Agile Beschaffungen
Best Practices
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Reto Maduz, COO, SwissQ Consulting AG, @rmaduz,
Mitglied Leitungskreis swissICT Fachg...
Agenda
•  Was ist seit der IT Beschaffungskonferenz 2012 gelaufen?
•  Drei Schritte einer (agilen) Beschaffung
•  Verschie...
Umfrage 2012 in Bezug auf Agilität in der
Beschaffung
Ja Nein
Ist das Konzept "Dialog" praktikabel? 95% 5%
Ist das Konzept...
Leitfaden: IT Beschaffung
Der Leitfaden soll folgenden Fokus haben:
•  Erfolgreiche und nachhaltige IT Beschaffung in der
...
Leitfaden: IT Beschaffung
Involvierte Personen
–  Daniel Gerhard, Diartis AG
–  Matthias Günter, GnostX GmbH
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Erfolgskriterien für erfolgreiche Beschaffung
Diskussion haben verschiedene Aspekte aufgezeigt
•  Freunden Sie sich mit de...
Drei Schritte einer Beschaffung
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Vor Ausschreibung
•  Anforderungserhebung
•  Wahl des Verfahrens
•  Festlegen der Kriter...
Beschaffen heisst Entscheiden.
Entscheiden heisst eine klare Entscheidungsgrundlage zu
haben.
Bei Projektstart kann nicht ...
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Beschaffen heisst entscheiden.
Entscheiden heisst, eine klare Entscheidungsgrundlage zu
haben.
Bei Projektstart kann nicht...
Priorisierung, Detaillierung und Klärung
Vor Ausschreibung Ausschreibung Nach
Ausschreibung
Gute Ausschreibungen ermöglich...
Beschreibung des „WAS“ im Lastenheft
IT-Beschaffung beschreibt einen „Service“ und nie ein System
und/oder eine Software
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Beschreibung des „WAS“ im Lastenheft
IT-Beschaffung beschreibt einen „Service“ und nie ein System
und/oder eine Software
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Verschiedene Sichten
Einkäufer
Messbare Beurteilung der Angebote à la
„Checkliste“
Jurist / Rechtsabteilung
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Beschaffen heisst entscheiden.
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haben, indem ich beschreibe, WAS i...
Fragen, die sich stellen
•  Beschreibung des „WAS“ im Lastenheft als
Entscheidungsgrundlage:
–  Wie bewerte ich das?
–  Wa...
Fragen, die sich stellen
•  Flexible Abwicklung: Wenn ich etwas weglasse, dafür
was anderes hinzu nehme, verändere ich die...
Nächste Schritte
•  „Tenor“ für Erkenntnisse einholen anlässlich dieser IT
Beschaffungskonferenz
–  Fachsession 2 am Nachm...
Diskutieren Sie mit uns heute Nachmittag in der
Fachsession 2 zum Thema „Varianten von agilen
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IT Beschaffungskonferenz, 28.8.2013 - Agile IT Beschaffung - Best Practices

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Vortrag zum Thema "Agile IT Beschaffung" im Bundesumfeld.
Dieser Vortrag wurde anlässlich der IT Beschaffungskonferenz vom 28.8.2013 an der Uni Bern gehalten. Organisatoren der Konferenz waren: ch-open, ISB, BBL, SIK und swissICT. Der Vortrag wurde unter dem Patronat von swissICT gehalten. Reto Maduz ist Mitglied der swissICT Fachgruppe Lean, Agile & Scrum.

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IT Beschaffungskonferenz, 28.8.2013 - Agile IT Beschaffung - Best Practices

