Gestores de alto impacto devem investir seu potencial em atividades que criam valor de verdade para suas organizações, ao invés de desperdiçar seu tempo em e-mails sem fim, reuniões de alinhamento e acompanhamento pouco produtivas e na elaboração de relatórios que apenas controlam as atividades de outras pessoas. Confira como.

2. Em busca da eficiência
NÓS, do Runrun.it, acreditamos que gestores de alto impacto
devem investir seu potencial em atividades que criam valor
de verdade para suas organizações, ao invés de desperdiçar
seu tempo em e-mails sem fim, reuniões de alinhamento e
acompanhamento pouco produtivas e na elaboração de
relatórios que apenas controlam as atividades de outras
pessoas.
Este e-book vai te ajudar a trabalhar de forma mais efetiva,
apontando práticas que comprovadamente reduzem seu
risco de cair nesse tipo de armadilha que acaba com a sua
produtividade e com a da sua equipe. Você vai causar mais
impacto na sua organização e será mais facilmente
reconhecido por isso!
“Gestão é a atividade menos eficiente em sua
organização.”
Fonte: “First, let’s fire all the managers”,
Gary Hamel, Harvard Business Review
Antônio Carlos Soares
Co-fundador e CEO do Runrun.it
5 dicas para gestão de tarefas – Runrun.it e-book – Todos os direitos reservados 2014

3. Conteúdo
Coloque tudo no papel …………………………………………………………….……. 3
Aloque recursos e priorize tarefas ……………………………..………………. 5
Preserve seu capital intelectual ……………………………………..……………. 7
Acompanhe e tome decisões ………………………………………………………. 9
Reconheça e premie os bons exemplos……………………………………. 11
Resumo ……………………………………………………………………………………..………. 13
5 dicas para gestão de tarefas – Runrun.it e-book – Todos os direitos reservados 2014

4. 1. Coloque tudo
no papel
EM quantas atividades você está envolvido, ou deveria
estar? Colocar tudo no papel reduz a ansiedade e te ajuda a
pensar de forma crítica e com muito mais clareza.
+++

5. É comum que as pessoas fiquem
atribuladas em meio a dezenas de
tarefas no início de grandes ciclos, como
no começo do ano ou de um grande
projeto. Tem gente que não sabe por
onde começar, tem gente que começa a
fazer tudo ao mesmo tempo e não
finaliza nada, e outros ainda que não
saem do lugar - ficam estagnados. Mas
não precisa ser assim.
Vamos lá:
Primeiro, simplesmente liste todas as
atividades e projetos em que você está
envolvido. Tire tudo da sua cabeça e
baixe para o papel. Não se preocupe em
organizar nada nessa etapa. Liste e
relaxe. Você está começando a mandar
nos seus problemas, e não eles em você.
Agora, separe os temas grandes, que
têm
muitas
etapas
para
serem
cumpridos, das tarefas menores, que
basta botar a mão na massa e entregálas.
Os temas grandes, muito provavelmente
são Projetos – mesmo que a sua
organização não use essa nomenclatura.
Se algumas das atividades que você
listou estiverem relacionadas a eles, já
as agrupe como Tarefas desse projeto.
Nesse momento, as coisas vão começar
a ganhar alguma clareza e estrutura. A
partir de agora, você está entrando de
verdade no mundo do Planejamento – e
sem firulas!
Se a sua empresa ou área trabalha para
vários clientes, separar os projetos por
Cliente é uma boa ideia. Talvez algumas
atividades sejam para sua própria
empresa; neste caso, você pode
agrupá-las em um Cliente ‘Interno’. Ou
vários clientes internos, caso você
queira individualizar as diferentes áreas
da sua empresa.
Ao separar as Tarefas dos Projetos,
você provavelmente perceberá que
alguns projetos precisam ser mais
detalhados; isto é, que nem todas as
suas tarefas foram descritas. Você deve
então
listá-las,
sempre
tomando
cuidado para: 1) não entrar em detalhes
demais, o que dá uma impressão de
complexidade exagerada e, 2) não
esquecer nenhuma etapa crítica, que
pode causar atrasos por não ter sido
prevista originalmente. A ideia é listar
tudo o que é importante, e deixar de
lado o que não é.
Simples, não é? E você pode, e deve,
repetir esse exercício sempre que um
novo projeto for criado, no começo de
cada trimestre, ou ainda no meio do
furacão para pedir recursos para sua
área garantir a entrega das suas metas.
Não importa o momento, é sempre
importante listar todas as atividades em
que você está envolvido e nas quais
deveria estar envolvido. Isso vai clarear
suas obrigações e evitar muitos
obstáculos imprevistos.
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6. 2. Aloque
recursos e
priorize tarefas
UMA vez que você tenha listado todas as atividades, é hora
de pensar quem deverá executá-las e em quais prazos.
Como normalmente os recursos são limitados, será preciso
priorizar cada tarefa.
+++

