SlideShare ist ein Scribd-Unternehmen logo
1 von 6
Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand

        van de informatiehuishouding in de gemeente Xxx

                                                   2010-2011




      Uitgevoerd door de gemeentelijke archiefinspectie Dordrecht

                                                     R. Lassche,

                                   gemeentelijk archiefinspecteur




                 In opdracht van de Gemeentearchivaris van Xxx,

                                                    T.J. de Bruijn




                                            Erfgoedcentrum DiEP
                                                      Dordrecht
                                                          2012
2
Inleiding

Conform artikel 15 van de Archiefverordening van de gemeente Xxx brengt de
gemeentearchivaris verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de
informatiehuishouding aan het college van Burgemeester en Wethouders.1 Het college dient
hieromtrent op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad.

Het verslag is gebaseerd op de Key Performance Indicators (KPI’s) opgeleverd door de VNG2.
Hierin worden tien indicatoren benoemd op grond waarvan de kwaliteit van de
informatiehuishouding van een organisatie kan worden geanalyseerd. Op 30 november 2011 is
deze vragenlijst voorgelegd aan de afdeling documentaire informatievoorziening in uw
organisatie3.

Op 10 januari jl. ontving ik de ingevulde lijst vanuit uw organisatie retour. Deze is als bijlage bij
dit verslag gevoegd. De gegeven antwoorden heb ik geanalyseerd. Daarnaast is in mei een
integraal inspectierapport opgeleverd inzake de informatiehuishouding van de gemeente Xxx4. De
integrale kwaliteitsinspectie en de ingevulde KPI-lijst vormen de grondslag van dit verslag. Voor
zover van toepassing deel ik u mijn bevindingen in onderstaande paragrafen mee.

Op enkele zaken omtrent de informatiehuishouding dient op korte of middellange termijn actie
worden ondernomen. Onderstaand vindt u hiervan een opsomming met een verwijzing naar de
desbetreffende paragraaf.

         - Zowel de Archiefverordening als het Besluit Informatiebeheer zijn verouderd. Deze
         dienen herzien en vastgesteld te worden. Zie paragraaf 1.

         - Voor 15 maart 2012 dient er een plan van aanpak te worden voorgelegd aan de
         gemeentelijke archiefinspectie inzake de aanbevelingen die voortvloeien uit het integrale
         kwaliteitsinspectierapport. Zie paragraaf 2.

         - Er dient een informatieplan (DSP) vastgesteld te worden. Zie paragraaf 3.

         - De gemeente Xxx dient beleid te ontwikkelen omtrent een toekomstige digitale
         informatiehuishouding. Zie paragraaf 4.

         - In verband met de papiervisjesplaag wordt dringend geadviseerd het gehele
         gemeentehuis nogmaals te desinfecteren en te blijven monitoren. Zie paragraaf 7.

         - De burgerlijke stand, bevolkingsregisters en gezinskaarten worden in een niet
         goedgekeurde ruimte bewaard. Ook deze bescheiden dienen in een goedgekeurde
         archiefruimte opgeslagen te worden. Zie paragraaf 7.

         - Er dient een calamiteitenplan vastgesteld te worden dat het behoud van
         archiefbescheiden onder bijzondere omstandigheden waarborgt. Zie paragraaf 9.

         - Er dient een gespecificeerd bedrag in de gemeentebegroting opgenomen te worden dat
         ingezet wordt voor de kosten die zijn gemoeid met een adequate informatiehuishouding.
         Zie paragraaf 10.

         - De formatie DIV dient van 2 fte naar minimaal 3 fte te worden uitgebreid. Zie paragraaf
         10.

