voorbeeld van een ingevuld communicatieplan voor een evenement

1. Communicatieplan event Duurzaam Ondernemen
Versie document: 1.0, 25 februari 2014
Opsteller: Roeland Tameling, Nel van Vessem, Geurt Valkenburg
Marktplaats Duurzaam Ondernemen
Samenvatting draaiboek:
deadline Pers-
berichten
Free
publicity
Sociale
media
e-mail
uitnodi-
ging
Nieuws-
brieven
websites 7 8 9
15-6 PV / BKV ALLEN PB ALLEN
1-7 PV / BKV ALLEN ALLEN ALLEN
1-8 BKV ALLEN ALLEN
16-8 ALLEN PB
1-9 PV / BKV BKV ALLEN ALLEN ALLEN
16-9 PV / BKV ALLEN ALLEN ALLEN
Toelichting op de volgende pagina’s.
1. Doelgroep bepalen
2. Doelstellingen bepalen
3. Boodschap: wat wil je communiceren
4. Middelen & media
5. Planning
6. Organisatie
7. Financiën
8. Monitoring
9. Evaluatie
1 Samenwerking voor Duurzaam Ondernemen event tussen Promotie Veenendaal,
Platform Bedrijventerreinen, Bedrijvenkring Veenendaal en Gemeente Veenendaal,
samen handelend onder de naam Ondernemend Veenendaal

2. Communicatieplan event Duurzaam Ondernemen
1. Doelgroep bepalen
Wie willen we bereiken:
° Welke doelgroep(en) wordt onderscheiden
a. Bestuurders en (potentiële) leden van Bedrijvenkring Veenendaal
b. Bestuurders en (potentiële) leden van Platform Bedrijventerreinen
c. Overige ondernemers uit Veenendaal (via Gemeente en Promotie Veenendaal)
d. Bestuurders en relaties van Ondernemend Veenendaal, voor zover relevant voor
het ondernemersnetwerk (KvK en andere non-profit organisaties /intermediairs)
e. Bestuurders en leden uit de regio van landelijke ondernemersorganisaties in
Nederland: mkb, vnoncw, … (via Ondernemend Veenendaal)
f. bestuurders van overige lokale en regionale ondernemersnetwerken:
0318Samen, Open Coffee, leden business clubs, stichting Food Valley etc. (via
Ondernemend Veenendaal)
g. Gemeenteraadsleden en leden College van Burgemeester & Wethouders (via
Gemeente Veenendaal of Promotie Veenendaal?)
h. Relevante ambtenaren (EZ, Projecten…) (via Gemeente Veenendaal)
i. media (vakbladen, lokale pers, ondernemersbladen) (via Promotie Veenendaal)
j. contactpersonen relevante overheden (provincies, regio FoodValley) (via
Gemeente Veenendaal)
° Wat is de primaire doelgroep
° B2B Ondernemers uit Veenendaal
° Wat is de secundaire doelgroep
° Mogelijke standhouders op de beursvloer:
o B2B Ondernemers uit Veenendaal die ‘duurzaam ondernemen tools’
verkopen
o B2B Ondernemers buiten Veenendaal die ‘duurzaam ondernemen tools’
verkopen
° Wie zijn de intermediairs?
° Organiserend comité (Promotie Veenendaal, Platform Bedrijventerreinen,
Bedrijvenkring Veenendaal en Gemeente Veenendaal)
° Overige partners (sponsors oid?)
° Wat zijn de kenmerken van de doelgroepen
° Iedereen belangstelling voor economische zaken, (latent) belang bij duurzaam
ondernemen
° Groot deel profit, ingeschreven in handelsregister
° Merendeel uit Veenendaal
2 Samenwerking voor Duurzaam Ondernemen event tussen Promotie Veenendaal,
Platform Bedrijventerreinen, Bedrijvenkring Veenendaal en Gemeente Veenendaal,
samen handelend onder de naam Ondernemend Veenendaal

3. Communicatieplan event Duurzaam Ondernemen
2. Doelstellingen bepalen
° Vóór 1 september 2014 moet de primaire doelgroep, te weten ondernemers uit
Veenendaal, minstens tweemaal actief zijn benaderd over het event.
° Vóór 1 september 2014 moeten 100 leden van de secundaire doelgroep, te weten
ondernemers met duurzaamheid als sales item, minstens tweemaal actief zijn
benaderd over het event.
° Vóór 1 september 2014 moeten alle onderscheiden doelgroepen minstens tweemaal
de kans hebben gehad informatie te verwerken over (kennis hebben genomen van)
het event.
° Vóór 10 september 2014 moeten minstens 10 standhouders voor het event zich
hebben aangemeld.
° Vóór 10 september moeten minstens 75 deelnemers (van alle doelgroepen) voor het
event zich hebben aangemeld.
° Hiervan moeten minstens 50 deelnemers behoren tot de primaire doelgroep, te weten
ondernemers uit Veenendaal.
3 Samenwerking voor Duurzaam Ondernemen event tussen Promotie Veenendaal,
Platform Bedrijventerreinen, Bedrijvenkring Veenendaal en Gemeente Veenendaal,
samen handelend onder de naam Ondernemend Veenendaal