7. Depois de listar todos os projetos e
tarefas por cliente, você provavelmente
cairá no dilema essencial de todo
Gestor: há muito mais coisas para fazer
do que pessoas e recursos disponíveis.
Acertamos? Na imensa maioria dos
casos, é isso o que acontece. Mas há um
método para lidar com isso que se
norteia por um tripé: Alocar, Criar Pilhas
e Priorizar.
Todas as pessoas envolvidas em seu
projeto têm uma série de atividades a
serem desenvolvidas ao longo do dia.
Se as colocássemos uma em cima da
outra, sendo a primeira a mais
importante e a última a menos
importante, teríamos uma ordem do
que fazer, de forma absolutamente
clara.
Esse
formato
comportaria
inúmeros projetos dentro da mesma
pilha.
Alocar:
Priorizar:
Cada tarefa que você descreveu na
etapa anterior deve ser alocada para
uma pessoa, seja você mesmo, alguém
da sua equipe ou um fornecedor
terceirizado. Leve em consideração não
só a capacidade de execução da
pessoa, mas também quanto tempo ela
tem disponível.
É possível que você note que está
sobrecarregando alguns e deixando
outros de lado. Pense se foi um mero
descuido, ou se certas pessoas têm o
perfil mais adequado aos projetos que
você precisar realizar. Neste caso, você
pode tanto capacitar essas pessoas
quanto realocar de/para outras áreas.
Criar Pilhas:
O que normalmente acontece é que
várias tarefas estão previstas para
serem entregues no mesmo prazo, mas
é pouco provável que isso aconteça
dado os recursos limitados com quais
você trabalha. É aí que entra a técnica
de criar pilhas de tarefas.
A questão mais importante é definir a
ordem da pilha de tarefas. Isto sim é o
verdadeiro trabalho do gestor: decidir
de forma estratégica o que deve ser
feito antes, a fim de atingir, com seus
recursos limitados, o maior valor
possível para a companhia.
A verdade é que cada tarefa e projeto
tem um impacto diferente. Em geral,
algumas poucas ações são responsáveis
pela maior parte do impacto gerado.
Enquanto outras são até desejáveis,
mas
não
mudam
a
realidade
significativamente.
Invista
tempo
estabelecendo
ou
compreendendo
os
objetivos
estratégicos da sua empresa e não
tenha receio de investir tempo fazendo
perguntas e consultando pessoas sobre
o
impacto
esperado
de
uma
determinada ação.
Fazer a coisa certa em geral é muito
mais importante do que simplesmente
fazer mais coisas.
“Pegue sua lista de tarefas e se
pergunte: o que há de mais
importante para hoje?”
Fonte:
Organize-se
Stephanie Winston
para
o
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sucesso,

8. 3. Preserve seu
capital
intelectual
IMAGINE que cinco pessoas estão envolvidas em um
projeto. E se uma pessoa se desligar de uma hora pra outra?
E se forem duas? É melhor ter tudo documentado, dos
materiais às decisões tomadas.
+++