1
  Archiefverordening Xxx 2001, artikel 15.
2
  Zie ledenbrief VNG betreffende horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen d.d.21-06-2011.
3
  Mozaiek znr: 702237 E-mail d.d. 30-11-2011 R. Lassche aan R. Xxx: KPI’s t.b.v. het verslag van de
gemeentearchivaris.
4
  Mozaiek znr: 463815 R. Lassche, ‘Integrale kwaliteitsinspectie van de informatiehuishouding gemeente Xxx’ d.d. 31-
05-2011



                                                          3
1. Lokale regelgeving                                                                                           Opmerking [r1]: De vraag is
                                                                                                                hier of de betreffende
                                                                                                                gemeente beschikt over een
Archiefverordening en besluit informatiebeheer
                                                                                                                actuele verordening en
De gemeente Xxx heeft op grond van de op nationaal niveau vastgestelde wet- en regelgeving                      besluit. Wat is actueel? Ik
ten aanzien van archiefbeheer en –zorg, de vereiste lokale regelgeving vastgesteld. Beide                       zou zeggen een verordening
regelingen zijn echter verouderd en dienen te worden herzien. De Archiefverordening van de                      die is vastgesteld na de
                                                                                                                invoering van de Wet
gemeente Xxx is in 2001 vastgesteld.5 Voorschriften voor het beheer van niet naar de
                                                                                                                Dualisering gemeentebestuur.
gemeentelijke bewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, zoals voorgeschreven in artikel 8                   Vaak kreeg ik als antwoord
van de archiefverordening, zijn in 1997 voor het laatst vastgesteld in een Besluit                              ‘ja’ terwijl de verordening van
Informatiebeheer.6                                                                                              voor 2000 was.
Het voornemen van de gemeente Xxx om pas na de invoering van het zaakgericht werken de
lokale regelgeving aan te passen is af te raden. Juist voorafgaand aan een nieuwe werkwijze is
het van belang kaders vast te stellen. Uiteraard kan na verloop van tijd blijken dat de procedures
op bepaalde punten te weinig efficiënt zijn. Dan is aanpassing ervan indien gewenst nog steeds
mogelijk. DIV is hierin op dit moment te weinig proactief. De afdeling zou op dit aspect een
toekomstgerichte visie moeten ontwikkelen en vooraan moeten staan in de uiteindelijke
beleidsvorming hierop. Het verdient een dringende aanbeveling de regelgeving betreffende het
informatiebeheer op alle fronten op zo kort mogelijke termijn te herzien.

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht

In de gemeente Xxx is geen kwaliteitssysteem in gebruik waaraan de kwaliteit van de                             Opmerking [r2]: De grote
informatiehuishouding wordt getoetst. In overleg met de gemeentelijke archiefinspectie wordt                    vraag is natuurlijk: wat
                                                                                                                verstaan we precies onder
hieraan in het komende jaar aandacht besteed.
                                                                                                                een ‘kwaliteitssysteem’.

Integrale kwaliteitsinspectie
Naar aanleiding van de in de inleiding van dit rapport genoemde integrale kwaliteitsinspectie, is
op 31 mei 2011 tijdens het toetsgesprek afgesproken met de heer R. Xxx, coördinator interne
dienstverlening en de heer G. Xxx, gemeentesecretaris, dat er in het najaar van 2011 een plan
van aanpak zou worden opgeleverd door de gemeente Xxx aan de gemeentelijke archiefinspectie.
Later bleek uit navraag dat dit geen realistische inschatting was.

Inmiddels wordt in de gemeente de laatste hand gelegd aan het plan van aanpak. Het plan dient
voor 15 maart 2012 te zijn voorgelegd aan de gemeentelijke archiefinspectie.

3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

Weliswaar is een door een extern bureau geleverd Documentair Structuur Plan (DSP) aanwezig,
dit is echter niet gekoppeld aan het DMS InProces. Ook zijn de applicaties die procesgebonden
informatie bevatten niet gekoppeld aan de werkprocessen waarvoor ze worden ingezet. Om de
status en plaats van de informatie gemakkelijk te kunnen traceren, is het noodzakelijk dat dit
gebeurt.

4. Digitale archiefbescheiden

In de gemeente Xxx is geen expliciet beleid vastgesteld op basis waarvan de digitale
archiefbescheiden moeten worden beheerd. Vooralsnog wordt alle procesgebonden informatie
aangeleverd op papier bij de DIV-afdeling en op traditionele wijze geordend in dossiers. Het
papieren archief is leidend.
In voorbereiding op een toekomstige digitale informatiehuishouding is het van belang dat de
gemeente hieromtrent beleid ontwikkelt. De archiefinspectie kan hierin een adviserende rol
spelen.

