Rahmenbedingungen für
agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung
11. September 2012, Universität Bern
Marco Fe...
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Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Univers...
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Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Univers...
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Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung

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Session zum Thema "Agile Softwarebeschaffung" an der IT Beschaffungskonferenz vom 11. September 2012 in Bern (CH).
Speaker dieser Session:
Reto Maduz (SwissQ, Einleitung und Moderation)
Marco Fetz (BBL, Beschaffungsart "Dialog")
Bruno Schafer (BIT, Beschaffungsart "Technologie-Partner")

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Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung

  1. 1. Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung 11. September 2012, Universität Bern Marco Fetz - Bruno Schafer - Stephan Sutter - Reto Maduz
  2. 2. 2 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Mitwirkende •  Marco Fetz, BBL Leiter Kompetenzzentrum öffentliches Beschaffungswesen und Rechtsdienst BBL •  Bruno Schafer, BIT Abteilungsleiter Beschaffung und Logistik •  Stephan Sutter, ti&m Head Office Bern •  Jean-Pierre Wymann, SIA Leiter Wettbewerbe und Studienaufträge •  Reto Maduz, SwissQ Leiter Services
  3. 3. 3 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Ziele 1.  Entwicklung: Wird Software besser beschafft, wenn bereits in deren Entwicklungsphase Vergabestelle und Anbietende einen Dialog führen? 2.  Technologie-Partner: Wie kann aufgrund der vorgegebenen Situation der richtige Partner gefunden werden? 3.  Diskussion: Feedback abholen. Ansätze entgegen nehmen. Stimmung spüren. 4.  Weiteres Vorgehen: Plattform bieten, Thema weiter zu bearbeiten.
  4. 4. 4 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Gründe für ein Scheitern von (Beschaffungs-)projekten •  Machbarkeit: Falscheinschätzung; Annahmen •  Kommunikation: zu abstrakte Formulierungen; Missverständnisse; sequenzielle Kommunikation •  Änderungen: wachsende oder ändernde Anforderungen an das Gesamtsystem (Scope); wechselnde Rahmenbedingungen (Priorisierung; Budget); neue Zusammensetzung Stakeholder •  neue Erkenntnisse: können nicht umgesetzt werden
  5. 5. 5 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Herausforderungen & Erfolgsfaktoren •  Beschaffen heisst Auswählen und Entscheiden. •  Es besteht ein Zielkonflikt zwischen Transparenz/ Gleichbehandlung und einer gemeinsamen Lösungsfindung Herausforderungen Erfolgsfaktoren Wie gestalte ich den Beschaffungsprozess interaktiv? Iterativer Prozess: Vergabestelle & Anbieter erarbeiten gemeinsam die bestmögliche Lösung (Lernkurve). Wie kann ich beschaffen, dass ich agil (schrittweise) umsetzen kann? Wie muss ich den Prozess gestalten, dass ich nachher flexibel bleibe? Kommunikation Wie finde ich den richtigen Partner hierfür? Flexible Aufteilung in Phasen
  6. 6. 6 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Vorgehensweisen zur Verbesserung Ausschreibung Zuschlag Realisierung Ausschreibung Zuschlag Teil 1 Entwicklung Weiter- entwicklung Teil 2 Teil ..
  7. 7. 7 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Marco Fetz Der Dialog gemäss Art. 26a der Bundesverordnung über das öffentliche Beschaffungswesen
  8. 8. 8 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Der „Fall“ Aufgabenbeschrieb: Elektronischer Daten/Informationsaustausch in der Verwaltung, mit den Einsatzbetrieben sowie den dienstpflichtigen Personen. Die Fachanwendung soll als ein integriertes Gesamtsystem konzipiert, realisiert und eingeführt werden. Projekt- management Entwicklung Lösung Umsetzung Einführung, Ausbildung Pflege & Support entwerfen, spezifizieren, erstellen Zudem: Zusatzleistungen (Dokumentation, Prozesse etc.). installieren, aktivieren (prod. System) & testen Unterstützung 3. Level
  9. 9. 9 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Das Problem… •  Lösungswege gesucht: Beschaffungsstelle kennt das Ziel, nicht aber zwingend den besten Weg dorthin; Entscheidende Weichen werden am Anfang gestellt. •  Bedürfnis: Bereits in früher Phase Vorschläge besprechen und gemeinsam weiterentwickeln Gemeinsame Lernkurve in einem iterativen Prozess •  Fehlende Flexibilität: Kantone kennen Verbot von Abgebotsrunden Bund regelte bis anhin nur „Verhandlungen“
