Zeit ist kostbar

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Präsentation zum Thema Zeitmanagement (für Designerinnen und Designer. Der Inhalt lässt sich aber auch auf andere Branchen anwenden.)

Mein Vortrag fand im Rahmen der Vienna Business Week 2015 statt.

Themen: Zeitanalyse, Taskmanagement, Projektmanagement, Zeitmanagement, Effizienz, Apps, Software, Workflow

www.reneandritsch.com
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Zeit ist kostbar

  1. 1. Zeit ist ...
  2. 2. … kostbar. Als selbstständiger Designer und Familienvater wird mir das jeden Tag aufs Neue bewusst. Darum versuche ich Wege zu finden, Abläufe so effizient wie möglich zu gestalten. Und Werkzeuge zu nutzen, die mir helfen, besser mit der mir zur Verfügung stehenden Zeit umzugehen.
  3. 3. Ich kann mich noch genau an den Tag erinnern, an dem ich begonnen habe, mich eingehender mit dem Thema zu beschäftigen. Es war der 16. Oktober 2014 um 23:00.
  4. 4. Ich hatte viel zu tun, in meinem Kopf ratterte es und da ich mein Mailprogramme offen hatte, kam noch ein E-Mail herein, das meine Aufmerksamkeit auf sich zog.
  5. 5. Es war die Bewerbung eines Onlinekurses auf der Plattform Skillshare. Der Titel war so vielversprechend, dass ich noch am selben Abend den gesamten Kurs absolvierte und ich mich schon danach besser fühlte, weil ich glaubte, einen Weg gefunden zu haben, meine Situation zu verbessern.
  6. 6. Der wichtigste Punkt des Kurses war, alles das einen beschäftigt, niederzuschreiben und festzuhalten. Anstatt immer wieder darüber nachzudenken.
  7. 7. Der Kurs von Tiago Forte basiert auf der von David Allen entwickelten Methode »Getting Things Done«. Ich hatte schon zuvor, To-Do-Listen im Einsatz, nur waren diese nicht so gestaltet, dass sie alle Bereiche meines Lebens erfassten. David Allen macht nämlich keinen Unterschied zwischen privaten und beruflichen Aufgaben. Es sind alles Dinge, die uns beschäftigen und die erfasst werden müssen.
  8. 8. Es gibt die folgenden 5 Kernprinzipien: 1) Sammeln 2) Verarbeiten 3) Organisieren 4) Überdenken / Neu durchsehen 5) Tun
  9. 9. Daraufhin bin ich von einer Papierliste auf einen digitalen Taskmanager umgestiegen. Dieser hat mir das Erfassen und Organisieren stark erleichtert. Beim ersten Niederschreiben bin ich auf mehr als 150 Einträge gekommen, die organisiert werden mussten. Es hat richtig gut getan, dies alles aus dem Kopf zu bekommen.
  10. 10. Um herauszufinden, wie man seine Zeit verbringt, ist eine Analyse wichtig. Erst das Sichtbarmachen hilft einem neue Strategien für den täglichen Arbeitsablauf zu finden.
  11. 11. Wer seine Arbeit hauptsächlich mit dem Computer durchführt, für den gibt es Rescue Time. Es genügt die Anmeldung zu einem kostenloser Account und die Installation des Plug-Ins.
  12. 12. Rescue Time zeigt Ihnen genau, welche Programme Sie benutzt haben und auf welchen Seiten Sie gesurft haben. Es bietet die Möglichkeit, diese als störend oder produktiv zu klassifizieren – Sie können das Plug-In genau auf Ihre Arbeitsweise anpassen. Eine wöchentliche Zusammenfassung, die Ihnen per E-Mail zugestellt wird, erleichtert den Überblick. Sie können Ziele definieren und sehen, ob Sie diese erreichen.
  13. 13. Sehr wichtig ist weiters eine möglichst lückenlose Zeiterfassung. Das hilft Ihnen bei Kalkulationen und vor allem beim Abrechnen von Projekten.
  14. 14. Dazu nutze ich OfficeTime. Es erlaubt auch Rechnungen zu schreiben, die automatisch auf die Zeiterfassung zurückgreifen. Sie können Stundensätze individuell eingeben, um das Honorar berechnen zu lassen.
  15. 15. Was kann man tun, um die zur Verfügung stehende Zeit besser zu nutzen?
  16. 16. Für mich einer der wichtigsten Faktoren, bevor es richtig losgeht: gute Projektplanung. Je besser ein Projekt zu Beginn geplant ist, desto leichter kann man auf unvorhergesehene Aufgaben reagieren, die in den täglichen Arbeitsablauf integriert werden müssen.
  17. 17. Es gibt sehr viele Projektmanagementtools. Ich nutze xPlan (nur Mac). tom’splanner ist ein Online Manager, der in seiner Basisversion kostenlos ist. Ich empfehle Ihnen solche zu nutzen, die eine sogenannte Gantt-Darstellung unterstützen. Im Anhang finden Sie auch ein kostenloses Programm, das auf Windows, MacOS und Unix funktioniert.
  18. 18. Gantt-Diagramme geben Ihnen eine grafische Übersicht des Zeitverlaufs und machen Zusammenhänge optisch nachvollziehbar.
  19. 19. Automatisieren Sie wiederkehrender Aufgaben. Es ist nicht notwendig, diese per Hand immer wieder aufs Neue auszuführen. Das ist Zeitverschwendung.
  20. 20. Ein klassischer Fall sind Logins. Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber für mich hat es sich mittlerweile ausgezahlt, diesen Bereich zu automatisieren.
  21. 21. Passwortmanager, erlauben einen automatisierten Anmeldevorgang. Kein Suchen, kein Zeitverlust.