4. Communicatieplan event Duurzaam Ondernemen
3. Boodschap: wat wil je communiceren
Boodschap aan doelgroepen
° De doelgroepen wervend informeren over de mogelijkheden om deel te nemen aan het
event.
- weten dat het event bestaat en op 15 september plaatsvindt
- daar positief tegenover staan
- actie nemen door je aan te melden
° De secundaire doelgroep wervend informeren over de mogelijkheden om een beursstand
te huren op het event.
- weten dat de mogelijkheid bestaat om aan het event deel te nemen als standhouder
- daar positief tegenover staan
- actie nemen door je aan te melden
Boodschap: schrijf je in
Belofte:
Duurzaam ondernemen biedt kansen op langere termijn, maar ook op korte termijn. Dat
bewijzen we met concrete, aansprekende voorbeelden. Hiermee kunnen ondernemers in
Veenendaal hun voordeel doen!
Toon:
Enthousiasmerend (maar niet overdonderend), professioneel, je aansprekend op je
vakkundigheid en ervaring, verleidend via de inhoud van het programma (wat en wie kun je
er horen en kun je zelf mee in contact komen)
4 Samenwerking voor Duurzaam Ondernemen event tussen Promotie Veenendaal,
Platform Bedrijventerreinen, Bedrijvenkring Veenendaal en Gemeente Veenendaal,
samen handelend onder de naam Ondernemend Veenendaal

5. Communicatieplan event Duurzaam Ondernemen
4. Middelen/media
Welke middelen/media gaan we inschakelen om de boodschap aan de doelgroep te kunnen
communiceren:
1. persberichten
• “we organiseren event over duurzaam ondernemen”
• “standhouders gezocht”
• “al X deelnemers en Y standhouders aangemeld”
2. Free publicity in lokale / regionale bladen (interviews e.d.)
3. Twitterberichten en overige sociale media (Linkedin groepen enz.)
4. E-mail uitnodiging
5. E-mail nieuwsbrieven van de partners
6. Websites van de partners
7. …
8. …
9. …
Er wordt expliciet geen gebruik gemaakt van papieren direct mailings e.d. vanwege
het thema duurzaamheid.
5 Samenwerking voor Duurzaam Ondernemen event tussen Promotie Veenendaal,
Platform Bedrijventerreinen, Bedrijvenkring Veenendaal en Gemeente Veenendaal,
samen handelend onder de naam Ondernemend Veenendaal

6. Communicatieplan event Duurzaam Ondernemen
5. Planning
deadline 1 2 3 4 5 6 7 8 9
15-6 x x x x
1-7 x x x x
1-8 x x x
16-8 x x
1-9 x x x x x
16-9 x x x x
(in overleg samen in te vullen)
1. persberichten
• “we organiseren event over duurzaam ondernemen”
• “standhouders gezocht”
• “al X deelnemers en Y standhouders aangemeld”
• “event geslaagd”
2. Free publicity in lokale / regionale bladen (interviews e.d.)
3. Twitterberichten en overige sociale media (Linkedin groepen enz.)
4. E-mail uitnodiging
5. E-mail nieuwsbrieven van de partners (content: persberichten)
6. Websites van de partners (content: persberichten)
7. …
8. …
9. …
6 Samenwerking voor Duurzaam Ondernemen event tussen Promotie Veenendaal,
Platform Bedrijventerreinen, Bedrijvenkring Veenendaal en Gemeente Veenendaal,
samen handelend onder de naam Ondernemend Veenendaal

