Le SIRH en Autriche - Les dossiers électroniques des personnels et l'outil THEMIS
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Presentation given by Heinrich Traumueller, Austria, at the seminar on information systems for human resources management in public administration, organised by SIGMA and the Direction générale de la fonction publique algérienne in Algiers, 7-8 December 2012.
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- 1. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Séminaire sur Les systèmes d’information pour la gestion des ressources humaines dans l’administration publique Alger 7-8 décembre 2012 SIGMA et la Direction Générale de la Fonction Publique d’Algérie
- 2. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Séminaire sur les systèmes d´information pour la gestion des ressources humaines dans l´administration publique Alger, 7 - 8 décembre 2012 Le SIRH en Autriche Les dossiers électroniques des personnels et l´outil THEMIS Heinrich Traumüller, Vienne
- 3. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Contenu I. L‘Autriche et la modernisation du secteur public II. Le SIRH III. Stratégie eHR IV. L´outil THEMIS V. Les dossiers électroniques des personnels
- 5. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Personnel de l´État • État fédéral 132,357 • Les länders 140,765 • Les communes 75,029
- 6. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE • En pourcentage de l‘emploi total, 12,8% sont des fonctionnaires et des employés du secteur public en Autriche • La moyenne dans les pays européens de l‘OCDE est de 16,3% Quote – part du service public
- 7. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Les enjeux de la modernisation Les finalités recherchées: • Performance de l´administration - Amélioriation de l´efficacité (efficience, orientation service, flexibilité, promotion de l´innovation et gains de productivité) - Evolution, pas de révolution ! (garder les principes classiques de l´administration) • Performance de l´individu Plus de différentiation et de responsabilité: - Contractualisation de la haute fonction publique - Système analytique de classification des emplois - Entretien annuel d‘évaluation - Elément salarial de performance
- 8. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Les enjeux de la modernisation • Les composantes de la modernisation 1. Réforme de la GRH 2. Réforme de l´organisation Ministère des finances - 09 directions regionales --- - 81 centres des impôts 41 - 62 services des douanes 09 - 21.000 fonctionnaires 11.000 Autres ministères : „agencification“ - 38 agences avec 31.000 fonctionnaires 8
- 9. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Les enjeux de la modernisation 3. Réforme du budget - Budget global - Pluriannuel (4 ans) - Dotations aux réserves - Rapports de stratégie 9
- 10. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Les enjeux de la modernisation Objectif: gestion de la performance • Conditions préalables: – modification de l´organisation structurelle et fonctionnelle – nouvelle structure de commande, ajustement des outils (technologies de l´information) – transformation de culture – GRH: gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, profilage des emplois, renouvellement des postes, gestion des effectifs, gestion de la performance individuelle, référentiels des emplois et des compétences ... 10
- 11. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Les enjeux de la modernisation • MbO planification annuelle accords - concentration: prestations clé - auto-contrôle - contrôle externe • système d´indicateurs - 181 indicateurs dans le domaine des impôts - 104 indicateurs dans le domaine des douanes - 3 plans: économie, efficience, efficacité - 4 dimensions d´un tableau de bord prospectif • contrôle de gestion mensuel11 accords de performance
- 12. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Les stratégies de mise en oeuvre • Ajustement graduel (évolution, pas de révolution) • Pilotage: Ministère des finances • Mécanismes pour inciter au changement: – fléxibilité budgétaire – budget central pour soutenir les réformes – primes – comités de pilotage 12
- 13. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Analyse rétrospective: impact • Orientation stratégique • Nouvelle culture de management et de performance • Professionalisation et individualisation de la GRH • Réduction drastique des hiérarchies et du personnel • Accélération drastique des procédures (environ 32 % pour l´allocation de soutien familial) • Enregistrement des contrôles sur place (nombre et résultats) 13
- 14. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Analyse rétrospective: BILAN • Une analyse des données de l‘OCDE* indique que l´administration autrichienne des impôts compte parmi les administrations les meilleures de tous les pays de l´OCDE (par exemple, fonctionnaires en relation aux citoyens et aux entreprises, coûts de l´administration et efficacité des contrôles sur place)... ____ * Tax Administration in OECD and Selected Non – OECD Countries; Comparative Information Series, OECD 2006 14
