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ONE Kongress 2013, Redesign, Referat Sam Müller

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Was soll eigentlich umgesetzt werden?

Sam Müller, Convertical GmbH

Bei einem Redesignprojekt sind die Interessenkonflikte unvermeidbar. Das Management hat eine Vorstellung, die Produktverantwortlichen eine andere, Designer und Entwickler ticken nochmal anders. Was soll eigentlich umgesetzt werden? Sam legt dar, wie man das Projektziel im Auge behält und vorgehen kann, um sich nicht in Diskussionen zu verlieren:

- Wie fokussiere ich aufs Wesentliche?
- Wie priorisiere ich die Interessen?
- Welches sind die grössten Interessenkonflikte?
- Welche Interessenvertreter bringen die schwierigen Widersprüche?
- Wer gewinnt welchen Streit?

Veröffentlicht in: Business
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ONE Kongress 2013, Redesign, Referat Sam Müller

  1. 1. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Was  soll  eigentlich  umgesetzt  werden?  ONE  Kongress  2013  Redesign-­‐Konferenz    Referent:  Sam  Müller  Slide  1  
  2. 2. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Fokus  des  Referats  PerspekIve:  •  Sicht  Projektleitung  •  Drehscheibe  zwischen  AuOraggeber,  ProjekQeam  und  Dienstleistern  Referent:                                                    Sam  Müller    •  Projektleiter  •  Mandatsbasis      Weitere  Infos:  hQps://www.xing.com/profile/Sam_Mueller  Slide  2  
  3. 3. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Was  soll  eigentlich  umgesetzt  werden?  •  Wie  fokussiere  ich  aufs  Wesentliche?  •  Wie  priorisiere  ich  die  Interessen?  •  Welches  sind  die  grössten  Interessenkonflikte?  •  Welche  Interessenvertreter  bringen  die  schwierigen  Widersprüche?  •  Wer  gewinnt  welchen  Streit?  Slide  3  
  4. 4. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Grundsätzlich  vorweg  •  Projektstrukturen  mit  viel  Spielraum  für  das  ProjekQeam  sind  vorzuziehen.  •  Vorgehensmodelle  ohne  umfangreiche  Anforderungs-­‐beschreibung  haben  Vorteile,  sind  aber  nicht  in  jeder  SituaIon  anwendbar.    Oder:  •  Das  Referat  bezieht  sich  auf  eine  durchschniQliche  AlltagssituaIon  mit  AuOraggeber  und  weiteren  gewichIgen  Interessenvertretern  •  Ausgangslage  ist  nicht  die  «grüne  Wiese».  Slide  4  
  5. 5. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  WIE  FOKUSSIERE  ICH  AUFS  WESENTLICHE?  Slide  5  
  6. 6. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Projekt-­‐AuOraggeber  verstehen  •  Wissen,  wer  der  AuOraggeber  ist  –  auf  dem  Papier  –  tatsächlich  /  gefühlt    /  gelebt  •  Gefühl  abholen  –  Was  erwartet  er?  –  Woran  misst  er  sich  bzw.  das  Projekt?  –  Gibt  es  eine  geheime  Agenda?  Beispiele:  •  Projekt-­‐AuOraggeber  ist  der  IT-­‐Chef.  Umgesetzt  wird  aber  der  «Stempel»  des  neuen  MarkeIng-­‐Leiters.    •  Die  Kunden  erwarten  einen  frischen  AuOriQ.  Oder  hat  der  Bruder  des  VR-­‐Präsidenten  eine  Web-­‐Agentur?    Slide  6  
  7. 7. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Ziele  formulieren  •  Ziel  formulieren.  •  SchriOlich.  •  Lehrbuch:  Ziele  müssen  messbar  sein.  •  Die  Realität  ist  anders:  Ziele  müssen  greihar,  beurteilbar  sein.    •  Die  Skala  für  Ziel-­‐Erreichung  ist  der  AuOraggeber,  der  echte.  •  Zwingender  Einführungstermin:  Gehört  zu  den  Zielen.    Beispiele:  •  Ansprechendes,  frisches  Design:  Wer  beurteilt  das?  •  Wir  machen  alles  neu.  In  3  Monaten  haben  wir  GV  und  möchten  das  zeigen.  Slide  7  
