2. Organiser un événement
à l’international
par
Hélène Mirza - Présidente de Plani-Concept Plus
3. Plani-Concept Plus ?
Plani-Concept Plus se spécialise dans la conception, la planification, l’organisation et la
coordination de tous types d’événements corporatifs, au niveau local, national et international.
Congrès
Réunions
Voyages de reconnaissance
Expositions
Missions commerciales
Galas
Soirées thématiques
Activités de consolidation d’équipe
Programmes conjoint(e)s
Et plus encore…
Plus de résultats…
Nous pouvons agir comme conseiller, participer à une étape de votre projet ou prendre en charge
la gestion complète de votre événement. Dans tous les cas, l’équipe de Plani-Concept Plus ira bien
au-delà de vos attentes.
Plani-Concept Plus - Complice de vos événements !
4. Pourquoi l’international ?
Exotique, attrayant
Favoriser les échanges, consolider les liens
Profiter d’un congrès international
Vision internationale
Valeur ajoutée - expérience unique et enrichissante
6. Éléments à considérer
Répercussions sur le nombre de participants
Contenu et destination doivent être attrayants
Sondage
Congrès annuel ou nouvel événement : opportunité
d’offrir “plus” à vos membres
Participants peuvent combiner avec des vacances
7. Éléments à considérer
Budget
Les membres sont-ils prêts à payer pour aller
à l’international ?
Devise avantageuse - rapport qualité/prix
Facilités de paiements :
Augmenter les frais de “membership”
Étaler les paiements
8. Planification
Choix des dates
Période creuse pour vos membres
Éviter jours fériés, fêtes religieuses, carnaval
Destination
Sud, Culturelle, exotique, croisière
Durée
4 , 7 ou 10 jours
Horaire
Prévoir assez de temps libre pour profiter de la
destination
10. Choix de destinations
Éléments à considérer
Climat
Langue
Culture du pays / situation politique
Accessibilité des transports - vols direct
Distance - décalage horaire
Taux de change, taxes, etc.
11. Choix de destinations
Éléments à considérer (suite)
Voyage dans le Sud - tout inclus - très abordable
Croisière - découverte de plusieurs endroits
Attention : partir une journée avant
Europe - décalage horaire
Amérique du Sud - distance
États-Unis
13. Exemple agenda
Accueil et inscription
Cocktail de bienvenue – informel à saveur locale
Conférences le matin – après-midi libre
Excursions exclusives pour le groupe ($)
Visites culturelles ou en lien avec l’association
Gala de clôture – spectacle local et danse
14. Complicité
Il est important d’avoir recours à une firme spécialisée
dans l’organisation d’événements qui a des complices à
l’étranger.
DMC et autres fournisseurs locaux pour :
le décor
l’animation
l’équipement audiovisuel
les autobus : transferts aéroport, excursions, activités.
15. Encadrement des participants
Stress additionnel relié à l’international
Support de personnel qualifié =) très important
AVANT - PENDANT - APRÈS
16. Support de personnel qualifié
Avant l’événement
Sécuriser les participants dès le début
Procédure d’inscriptions : donner le maximum
d’information :
Passeports, visa, vaccins, assurances (essentiel)
bagages, etc.
Ne rien prendre pour acquis
17. Support de personnel qualifié
Pendant l’événement
Flexibilité et débrouillardise du personnel responsable
de l’événement - apte à gérer les imprévus.
Table d’accueil en permanence
Personnel trilingue
19. Conclusion
Le succès de tout événement commence par la
planification, l’organisation et la coordination de façon
minutieuse de tous les détails avant l’événement.
Mieux on planifie avant l’événement plus on est libre
pendant l’événement pour réagir aux imprévus, aux
urgences, etc.
Cette réalité est encore plus vraie quand on organise un
événement à l’international - hors de notre zone de
confort.
Il ne faut rien laisser au hasard.