5. Vernietiging

5
 Archiefverordening 2001, vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van de gemeente Xxx op 12 maart 2001.
6
 Besluit informatiebeheer 1996, vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van de gemeente Xxx op 14 januari
1997.



                                                        4
De gemeente Xxx heeft alle daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden in 2011 op
correcte wijze vernietigd.

6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats

De gemeente Xxx heeft alle archiefbestanden die conform de Archiefwet 1995 moeten worden
overgebracht naar de archiefbewaarplaats overgebracht. Op 12 januari 2012 is het
secretariearchief van de gemeente tot het jaar 1994 alsmede enkele kleine gemeentelijke
archiefbestanden overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots

Archiefruimte
Volgens opgaaf van de gemeente is door GS goedkeuring gegeven aan de archiefruimte voor de
bewaring van voor permanent in aanmerking komende archiefbescheiden.7 Uit de integrale
kwaliteitsinspectie bleek dat de gemeente beschikt over een technisch goedgekeurde inpandige
archiefruimte. De ruimte beschikt over een ventilatie en luchtverversingssysteem. Ook is er een
permanente audit op de klimatologisch omstandigheden. De resultaten van de metingen worden
periodiek gerapporteerd aan de archiefinspectie.

Papiervisjesproblematiek
Ondanks de goede faciliteiten die de archiefruimte biedt, heerst er al geruime tijd een
papiervisjesplaag in het gemeentehuis van Xxx. Om die reden moeten alle archiefbescheiden die
worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats vooraf worden gedesinfecteerd. Het afgelopen
jaar is met behulp van insectenvalletjes onderzocht hoe deze situatie zich ontwikkelt. Door een
plaagdierdeskundige in dienst van Erfgoedcentrum DiEP is een analyse gemaakt op grond van de
maandelijks geplaatste valletjes. Hieruit blijkt dat de situatie in de archiefruimte iets is verbeterd,
maar dat de toestand nog steeds zorgwekkend te noemen is. Het advies is om het gehele
gemeentehuis nogmaals te desinfecteren en te blijven monitoren.

Archiefbescheiden buiten de archiefruimte
De burgerlijke stand, bevolkingsregisters en gezinskaarten worden in een niet goedgekeurde
ruimte bewaard. Uit navraag bij de afdeling Burgerzaken bleek dat vooral de oude stukken zelden
worden geraadpleegd. En dat er dus geen noodzaak is deze bescheiden op die plek te bewaren.
Ook deze archieven dienen in een goedgekeurde archiefruimte opgeslagen te worden.

e-depot
Met betrekking tot de voorzieningen rond een e-depot zijn vooralsnog geen plannen
geconcretiseerd.

8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden

De archiefbescheiden opgemaakt en ontvangen door de gemeente Xxx die conform de
Archiefwet 1995 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats zijn toegankelijk en beschikbaar
voor het publiek. De archiefinventarissen zijn beschikbaar via de website van Erfgoedcentrum
DiEP. De archiefbescheiden kunnen kosteloos fysiek op de studiezaal worden geraadpleegd voor
zover er geen openbaarheidbeperkingen zijn opgenomen.


9. Rampen, calamiteiten en veiligheid

De gemeente Xxx beschikt niet over een calamiteitenplan met betrekking tot het behoud van
archiefbescheiden, zowel papier als digitaal, in bijzondere omstandigheden. Het is van belang dat



7
    Zie Bijlage, paragraaf 7.3.2.



                                                  5
dit plan zo spoedig mogelijk wordt vastgesteld. De gemeentelijke archiefinspectie zal hierbij een
adviserende rol spelen.

10. Middelen en Mensen

In de gemeente Xxx wordt 2 fte ingezet voor DIV-werkzaamheden, hetgeen zich vertaalt in 2
medewerkers. Er is op jaarbasis €15.000 tot €20.000,- gereserveerd voor de
informatiehuishouding. Er is echter geen gespecificeerd bedrag opgenomen in de
gemeentebegroting van 2012. Het is van belang dat dit wel gebeurt.