9. Uma vez que você dê o start nos
projetos, é preciso registrar e guardar
todas as informações neles envolvidas.
Apresentações,
guias,
imagens,
referências, decisões tomadas, alteração
no briefing... Tudo é capital intelectual e
deve ser organizado e mantido como
num dossiê sobre o projeto.
Mas isso não precisa ser assim. Registre
tudo e mantenha essas informações
consolidadas em um único repositório.
Assim, o novo responsável será capaz
de colocar o projeto de volta em ritmo
de produção em muito menos tempo.
E tempo, neste caso, é até mais que
dinheiro - é credibilidade.
Às
vezes,
acontecem
danos
à
rentabilidade de um projeto e mesmo à
credibilidade de uma empresa em
situações corriqueiras. Por exemplo, é
comum que uma área solicite serviços
para outra área dentro da empresa. Se
essas solicitações são feitas de forma
desestruturada, fica o dito pelo nãodito. E surge o indesejável retrabalho.
Ou pior, quando uma ou mais pessoas
deixam o projeto repentinamente, é
preciso minimizar o impacto desta
ruptura. Mesmo que você consiga
realocar alguém de outra área ou
projeto, essa pessoa ainda vai ter que se
inteirar de tudo que foi realizado e do
que já estava combinado para ser
realizado.
E se a pessoa que saiu não tiver
disponibilidade para passar todas as
informações de forma detalhada? E se
ela nem tiver mais alguns dos materiais
e e-mails sobre decisões tomadas ou
aprovações realizadas? Depois que ela
sair, vai ficar tudo muito solto. E a
credibilidade da sua equipe e da
empresa estará sob risco.
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10. 4. Acompanhe e
tome decisões
AO fazer um planejamento, por mais detalhadas que sejam
as tarefas, sempre haverá imprevistos. Por isso é
imprescindível acompanhar todas as etapas e estar
preparado para tomar decisões importantes no meio do
caminho.
+++

11. Seria ótimo se tudo corresse conforme
o planejado! Mas isso raramente
acontece. E muitas vezes isso é uma
boa notícia.
É possível que um cliente solicite uma
mudança de escopo em um projeto,
incluindo ou retirando partes que
demandam replanejamento. Ou ainda, a
área comercial pode perceber uma
oportunidade e pedir que algo seja
entregue muito rapidamente, alterando
completamente
a
prioridade
dos
projetos na pilha de tarefas de diversas
pessoas.
Com isso em mãos, somam-se os
custos externos e é possível calcular o
custo real da sua execução e verificar a
rentabilidade de cada projeto e cliente.
E assim, tomar decisões de alto impacto
na melhoria dos resultados da empresa.
“Sempre que você vir um
negócio de sucesso, alguém teve
que
tomar
uma
decisão
corajosa.”
Fonte: Peter F. Drucker
Quando isso ocorre, é fundamental
entender se o impacto gerado foi
positivo ou negativo.
Na maioria das vezes, mesmo que uma
empresa não trabalhe ‘vendendo horas’,
o preço de seus produtos e serviços
envolve uma estimativa sobre o esforço
a ser realizado por diferentes equipes.
Assim, entender qual o nível de esforço
(em horas de trabalho dispendido pelas
pessoas) é que vai garantir que as
metas de resultado serão alcançadas e
que projetos deficitários possam ser
renegociados. O esforço deve ser
medido tanto em termos de escopo
como de preço, e transformados em
fontes de lucro.
A melhor forma de conseguir calcular
isso é através de um timesheet – uma
tabela de alocação de horas. Essa
tabela pode ser tão simples quanto uma
planilha de Excel com os dias listados
em colunas e projetos e tarefas listados
por linha. Cada pessoa ao final do dia,
ou da semana, deve apontar quantas
horas gastou com cada cliente em cada
tarefa e projeto.
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12. 5. Reconheça e
premie os bons
exemplos
QUAIS resultados e performances são esperados em seus
projetos? Saber como medi-los é importante tanto para
entender sucessos e fracassos, como para reconhecer o
esforço daqueles que devem virar exemplo.
+++