  22. 22. Für E-Mail-Marketing empfehle ich Ihnen Mailchimp. Dieser Onlineservice bietet die Möglichkeit, Artikel im Vorhinein zu erfassen und diese per Zeitplan zu veröffentlichen, sowie diese auf Social-Media-Kanälen zu teilen.
  23. 23. Wer auf Social-Media-Kanälen kommuniziert, kann auch hier automatisierte Einträge erstellen. Dazu dient zum Beispiel Hootsuite.
  24. 24. Ich nutze Programme wie Adobe Illustrator, InDesign und Photoshop so, dass sie mir helfen, Projekte möglichst effizient umzusetzen. Jedes Programm hat Funktionen, die es dem Nutzer erlauben, schneller ans Ziel zu kommen. Zu diesem Thema biete ich Seminare an und demnächst auch Online-Kurse.
  25. 25. Stark unterschätzt, aber sehr effizient ist die Verwendung von Tastaturkürzeln. Die Suche nach Funktionen in Menüs nimmt in Summe viel Zeit in Anspruch, die Sie besser nutzen können.
  26. 26. Reduzieren Sie Ablenkungen so gut es geht.
  27. 27. E-Mails sind für viele ein großer Störfaktor. Lassen Sie ihr Mailprogramme geschlossen und richten Sie sich fixe Zeiten für das Abrufen ein. Zwei- oder dreimal pro Tag ist normalerweise ausreichend.
  28. 28. Wenn möglich, entleeren Sie Ihre InBox. Arbeiten Sie Mails ab, archivieren Sie sie oder löschen Sie sie.
  29. 29. Falls Sie ihn nicht unbedingt für Recherchezwecke oder Ihre aktuelle Arbeit brauchen, schließen Sie den Internetbrowser.
  30. 30. Hier nun zwei Buchtipps von Anitra Eggler zum Thema Umgang mit digitalen Werkzeugen.
  31. 31. Jetzt möchte ich noch die Analogie eines »perfekten« weichen Eis bemühen. Man freut sich auf ein Frühstück mit einem weichen Ei (selbstgemacht oder im Restaurant) und wenn es nicht gelungen ist, ergibt sich daraus folgendes Szenario …
  32. 32. Das erinnert mich an misslungene und schlecht gelaufene Projekte. Bei verschwendeten Ressourcen meine ich sowohl materielle als auch finanzielle. Damit sich das alles nicht einstellt, probieren Sie einige der Dinge aus, die ich Ihnen vorgestellt habe. Und damit Sie auch ein perfektes weiches Ei am Frühstückstisch haben …
  33. 33. … empfehle ich Ihnen EggTimer von Michael Ameling.
  34. 34. Icon-Credits alle aus The Noun Project | www.thenounproject.com
  35. 35. Quellen: Allen, David Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, 2015 – Penguin Books Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag, 2015 | Piper Taschenbuch Berzbach, Frank Kreativität aushalten: Psychologie für Designer, 2010 | Verlag Hermann Schmidt Mainz Catana, Doru Facebook Marketing for Small Businesses | Skillshare Twitter Marketing for Small Businesses | Skillshare Eggler, Anitra E-Mail macht dumm, krank und arm: Digital Therapie für mehr Lebenszeit, 2012 | Orell Füssli Facebook macht blöd, blind und erfolglos: Digital-Therapie für Ihr Internet-Ich, 2012 | Orell Füssli Digitale Selbstorganisation im Online-Zeitalter – Vortrag im Rahmen der Creativwirtschaft Ferris, Timothy The 4-Hour Workweek, 2009 | Penguin Random House Die 4-Stunden-Woche, 2015 | Ullstein Verlag Forte, Tiago – skillshare Get Stuff Done Like A Boss: Design Your Workflow and Double Your Productivity in 21 Days | Skillshare
  36. 36. Weblinks: Allen, David http://www.penguin.com/book/getting-things-done-by-david-allen/9780143126560 http://www.piper.de/buecher/wie-ich-die-dinge-geregelt-kriege-isbn-978-3-492-30720-8 Berzbach, Frank http://www.typografie.de/shop/index.php/de/kreativitaet-aushalten.html Catana, Doru https://www.skillshare.com/classes/business/Facebook-Marketing-For-Small-Businesses/1138787101?via=my-classes https://www.skillshare.com/classes/business/Twitter-Marketing-For-Small-Businesses/1409924478?via=my-classes Eggler, Anitra http://www.anitra-eggler.com/buecher/e-mail-macht-dumm-krank-und-arm-digital-therapie-fur-mehr-lebenszeit/ http://www.anitra-eggler.com/buecher/facebook-macht-blod-blind-und-erfolglos-digital-therapie-fur-ihr-internet-ich/ Digitale Selbstorganisation im Online-Zeitalter – https://www.youtube.com/watch?v=1_bBrwX1TZA Ferris, Timothy http://www.penguinrandomhouse.com/books/49081/the-4-hour-workweek-expanded-and-updated-by-timothy-ferriss/ http://www.ullsteinbuchverlage.de/nc/buch/details/die-4-stunden-woche-9783548375960.html?cHash=8f638bd0b13a8f66710c9511bd0c4aa8 Forte, Tiago – skillshare https://www.skillshare.com/classes/business/Get-Stuff-Done-Like-A-Boss-Design-Your-Workflow-and-Double-Your-Productivity-in-21-Days/1524940083?via=my-classes Software mit Gantt-Diagrammen https://www.agantty.com http://www.ganttproject.biz https://de.wikipedia.org/wiki/Gantt-Diagramm#Software GTD-Software http://www.lifehack.org/articles/technology/19-free-gtd-apps-for-windows-mac-linux.html
  37. 37. www.reneandritsch.com Quicktipp-Newsletter

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