  8. 8. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Abgrenzen  •  Abgrenzung  dokumenIeren:  Was  gehört  nicht  zum  Projekt?  •  Auch  «heisse  Eisen»  festhalten.  Erst  recht.  •  Mit  dem  AuOraggeber  absImmen.  Er  darf  dann  später  wählen,  ob  er  lieber  die  Abgrenzung  durchboxt  oder  eine  Terminverschiebung  mit  Budgetüberschreitung  kommuniziert.    Beispiele:  •  Reines  Redesign  oder  auch  funkIonale  Anpassungen?  •  Keine  alten  Baustellen  ohne  Projektbezug  beseiIgen.  •  Auffrischung  für  End-­‐User  oder  technische  Konsolidierung?  Slide  8  
  9. 9. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  WIE  PRIORISIERE  ICH  DIE  INTERESSEN?  Slide  9  
  10. 10. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Versionen  oder  Phasen  definieren  •  Mindestens  2  Versionen  definieren:  –  Version  1:  Umfang  bei  Einführung.  –  Version  2:  Später  nachholen.  •  Bei  grösseren  Vorhaben  mindestens  3  Versionen:  –  Version  1,  Einführung:  Zwingendes.  –  Version  2,  Nachholen:  Was  wichIg,  aber  nicht  zwingend  war.  –  Später:  Irgendwann.  •  Die  letzte  Version  nur  auf  1-­‐2  Jahre  genau  terminieren,  lieber  nur  «später».  Slide  10  
  11. 11. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Jeden  Wunsch  aufnehmen  •  «Können  wir  eventuell  später  mal  machen»  gibt  es  nicht.  •  «Nehmen  wir  auf  und  werden  wir  priorisieren.»  –  Immer.  •  Wünsche  von  den  Interessenvertretern  beschreiben  lassen.  Auch  was  vermutlich  nicht  in  die  erste  Version  passt.  •  Einzelne  Wünsche  wenn  angebracht  auOeilen:  –  Schon  in  Version  1  mitnehmen,  was  als  Basis  für  spätere  Umsetzung  notwendig  ist.  –  Jenen  Teil  auf  später  verschieben,  der  nachgeholt  werden  kann.  •  Zauberwort:  Wegpriorisieren.  Slide  11  
  12. 12. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Transparenz  •  Kriterien  für  Priorisierung  definieren,  z.B.  –  Projekt-­‐Ziel;  –  AuOraggeber-­‐Vorstellung;  –  Termin;  –  Kosten;  –  Realisierbarkeit.  •  Wunschliste  mit  niedrigen  Prioritäten  einsehbar  machen.  •  Methoden-­‐Orgien  (Priorisierungsraster  mit  Punkten,  Gewichtungen,  etc.)  sind  Augenwischerei.    •  Priorisieren  tun  Menschen.  Bekannt  machen,  welche  das  sind.  •  Wiedererwägungsanträge  zulassen,  Konsequenzen  aufzeigen.  Slide  12  
  13. 13. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  WELCHES  SIND  DIE  GRÖSSTEN  INTERESSENKONFLIKTE?  Slide  13  
  14. 14. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Nutzen  versus  Machbarkeit  •  Nicht  alles,  was  machbar  wäre,  ist  auch  sinnvoll.  •  Nutzen  quanIfizieren.  Was  nur  kleine  Zielgruppe  betrir  wenn  möglich  wegpriorisieren.  Aber:  Menschen  möchten  sich  einbringen.    •  Mal  zulassen,  wenn  es  Entwickler  «besser»  machen  möchten.  •  Der  Bestell-­‐BuQon  muss  rot  sein?  Machen  wir  ihn  rot.      Umgekehrte  Priorisierung:  Spricht  etwas  dagegen?  Nein.  Machen!  Slide  14  
  15. 15. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Netgkeiten  versus  Ressourcen  •  Mit  unlimiIerten  Ressourcen  und  Zeit  ist  alles  umsetzbar.  Ressourcen  und  Zeit  sind  aber  beschränkt.    •  Jeder  Wunsch  muss  «bewilligt»  werden.  Lies:  Priorisieren.  •  Keine  epischen  Detaildiskussionen  mit  Umsetzern  vor  der  Priorisierung.  Umsetzungsteam  darf  und  muss  an  Projektleitung  verweisen.  •  AuOraggeber  wählen  lassen:  –  diesen  Wunsch  auf  später  verschieben;  –  diesen  Wunsch  umsetzen,  einen  anderen  weglassen;  –  Terminverschiebung  und  Budget-­‐Überschreitung.  Slide  15  