13. Até mesmo num projeto cheio de falhas
é importante saber reconhecer as
pessoas que mais se envolveram e se
empenharam nele. Ainda mais fácil fazêlo em projetos de sucesso.
E como identificar quem merece mais?
Ou quem se dedicou de forma mais
arraigada? Existem alguns mecanismos
para que você saiba destacar os
maiores exemplos. Além das atitudes
diárias, e envolvimento que cada um
demonstra, você pode usar relatórios de
atividades para isso.
Com
maior
colaboração,
menos
hierarquia e menos burocracia, haverá
mais pressão sobre os indivíduos, mas
mais reconhecimento também. Estas
estratégias
trazem
mais
responsabilidades
expondo
os
indicadores de produtividade, mas
também aumentam
o senso de
comunidade entre as pessoas do grupo.
“Quando há trabalho em equipe e
colaboração, coisas maravilhosas
podem ser acontecer.”
Fonte: Mattie Stepanek
Cada tarefa realizada pode ter um peso
nessa avaliação. Uma tarefa importante
no processo e entregue dentro do prazo
pode ter um peso muito maior do que
uma tarefa entregue com atraso.
Alguém
que
tenha
finalizado
consistentemente suas tarefas com
qualidade deve ter destaque frente a
quem só entregou, mas teve que
retrabalhá-las por conta de falhas. E por
aí vai. É importante que esses critérios
estejam alinhados com a cultura que
você deseja ver triunfar em sua
empresa.
Depois
de
reconhecer
os
bons
exemplos,
é
justo
premiar
tal
comportamento.
Dessa maneira, quem for agraciado
ficará feliz com o reconhecimento e terá
um incentivo a mais para manter seu
padrão de eficiência. Os demais
colaboradores, por outro lado, serão
incentivados a chegar lá.
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14. Resumo
O passo-a-passo para se planejar no
trabalho
é
simples,
mas
exige
organização – tanto das lideranças
quanto dos membros da equipe. Há
várias ferramentas que podem te ajudar
a executar projetos sem perder o
controle.
O Runrun.it é um software online de
Gestão de Equipes, que ajuda gestores
a aumentar a produtividade das suas
equipes através de uma melhor gestão
de Tarefas, Tempo e Talento. Os
benefícios são menos e-mails, menos
reuniões
de
acompanhamento
e
priorização e, principalmente, mais
entregas reais sendo feitas em um
ambiente motivador.
Aqui, em vez de colocar tudo no papel,
você cadastra todos os clientes,
projetos e tipos de tarefas que serão
executadas. Para alocar recursos, basta
criar
uma
tarefa,
escolher
seu
responsável e estimar um prazo para a
entrega. Depois de todas as tarefas
delegadas, você deve priorizar as mais
importantes – para que sejam entregues
antes. Esta é uma das decisões mais
importantes que você vai tomar ao logo
do processo. Depois, basta arrastar as
mais importantes para o topo da pilha
de tarefas.
Além dos registros, o Runrun.it produz
relatórios
gerenciais
para
você
acompanhar em que pé está cada
tarefa. Quanto tempo sua equipe gastou
em
cada
projeto,
quais
tarefas
demandaram
mais
tempo,
quais
recursos foram mais usados, quando
cada colaborador da sua equipe estará
livre para receber uma nova demanda
são informações que te ajudarão a
tomar decisões sólidas – e a detectar
gargalos e demandas não previstas no
início do projeto. Dessa maneira, você
consegue ver o "Plano Geral" ao mesmo
tempo em que gerencia as expectativas
e
ansiedades
pessoais
de
cada
colaborador.
Por fim, através do RR-Rating, os líderes
dão pesos diferentes para os itens da
avaliação de produtividade. O sistema
dá uma nota para cada usuário a partir
de sua produção nos últimos 30 dias:
quantas tarefas entregou, se entregou
no prazo ou se refez a estimativa de
entrega. Tudo isso é levado em conta
para essa nota. Agora, você pode
premiar
os
colaboradores
mais
eficientes, incentivando também a
produção dos demais.
Tudo o que é solicitado, trocado,
discutido e decidido fica registrado no
sistema do Runrun.it. Ou seja, você não
perde o capital intelectual do projeto se
alguma pessoa saiu da empresa, ou teve
que se afastar do processo. Todas as
ideias ficam documentadas, inclusive
para os gestores acompanharem seu
desenvolvimento.
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5 dicas para gestão de tarefas – Runrun.it e-book – Todos os direitos reservados 2014

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Gestão de equipes agora é assim, simples.