7. Communicatieplan event Duurzaam Ondernemen
6. Organisatie
Wie doet wat binnen de organisatie. Vooraf moet duidelijk worden vastgelegd in het
communicatieplan, wie welke taken heeft. Niet alleen intern, maar ook bij het inschakelen
van derden, zoals reclamebureaus.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
PV X X - X X
V’daal - -
BKV - X - - -
PB - X - -
PV = Promotie Veenendaal (Roeland Tameling)
V’daal = Gemeente Veenendaal (Veronica Gieben)
BKV = Bedrijvenkring Veenendaal (Nel van Vessem)
PB = Platform Bedrijventerreinen (Geurt Valkenburg)
Uitgangspunt: iedereen zet (1) zijn eigen reguliere communicatiekanalen in, hiervoor heeft
iedereen een eigen verantwoordelijkheid, definitieve planning enzovoorts.
Enkele voorbeelden per organisatie van (2) specifieke middelen die anderen wellicht niet
hebben:
PV: Facebook fanpagina, Veenendaal Doet pagina in Veenendaalse Krant…
V’daal: Gemeentepagina, Intranet, Yammer,…
BKV: ledenbijeenkomst, LinkedIn groep, …
PB: persoonlijke benadering,…
Daarnaast is in de tabel aangegeven wie coördinator/ eindverantwoordelijke is per onderdeel
van (3) ons gezamenlijke communicatie offensief:
X = eindverantwoordelijk
- = ondersteunend (de organisatie heeft beschikking over vergelijkbare communicatiemedia)
1. persberichten (BKV schrijft, PV verzendt)
a. “we organiseren event over duurzaam ondernemen”
b. “standhouders gezocht”
c. “al X deelnemers en Y standhouders aangemeld”
2. Free publicity in lokale / regionale bladen (interviews e.d.)
3. Twitterberichten en overige sociale media (Linkedin groepen enz.)
4. E-mail uitnodiging (SPV schrijft, PB verzendt, iedereen stuurt ledenlijst in
Excel naar PB, PB ontdubbelt)
NB: PV maakt voor PB aanmeldmodules aan per workshop via Eventbrite
plus een landingspagina op www.ondernemendveenendaal.nl.
5. E-mail nieuwsbrieven van de partners
6. Websites van de partners
NB: PV claimt relevante domeinnaam en linkt deze door naar de
landingspagina met aanmeldmogelijkheid.
7. …
8. …
9. …
7 Samenwerking voor Duurzaam Ondernemen event tussen Promotie Veenendaal,
Platform Bedrijventerreinen, Bedrijvenkring Veenendaal en Gemeente Veenendaal,
samen handelend onder de naam Ondernemend Veenendaal

8. Communicatieplan event Duurzaam Ondernemen
7. Financiën
De uitvoering van een communicatieplan kost over het algemeen geld. In een
kostenbegroting kunnen we alle kosten op een rij zetten. Denk niet alleen aan
mediaplaatsingen, maar ook aan de aanmaakkosten van advertenties e.d., rechten op foto's,
inschakeling van bureaus en de post onvoorzien (5-10% van het totaalbudget).
Interne en nog onbekende kosten, hoeven voorlopig niet uitgesplitst. Iedereen neemt
eigen kosten voor zijn rekening, geen extra out-of-pocket kosten maken
8 Samenwerking voor Duurzaam Ondernemen event tussen Promotie Veenendaal,
Platform Bedrijventerreinen, Bedrijvenkring Veenendaal en Gemeente Veenendaal,
samen handelend onder de naam Ondernemend Veenendaal

9. Communicatieplan event Duurzaam Ondernemen
8. Monitoring
Door tussentijdse meetpunten in te stellen, kunnen we kijken of de activiteiten voldoende
opleveren en zo niet kunnen we zaken bijstellen. Door goed te monitoren kunnen we tijdig
bijspringen als het niet goed gaat.
Voorstel:
10 augustus: vaststellen tussenstand aanmeldingen bezoekers event. Eventueel extra
wervingsactie als < 50 deelnemers
10 augustus: vaststellen tussenstand aanmeldingen standhouders. Eventueel extra
wervingsactie als < 10 deelnemers
9 Samenwerking voor Duurzaam Ondernemen event tussen Promotie Veenendaal,
Platform Bedrijventerreinen, Bedrijvenkring Veenendaal en Gemeente Veenendaal,
samen handelend onder de naam Ondernemend Veenendaal

10. Communicatieplan event Duurzaam Ondernemen
9. Evaluatie
Hebben we de doelstelling gehaald? Wat ging er goed? Wat ging er minder? Door dit goed
inzichtelijk te maken, zorgen we ervoor dat we in de toekomst een (nog) beter
communicatieplan kunnen maken.
° Standaard bij werkgroepoverleg tussen organisatiepartners op de agenda. Ondernemend
Veenendaal nodigt uit.
° Een week na afloop: Verbeterpuntenverslag event vastgesteld door Geurt Valkenburg.
Inclusief verbeterpuntenverslag communicatieplan.
° Binnen drie weken na afloop: definitieve evaluatie event, inclusief communicatie/ werving.
10 Samenwerking voor Duurzaam Ondernemen event tussen Promotie Veenendaal,
Platform Bedrijventerreinen, Bedrijvenkring Veenendaal en Gemeente Veenendaal,
samen handelend onder de naam Ondernemend Veenendaal