  10. 10. 10 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern … und die Lösung (Dialog) WTO - Verfahren2009-11 Funktionale Ausschreibung Präqualifikation Zuschlag 20.2.2012 19.4.2012 23.7.2012 Beschwerdefrist unbenützt abgelaufen 3 DialogrundenMai, Juni April Dialogvereinbarung Mai Frage-Antwort-Katalog Juni Schlussofferte Gescheitert: Komplexität unterschätzt Kriterium Preis 20% 14 3 Kriterium unter anderem auch Referenzen
  11. 11. 11 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Fazit Dialog ist nur etwas für Profis: •  Hohe Anforderungen; Ressourcenintensiv (je ca. 500%) Erfolgsfaktoren: •  Internes Projektmanagement Vergabestelle •  Klare „Regieanweisungen“ •  Vergütung Offerten / klare Regelung Urheberrechte Zitate Vergabestelle: •  Bauch und Kopf stimmen überein. Man wählt eine Lösung und einen Partner. Zitate Anbietende: •  WTO: Wie ein Pilot eines Jumbo, der das Ziel kennt, aber keine Ahnung hat, wo er landen muss. Mit Dialog: Dank dem Autopilot weiss man nun immerhin, wo der Flughafen ist.
  12. 12. 12 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Bruno Schafer Technologie-Partner mittels öffentlicher Ausschreibung
  13. 13. 13 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern •  Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben •  Flexibilität nach der Zuschlagserteilung •  Keine Bewertung von Personen •  Ergebnisorientierung beim Lieferanten •  Nach Ablauf der Ausschreibung Lieferantenwechsel möglich Grundsätze der neuen Ausschreibung
  14. 14. 14 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern •  Eignungskriterien: •  Allgemeine •  Fachliche (z.B. Referenzprojekte, Unternehmenszert.) •  Qualitative Mindest-Kriterien der eingesetzten MA •  Akzeptanz von AGB und Rahmenvertrag •  Zuschlagskriterien: •  Unternehmensbezogene (Projektvorgehensmethode, Weiterentwicklung der MA, Managementsystem, Masterzertifizierung) •  Rollenbezogene (Projekterfahrung, Zertifizierung) •  Arbeitsvolumens pro benötigter HERMES-Rolle mit 100%* Option über 5* Jahre •  *veränderbar Ausschreibung
  15. 15. 15 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern •  Vereinbarung von projektbezogenen Einzelverträgen: •  Werkvertragliche Leistungen (z.B. abgrenzbare Erst- oder Weiterentwicklungen) •  Auftragsrechtliche Dienstleistungen •  Prozess der Leistungsvereinbarung •  QS: Bewertung von Termintreue, Qualität von Lieferobjekten und MA, Dokumentation, Preis- Leistungsverhältnis (Ampelsystem, vertragsauflösend) •  Abschluss und Übergabe des Projekt Rahmenvertrag (nach Zuschlag)
  16. 16. 16 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Fazit •  Mit dieser Ausschreibungsform ist man in der Lage nach dem Zuschlag flexible Aufträge (Einzelverträge) mit dem Technologie-Partner abzuschliessen.
  17. 17. 17 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Moderation: Reto Maduz Diskussion
  18. 18. 18 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Ihre Meinung ist uns wichtig! •  Ist das Konzept „Dialog“ praktikabel? •  Ist das Konzept „Technologie-Partner“ praktikabel? •  Ist die Wahl der Kriterien richtig? •  Sind die zwei erwähnten Konzepte (Dialog, Strategiepartner) offen genug für Änderungen im Verlaufe des Projektes? •  Mit dem Nachbarn: 3 Punkte, die Sie gerne umgesetzt sehen würden bzgl. einer agileren Softwarebeschaffung
  19. 19. 19 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Offene Diskussion / Fragen Wo klemmt es? Wasmüssenwirliefern? Was passiert, wenn was neues kommt? Wann macht der Dialog Sinn? Was bedeutet das an Aufwand? WannmachteineStrategiepartner-AuswahlSinn? Was lernen wir von anderen Branchen?
  20. 20. 20 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Wie geht es weiter? •  Wir wollen das Momentum nützen. •  Die Diskussion soll weiter gehen. •  Es wird Folgeveranstaltungen geben. Wann, Wie, Wo ist noch nicht bestimmt. •  Senden Sie uns Ihre Meinungen und Ihren Input an: it-beschaffung@swissict.ch •  Bleiben Sie vernetzt auf Twitter: #AgileProcurement •  Wunsch: Vorgehen für eine agilere Beschaffung (wie das SIA oder USIC z.T. Teil bereits haben)
  21. 21. 21 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Danke

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