- 15. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE II. Le SIRH en Autriche 15
- 16. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Le SIRH en 1956 16 Min 2 Min 3 Min 4 Min X
- 17. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Le SIRH 1956 - 1976 • 1956 – 1976 Zentralbesoldungsamt (Office central des salaires) – Cartes perforées – Support électronique depuis 1969 / bandes magnétiques 17
- 18. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Le SIRH en 1980 18 Mi n 2 Mi n 3 Min 4 Min X
- 19. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE III. Stratégie eHR Ministère des finances 19
- 20. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Ministère des finances Organisation - 09 directions regionales --- - 81 centres des impôts 41 - 62 services des douanes 09 - 21.000 fonctionnaires 11.000 „Stratégie eHR“ -- (eHR transformation) Appui pour la réforme de l´organisation Développement de la GRH par ingénierie informatique Flexibilisation de la GRH (accès indépendant du lieu,…); emploi d´une architecture électronique moderne et orientée vers le service (composants)20
- 21. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Stratégie eHR • Portail pour chaque collaborateur – avec contenu individuel • Dossier électronique • Scanographie en masse • Scanographie modificative • Gestion des candidats • Bourse aux emplois • Tests d´aptitude automatisés • Gestion des documents (formulaires standardisés) • Procédures electroniques • THEMIS (tableau de bord avec indicateurs) • …21
- 23. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Source de THEMIS : MIS • Rapports multifonctionnels pour l´analyse des données dans un „datawarehouse“ à base de Netweaver BI 7.0, application web • Rapports dans tous les composants de PMSAP, par exemple administration du personnel, gestion de l´organisation, gestion des voyages, gestion des comptes … • Haut caractère d´intégration et interconnexion entre les composants • Base de données pour informations statistiques et contrôle de gestion; rapports aux tous les niveaux hièrarchiques • Base de données pour indicateurs clés de performance dans le cockpit THEMIS 23
- 24. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE MIS - THEMIS Description simplifiée 24 INTRANETBROWSER PMSAP PA PM SAP PY PMSAP RM PMSAP PT PMSAP OM THEMIS
- 25. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Contenu • Présentation des informations statistiques et des indicateurs, par exemple Capacité effective (en plein emploi) Nouveaux enregistrements Quote-part d´absentéisme Quote-part des carences Quote-part du télétravail Quote-part des coopérateurs en formation en entreprise Quote-part des femmes Nombre de mises à la retraite Moyen d‘âge des coopérateurs 25
- 26. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Indicateurs • Indicateur description type rapport bookmark calcul • K500110010 Kapazität (VBÄ) inkl MA Saison E PAA110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP- LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4NXWZ0I0V7Y2N1UZMPKPQZBS2 • K500110011 DS-Alter B PAA115 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=F3XMZ9BQKTR0DEU2B06VY3DD7 • K500110015 Zähler Lebensalter B Kennzahl zählt die Köpfe, die im Lebensaltercube (ZCPATR) pro Monat vorhanden sind • K500110020 Kapazität (VBÄ) exkl MA Saison E PAA110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP- LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4NXX3I0RKUFNB0TUBWSX6ABTU • K500110021 Summe Kalendertage Krankenstand B PTZ110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP- LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4KL8ZEEJTIYM8NKO2XH1CERU3 • K500110030 Kapazität (Köpfe) inkl SK E PAA110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4NY0SPHYCPK60I03D7MJSO19E • K500110040 DS Anzahl Beschäftigte B PAA110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4NXXEJYDVH2L8QE4MG3221T9E • K500110050 Kalendertage B Kalendertage • K500110055 Arbeitstage B Arbeitstage • K500110060 PersKap Karenzen Köpfe B PAA110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4NXXGS6JWVT3S5IXKGJB2KEHU • K500111000 Krankenstandsquote E K500110021/(K500110040*K500110050) • K500111010 Beschäftigungsausmaßquote E K500110010/K500110030 • K500111020 DS Alter E K500110011/K500110015 • K500111060 Karenziertenquote E K500110060/(K500110060+K500110030) • K500111100 Anteil Frauen E K500111110/K500110030 • K500111110 Personalkapazität Frauen B PAA110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4NXXL4SMIEFDJQ2GJG9O2M82Q • K501111120 Anzahl externer Neuaufnahmen E PAF105 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=BIULID1UZN69D8A9TXDU3DU23 • K501111130 Anzahl Pensionierungen E PYP230 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=6O3C5JMOB849EF2EXN2OSTPWR • K501111140 Anzahl Abgänge E PAF105 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4NXXOESDRXWCNYTQ6A8AISI1U • K501111150 Anzahl MA in Ausbildungsphase B PAA110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP- LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4NXXPL1A29AP3XSM9N3TTLFTU • K501111160 Anteil MA in Ausbildungsphase E K501111150/K500110030 • K501111170 Summe Gleitzeitguthaben B PTSA100 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4NXWX4VWEKMIKFZMHVL1Z8UOY • K501111180 DS Gleitzeitguthaben E K501111170/K501111190 • K501111190 PersKap aktiv exkl SK [Köpfe B PAA110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4NXXU372CRLEBSDTGCJ232C0Y • K501111200 PersKap aktiv exkl SK [VBÄ B PAA110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4QFY3MWSPM1KOAFTLQQ4I8G2Z • K501111210 DS Urlaubsguthaben E K501111220/K501111200 • K501111220 Summe Urlaubsguthaben B dzt. noch nicht umgesetzt-offen • K501111230 Anzahl MA Hier I B PAA110 http://pmpw3.ccc.brz.gv.at:8202/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4F330S5C4NBAEPAK22E10TI02 • K501111240 Anzahl Frauen Hier I B PAA110 https://mis1pb.portal.at/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=BRFDKVNG7VKO9OO5UUQNJ0AQZ • K501111250 Anteil Frauen Hier I E K501111240/K501111230 • K501111260 Anzahl MA Hier II B PAA110 http://pmpw3.ccc.brz.gv.at:8202/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4F332UM3Y3RNZ7U8MJ32HV1WI • K501111270 Anzahl Frauen Hier II B PAA110 http://pmpw3.ccc.brz.gv.at:8202/sap/bw/BEx?SAP-LANGUAGE=DE&BOOKMARK_ID=4F332GQTPMKLCIQ238UWCBDCY • • ……………………………………. 26
- 27. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Avantages • Avantages pour l´administration • Base de données homogènes pour décisions • Mise au point de la conduite sur les objectifs MbO • Effet d´étude dans l´organisation • Réduction des dépenses pour le traitement manuel des rapports 27
- 28. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Rôle de THEMIS 28
- 29. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Rôle de THEMIS 29 THEMIS OIS MIS Stratégique Operatif Quantitatif Qualitatif
- 30. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Triages en THEMIS • Cockpit (tableau de bord) • Vue synoptique • Analyse • Hiérarchie • Détails 30
- 31. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Triage : cockpit • Sélection organisationelle • Rapports standardisés (à base des KPI) 31
- 32. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Triage : vue synoptique • Sélection de période • Sélection organisationelle • Sélection KPI (et groupes KPI) 32
- 34. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Triage: analyse • Sélection de période • Sélection organisationelle • Sélection KPI – groupes • Sélection types de données (plan, réalité,…) • KPI, prédiction, valeurs de référence, cluster, score, trend …. 34
- 35. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Analyse 35
- 36. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Triage: hiérarchie • Sélection de période • Sélection organisationelle • Sélection d´indicateur • Sélection types de données • KPI, prédiction, valeurs de référence, „cluster“, „score“, „trend“ • Sélection type de „noeud“ 36
- 37. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Hiérarchie 37
- 38. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Triage : détails • Sélection de période • Sélection organisationelle • Sélection d´indicateur • Sélection type de „noeud“ • Déscription des indicateurs (définition, calcul, objectif) • Graphiques, rapports, … 38
- 39. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Détails I 39
- 40. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Détails II 40
- 41. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Référenciation • Unités supérieures, valeurs de l´année précédente, „clustering“, … 41
- 42. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Clustering 42
- 43. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Scoring 43
- 45. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Entrée I 45
- 46. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Entrée II 46
- 47. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Dossier électronique Tableau de bord 47
- 48. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Recherche 48
- 49. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Résultat 49
- 51. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Apercu général / limité 51
- 52. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Tâches 1 52 2
- 53. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Bloquer 53
- 54. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Côntroler 54
- 55. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Approuver 55
- 56. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Impression 56
- 57. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Merci beaucoup pour votre attention ! 57