opleiding/bezoeken seminair
Werving en selectie
Subsidieaanvraag
Aanvraag bekostiging
Belastingoverzicht Secretariaat
Facility Management Ter kennisgeving
Facturen Aanvraag opleiding/bezoeken
Aanvraag mobiele telefoon seminair
Verhuizing domeinnaam (I&A) Ter kennisgeving
Aanvraag vergunning
Aanvraag opleiding/bezoeken seminair
Onderwijs Opzegging abonnement
Schademelding
PGNPO
Diefstalmelding
Huur en medegebruik
Aanvraag opleiding/bezoeken seminair O&O
Ter kennisgeving
Gebruikersvergunning
Adreswijziging Leerlingenzorg
Ter kennisgeving
Smart Case Management
9

10. Optimalisatie van werkprocessen
Hoe doe je dat met Serenga?
Smart Case Management
10

11. Serenga: 5 elementen; 2 kernwaarden
Informatie
Ease of use
Integraties Proces
Fast
up and running
Samen-
Analyse
werken
Smart Case Management
11

12. Element 1
Informatie
Papieren Papieren
afdelings- persoonlijke
archieven archieven
Shared
enz. …
directories
Persoonlijke
Dropbox
directories
Intranet USB-sticks
Financieel
SharePoint
systeem
DMS
CRM Outlook
…
Smart Case Management
12

13. Element 2
Proces
 Ondersteunt maar dwingt niet
 SmartFlow® geeft advies in de afhandeling op basis van historie
 Voorgedefinieerde activiteiten
 Ad-hoc activiteiten
 Doorlooptijdbewaking met rappels
 Behandelstatussen
 Management rapportages en dashboard overzichten
 Bewaar- en vernietigingstermijnen
Smart Case Management
13

14. Element 3
Samen-
werken
 Web based
 Plaats- en tijdonafhankelijk
 Iedereen weet waar de ander mee bezig is
 Iedereen heeft dezelfde actuele informatie, mits daartoe gerechtigd
 Iedereen heeft alleen User management
 Ad-Hoc users
 (Email) meldingen en herinneringen
Smart Case Management
14

15. Element 4
Analyse
 Alle data wordt gelogged
• Proces/werkdruk analyse
• Kritieke pad analyses
 Reversed engineering processen
 Krachtige tool om zwakke plekken in organisatie te ontdekken
Smart Case Management
15

16. Element 5
Integraties
 Open standaarden
• Ldap
• Webdav
• Webservices
• API
 Zeer sterke export en import modules
 Koppelingen gerealiseerd naar
• ERP systemen als SAP, Exact, Metacom etc.
• CRM systemen als SalesForce
• Microsoft office, outlook, EPM etc.
• Bouw informatie systemen als Piramide, Metacom, BIS,
• Scanoplossingen: IRIS, S2P, Kofax etc….
• Segment specifieke oplossingen; Streamsoft (LIS), onderwijs etc.
• Etc.
Smart Case Management
16

17. Kernwaarden
Fast
Ease of use
up and running
Smart Case Management
17

18. Customer case
Smart Case Management
18

19. Customer case
Demonstratie
School of Business and Economics
Bachelor and Master admissions
Smart Case Management
19

20. Smart Case Management
20

21. Bedankt voor uw aandacht
Smart Case Management
21