Op dit moment beschikt de afdeling over 2 fte, waarbij een substantieel deel van de tijd wordt
besteed aan applicatiebeheer van het DMS. Er is daardoor onvoldoende ruimte beschikbaar om de
visie op de informatiehuishouding van de organisatie te innoveren, aangezien alle tijd in beslag
wordt genomen door het verrichten van reguliere werkzaamheden. Vanwege de afnemende grip
op het informatiebeheer in de zich digitaliserende organisatie, dreigt de afdeling op de lange
termijn haar relevantie te verliezen. Bij een organisatie van deze omvang is een formatie van 3 fte
DIV-medewerkers gewenst. Dit advies is gebaseerd op benchmarkgegevens die in 2010 door
VHIC8 zijn verzameld. De gegevens komen overeen met de kengetallen die de gemeente
Rotterdam voor intern gebruik heeft opgesteld in de jaren negentig.


                                         Verslag aldus vastgesteld door de gemeentearchivaris van Xxx,

                                                                                     Dordrecht……………2012

                                                                                                    T.J de Bruijn.




8
  A. versteeg en A. Van Heijst, Management met informatie. Information Governance bij gemeenten, een verkenning,
VHIC 2010, p. 66.



                                                         6

Weitere ähnliche Inhalte

Empfohlen

Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie InsightsSocial Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie InsightsKurio // The Social Media Age(ncy)
 
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024Search Engine Journal
 
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summarySpeakerHub
 
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd Clark Boyd
 
Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Tessa Mero
 
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentGoogle's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentLily Ray
 
Time Management & Productivity - Best Practices
Time Management & Productivity -  Best PracticesTime Management & Productivity -  Best Practices
Time Management & Productivity - Best PracticesVit Horky
 
The six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementThe six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementMindGenius
 
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...RachelPearson36
 
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...Applitools
 
12 Ways to Increase Your Influence at Work
12 Ways to Increase Your Influence at Work12 Ways to Increase Your Influence at Work
12 Ways to Increase Your Influence at WorkGetSmarter
 
Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...
Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...
Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...DevGAMM Conference
 
Barbie - Brand Strategy Presentation
Barbie - Brand Strategy PresentationBarbie - Brand Strategy Presentation
Barbie - Brand Strategy PresentationErica Santiago
 
Good Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them well
Good Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them wellGood Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them well
Good Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them wellSaba Software
 
Introduction to C Programming Language
Introduction to C Programming LanguageIntroduction to C Programming Language
Introduction to C Programming LanguageSimplilearn
 
The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...
The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...
The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...Palo Alto Software
 

Empfohlen (20)

Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie InsightsSocial Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
 
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
 
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
 
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
 
Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next
 
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentGoogle's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
 
How to have difficult conversations
How to have difficult conversations How to have difficult conversations
How to have difficult conversations
 
Introduction to Data Science
Introduction to Data ScienceIntroduction to Data Science
Introduction to Data Science
 
Time Management & Productivity - Best Practices
Time Management & Productivity -  Best PracticesTime Management & Productivity -  Best Practices
Time Management & Productivity - Best Practices
 
The six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementThe six step guide to practical project management
The six step guide to practical project management
 
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
 
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...
 
12 Ways to Increase Your Influence at Work
12 Ways to Increase Your Influence at Work12 Ways to Increase Your Influence at Work
12 Ways to Increase Your Influence at Work
 
ChatGPT webinar slides
ChatGPT webinar slidesChatGPT webinar slides
ChatGPT webinar slides
 
More than Just Lines on a Map: Best Practices for U.S Bike Routes
More than Just Lines on a Map: Best Practices for U.S Bike RoutesMore than Just Lines on a Map: Best Practices for U.S Bike Routes
More than Just Lines on a Map: Best Practices for U.S Bike Routes
 
Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...
Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...
Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...
 
Barbie - Brand Strategy Presentation
Barbie - Brand Strategy PresentationBarbie - Brand Strategy Presentation
Barbie - Brand Strategy Presentation
 
Good Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them well
Good Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them wellGood Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them well
Good Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them well
 
Introduction to C Programming Language
Introduction to C Programming LanguageIntroduction to C Programming Language
Introduction to C Programming Language
 
The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...
The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...
The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...
 