  1. 1. Agile Beschaffungen Best Practices 1 Reto Maduz, COO, SwissQ Consulting AG, @rmaduz, Mitglied Leitungskreis swissICT Fachgruppe „Lean, Agile & Scrum“ #ITBeschaffung it-beschaffung@swissict.ch
  2. 2. Agenda •  Was ist seit der IT Beschaffungskonferenz 2012 gelaufen? •  Drei Schritte einer (agilen) Beschaffung •  Verschiedene Sichten •  Fragen, die sich aufgrund der Agilität stellen •  Nächste Schritte •  ... und am Nachmittag findet die Fachsession 2 statt mit dem Thema „Varianten von agilen Beschaffungen“ 2
  3. 3. Umfrage 2012 in Bezug auf Agilität in der Beschaffung Ja Nein Ist das Konzept "Dialog" praktikabel? 95% 5% Ist das Konzept "Technologie-Partner" praktikabel? 90% 10% Sind die zwei erwähnten Konzepte (Dialog, Strategiepartner) offen genug für Änderungen im Verlaufe des Projektes? 30% 70% 3
  4. 4. Leitfaden: IT Beschaffung Der Leitfaden soll folgenden Fokus haben: •  Erfolgreiche und nachhaltige IT Beschaffung in der öffentlichen Hand. •  Ausschreibungen im Umfang von bis zu 3 Mio CHF sollen effizienter werden. •  Zu Handen von Unternehmen und Organisationen, die IT Beschaffungen tätigen. •  Fokus: Standardsoftware, Individualsoftware, Wartung und Weiterentwicklung, SaaS; kein Personalverleih. 4
  5. 5. Leitfaden: IT Beschaffung Involvierte Personen –  Daniel Gerhard, Diartis AG –  Matthias Günter, GnostX GmbH –  Marc Leutenegger, XIMIQ AG –  Reto Maduz, SwissQ AG –  Stephan Sutter, ti&m AG Diskussionen wurden weiter geführt mit: –  Rich Lutz, VBZ –  pcn (public consultant network) –  Diverse Personen auf Auftraggeber und Auftragnehmerseite 5
  6. 6. Erfolgskriterien für erfolgreiche Beschaffung Diskussion haben verschiedene Aspekte aufgezeigt •  Freunden Sie sich mit der Realität an –  Klar definierte Lösung zu einem festen Preis“ à Illusion –  Sie werden Dinge brauchen, an die Sie nicht gedacht haben •  Richtige Granularität in den Ausschreibungsdokumenten •  Definieren Sie das „WAS“ •  Steuern Sie. Immer. –  Verantwortung für das „WAS“ niemals wegdelegieren •  Bleiben Sie im Projekt permanent transparent •  Eignungskriterien „filtern“. Wählen Sie diese mit Bedacht –  Vorsicht mit „Muss“-Kriterien und Technik-Vorgaben. 6
  7. 7. Drei Schritte einer Beschaffung 7 Vor Ausschreibung •  Anforderungserhebung •  Wahl des Verfahrens •  Festlegen der Kriterien •  Publikation Ausschreibung •  Fragerunden •  Angebot •  Ablauf Angebotsfrist •  Analyse und Bewertung •  Entscheid •  Zuschlag Nach Ausschreibung •  Vertragsabschluss •  Realisierung •  Betrieb •  Weiterentwicklung
  8. 8. Beschaffen heisst Entscheiden. Entscheiden heisst eine klare Entscheidungsgrundlage zu haben. Bei Projektstart kann nicht alles im Detail beschrieben werden. 8
  9. 9. 9
  10. 10. Beschaffen heisst entscheiden. Entscheiden heisst, eine klare Entscheidungsgrundlage zu haben. Bei Projektstart kann nicht alles im Detail beschrieben werden. Wie reagiere ich auf Änderungen? ? Lösung ? 10
  11. 11. Priorisierung, Detaillierung und Klärung Vor Ausschreibung Ausschreibung Nach Ausschreibung Gute Ausschreibungen ermöglichen eine schrittweise Realisierung 11 Beschreibung des „WAS“
  12. 12. Beschreibung des „WAS“ im Lastenheft IT-Beschaffung beschreibt einen „Service“ und nie ein System und/oder eine Software •  Das Lastenheft als Dokument der Ausschreibung beschreibt das WAS des zu entwickelnden Systems –  das „Geschäft“, das mit dem neuen System abgewickelt werden soll à Beschreibung des „Service“ –  Prozessabläufe –  Qualitätsanforderungen –  Systemumfeld •  Der Lieferant (Offert-Steller; Lieferant) beschreibt, WIE das System für den Service entwickelt wird (Pflichtenheft). •  Enge Zusammenarbeit zwischen den Parteien. 12
  13. 13. Beschreibung des „WAS“ im Lastenheft IT-Beschaffung beschreibt einen „Service“ und nie ein System und/oder eine Software 13 Auftraggeber: Lasterheft à WAS Lieferant: Pflichtenheft à WIE Gemeinsam: Umsetzung à schrittweise
  14. 14. Verschiedene Sichten Einkäufer Messbare Beurteilung der Angebote à la „Checkliste“ Jurist / Rechtsabteilung Klare Vertragslage Fachabteilung Möglichst viel Gestaltungsfreiraum und Involvierung bei der Lösungsfindung resp. Lösungsrealisierung Lieferant „Offerierbare“ Ausschreibung. Nachvollziehbarer Entscheid. Mitwirkung Auftraggeber. Klare Abgrenzung. 14
  15. 15. Beschaffen heisst entscheiden. Entscheiden heisst, eine klare Entscheidungsgrundlage zu haben, indem ich beschreibe, WAS ich will. Bei Projektstart kann nicht alles im Detail beschrieben werden, weshalb der Lieferant ein Pflichtenheft erstellt, welches mit dem Auftraggeber besprochen wird. Auf Änderungen reagiere ich flexibel. Die Priorisierung hilft mir. 15
  16. 16. Fragen, die sich stellen •  Beschreibung des „WAS“ im Lastenheft als Entscheidungsgrundlage: –  Wie bewerte ich das? –  Was sind da die richtigen Eignungs- und Zuschlagskriterien? •  Hinweise zu möglichen Antworten: –  Eignungskriterien: Im Gegensatz zu Technologie-Partner Auswahl filtern diese für Projekte < 3 Mio weniger stark. –  Zuschlagskriterien: Müssen beurteilen, wie gut die Lösung den Bedarf (Service) abdeckt. à Achtung: Mapping von WIE auf WAS! 16
  17. 17. Fragen, die sich stellen •  Flexible Abwicklung: Wenn ich etwas weglasse, dafür was anderes hinzu nehme, verändere ich die Ausgangslage. –  Ist das Beschaffungs-rechtlich machbar? •  Hinweis zu einer möglichen Antwort: –  Gedankengang: Was ist anders als bei den vielen „Change Requests“ bei einer Wasserfallentwicklung? 17
  18. 18. Nächste Schritte •  „Tenor“ für Erkenntnisse einholen anlässlich dieser IT Beschaffungskonferenz –  Fachsession 2 am Nachmittag: Varianten von agilen Beschaffungen •  Vervollständigung des Leitfadens und Review auf breiter Front. •  Publikation des Leitfadens unter dem Patronat von swissICT 18
  19. 19. Diskutieren Sie mit uns heute Nachmittag in der Fachsession 2 zum Thema „Varianten von agilen Beschaffungen“ 19
  20. 20. Haben Sie Interesse, den Leitfaden weiter zu gestalten? Melden Sie sich! •  Daniel Gerhard, Diartis AG •  Matthias Günter, GnostX GmbH •  Marc Leutenegger, XIMIQ AG •  Reto Maduz, SwissQ AG •  Stephan Sutter, ti&m AG it-beschaffung@swissict.ch 20

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