O documento discute as obrigações de reuniões e assembléias de sócios para aprovação de contas, sugerindo que a aprovação poderia ser feita por escrito através de um termo assinado no livro diário para evitar a burocracia da elaboração de atas. Também levanta a questão sobre a necessidade do arquivamento das atas de reuniões com menos de dez sócios.

1. Reunião de Sócios
De conformidade com o Código Civil (Lei nº 10.406/2002), os sócios das
sociedades limitadas, dentre outras deliberações, deverão reunir-se
anualmente para aprovar as contas dos administradores (Art’s. 1.071, I, 1.072,
1.076, III).
A reunião (para sociedades com menos de dez sócios) ou a assembléia (para
sociedades com mais de dez sócios) deverá ser formalizada por meio de ata. É
mais um encargo burocrático e de despesas às pequenas e médias empresas, e
uma avalanche de arquivamentos de atas na Junta Comercial.
No caso de assembléia, a ata deverá ser lavrada em livro próprio e nos 20 dias
seguintes arquivada na Junta Comercial (Art. 1.075, §2º). Para a ata de reunião
de sócios o código é omisso quanto ao seu arquivamento.
Tanto a reunião como a assembléia são dispensáveis (Art. 1.072, § 3º) quando
todos os sócios decidirem, por escrito, sobre a matéria que seria objeto delas. É
o caso, por exemplo, dos instrumentos de alterações contratuais quando
assinados por todos os sócios. No caso de aprovação de contas como
caracterizar esse ato por escrito para substituir a ata? No caso de assembléia de
prestação de contas o Art. 1.078 estaria invalidando o princípio geral do Art.
1.072, § 3º?
A sugestão seria a de se lavrar um termo no livro Diário, logo após a transcrição
do balanço patrimonial, do resultado econômico e das assinaturas do
contabilista e dos administradores; termo esse firmado pelos demais sócios,
aprovando as contas do exercício; consubstanciadas no referido balanço e na
demonstração do resultado econômico; tanto para substituição de ata de
assembléia como de reunião.
O livro Diário, objeto de registro na Junta Comercial, tem fé pública e a
aprovação de contas, por meio do mencionado termo, estaria com a
salvaguarda oficial.
A falta de arquivamento da ata que aprovou as contas (no caso de
assembléia) poderá ser tida como uma infração à lei, mas como não interessa a
terceiros (a não ser no caso de empresa pública), só poderia ser invocada pelo
próprio sócio que firmou o termo, portanto de nenhum efeito prático. Por outro
lado, como acima mencionado; essa falta do arquivamento na Junta Comercial
estaria suprida pelo registro do ato no livro Diário, que tem fé pública.
E as atas das reuniões de prestação de contas (empresas com até dez sócios)
estão dispensadas do arquivamento por falta de previsão legal? O código é
omisso.
Fica, pois, o assunto para estudo de nossos abalizados juristas, visando a
desburocratização das empresas tão sobrecarregadas de responsabilidades
desnecessárias e principalmente quando todos os sócios exercem a função de
administradores, o que nas pequenas e médias empresas ocorre com freqüência.
A propósito de terminologia contábil, o código trouxe inovação quanto à
demonstração do resultado do exercício, substituindo-a por “resultado
econômico”, “balanço econômico” e até pela antiga demonstração da “conta de
lucros e perdas” (Art’s. 1.078, I; 1.189).