Jaarverslag gemeente xxx 2010 2011

  • 1. Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding in de gemeente Xxx 2010-2011 Uitgevoerd door de gemeentelijke archiefinspectie Dordrecht R. Lassche, gemeentelijk archiefinspecteur In opdracht van de Gemeentearchivaris van Xxx, T.J. de Bruijn Erfgoedcentrum DiEP Dordrecht 2012
  • 2. 2
  • 3. Inleiding Conform artikel 15 van de Archiefverordening van de gemeente Xxx brengt de gemeentearchivaris verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van Burgemeester en Wethouders.1 Het college dient hieromtrent op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad. Het verslag is gebaseerd op de Key Performance Indicators (KPI’s) opgeleverd door de VNG2. Hierin worden tien indicatoren benoemd op grond waarvan de kwaliteit van de informatiehuishouding van een organisatie kan worden geanalyseerd. Op 30 november 2011 is deze vragenlijst voorgelegd aan de afdeling documentaire informatievoorziening in uw organisatie3. Op 10 januari jl. ontving ik de ingevulde lijst vanuit uw organisatie retour. Deze is als bijlage bij dit verslag gevoegd. De gegeven antwoorden heb ik geanalyseerd. Daarnaast is in mei een integraal inspectierapport opgeleverd inzake de informatiehuishouding van de gemeente Xxx4. De integrale kwaliteitsinspectie en de ingevulde KPI-lijst vormen de grondslag van dit verslag. Voor zover van toepassing deel ik u mijn bevindingen in onderstaande paragrafen mee. Op enkele zaken omtrent de informatiehuishouding dient op korte of middellange termijn actie worden ondernomen. Onderstaand vindt u hiervan een opsomming met een verwijzing naar de desbetreffende paragraaf. - Zowel de Archiefverordening als het Besluit Informatiebeheer zijn verouderd. Deze dienen herzien en vastgesteld te worden. Zie paragraaf 1. - Voor 15 maart 2012 dient er een plan van aanpak te worden voorgelegd aan de gemeentelijke archiefinspectie inzake de aanbevelingen die voortvloeien uit het integrale kwaliteitsinspectierapport. Zie paragraaf 2. - Er dient een informatieplan (DSP) vastgesteld te worden. Zie paragraaf 3. - De gemeente Xxx dient beleid te ontwikkelen omtrent een toekomstige digitale informatiehuishouding. Zie paragraaf 4. - In verband met de papiervisjesplaag wordt dringend geadviseerd het gehele gemeentehuis nogmaals te desinfecteren en te blijven monitoren. Zie paragraaf 7. - De burgerlijke stand, bevolkingsregisters en gezinskaarten worden in een niet goedgekeurde ruimte bewaard. Ook deze bescheiden dienen in een goedgekeurde archiefruimte opgeslagen te worden. Zie paragraaf 7. - Er dient een calamiteitenplan vastgesteld te worden dat het behoud van archiefbescheiden onder bijzondere omstandigheden waarborgt. Zie paragraaf 9. - Er dient een gespecificeerd bedrag in de gemeentebegroting opgenomen te worden dat ingezet wordt voor de kosten die zijn gemoeid met een adequate informatiehuishouding. Zie paragraaf 10. - De formatie DIV dient van 2 fte naar minimaal 3 fte te worden uitgebreid. Zie paragraaf 10. 1 Archiefverordening Xxx 2001, artikel 15. 2 Zie ledenbrief VNG betreffende horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen d.d.21-06-2011. 3 Mozaiek znr: 702237 E-mail d.d. 30-11-2011 R. Lassche aan R. Xxx: KPI’s t.b.v. het verslag van de gemeentearchivaris. 4 Mozaiek znr: 463815 R. Lassche, ‘Integrale kwaliteitsinspectie van de informatiehuishouding gemeente Xxx’ d.d. 31- 05-2011 3