  16. 16. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Linke  versus  rechte  Hand  •  Wenn  die  «Linke»  nicht  weiss,  was  die  «Rechte»  tut,  ist  das  gelegentlich  selbstverschuldet,  aber  kein  Verbrechen.  •  Die  Projektleitung  muss  den  Überblick  haben  und  bei  Wissenslücken  schnell  die  ModeraIon  übernehmen.  •  Eine  zentrale  Rolle  muss  auch  Detailabsprachen  kennen  und  die  PerspekIven  der  Interessenvertreter  einnehmen  können.  Die  Rolle  kann  unterschiedlich  angesiedelt  sein:  –  Projektleiter;  –  technischer  Konzepter/Teilprojektleiter;  –  Projektleitungs-­‐  oder  AuOraggeber-­‐Assistenz.  Slide  16  
  17. 17. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  «Wie  immer»  versus  «Anders  ist  besser»  •  «Das  haben  wir  schon  lange,  daran  haben  sich  die  Nutzer  gewöhnt»  ist  zu  hinterfragen.  •  Anders  ist  nicht  zwingend  besser.  Auch  hier  ist  Vorsicht  geboten.    •  Wo  verfügbar  StaIsIken  prüfen.  •  Im  Projekt  wohlüberlegt  definieren,  wer  die  User  vertriQ.  Wenn  möglich  neutrale  Sicht  verfügbar  machen  (Usability-­‐Spezialisten,  User-­‐Gruppe,  oder  ähnlich).  Slide  17  
  18. 18. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  WELCHE  INTERESSENVERTRETER  BRINGEN  DIE  SCHWIERIGEN  WIDERSPRÜCHE?  Slide  18  
  19. 19. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Die  man-­‐könnte-­‐Sager  •  Man  könnte  immer.  Alles.    •  Relevant  ist  anderes:  –  Will  man?  Wer  will?  –  Muss  man  gar?  •  Könnte-­‐Wunschformulierungen  vermeiden.  Interessenvertreter  zu  klaren  Ansagen  drängen.    •  Konsequenzen  aufzeigen.  Aufwand  grösser  machen,  als  er  beim  ersten  Hinhören  ausschaut.  Er  wird  grösser  sein.  Slide  19  
  20. 20. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Die  man-­‐häQe-­‐halt-­‐Sager  •  Kein  Projekt  ohne  Besserwisser.    •  Zulassen,  anhören,  würdigen.    •  Wenn  sinnvoll  Ball  zurückspielen.  Aber  nur  posiIv:    –  Vorschlag  konkreIsieren.  –  Was  machen  wir  jetzt  draus?  •  Diskussion  forcieren:  Umgehend  mit  Gegenseite  an  einen  Tisch  bringen.  Meistens  gibt  es  etwas  zu  lernen.  Slide  20  
  21. 21. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Die  nicht-­‐Entscheider  •  Null-­‐Entscheidungen  sind  Projektkiller.  AuOraggeber  oder  Steuerungsgremium  müssen  entscheidungsfreudig  sein.  •  Starken  Projektleiter  einsetzen.  •  Annahme-­‐Kultur  einführen:  –  Solange  keine  Entscheidung  vorliegt,  arbeiten  wir  mit  einer  Annahme  weiter.  –  Falls  später  anders  entschieden  wird,  wird  das  zu  Verzögerungen,  Budget-­‐Überschreitungen,  etc.  führen.  •  Als  AuOraggeber  oder  Projektleiter  auch  mal  einen  Interessenkonflikt  bewusst  im  Sand  verlaufen  lassen.  Aber  nur  transparent.  Slide  21  
  22. 22. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  WER  GEWINNT  WELCHEN  STREIT?  Slide  22  