  • 4. 1. Lokale regelgeving Opmerking [r1]: De vraag is hier of de betreffende gemeente beschikt over een Archiefverordening en besluit informatiebeheer actuele verordening en De gemeente Xxx heeft op grond van de op nationaal niveau vastgestelde wet- en regelgeving besluit. Wat is actueel? Ik ten aanzien van archiefbeheer en –zorg, de vereiste lokale regelgeving vastgesteld. Beide zou zeggen een verordening regelingen zijn echter verouderd en dienen te worden herzien. De Archiefverordening van de die is vastgesteld na de invoering van de Wet gemeente Xxx is in 2001 vastgesteld.5 Voorschriften voor het beheer van niet naar de Dualisering gemeentebestuur. gemeentelijke bewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, zoals voorgeschreven in artikel 8 Vaak kreeg ik als antwoord van de archiefverordening, zijn in 1997 voor het laatst vastgesteld in een Besluit ‘ja’ terwijl de verordening van Informatiebeheer.6 voor 2000 was. Het voornemen van de gemeente Xxx om pas na de invoering van het zaakgericht werken de lokale regelgeving aan te passen is af te raden. Juist voorafgaand aan een nieuwe werkwijze is het van belang kaders vast te stellen. Uiteraard kan na verloop van tijd blijken dat de procedures op bepaalde punten te weinig efficiënt zijn. Dan is aanpassing ervan indien gewenst nog steeds mogelijk. DIV is hierin op dit moment te weinig proactief. De afdeling zou op dit aspect een toekomstgerichte visie moeten ontwikkelen en vooraan moeten staan in de uiteindelijke beleidsvorming hierop. Het verdient een dringende aanbeveling de regelgeving betreffende het informatiebeheer op alle fronten op zo kort mogelijke termijn te herzien. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht In de gemeente Xxx is geen kwaliteitssysteem in gebruik waaraan de kwaliteit van de Opmerking [r2]: De grote informatiehuishouding wordt getoetst. In overleg met de gemeentelijke archiefinspectie wordt vraag is natuurlijk: wat verstaan we precies onder hieraan in het komende jaar aandacht besteed. een ‘kwaliteitssysteem’. Integrale kwaliteitsinspectie Naar aanleiding van de in de inleiding van dit rapport genoemde integrale kwaliteitsinspectie, is op 31 mei 2011 tijdens het toetsgesprek afgesproken met de heer R. Xxx, coördinator interne dienstverlening en de heer G. Xxx, gemeentesecretaris, dat er in het najaar van 2011 een plan van aanpak zou worden opgeleverd door de gemeente Xxx aan de gemeentelijke archiefinspectie. Later bleek uit navraag dat dit geen realistische inschatting was. Inmiddels wordt in de gemeente de laatste hand gelegd aan het plan van aanpak. Het plan dient voor 15 maart 2012 te zijn voorgelegd aan de gemeentelijke archiefinspectie. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Weliswaar is een door een extern bureau geleverd Documentair Structuur Plan (DSP) aanwezig, dit is echter niet gekoppeld aan het DMS InProces. Ook zijn de applicaties die procesgebonden informatie bevatten niet gekoppeld aan de werkprocessen waarvoor ze worden ingezet. Om de status en plaats van de informatie gemakkelijk te kunnen traceren, is het noodzakelijk dat dit gebeurt. 4. Digitale archiefbescheiden In de gemeente Xxx is geen expliciet beleid vastgesteld op basis waarvan de digitale archiefbescheiden moeten worden beheerd. Vooralsnog wordt alle procesgebonden informatie aangeleverd op papier bij de DIV-afdeling en op traditionele wijze geordend in dossiers. Het papieren archief is leidend. In voorbereiding op een toekomstige digitale informatiehuishouding is het van belang dat de gemeente hieromtrent beleid ontwikkelt. De archiefinspectie kan hierin een adviserende rol spelen. 5. Vernietiging 5 Archiefverordening 2001, vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van de gemeente Xxx op 12 maart 2001. 6 Besluit informatiebeheer 1996, vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van de gemeente Xxx op 14 januari 1997. 4
  • 5. De gemeente Xxx heeft alle daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden in 2011 op correcte wijze vernietigd. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats De gemeente Xxx heeft alle archiefbestanden die conform de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats overgebracht. Op 12 januari 2012 is het secretariearchief van de gemeente tot het jaar 1994 alsmede enkele kleine gemeentelijke archiefbestanden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Archiefruimte Volgens opgaaf van de gemeente is door GS goedkeuring gegeven aan de archiefruimte voor de bewaring van voor permanent in aanmerking komende archiefbescheiden.7 Uit de integrale kwaliteitsinspectie bleek dat de gemeente beschikt over een technisch goedgekeurde inpandige archiefruimte. De ruimte beschikt over een ventilatie en luchtverversingssysteem. Ook is er een permanente audit op de klimatologisch omstandigheden. De resultaten van de metingen worden periodiek gerapporteerd aan de archiefinspectie. Papiervisjesproblematiek Ondanks de goede faciliteiten die de archiefruimte biedt, heerst er al geruime tijd een papiervisjesplaag in het gemeentehuis van Xxx. Om die reden moeten alle archiefbescheiden die worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats vooraf worden gedesinfecteerd. Het afgelopen jaar is met behulp van insectenvalletjes onderzocht hoe deze situatie zich ontwikkelt. Door een plaagdierdeskundige in dienst van Erfgoedcentrum DiEP is een analyse gemaakt op grond van de maandelijks geplaatste valletjes. Hieruit blijkt dat de situatie in de archiefruimte iets is verbeterd, maar dat de toestand nog steeds zorgwekkend te noemen is. Het advies is om het gehele gemeentehuis nogmaals te desinfecteren en te blijven monitoren. Archiefbescheiden buiten de archiefruimte De burgerlijke stand, bevolkingsregisters en gezinskaarten worden in een niet goedgekeurde ruimte bewaard. Uit navraag bij de afdeling Burgerzaken bleek dat vooral de oude stukken zelden worden geraadpleegd. En dat er dus geen noodzaak is deze bescheiden op die plek te bewaren. Ook deze archieven dienen in een goedgekeurde archiefruimte opgeslagen te worden. e-depot Met betrekking tot de voorzieningen rond een e-depot zijn vooralsnog geen plannen geconcretiseerd. 8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden De archiefbescheiden opgemaakt en ontvangen door de gemeente Xxx die conform de Archiefwet 1995 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats zijn toegankelijk en beschikbaar voor het publiek. De archiefinventarissen zijn beschikbaar via de website van Erfgoedcentrum DiEP. De archiefbescheiden kunnen kosteloos fysiek op de studiezaal worden geraadpleegd voor zover er geen openbaarheidbeperkingen zijn opgenomen. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente Xxx beschikt niet over een calamiteitenplan met betrekking tot het behoud van archiefbescheiden, zowel papier als digitaal, in bijzondere omstandigheden. Het is van belang dat 7 Zie Bijlage, paragraaf 7.3.2. 5
  • 6. dit plan zo spoedig mogelijk wordt vastgesteld. De gemeentelijke archiefinspectie zal hierbij een adviserende rol spelen. 10. Middelen en Mensen In de gemeente Xxx wordt 2 fte ingezet voor DIV-werkzaamheden, hetgeen zich vertaalt in 2 medewerkers. Er is op jaarbasis €15.000 tot €20.000,- gereserveerd voor de informatiehuishouding. Er is echter geen gespecificeerd bedrag opgenomen in de gemeentebegroting van 2012. Het is van belang dat dit wel gebeurt. Op dit moment beschikt de afdeling over 2 fte, waarbij een substantieel deel van de tijd wordt besteed aan applicatiebeheer van het DMS. Er is daardoor onvoldoende ruimte beschikbaar om de visie op de informatiehuishouding van de organisatie te innoveren, aangezien alle tijd in beslag wordt genomen door het verrichten van reguliere werkzaamheden. Vanwege de afnemende grip op het informatiebeheer in de zich digitaliserende organisatie, dreigt de afdeling op de lange termijn haar relevantie te verliezen. Bij een organisatie van deze omvang is een formatie van 3 fte DIV-medewerkers gewenst. Dit advies is gebaseerd op benchmarkgegevens die in 2010 door VHIC8 zijn verzameld. De gegevens komen overeen met de kengetallen die de gemeente Rotterdam voor intern gebruik heeft opgesteld in de jaren negentig. Verslag aldus vastgesteld door de gemeentearchivaris van Xxx, Dordrecht……………2012 T.J de Bruijn. 8 A. versteeg en A. Van Heijst, Management met informatie. Information Governance bij gemeenten, een verkenning, VHIC 2010, p. 66. 6