  23. 23. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Streit?  Gewinnen?  •  Streit  zuordnen:  –  Unvollständige  Vorgaben:  Ziel  unklar  formuliert,  Projekt  nicht  sauber  abgegrenzt,  Prioritäten  nicht  geregelt.  –  Ansichtssache:  Welche  Farbe  gefällt  unseren  Kunden,  wie  sieht  die  Welt  in  5  Jahren  aus?  •  Bei  unvollständiger  Vorgabe  gewinnt  jener,  der  den  AuOraggeber  besser  verstanden  hat.  Ausnahme:  TakIsches  Umspielen  des  AuOraggebers.    •  Ansichtssachen  können  nicht  gewonnen  werden.  –  Im  Gespräch  ausräumen.  –  Entscheid  von  «oben»  abholen.  –  Kompromiss  finden.  –  Gemeinsame  Annahme  für  1.  Version  treffen.    Slide  23  
  24. 24. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Schlüsselpersonen  sind  Mitentscheider  •  Schlüsselpersonen  sind  nicht  immer  Teil  des  ProjekQeams.      •  Je  Schlüsselperson  definieren,  wer  sie  abholt  –  AuOraggeber  –  Projektleiter  –  Andere  Person  aus  dem  Projekt-­‐Team  •  Vorsorglich  sehr  allgemein  abholen  und  damit  KommunikaIonskanal  etablieren.  Später  auch  zu  konkreten  Fragestellungen  kurzfrisIg  ansprechbar.  Slide  24  
  25. 25. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  WIE  KANN  ALL  DAS  BERÜCKSICHTIGT  WERDEN?  Slide  25  
  26. 26. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Geeignete  Projekt-­‐Struktur  •  Geeignete  ProjektorganisaIon  –  Passender  AuOraggeber,  kleiner  Ausschuss.  –  Alle  wesentlichen  Stellen  im  ProjekQeam  vertreten  (grosses  Team),  aber  offizielles  «Kernteam»  in  überschaubarer  Grösse.  •  Neutrale  Projektleitung  –  Kein  Vertreter  einer  umsetzenden  Abteilung/Firma:  Stabsstelle,  delegierte  oder  externe  Person.  –  Hohe  Priorität  des  Projekts  beim  Projektleiter.  Nicht  notwendigerweise  gleichzusetzen  mit  100%  Verfügbarkeit.  Slide  26  
  27. 27. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  TakIscher  Terminplan  •  Pufferzonen  zur  KonfliktbewälIgung  –  Abnahme-­‐Phase  nach  AnforderungsdefiniIon.  –  Verhandlungs-­‐Phase  nach  Offert-­‐Stellung.  –  Fine-­‐Tuning-­‐Phase  nach  Live-­‐Termin.  •  Zwei  Einführungstermine  –  Beta-­‐Termin:  Spielraum  für  reduzierten  Leistungsumfang.  –  Live-­‐Termin:  Offizieller  Launch.  Slide  27  
  28. 28. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Jedes  Projekt  ist  anders  •  PragmaIsche  Abweichungen  vom  Schulbuch-­‐Vorgehen,  wo  angebracht.  Seien  es  zusätzliche  Schlaufen  oder  Abkürzungen.  •  Anpassungen  des  Vorgehens  auch  unterwegs.  Schnelle  ReakIon  auf  Herausforderungen  ist  meistens  effizienter  als  Beharren  auf  geplantem  Vorgehen.  •  SituaIve  Problemlösung  bedingt  gute  Kenntnisse  des  Projekts.  Der  Moderator  (AuOraggeber,  Projektleiter  oder  Koordinator)  muss  den  Interessenkonflikt  inkl.  Vorgeschichte  und  Relevanz  bezüglich  Projektziel  verstanden  haben.  ModeraIon  ist  VermiQlung.  «Ich  schaue  schon,  dass  die  sich  endlich  einigen»  reicht  oO  nicht.  Slide  28  
  29. 29. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  IN  DIESEM  SINNE...  Slide  29  
  30. 30. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  Fazit  •  Interessen  und  Vorschläge  ernst  nehmen.    •  Priorisieren.  Nicht  hochpriorisieren.  Wegpriorisieren.  •  Pufferzonen  im  Terminplan  schaffen.  •  Kernteam  schaffen  und  damit  Entscheidungswege  verkürzen.  •  Moderator  installieren.  •  Schnelle  Entscheidungen.  Sonst  Annahmen  treffen.  Slide  30  
  31. 31. One  Kongress  2013  –  Redesign-­‐Konferenz  –  Sam  Müller  DANKE!    Fragen  an  hBps://www.xing.com/profile/Sam_Mueller  Slide  31  

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